方志资料信息的开发与利用

1、方志资料信息的开发与利用（市志办 马兴隆）方志是总揽地方百科的文献，集文字记载资料、口碑资料和实物资料于一体，蕴含丰富的史料信息。方志收集的资料多按篇目的需要，巨细兼收，资料本身具有明显的地域性、科学性、综合性和连续性，精选部分资料被注入志书，更多的背景和引据材料按照志书时间断限和事以类从的原则，被排比类次、汇编成档。近年来，随着人们对方志资料认识程度的加深和档案信息化的迅猛发展，方志资料开发利用正越来越引起人们的重视。笔者对近年来市志办所接待的500余名方志资料利用者进行分析，多为查阅市情、地情、人文资料、文化宣传、从事学术研究等。在新形势下方志资料的社会化服务，不仅仅是查阅地方志和年鉴等书

2、籍，而是从资料的背景引据材料、甚至在现实社会中广泛寻求史料信息，进行分析研究，为社会发展服务。如何更好开发利用方志资料，服务于公众，已成为新的重要研究课题。笔者从三个方面对方志资料信息的开发利用进行调研。一、 开发利用方志资料的必要性 方志资料主要包括：地方各种版本的古史、旧志及其注译本、复制件；历代报刊、类书、别集、谱牒、杂著等图书资料；资料摘抄卡、调查访问记录、收集的人物资料、回忆录、图片、统计资料等；新修专业志、部门志、人物志、村镇志、地情书等；志书下限以后档案中具有入志价值的材料；地方志、年鉴的原始稿、付印稿及成书等。要开发利用好这些方志资料，发挥方志资料应有的社会作用，就是

3、要展示它的精神客体属性，给人们以历史的知识、信息和经验，更好地为社会经济和公众服务。它具体表现在：   (1)资料信息社会化服务的需要。方志资料有着丰富的信息资源，如果不加以开发利用，只守着几本志书和年鉴，满足不了社会公众的信息需求，资料信息只有做到可以被社会随时感知，并便于利用，把死材料变成活材料，才能充分发挥作用；方志资料信息被纳入社会化服务和信息社会的网络环境之下，满足政治、军事、宗教、科技、文化、体育、旅游和医疗等社会需求，从本质上看这并不是一种简单的利用服务延伸，而是赋予方志资料一种新的职能，更好满足新形势发展的需要。  (2)挖掘历

4、史文化遗产的需要。许多散落在民间的旧志、谱牒、杂著等，距今已年深日久，它面临着自然损毁的威胁；由于方志资料的扩散性和多样性，流失在社会上的资料保护很差，损坏程度日益严重；有不少保存和熟知资料情况的人年事已高，如不及早收集，则会使一些珍贵资料受到难以弥补的损失。 (3)方志工作自身发展的需要。方志工作者通过向社会提供资料与社会各界发生直接联系，充分发挥方志资料的利用价值，强化方志机构的服务功能，丰富、优化志书编纂内容，提高志书编纂质量，改善方志资料管理工作，吸引社会各界对资料工作的关注，扩大方志工作的社会影响。事实证明，只有充分开发利用方志资料资源，方志工作才有生气、有活力，才能得到领导和社会的

5、重视，获得自身发展的良好条件。   (4)服务于地方经济发展的需要。方志作为一种重要地方文化的文献载体，不仅包含大量当地社会、人文历史信息，更重要的是它还蕴藏十分丰富的地方经济资源，在不同程度上反映当地工业、农业、商业、城市建设、旅游等发展状况，为研究地方经济提供大量原始史料，这些方志史料为决策者提供重要的参考依据，有利于地方经济的发展。二、现行方志资料管理存在的问题 (1)方志资料信息量不够。方志的广度、深度不够，志书材料是丰富，但仍不能适应现实工作对地情信息的要求，地方志书一般是150万字至300万字，简单看来字数是不少，但分解起来，每一部分都比较单薄，信息量

6、不够，如一部市志对各区县的记述都很少，信息量是有限的；许多方志机构存在着“重修志、轻档案”的思想倾向，一般将志书入志纸质资料归档整理，忽视将未入志的背景引据材料、草稿类材料和电子文档、图片和影视资料归档，这些资料同样具有可供开发利用的大量资料信息。 (2)方志资料连续性差。编修志书一般为1520年，第二轮修志的下限定为2005年；尽管每年编辑出版年鉴，收集整理部分下限以后的资料，但资料仍不够充实完整。方志资料断档造成许多资料空白和脉络不清，对方志资料完整利用造成不小困难。方志资料如果不能进一步丰富和完善，资料就不能伸延、补充，就无法变成一种活的地情信息资料。 (3)方志资料归档管理缺

7、乏系统性。方志档案大都按照编写的体例、篇目结构及部门分类标准进行归档管理，档案一般只能输入、检索案卷标题和文件标题，每一年的资料都有类似情况，零零散散，未经及时综合整理，这种归档管理情况，资料难以扩散和共享，利用率极低，不利于公众利用好方志档案。(4)方志资料信息化发展缓慢。部分地方领导对方志资料工作认识不足，造成地方方志资料管理经费紧张、人才匮乏，使方志资料信息化发展迟缓。目前，方志机构仅限于在全系统推广开发出电子光盘版年鉴和网上市情信息资料库，对已出版的志书、年鉴共享，但在收集整理电子文件、数字图片和影视资料及对信息化资源整合方面还存在一些问题。三、 方志资料开发利用的对策

8、60;(1)广泛收集方志资料信息。方志工作者依靠党委、政府行政力的强力推进，尽量收集第一手资料，保证存档资料的互证；应广泛采录史书、搜访旧志、谱牒，收集民间重要文献档案等将各单位供稿的文件、人物资料征稿、调查访问电子记录、编辑初稿、评审稿等电子文件收集归档，多渠道征集各种历史图片、影视资料，只有这样，方志机构才能最大限度地占有资源，利用才有选择的空间。 (2)整合现有资料信息资源。方志资料信息的数量和质量决定社会化服务水平和社会满意度，按照丰富、优化、突出特色的基本要求，整合地情资料、地方文献和区域文化资源三种信息资源，使之相互补充，形成资源优势，并按照各种资源不同特点，以利用需求为导向，重新整合利用方志信息资源，方便公众查找利用。 (3)核实鉴定史实资料。方志资料是多渠道收集的，有些方志资料受当时社会思想影响很深，多有渲染和附会不经之弊，应注意考证、核实，以做到恰当的开发利用方志资料信息资源，做到不苟且、不慕利、不曲笔，使方志资料发挥应有的作用。(4)开展文件整理，建立全文数字库。对多主题案卷的整理、著录标引单元加以细化，进行方志资料文件级(含文件组合级)整理、著录标引，对方志资料作进一步深入开发。 全文数据库可分为文献、篇、段、句、字等结构层次