17材料物品购、销、存管理制度

1、上海科鑫电液控制设备?材料物品购、销、存管理制度?第一章总那么第一条 存货管理的目的: 为了加强存货的管理，防止库存积压、滞销因管理造成的坏帐等损失，节约存货管理费用，现结合公司的实际，特制订本制度。第二条 存货管理的范围:存货反映本公司期末在途、在库和加工中的各种存货的实际本钱，包括各种材料、产成品、在产品、包装物、低值易耗品、分期收款发出商品、委托加工物资等。 第二章 存货的管理第三条 存货管理的岗位别离原那么1、订货人员与复核、审批人员的岗位必须别离；2、订货人员与验收、存货保管人员岗位别离；3、存货保管人员、会计记帐人员岗位别离；4、存货的盘点由供给、生产、仓库、质检、财务等部门组成财

2、产清查小组共同进行。第四条 严格执行询议价的程序1、物品采购原那么上必须有公司选定的三家A、B类以上的供给商提供报价，采购小组在权衡质量、价格、交货时间、结算方式、售后效劳、资信、客户群等因素的根底上进行综合评估，并与供给商议定最终价格，临时性应急购置的零星物品除外。2、谈判的组织和协调管理工作由采购部负责(确定谈判对象及有关事项)。筛选的对象由采购、外协谈判工作小组审定，报公司总经理批准后，由采购中心具体执行。采购合同条款由采购中心会同法务专员和稽核部共同编写，文件格式应标准，符合有关规定。3、筛选供给商时，由采购及外协人员先期查阅“厂商资料、“采购记录及其他有关资料后进行比价(厂商的供给能

3、力是否能保证按期交货、质量是否有保证、价格和同类型厂商相比有无优势、付款优惠条件是否具备、)提出建议名单，由采购、外协谈判工作小组从质量、技术、价格、商业信誉几局部进行审定，以性能价格比加上综合因素作为综合筛选的依据，择优选定生产加工厂家和供货商,综合筛选最优者为A类供给商。筛选结束后，由采购、外协谈判工作小组与厂商议定长期供给价格,采购职能部门代表采购外协谈判工作小组与对方单位签订合同，并负责合同的实施。 4、筛选供给商对象工作应遵循公开、公平、公正的原那么，参与筛选的工作人员应严格把关，不得私下与筛选供给厂商接触。5、谈判时采购外协谈判工作小组成员一般不少于总人数的四分之三。谈判必须指定专

4、人记录。记录资料必须妥善保存。6、采购外协谈判工作小组应每月整理一次供给商评分表，区分为A、B、C等级，参酌质量交货A级者，其货款以现金加银票方式支付以示奖励；B级者货款以一个半月票期支付；C级者以二个月票期支付(含新开发的协作商厂)；而列入C级的协作厂商连续超过三次者，应予淘汰重新寻觅新协作厂商代替。7、采购业务工作人员要严格履行自己的职责，要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。不得在有库存的情况下重复采购.8、采购部的采购工作必须接受财务部、稽核部的监督。财务部、稽核部有权对所有采购文件、合同及合同执行情况进行审查。9、采购机构及采购工作人员在采购过程中

5、，必须严格遵守公司的有关机密。任何人不得单独与供给商接触谈及工程的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。凡违反纪律、徇私舞弊、玩忽职守，造成公司利益受损的，公司将按照有关制度和规定进行严肃处理并追究其经济责任。10、一致性原那么采购人员采购的物品或效劳必须与合同、采购单所列的要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或本钱过高的情况下，及时反应信息供申请部门更改采购单作参与。11、廉洁制度(1)所有采购人员必须做到：自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购本钱(2)廉洁自律，不能向供给商伸手。(3)严格按采购制度和程序

6、办事，自觉接受监督。(4)工作认真仔细不出过失，不因自身失误给公司造成损失。12、采购工作的一般性规定 (1)供给商确定：采购部应提供该供给商的营业执照、税务登记证及根本评估信息信用等级、付款期限及长期供给价格等等给财务部，由财务部的应付会计做为供给商的维护及数据库建立的依据。(2)采购、外协合同签订后，要求采购及外协人员及时、准确的录入公司的金蝶系统采购订单，采购订单的审核由稽核部根据公司领导批准的，具有法律效力的纸制的合同进行，要求在物资入库及生产领用前完成，以确保完整及及时性。会计部在发票到时，要检查数量与价格，发现不一致时有权拒收，并要求采购部就原因做出说明，差异大的要报知部门领导及公

