商业进销存系统

1、K&B商业进销售存系统用户手册K&B SOFT 成员适用于windows98/Me/Xp及Windows2000/Server K & B商业进销存系统企业版 Ver1.30用户手册 第一章功能简介 本章内容提要：; 系统特点简介 ; 功能模块简介 ; 操作界面简介 ; 系统菜单简介 第一节 系统特点一、性能优化 软件性能高度优化，在运行速度、网络化操作、功能的灵活和全面、使用效率方面均有了大幅提高和改进。在网络多用户操作方面的锁定机制，确保了网络操作的数据安全。二、简单易用 软件的模块化程序高，在一个模块中聚合了多种功能，你只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部工

2、作，而且每个功能模块的操作方法基本相同，只要学会了一个功能，其仔的功能就可以融会贯通。三、操作方便 本软件是在Microsoft Windows 操作环境下开发的，采用了图形界面显示和鼠标的操作方式，非常直观方便，并保留了键盘操作快捷的特点。四、系统安全可靠 具备强大的权限控制机制、可实现操作权限的集中化管理，强化了系统管理员对软件各模块操作的统一授权，严密的密码设定机制确保数据更具安全可靠。五、多账套管理 系统提供的多账套管理功能，使您能建立和管理多个账套及时了解各个部分的独立核算状况。六、强大的管理功能 系统提供了完整的进销存一体化查询功能，您可以根据总账直接查到它所辖的明细分类账，再从明

3、细分类账一直查到记账单据。七、往来账管理 对各种应收、应付等往来账项，系统提供了统一的管理模式，使你能够及时对往来账款的发生与核销进行管理，随时输出账龄分析表及往来对账清单，且往来对账单和单据的单价小数位数保持一致，按照同一业备务编号和发货数量，可自动计算平时销货单价。八、容错设计 软件包含多种级别的数据保护和权限控制机制。用户级能对用户级进行合理的权限分工，防非法用户获得使用权；数据级能阻止不道德的软件专家对数据资料进行非法篡改；系统能防止因断电所引起的资料损毁。容错设计使得你的数据资料在任何时候都有保持正确和完整。九、多任务、多用户 系统具有完善的网络功能，网络口令修改即时生效。在多用户非

4、关键性操作中不会引起冲突，在Windows 95或Window NT等多用户操作系统中，能使软件性能达到最佳效果。十、多种会计期间设置模式 本系统除了满足公历时间会计年度的设置方式外，还给您提供了诸如按3月1日至次年2月底为一会计年底、或以四个星期为一会计年度、或以任意期间数等世界不同的会计期间设置模式。十一、高度自动化 操作人员只要输入原始业务资料，计算、汇总、分析都可以由系统自动完成。十二、严密的数据监控体系K&B进销存由于使用了“无缝联结”新技术，系统中业务和业务之间、业务和账务之间数据共享，高度集成；再加之完整的权限控制机制，使整个系统形成一个严密的监控和管理系统。十三、完备的

5、数据分析系统 K&B进销存提供了国内外常用的比较、结构、比率、趋势分析等方法，使用户可以对进销存状况和经营成果等主要进销存指标及用户定义的进销存指标进行分析。分析结果同时以数字和图形双重显示。第二节 功能模块一、进货管理 进货管理中可以直接处理采购定单、入库单、退货单等项业务，自动汇总单据中的金额数，单据处理中的供应商可直接从供应商列表中获取，选择查询各种已经入库的单据，应付账款可以在应付款明细账中获得，领料、退料一般作为公司自用。二、销售管理 从订单到销售再到收款，一体化、系统化的管理让销售变得清晰明了，明细账可按规格、名称、编号、日期等查询，月底自动汇总本月销售金额，依据销售数据分

6、析业务员销售业绩、商品购进、销售排名，成本年报表、成本日报表输出格式优化美观。三、库存管理 库存管理提供了库存盘点、月末处理、商品库存、及日报表查询等一系列的功能。月末的结账及反结账是个互逆的过程，反结账让修改变得更为简单方便。日报表可以查询不同月份的库存情况，库存由系统自动结出，省出了手工盘点的繁琐，提高了工作效率。四、数据查询 数据查询的功能极其强大，它包括入库单据、出库单据、退库单据、退货单据、客户资料、供应商、仓库资料、商品科目、数据分析、往来账款等十一项功能，可按不同的规格，不同的时间，不同的编号等种种分类来查询，而且查询结果既可以用表格方式输出，也可以用图形的方式输出。五、发票管理