7、司领导。(3)采购及外协的付款流程：采购部应根据该供给商的信用等级及付款期限做出相应月付款方案，在方案内的付款申请，由会计部核实再经领导批准即可，方案外的应先做出相应的说明，经该部门主管及公司领导同意后，再由会计部核实及领导批准，同时要等资金调配到位才能付款。(4)所有的采购申请付款单后必须附有发票或采购合同，分散付款或特殊情况确需要支付预付款的，最迟不得超过30天必须收回发票。(5)提供给财务部门的采购或加工发票需有品管部的检验记录手续，对品管部检出的不合格品，采购部门需在接到品管部通知的当日将不合格单“黄联传递到财务部应付会计。第五条 采购的程序一、供给商的选择1、供给商必须证照齐全,具有

8、相关资质.2、对于生产和加工的物品,采购部应较全面的了解掌握供给商的管理状况、质量控制、运输、售后效劳等方面的情况,建立供给商档案,做好记录,会同技术、销售、生产、质管部门对供给商定期进行评估。3、在选择供给商时，必须进行询议价程序和综合评估，供给务商为中间商时，应调查其信誉和技术效劳能力，资信和以往的效劳对象，供给商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为确保供给渠道的畅通，防止意外情况发生，应有两家或两家以上的供给商作为后备供给商或在其间进行交互采购。二、采购程序1、固定资产及其它零星物品的采购，由各使用部门申报，经部门负责人和分管领导签字后统一采购;正常生产物资的采购，需根据技术人员的采购清

9、单经相关部门领导签字后进行采购。2、采取询价、综合评估、会签合同、由采购部门协助技术部门、财务及使用部门共同完成，报主管领导审批，技术、使用部门负责物品的适用性，财务部门负责预结算控制。价风格查、合同付款条款的审核，采购部会同采购小组负责合同条款的谈判。付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反应及确认售后效劳事宜。3、采购过程中发生变化时，需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。三、为了标准外协加工管理过程，确保公司的外协加工产品及其损耗得到有效管控，采购管理小组负责外协产品加工的询价议价、采购部和仓库负责

10、?发外加工订单?的编制、下达及跟踪、?外协加工差异表?的对账确认；财务部负责对?外协加工差异表?进行复核及财务结算。质管部和仓库负责对外协加工回的产品进行质量和数量确认.(一)作业程序 1、方案员将设计外协加工的材料及车间需外发加工的产品整理编制于?发外加工方案表?，并每次制作?发外加工单?经生产厂长与分管副总审核批准后，提前一天分发至采购部和仓库执行； 2、采购员从合格外协厂商中经询价、比价、议价并报批准后选择外协厂商下达?发外加工订单?并通知供给商在规定的时间到厂领料或送货，同时将发外加工订单内容列入?采购管制表?中； 3、仓库仓管员根据?发外加工单?、车间?进仓单?提前一天进行备货，外协

11、厂商到厂或送货领料时，由仓管员编制?外协领料单?交外协厂商提货人员签字确认前方可发货，采购员需发货当天根据加工协议,将发货内容记录在?采购订单?上；仓管员需发货当天将发货内容记录在?外协加工台账?上； 4、采购员依?采购管制表?每天对外协厂商加工产品的进度、品质、数量进行追踪，方案员每天跟采购员核对进度状况； 5、外协厂商根据发外加工订单上的指定时间、地点交货；仓管员或工程保管员?发外加工单?或?材料清单?对外协商的?送货单?实物进行核对和数量点收； 6、品质部质检员按?报检单?到仓库、外协厂商收货区检验外加工产品，并按?来料检验及不合格处理工作流程?处理不合格品； 7、仓管员或工程保管员对合

12、格产品安排入库并开出?外协进仓单?，仓管员负责根据?外协进仓单?将进仓内容记录在?外协加工台帐?上； 8、方案员、质检员及仓管员跟进不合格品的处理；并及时提出是否补充加工、向外协厂索赔事宜；然后由仓管员每月根据?外协加工台帐?建立?外协加工差异表?，经主管审批后在次月3日前提交给采购部，由采购部在2个工作日内交供给商确认，确认后由仓管员最终报财务部跟进处理； 9、采购员在外协厂商结算中，明确外协厂商应承当的责任，并按规定执行处分，财务对结算资料进行复核。 (二) 管理方法 1、数据考核参照?采购工作流程?； 2、采购员、仓管员未按时建立外协加工台帐，由财务部扣采购员、仓管员各2分/次，扣仓库主

13、管1分/次； 3、各责任人员未按时提交报表的，由报表接收人扣责任人1分/次； 4、未在规定时间内完成加工回仓的，由营运中心对责任采购员扣0.5分/种物料，严重影响工程进度的扣5-10分/次； 5、因其他原因而产生的工作失误，按相关流程的规定处理；6、其它未按本流程要求操作者，扣责任人1分/次，其它在本流程运作过程中表现较好的而未有奖励规定的，给予责任人奖励1-2分/次； 7、上下工序、部门举报本工作流程违规情况，经核实者，一律奖励举报人2分/次。四、付款程序(1)采购部根据付款方案提出申请，按申请流程交部门负责人审核签字，后附付款明细单、合同交财务部负责人审核报总经理审批后办理付款手续。(2)

14、付款时须索要发票，核对发票内容是否与合同一致，审核无误的发票交给财务部核销，购货发票应随同存货验收单、检验报告、入库单由经办人、验收人、仓库管理员报分管领导审批后传财务部记帐。第六条 存货的验收、入库1、外购入库(1)所有进入仓库的物料必须按采购部门提供的采购清单核实如下工程：物料名称、规格型号、产地、数量、价格等。(2) 所有进入仓库的物料必须由质量检验部门确认合格签字前方可进入仓库。(3)所有进入仓库的物料仓管应根据随货同行的送货单验收货物，需要确认货物是否为订单所定的货物，实物货物是否与送货单一致。货物质量是否与要求相一致，验收无误后，仓管员录入金碟进销存系统。经采购部负责人审核后打印?

15、入库单?并签字，与送货单随货同行联一起传递到财务部进行二审和记帐。审核人员审核时应重点核对送货单与入库单数量和金额是否一致，所有台帐必须在次日上午十时前完成；入库单财务联应传递及时，因人为原因在存货入库后当月末结帐前尚未传递到财务部的，财务部对此事项将不予认可并拒绝付款。所造成的损失由经手人负全责。(4)仓库在办理物料入库时应本着时间最短、手续齐全、上架标识及时的原那么进行入库处理。2、自制产成品(1)生产车间在完成产品组装生产后应核对如下工程，生产制造编号、成品名称、标识的型号和包装是否完好等，及时为车间办理成品入库手续，成品入库应由质检部门完成质量检验并在入库单据上签字认可，入库单还应有车

16、间负责人和直接生产人员的签字，最后是仓管员签字接收入库。(2)成品入库后，仓库要规化好摆放位置及运输通道，并及时上报相关部门安排发货方案，成品入库当天要做好台帐登记工作，仓库每月要定期向总经理、运营和营销总监、财务经理提供?产成品库存清单?。(3)物资验收时发现短缺、毁损等数量、质量上的问题时，应查明原因，落实责任，由采购人负责更换，更换费用或因此而造成的损失由采购人个人承当；生产产品因质量问题而返修，销售退回所发生的损失由生产部门承当。对于数量尚未点清、验质尚无结果的物资应单独保管，不得领用。(4)对验收后不符合要求的货物，如确系产品质量原因且系非人为失误所致，应及时与发货厂家联系确认退货事

17、宜。(5)外单位寄回公司维修的物品一律要办理虚拟入库手续。(6)采购人员向财务管理部门报账时，原始单据、质检手续和入库手续必须齐全，否那么财务人员有权拒绝报账。第七条 出库管理1、材料出库应本着先进先出的原那么，及时审核发料单上的内容是否符合要求，核对库存材料是否准确，做好材料储藏工作。2、准确按发料单的品种、规格、数量进行备料、复查、以免发生过失，做到账实相符。3、生产用物资由生产部门按生产所需于仓管处办理“出库单手续，对非生产用物资领用人应持领用审批手续，办理“出库单及相关手续，仓库保管员凭“出库单据实发货，未办理领用手续或?领料单?有缺项的，保管员有权拒绝发货，仓库材料核算人员有权拒绝受

18、理，并通知领用人补填完整。4、月末，已领用但尚未耗用的物资包括剩余料，应及时退回仓库，便于财务如实核算本钱。5、仓管人员对于每天发生的业务必须在下班前完成金碟数据的录入工作，月末应将当月的存货盘点表报给会计部、采购部。6、外单位寄回公司维修的物品修好后返回原单位时要同时办理虚拟出库手续。7、对能回收利用的材料尽可能利用，剩余材料及时回收利用，未办理领用等非正常手续的不得出库。否那么一经发现或帐物不符的，处理当事人和部门主管各100元罚款。第八条 库存管理1、仓库必须建立收、发、退料责任制，严格执行验收，标准计量工具、量尺过磅、点数、估堆、验质、上架、入库、立卡等管理制度，做到账账相符、账实相符