7、 发票的管理更加简易，安全，进项、销项分类明确，发票查询更加简单、快捷，查询结果可按标准格式输出。六、往来处理 K&B进销存提供了往来处理功能可以进行核销往来业务，按照自定义条件查询、浏览往来对账单；利用分析表设置对往来核算科目的往来款项余额分析表结构进行分析等。七、系统维护 在账套选项中将重要的核算账表输出规则选项进行单独设置，简化操作程序。使用户可以方便的引入数据、设置参数、新建、恢复、备份、修复账套、管理用户权限，设置密码等。 第三节 操作界面一、 用户登录 图1-1K&B进销存兼顾了新老用户的需求，对老用户提供了系统登录及对老版本账套的升级功能。升级过程详解如下：启支登

8、录界面，系统自动从本SYSTEM.CFG中的用户表中读取所有的历史用户名和账套名，填充组合框供用户选择。用户输入或选择用户名和账套名，系统会自动检测指定的账套是否存在。用户输入密码并确认。系统用提供的用户名和密码去和指定账套中的用户信息解密检查比较。如果指定的账套为老账套，还没有使用新的安全系统，则使用登录机器所在的本地SYSTEM.CFG信息去升级老账套，然后再检查。如果前面通过检查，则顺利打开账套，使用账套中的个人用户信息配置本地环境，否则提示用户密码错误或没有相应权限。说明：1、先选择用户名，在“账套”对应框会自动显示该用户最近一次登陆的账套路径及账套名。如果登陆密码（密码如为字母则区分

9、大小写）连输三次均错误，则出现登陆失败的提示，软件自动退出登陆窗口。2、登陆时，用户可直接点击图标，或按快捷“ALT+O”调出定位账套文件对话框选择欲打开的账套文件名。3、在登陆界面，任何人均可新建账套，新建的账套默认为操作者设置一人管理员账号，用户名为Manager,没有口令。二、 菜单条 菜单条是在窗口中显示的最上一条的内容，用于放置系统所需的功能菜单，菜单中的内容随处理窗口的不同而改变，如窗口中就有文件菜单、工具菜单和帮助菜单三种不同内容的菜单。许多功能操作都是通过菜单来完成的。三、工具条 工具条紧接菜单条的下方，工具条中主要放置一些常用功能按钮，以简化操作过程，提高操作速度。这些按钮的

10、功能和操作与菜单提供的功能和操作是一致的。工具条中的内容也是随着窗口的变换而变换。例如：在刚刚进入主界面窗口时，工具条中有新建账套按钮、打开账套按钮和退出按钮，功能分别与文件菜单中的新建账套、打开账套”和“退出”的作用一致。四、状态条 屏幕的下方显示的是状态条，状态条用于显示当前账套的日期、当前操作员等信息。 第四节 菜单 在K&B进销存管理系统中，大部分功能操是依靠调用菜单功能业实现的。在这里先对系统的主菜单的操作进行详细的说明。其它将在相应的功能介绍中予以说明。 主界面菜单 主界面菜单包括“文件”、“查看”、“资料”、“进销存”、“数据分析”、“工具”、“窗口”、“帮助”八项。（一

11、） 文件菜单 点击“文件”，出现一下拉菜单框，主要功能操作都集中在该下接菜单框中，如右图书1-2所示：“文件”中提供了“新建账套”、“打开账套”、“引入”、“备份”、“恢复”、“修复账套”、“退出”等项 操作功能。现将各项功能分述如下：1、 新建账套 用户可以在登录界面利用“新建”按钮来建新的账套，也可以在此文件菜单中点击“新建账套”，出现建账向导窗口，然后按照建账向导即可建立一个新的账套。新建账套后，系统默认为用户创建一个管理员账号、用户名为：Manager，密码为空。再按照自己的需要对账套进行初始设置，包括入库、出库、退库等各种单据内容的输入。2、打开账套 图1-2 您的计算机硬盘中可以保

12、存多个账套，但K&B进销存在使用中每次只能打一个账套，您必须打开一个账套才能处理相关业务。（在此强烈建议管理员在第一次打开新建账套后，更改自己的密码或另设其它的管理员账长度不限）3、 引入功能引入：就是从K&B进销存其它账套或其他数据文件中引入有关业务数据。引入数据点击“引入”会出现如图1-3的下拉菜单，选择你所要引入的数据，例如“商品基础资料”，将会弹出如下窗口， 图1-3 图1-4 在此窗口中选择你所要引入的文件所在的路径，点击“打开”，将会出现一个引入进度图，进度图消失，则引入数据结束。其它数据资料的引入与“商品基础资料”的引入基本相同，可参照操作。4、 备份账套 为防止

13、系统出现故障、感染病毒等不可预料的情况，造成数据丢失，影响工作的正常进行，您应该定期对账套进行备份，并妥善保存。利用此功能，您可以将账套数据资料压缩备份到软盘或硬盘上以备后用。5、 恢复账套如果您想使用备份在软盘上的账套数据，必须先将备份的账套恢复到硬盘中，再用K&B进销存打开它，利用此功能您可以将已备份到软盘上的账套资料恢复到硬盘。6、 修复账套 K&B进销存具有很强事故恢复能力，你在使用过程中遇到的断电等意外事故，可能会对账套文件造成破坏，以致无法打开账套，这时你使用“修复账套”功能将对遭到破坏的账套进行自动修复。7、 退出系统 如果要结束K&B进销存操作可选择该功