19、、账证相符。物资要堆放整齐，标签清楚，存放平安，保管员对存货的平安和完整负责。2、为了不影响财务核算工作，仓库应在每月25日结账，应根据公司ERP管理的要求，当月发生的收、发、退料凭单必须在结帐前全部输入金碟。同时，每月25日结账时，要做好收、支、结存的盘点工作，核对库存数，从量上查明盘盈、盘亏数，报送财务管理部门。3、财务部应定期清查，采用实地抽盘的方法，用点数、过磅或测量等方法点清数量。根据抽查的结果，编制?库存物资稽核盘点表?上报总经办和人力资源部门，据以对仓库主管当月的绩效考核依据。4、财务必须认真做好原始凭证的审核工作，合理组织物资的总分类核算和明细分类核算，做到账账相符、账证相符、

20、账实相符，保证账、卡、物、资金四相等。5、对用量或金额较大，领用次数频繁的物资应每月盘点一次，对于所有存货至少要一年彻底清查一次。6、盘点时，由供给、生产、仓库、质检、财务等部门组成财产清查小组，对存货进行实地盘点，查找盈亏、积压等原因，编制盘存表，提出处理意见，参与清查的人员应在盘存表上签字，以示负责。第三章 验收业务内部控制第九条 请购部门交货时，仓管人员应就请购部门的发票收执联与抵扣联与购货合同或经批复的?物料采购申请单?核对无误后，由其安排卸货地点，并依指定的方式卸货，办理检验和入库手续，并填制?物料验收入库单?。存根联，留存仓库，据以登记材料收发存台账；第二联财务联，随同发票等单据入

21、账；第三联，采购部留存。第十条 属计重的货物入库时，应计量。卸货完毕后，仓储人员应依计量单位核对其重量容积，或依计数的方式核对数量。点收无误后，仓储人员应开具入库单。第十一条 采购的货品，如属经常使用的商品、备件或规格特殊的机械设备，货物收妥后，验收人员依检验标准或买卖合约办理取样检验，连同样品送检验部门办理检验，最后由质管部出具检验报告。局部货物因缺乏检验手段的，仓储部门或请购单位只做外观检查和数量验收。采购部门应附厂家品质保证书并在采购合同中附有相应的质量保证和索赔条款。第十二条 货物检验标准应包括：1取样样品数；2依该货物性质的重要性列出检验工程；3各检验工程的品质标准或可接受范围。品质

22、标准应以数值表示为原那么。第十三条 检验部门根据检验结果鉴定样品是否合格，并就检验工程及结果在检验报告上加以说明，作为是否可以入库的参考依据。第十四条 仓储部门收到检验合格的报告后，可以据以办理入库并登记台账，并在台账备注栏注明对方出具的出库单或计量报告的编号，以便查考。第十五条 采购部门办妥验收入库后，应将送货单、检验报告、发票等连同负责人签字的入库单送财务部门办理请款或销账手续。第十六条 假设检验不合格，那么依质管部门批示意见办理退货、更换、扣款或索赔。延期交货或逾期末交货的应依合约规定罚款或没收保证金。第十七条 取得发票的货物名称、规格、数量、金额与送货单或验收入库单及“采购订单所列内容

23、必须相符;第十八条 货物验收，质管部必须会同验收部门与采购部门共同办理; 第十九条 如已分批收货时，仓储人员应在订购单上注明分批收货日期、数量，以复印件送采购人员; 第二十条 不合格的货物应通知采购部门退回或扣款; 第二十一条 采购发票原那么上必须开具一般纳税人增值税发票，如果对方不具备上述条件，那么在计算采购价格时须考虑扣除税额差价。第四章 与采购合同不符的业务控制第二十二条 仓储人员和采购人员应定期核对收货情况及已发出的采购合同或订购单，假设发现有逾期未交货或交货已逾期的情况，采购人员应及时与供给商联系，请其尽快依约送货。假设合约上约定有罚款条款时，应执行罚款。第二十三条 假设供给商愿意接