14、能，该功能与工具栏中的按钮作用一致，执二者之一，就可退出K&B进销存管理系统操作界面。（二）查看菜单 点击“查看”，出现一下拉菜单框，如图1-5所示，“查看 ”提供了“采购订单”、“采购入库”、“采购退货”、“销售出库”、“现款销售”、“销售退库”、“商品库存”、“应收账款明细”、“应付账款明细” 、“催收款列表”、“往来账款结算明细”、“发票管理”、“网络进销存系统”等项操作功能，现将各功能分述如下：1、 采购订单“查看”菜单中的“采购订单”，列出采购订单明细表，包括“期间”、“日期”、“单据号码”、“商品条码”、“商品名称”、“规格型号”、“数量”、“单价”、“金额”等各项内容，可

15、以进行“选择”、“查看”、“作废”、“恢复”、“增加”、“删除”、“页面设置”、“预览”、“打印”等各项操作。 “采购入库”列出入库单据明细表，“采购退货”列出退货单据明细表，包括的内容和操作与“采购订单”基本相同，可参照。2、销售出库 “查看”菜单中的“销售出库”，列出销售出库的明细表，包括“期 图1-5间”、“日期”、“单据号码”、“商品条码”、“商品名称”、“规格型号”、“数量”、“单价”、“金额”等各项内容，可以进行“选择”、“查看”、“作废”、“恢复”、“增加”、“删除”、“页面设置”、“预览”、“打印”等各项操作。 “销售出库”、“材料成本明细表”包括的内容和操作与“销售出库”基本

16、相同，可参照。3、商品库存 “商品库存”可以查询一年当中任何一个月份中的库存明细表，并可进行“选择”、“定位”、“引入到EXCEL2000”、“预览|”、“打印”等项操作。4、应收账款明细“应收账款明细”列出应收账款明细表，包括“单位名称”、“所属地区”、“发生金额”、“支付金额”、“应收余额”几项内容，可以进行“添加”、“删除”、“修改”、“选择”、“预览”、“打印”等各项操作。 “应付账款明细”列出应付款明细表，包括的内容和操作与“应收账款明细”基本相同，可参照。5、往来账款结算明细根据自己的需要，选择相应的条件，列出往来账款的结算单据明细表，可进行的操作包括“增加”、“查看”、“选择”、

17、“页面设置”，“预览”、“打印”等各项操作。6、发票管理 “发票管理”包括“录入进项发票”、“录入销项发票”、“查询进项发票明细”、“查询销项发票明细”四项内容。 “录入进项发票”的内容有“货物名称”、“规格编号”、“单位”、“数量”、“单价”、“金额”等各项，可以进行的操作包括“插入”、“删除”、“查看”、“复制”、“粘贴”“保存”、“页面设置”、“打印”等各项。“录入销项发票”、“查询进项发票明细”、“查询销项发票明细”三项包括的内容与操作与“录入进项发票”基本相同，可参照。8、 网络进销存系统“网络进销存系统”提供在互联网上查询“ K&B进销存”所有数据资料的功能。（三）资料菜单

18、 点击“资料”出现一下拉列表框，如图1-6所示，“资料”提供了“客户资料”、“供应商资料”、“仓库资料”、“计量单位”、“商品科目”、“部门类别”、“员工类别”、“职工资料”、“期初库存余额”等项操作功能，现将各功能分述如下：1、客户资料“客户资料”列出客户明细表，包括“代码”、“客户”、“欠款总金额”、“已付欠款金额”、“内部单位”、“所属地区”等各项内容，可进行的操作包括“增加”、“查看”、“选择”、“修改”、删除”、“页面设置”、“预览”、“打印”等。2、 供应商资料 “供应商资料”列出供应商明细表，包括“代码”、“供应商”、“联系人”、图1-6“电话”、“传真”、“地址”等各项内容，可

19、进行的操作包括 “增加”、“查看”、“选择”、“修改”、删除”、“页面设置”、“预览”、“打印”等。3、 仓库资料 给出“仓库资料”列表，包括“行次”、“库房名称”、“管理员”、“地址”、“电话”几项内容，可以进行“添加”、“修改”、“删除”、“页面设置”、“打印”等操作。4、 计量单位 列出常见的计量单位，对计量单位表可以进行“添加”、“修改”“删除”操作。5、商口科目 列出所有商品的科目代码，对科目代码表可以进行“增加”、“修改”、“删除”、“数据查询”、“打印”操作。6、部门类别 给出部门类别的列表，对部门类别可以进行“添加”、“修改”、“操作”。7、职工类别 给出职工类别的列表，对职工

20、类别可以进行“添加”、“修改”、“删除”、“操作”。8、职工资料 给出相关的职工相关情况，对职工资料可以进行“增加”、“修改”、“删除”、“操作”。9、 期初库存余额表列出期初库存余额的明细表，包括“批次编号”、“商品编码”、“商品名称”、“规格型号”、“计量单位”等各项内容，可以进行“刷新列表”、“选择”、“预览”、“页面设置”、“打印”等操作。（四）进销存菜单 点击“进销存”出现一下拉菜单，如图1-7所示，“进销存”提供了“采购订单”、“采购入库”、“采购退货”、“采购付款”、“销售订单”、“销售出库存”、“现款销售”、“销售退库”、“领料”、“退料”、“库存盘点”、“仓库调拨”、“月末处

21、理”等操作功能，现将各功能分述如下：1、采购订单 点击“采购订单”，直接进行录入，内容包括“货物名称”、“规格型号”、“单位”、“数量”、“单价”、“金额”等，可以进行的操作有“新建”、“插入”、“删除”、“复制”、“粘贴”、“保存”等。“采购入库”、“采购退货”包括的内容和操作与“采购订单”基本相同，可参照。2、 销售出库 点击“销售出库”，直接进行录入，内容包括“货物名称”、 “规格型号”、“单位”、“数量”、“单价”、“金额”等，可以进行的操作有“新建”、 图1-7“插入”、“删除”、“复制”、“粘贴”、“保存”等。“销售退库”、“领料”、“退料”包括的内容和操作与“销售出库”基本相同，

22、可参照。3、月末处理 “月末处理”包括“进销存期末结账”和“进销存期间反结账”两个内容。 点击“进销存期末结账”出现一个向导框，根据提示可一步一步完成结账过程。 点击“进销存期间反结账”出现一个提示框，根据提示可一步一步完成结账过程。（五）数据分析菜单 点击“数据分析”出现一下拉菜单，如图1-7的所示，“数据分析”提供了“业务员销售业绩”、“商品购进排名”、“商品销售排名”、“商品退库排名”、“成本年报表”、“成本日报查询”等操作功能，现将各功能分述如下：1、 业务员销售业绩给出“业务员销售业绩”列表，包括“姓名”、“会计期间”、“销售金额”、“退货金额”、“销售金额合计”等各项内容，可进行“

23、页面设置”“预览”、“打印”等操作，统计图直观、清晰的对各种数据进行 元 图1-8分析。2、商品购进排名给出“商品购量排行”列表，包括“商品代码”、“商品名称”、“规格编号”、“计量单位”、“数量合计”、“单价”等各项内容，可进行“页面设置”、“预览”、“打印”、“引出到EXCEL200”、“查看科目信息、购进数理分析图、购进金额分析图”等操作。 “商品销售排名”、“商品退库排名”包括的内容和操作与“商品购进排名”基本相同，可参照。3、 成本年报表 点击“成本年报表”出现一个提示框，根据提示可一步一步完成年报表查询过程。4、 成本日报表点击“成本日报表”出现一个提示框，根据提示可一步一步完成日

24、报表查询过程。 (六)工具菜单点击“工具”出现一下拉菜单，如图1-9所示：工具提供了“计算器”“单位注册”、“密码修改”、“用户管理”、“更换用户”、“账套选项”、“数据网络同步”、“工作日志”、“检查更新版本” 等操作功能，现将各功能分述如下：1、 单位注册注册码是根据单位名称，由系统自动计算出来的，有注册码的单位系统将提供所有正版功能。2、 密码修改用于改变用户进行系统登录时的密码，执行此功能时，系统要求您依次输入原密码、新密码以及效正密码，以便系统要进行核对，其中新密码与效正密码必须一致。如下图所示： 图1-9 图1-103、用户管理 为了提供十分安全可靠的手段，对您的账套及数据进行有效

25、的保护。 K&B进销存管理系统除了对账套数据进行保密外，还提供了完善的权限管理机制。系统默认一个系统管理员，只有“系统管理员”的操作员才有增加用户、删除用户、对用户授权的权限。 单击工具菜单中的“用户管理”后系统即进入如图1-11所示窗口。 图1-11 用户仅限提拱了增加、修改、删除、权限四项功能，主要用于对操作员进行设置和管理。可对用户进行增加、删除等项操作。新增用户 新增用户用于增加一个新的操作员，如图1-11所示，在用户列表中选择中系统管理员，执行“增加”功能以后，“用户信息”中的内容将被激活，在用户名中输入用户的名称，一般使用操作员的真实姓名，在密码中可以自由输入用户的密码。