24、受罚款，承办人员可直接在请款单上的金额内直接扣除，并在备注中注明扣款原因，供领导参考。假设逾期原因为人力不可抗拒的因素所致，供给商要求免罚的，承办人员应先呈经授权审批，并将审批单附于请款单之后。假设供给商所交货物，品质不符合合同要求但仍可使用，如因紧急需要不能等待退货或更换，而改以货款中扣减的，承办人员应以书面报告呈请授权主管领导核准报总经理批示后，再通知仓储人员收货。否那么，应办理退货、更换，并按合同约定条款索赔。第二十四条 采购部门对于货款已支付,经使用部门发现质量不符合规定时，应处分失职人员,并应计算公司损失金额，与供给商取得联系,依照合约催讨规定的罚款,必要时会同法律人员依法律途径解决

25、。第二十五条 采购人员收回的罚款，应于当天缴至出纳入账，不得拖延或与其他货款相抵。遇有物品价格变动调整的，必须得到采购审核小组成员的一致同意，任何个人无权改变采购审核小组确定的采购价格。未经许可私自改变的，当事人必须全额承当因此造成的公司损失。第五章 低值易耗品管理第二十六条 低值易耗品在购置之前应根据需要填写购置?申请单?，经申请部门的部门经理同意、归口管理部门和财务审核，总经理审批后，方能选购。第二十七条 非生产用低值易耗品实行归口管理，其他非生产用低值易耗品由行政管理部负责管理。计算机类低值易耗品由行政部专人管理。 第二十八条 各归口管理部门在低值易耗品的日常管理中应进行以下工作： 1参

26、与供给商的选择评价； 2参与品种、型号、规格、价格的选择； 3负责验收； 4提出转移、报废处理意见及参与清理； 5参与组织资产清查等。 第二十九条 非生产用低值易耗品由行政管理部统一购置。 第三十条 为了加强对在用低值易耗品的管理，应按使用单位和部门设置低值易耗品登记簿。 第三十一条 使用部门向仓库领用低值易耗品，应填制出库凭证；各部门应建立低值易耗品卡片，由归口管理部门保管，控制各使用部门在用低值易耗品。 第三十二条 要建立以旧换新的赔偿制度，并及时按照制度办理凭证，进行会计处理，按各使用部门设置在用低值耗品明细账包括数量和金额，定期与实物核对。在用低值易耗品以及使用部门退回仓库的低值易耗品

27、，应加强实物管理，并在备查簿中进行登记。 第三十三条 低值易耗品报废时，应由负责使用部门及时填制?低值易耗品报废单?，填明报废低值易耗品的数量和原价。入库残料按照规定做价。由于员工丧失损坏，照章应由员工赔偿的，还要注明应由员工赔偿的金额和员工姓名及签章，财务部门应根据?报废单?进行查审核对，并计算报废低值易耗品的已提摊销额和应补提的摊销额。 第三十四条 所有离职的人员，应办理低值易耗品的退库手续，同时，管理低值易耗的人员应监督低值易耗品的实物管理。第六章 存货盘点和核算第三十五条 存货应当定期盘点，每月必须抽盘一次，每年至少清盘一次，到达数量清、质量清、帐表清、帐帐清。盘点情况如与账面记录不符

28、，应当于查明原因后，按时进行会计处理，一般在年终结账前处理完毕。 第三十六条 及时清理半成品、在产品和产成品，做到半成品的再利用。盘盈的存货，应当相应冲减有关本钱费用；盘亏或毁损的存货，在扣除过失人或者供给企业赔款和残料价值后，应当相应计入有关本钱、费用，其中，由于自然灾害造成的净损失，计入营业外支出。 第三十七条 财务管理部应于每财年末比照存货的账面价值和现行市价，假设账面价值低于现行市价，那么应计提存货跌价损失准备。 第三十八条 正确核算完工产品本钱，确保回款的及时性，随时掌握产成品状况。 第三十九条 对生产支出进行明细分类核算，准确核算在产品本钱。 第四十条 对已经领出待用的原材料，也应

29、由专人保管，以免发生丧失、混料及浪费现象。第七章 存货保管保养第四十一条 根据库存材料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保平安。第四十二条 合理码放。对不同的品种、规格、质量、等级的材料应分开，按先后顺序码放，以便先进先出。材料码放要整齐，易燃材料要单独存放，所有材料要明码标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。 第四十三条 对机械设备、配件定期进行涂油或密封处理，防止因油脂干脱造成性能受到影响。第八章 物品销售的内部控制制度  第四十四条 物品销售直接收款。销售人员应填写 “开据发票申请单，内容齐全、完整，经部门经理审签后，随同物品出库单，货币资金送财务部收款并开据发票。