26、K&B进销存管理系统中用户和账套实行集中管理，对于特定账套，只要其用户名和登录密码在该账套中存在，便可登录，但用户有权对账套进行业务操作，则取决于密码是否匹配各账套管理员的授权。当系统打开某一账套时，系统会将输入的用户名和密码和准备打开账套中的账号设置相比较，如果匹配则打开账套，否则系统提示并拒绝打开账套。系统预设的用户（即操作员）是“Manager”。但为了保证您账套数据的安全，建议您在新建账套后，新增一用户将其设为系统管理员，或者将系统预设的“Manager”用户添加一安全的新密码。新增用户时，不但要牢记其密码，而且要保证密码的安全，如果发现密码泄露，应及时删除原用户或修改用户密码

27、，并检查账套操作日志。修改用户此功能用于修改用户的相关内容，修改密码或备注信息，在用户列表中选择一个用户，在用户信息中进行修改，操作完毕，点击“修改”按钮即可。删除用户此功能用于删除不需要的用户，在用户列表中选择一个用户，然后按下“删除”按钮，即可删除。授权管理设置完用户后，就可对用户进行授权。授权就是对设立的用户进行权限分配，指定用户对账套数据的处理权限以及操作范围。在授权的过程中，用户对个人权限的修改即时生效，对个人密码的修改在下一次登录打开账套或更换操作员时生效。在用户管理窗口，选取要不得授权的用户，按下“权限”按钮，弹出如图1-12窗口即可对该用户授权了。 图1-12权限分配分配操作权

28、限时用复选框进行选择，选中则表示用户具有该项权限，否则无此操作权限。例如：您要分配某用户对“基础数据”中的“客户资料”的查看权限，你就可以在权限分配中单击“查看”，然后“查看”前的复选框变为，这就表示用户已具有该项权限，再次单击时复选框又会变空白，表示已无该项权限，为了方便用户设置各操作权限，系统设置了和按钮，用户需选定总的数据资料内容，然后在其操作权限中点击“全选”，系统会自动将该项的所有操作权限选中，“全清”正好相反，它是将某项的操作权限全部清除。操作权限见图1-11权限分配：查看：查看客户资料的权力添加：添加客户资料的权力修改：修改客户资料的权力删除：删除客户资料的权力其它的操作授权处理

29、如系统单据、系统数据列表、库存数据、往来账款、发票管理等权限分配操作类同基础数据中“客户资料”操作权限分配，这时不再一一进述。科目权限授予商品科目权限，如图1-12所示，其中具体的商品科目授权设置，将直接影响到您是否有权查年或使用该科目。图1-12取消对科目权限的检查 有时，可能没有必要检查用户的科目权限，此时系统管理员可根据实际情况来决定是否对指定用户或自身进行科目权限的检查。如不检查，把前面的对勾去掉即可。系统默认不检查此用户的科目权限。4、更换用户 用于改变系统登录时的用户及密码，执行此功能，可以更换操作员进行操作。5、账套选项账套选项包括四部分内容，分别是账套参数、系统设置、单据表体设

30、置、界面效果设置根据自身需要进行相关的设置。6、数据网络同步使网上的数据随着账套的操作同时进行相关的改变。7、工作日志 详细记录您某天对账套所做的所有操作。8、检查更新系统对您所使用的系统检查更新，根据向导一步一步操作即可完成。如果您使用的已经是最新版本，则系统在检查完毕后会给出相应的提示。（七）窗口菜单点击“窗口”会出现一个下拉菜单，如图1-13所示：窗口提供了“层叠”、“横向平铺”、“纵向平铺”、“排列图标”几项操作功能，现将各功能分述如下：1、 层叠用于将全部打开的窗口在屏幕上用层叠的方式显示出来，以便于您跨 图1-13窗口操作或查看各窗口的内容。2、 横向平铺用于将全部的工作窗口在屏幕

31、上以横向平铺的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。3、 纵向平铺用于将全部的工作窗口在屏幕上以纵向平铺的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。4、 排列图标重新排列图标。（八）帮助菜单该菜单提供了如右图所示选项。“注册”与“工具”菜单中的“单位注册”功能完全相同，可参照；“帮助”可以实现即时帮助；：“关于”给出一些关于此操作系统的备注信息，例如如版本号、开发者等。 图1-14 第二章 系统初始化本章内容提要; 准备初始化数据资料; 设定新建账套参数; 录入初始数据资料; 完成初始建账系统的初始化是一项十分重要的工作，它是整个系统工作的基础，这个基础的好坏，将直接影

32、响到K&B进销存电算化这座大厦的质量和运作。精晰的科目结构、明了准确的数据关系，会使您在账套启用后的日常处理和数据核算工作中思路畅顺、处理敏捷。第一节 准备工作为了确保您日常的进销存工作在K&B进销存管理系统中快速、准确、高效地进行，首先您要对我们的软件系统的功能及工作流程有一个全面的了解。在对系统能做什么和怎么做有一个初步认识之后，您就可以开始着手建造符合您自己需要的K&B进销存电算化系统了。K&B进销存管理系统帮助您摆脱手工账的琐碎繁杂，极大地提高工作效率和工作质量。但在开始使用之前，您还必须对当前的进销存数据进行整理和规划，针对K&B进销存的优点和

33、企业本身的业务特点进行必要的前期准备。前期的准备工作是建立一套高效、实用的K&B进销存电算化系统的基础。在本章中我们将协助您建立系统所必需的初始数据，业务资料和商品科目结构体系。一、 账套基础资料“账套”是K&B进销存管理系统存放数据资料文件的总称，账套包括采购订单、销售订单、单据列表、各种报表以及相关的业务资料内容。一个账套只能保存一个主体的业务资料，即所谓的一套账务的资料。账套中所需的基础资料包括：二、 账套名称账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称，也可根据自己的需要命名，该名称将会在打印输出有关资料时使用（名称不超过50个汉字），所以必须清楚、便于认别的名称，以方便资

34、料的查询。例如：奔腾科技公司的账套可取名为：“奔腾科技信息资讯有限公司”。三、记账本位币 K&B进销存管理系统提供了强大的多种外币核算功能，根据账务核算的要求，所有的外币都应全部折算为记账本位币进行核算，因此在账套中必须指定一种货币作为记账本位币，其他币别都必须以此本位币为基础进行折算。四、会计科目结构设计K&B进销存管理系统会计科目由科目编码和科目名称两部分组成，其中，科目编码的最大级别为7级，最大位数为15位，科目名称可以由汉字或字符组成，最大50个字符或25个汉字。K&B进销存管理系统的会计科目体系结构采取的是树形分支结构，分级进行管理，从一级科目开始逐级增加，某

35、级科目如无下级科目，则该科目为最明细科目。科目的层次结构如图2-1所示，其中“001计算机”为一级科目，“00101服务器”等为二级科目，“0010101IBM”等则是最明细科目，以此类推。0010202联想0010201DELLLL0010302东芝0010301IBM0010102HP0010101IBM00101服务器00103笔记本00102PC机001计算机 图2-1 五、会计期间按照会计准则的要求，数据核算必须分会计期间进行。 K&B进销存管理系统能满足您任何会计分期的要求，您可以按自然年度的自然月份划分会计期间，也可以将自然年度划分为12个以上或以下的会计期间，还可以根据

36、您的需要自定义任意的会计期间等。系统默认是按自然年度的自然月份划分会计期间。第二节 启动 K&B进销存双击 K&B进销存图标即可启动系统。一、用户登录进入如图2-2所示用户登录窗口，然后就可以录入或从下拉框中选取用户名，并输入口令，完成后单击打开或ENTER键结束，系统会检查用户合法性，只有合法的用户才能进入系统。 图2-2第一次使用时用户名系统定为“MANAGER”，口令为空，在进入系统后用户可以根据自己的需要增加、修改、或删除用户。二、初始界面K&B进销存中用户是针对系统和账套的，所有账套用户由系统进行统一管理。用户对哪个账套有操作权，则要由具有系统管理员权限的用户

37、进行授权。只有被授权使用的账套，用户才能够打开进行操作。我们在学会了启动K&B进销存，了解了初始菜单功能后，就可以进行账套初始化工作，建立自己的账务系统。K&B进销存管理系统初始化工作分为两在步骤：第一个步骤：新建账套；第二个步骤：录入初始化数据。建立账套工作是建立电算化系统的第一项工作，它设立了整个电算化系统的主体框架。此项处理中包含了建立账套名称、设立记账本位币、设立会计科目结构等项工作。录入初始化数据是将企业在启用账套时的期初业务数据资料输入系统的一项工作。初始化工作包括商品科目、初始库存、客户资料、供应商的录入等几项内容。现将系统初始化处理工作详述如下： 第三节 建立新

38、账套在K&B进销存中，保存账务资料的文件称为“账套”，账套中存放的内容包括商品科目、进货单据、销售单据、库存记录、各种报表等。在一个账套中只能保存一个公司或一个单位的账务资料，但在实际工作中您可以根据需要建立任意数量的账套，从而能通过合理的组织账套文件。电算化工作就是用计算机代替人工进行账务及其他有关业务处理工作。因此您必须至少要建立一个账套文件。用以存放有关账务及业务资料，以便于计算机进行处理。一个账套就是一个单独的计算机文件。您可以利用操作系统提供的复制、改名、删除等功能对账套文件进行相应操作。为了保证您的账套数据的安全完整。防止发生意外情况导致数据丢失，您应当定期对账套进行备份，

39、并妥善保存备份资料。启动K&B进销存管理系统后可以有三种方式建立新账套。一种是进入系统后，从下拉菜单中执行“新建账套”功能；用鼠标单击屏幕在左上角的“文件”就会弹出下拉菜单，然后选择“新建账套”即可：另一种较为简便的方法是单击工具条中的按钮新建账套，效果与菜单中操作相同。还有一种是直接在系统登录窗口，单击“新建”按钮，系统自动的提示新建账套中的步骤。一、输入账套文件名计算机管理账套是按照文件的方式进行的，因此每个账套必须有一个文件名，K&B进销存中的账套文件名长度不超过255个字符，扩展名不超过3个字符。图2-3 执行新建账套功能后，系统会弹出建立文件对话框，如图2-3所示。用

40、户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名，K&B进销存默认的文件的扩展名为“AIS”，建议用户在为账套命时，尽量采用默认扩展名，这样在以后进行打开账套操作时便于查找。请记住此文件名称，以便日后打开以此文件命名的账套。 系统在打开账套时是按默认扩展名列表的，如果在打开账套操作时找不到建立的账套，在确定驱动器和路径无误后，可将“文件类型”改变为“所有文件*.*类型，查看是否输入了非“AIS”的扩展名。在输入完账套文件名之后，就进入了K&B进销存建账向导。二、账套名称在建账向导的带领下，第一步就是输入账套名称。在这里需要提醒用户注意的是：账套名与账套文件名是两个概念截然不同的概念

41、。账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称，用于标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出采购单据、销售单据、报表等业务资料时使用，所以在此处请清楚输入单位名称，以防混淆不清。 图2-4三、确定记账本位币完成账套名称输入之后，点“下一步”，就进入录入“记账本位币”窗口。如图2-5所示：图2-5 记账本位币是指一个企业在进行会计核算时节统一使用的记账货币。企业在进行经济业务核算时，应确定一种记账本位币，以便于对有关外币业务进行处理。 对于K&B进销存，在此窗口系统默认为人民币，用户无须再进行输入。四、确定科目代码级数及长度 确定本位币后，建账向导把我们带进了会计科目结构设计中，如图2-6

42、所示画面。 K&B进销存中会计科目结构是树形分支结构，按照分支所入的位置分级管理，最上面的是一级科目，最底下则为明细科目。图2-6会计科目由科目编码和科目名称两部分组成，其中，科目编码最大级数为7级，最大位数为15位。科目名称可以由汉字或字符构成，您可以根据实际业务需要来设置科目代码级数和各级代码的长度。会计科目的级别以及各级长度的确定，应综合考虑各方面的因素，既要便于操作又要为今后的发展留有余地，因为一旦新建账套完成，所设定项目均无法再做任何修改，在此需要提请您特别注意。五、完成建账设定完科目结构、本位币等各项参数后，建账向导就将完成它的使命，下来的最后一项工作就是按“确定”按钮，系

43、统提示“建账已完成，请初始化账套”，结束建账工作。接下来系统就按照您设定的参数新建了一个账套，您就可以对这个账套进行初始化设置工作了。注意！建账过程中这些参数虽然比较简单，但对于整个账套都是十分重要的，一旦某些账套设置错误，在完成建账工作之后将无法再做修改，这些错误不合企业账务的实际情况，将有可能导制新建的账套最终不可用。一旦这些错误在进行完初始化工作，甚至有可能是在处理了几个月的账务数据之后被发现，则会前功尽弃，所有的初始化数据和日常业务处理荼都必须重做。 在您按下“确定”按钮之后，我们的建账向导也就不再出现了。下面就进入初始化处理功能中，您就可以对您所建的账套做初始化数据录入工作了。第三节

44、 初始资料录入您在建账的带领下完成建立新账套之后，就进入了初始化设置窗口，如下图2-7所示。 在这里您就可以开始进行您的初始化数据录入工作了，需要进行初始化设置的项目包括商品科目、初始库存、客户资料和供应商等，其中客户资料和供应商也可以在账套启用以后再录入工作。这些资料在关闭初始化设置之后，可在数据查询中进行维护。 系统在初始化设置窗口还可进行初始余额设置，以及关闭初始化启用新账套，在一般情况下，初始数据一经关闭，即不可再修改。因此， 图2-7 在进行初始化设置时请仔细，只有当您的初始化数据全部正确，才能启用账套。一、商品科目设置 在图2-7所示的窗口，单击“商品科目”按钮，系统进入如图2-8

45、所示的“货物资料”窗口。在该窗口中您可以进行增加、修改、删除、数据查询、页面设置和打印等操作。 图2-8（一）、增加 在图2-8中单击“增加”按钮进入新增科目界面，如图2-9所示。 在货物资料中的各个输入栏目中输入新增科目的信息资料。输入完毕后，单击“添加”按钮保存新增科目的资料，增加完毕后，单击“关闭”按钮，返回“货物资料”设置窗口。 增加商品科目必须由上级至下级逐级增加。即必须首先增加上级科目，只有上级科目存在才能增加下级科目，否则系统会提示上级科目不存在。商品科目的级别编码，完全按照您在新建账套时所设各级会计科目长度来限制的，您在进行科目编码时要按照所设定的各级长度来编制。 货物代码：货

46、物代码是整个系统处理的核心内容，系统的全部账务系统的处理都是围绕着商品科目来进行的。商品科目的代码应该按照一定的规则进行编辑，以便在使用中清晰明了。商品科目编码允许最大长度为15个字符，建议您使用数字字符进 图2-9行，其各级编码的长度要符合新建账套时所设置的值。 助记码：帮助记忆商品科目编码。在录入单据时，为了提高商品科目录入的速度可以用 助记码帮助科目录入。例如：将“服务器”科目的助记输入“fw”,则在输入服务器科目时输入“fw”，系统会自动找到“服务器”科目，以加快单据处理速度。 货物名称：货物名称是该商品科目的文字标识，在命名货物名称时只需要命名本级货物 货物名称，不必带上级科目名称，

47、输入的商品科目名称一般为汉字和字符。 规格型号：标识货物属于同类产品的那一种。 计量单位：在此可以增加、修改、删除计量单位，单击“计量单位”后面的按钮，可以打开如图2-10所示的画面。添加：直接点击“添加”，然后在项目名称输入计量单位。修改：在计量单位中选择一个，然后点击“修改”，在项目名称中修改完毕点“确定”即可。删除：在计量单位中选择一个，然后点击“删除”即可。设置为首选项：首先在计量单位中选择您想要设置为首选项的计量单位，点击“修改”，把 打上对勾，最后点击“确定”即可。以后在增加科目用 图2-10到计量单位时，供您首选的计量单位就是您所设置的。 库存限量：包括最低库存和最高库存两项，根

48、据自己的实际情况填写即可。所有相关项填写完毕，点“添加”按钮即可添加一个新的科目。可以继续输入添加下一个科 目，如不想再添加，点“取消”即可，回到如图2-8所示的窗口，在此窗口中你可以查看到您刚刚所添加的科目。（二）、修改在图2-8货物资料窗口中点击“修改”按钮进入与商品科目添加类似的修改窗口。在此窗口中按添加的规则进行修改，将所须修改的项目修改完毕后，单击“修改”保存所做的修改。否则按“取消”按钮返回到商品科目设置窗口。（三）、删除在图2-8货物资料窗口选中要删除的商品科目，单击“删除”按钮，系统弹出确认 删除窗品，提示用户是否确实要删除所选中的商品科目。选择是则删除该商品科目，若不想删除选

49、中的商品科目，选择否。选择完毕后，系统则返回到商品科目设置窗口。（四）、数据查询在图2-8货物资料窗口选择“数据查询”，弹出如图2-11所示的窗口：下面将详细说明 图2-11选择查询的功能。内容：在此处选择要按什么项目内容去查找，系统提供了编码、助记码、商品条码、计量单位、货物名称、规格型号、参考售价、最高限存、最底限存等项目内容。比较关系：选择项目内容按照什么比较关系与比较值进行比较，系统提供了等于、不等于、包含、不包含、为空值、不为空值等几项比较关系。比较值：输入要查找科目比较项目条件满足的数值，选择查询功能还提供了各项条件的综合查高询，在多项条件之间提供了且与或的逻辑运算。例如我们要查找

50、货物名称等于服务器，即可按如上图示的方式设定条件，条件设定完毕之后，单击确定按钮，系统即开始在当前商品科目中查找满足条件的科目，并定位于此。全部清除：若对刚刚选择的条件不满意，可以按“全部清除”清除刚才的选择，重新进行新的选择。表格显示：所有的科目以表格的形式显示出来，内容包括编码、助记码、商品条码、计量单位、货物名称、规格型号、参考售价、最高限存、最底限存等项目。当用表格显示时，“页面设置”、“打印”将变得可用。（五）、页面设置单击“页面设置”出现如下窗口界面，如图2-12所示 图2-12在此处的设置用于输出科目表格，包括的内容有上边界、下边界、左边界、右边界、行高以及标题字号、表体字号、打印机等项目，同时可以改变列宽度、控制表格中的某一行是否显示、设置页眉面脚、冻结某一列。设置完毕点确定即可。（六）、打印根据页面设置的格式，输出科目表格。二、初始库存录入 在图2-7所示的窗口，单击“初始库存”按钮，系统进入如图2-13所示的“库存初始化”窗口。该窗口可以进行新建、保存、插入、复制、粘贴、页面设置和打印等操作。 图2-13 初始库存录入为用户提供了一个仿真的库存录入环境，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入库存原