萨班斯采购流程

1、声 明兹声明如下： 为使SOA法案在公司顺利实施和通过，本流程所涉及部门的操作事项及操作过程中的流程处理的描述，本人均已认真阅读，认为此流程是科学、有效、可行的，并承诺在流程生效之日起，愿意并同意按照流程描述实施操作。作为该流程的负责人，除前述所声明的责任之外，我确认承担如下责任：1.对本流程的文档（包括流程描述、控制矩阵）进行定期（每年）审阅，并予以及时更新；2.当所负责流程的实际操作程序发生重大变动时，应对流程文档进行及时更新。承诺部门：目录A版本控制1B组织结构图2C定义3D背景信息4E软件应用/使用的系统及系统权限5F子流程的业务描述63.1 供应商的选择与管理63.2采购申请与合同的

2、审批63.3 货物出入库与帐务处理8工程设备的入库8工程设备的出库83.3.3 器材的入库9器材的出库93.4 付款与应付账款管理103.5 主营业务成本结转10工程成本结转10器材销售成本结转113.6 存货实物管理11G 支撑文件索引12A版本控制B组织结构图见附件C定义除非根据上下文应另作理解，本业务流程描述文件中，下列词语作如下解释：定义描述D背景信息E软件应用/使用的系统及系统权限应用的软件描述使用权限金蝶财务软件财务部F子流程的业务描述3.1 供应商的选择与管理1. 采购人员找寻供应商新增供应商时，采购人员首先了解多家所需物料供应商的资质情况(公司经营规模、技术和设备能力等)，从中

3、选出实力较强的公司索取供应商资质证明、企业营业执照、税务登记证、第三方产品检测报告、合格证等，并依据这些资质证书做有关供应商信誉、生产能力等调查，填写合格供应商评定表（Ref-3-1）中的第一部分-供应商基本信息。2. 相关人员审核合格供应商评定表 综合事务部负责人、技术/工程负责人、分管领导从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，并将评价结果反映在合格供应商评定表上，无误后在合格供应商评定表上签字确认，经过审批的供应商可直接列入合格供应商目录(Ref-3-2)。 关健控制活动 RCM_PUR_3.1 3. 相关人员审核合作协议书 对于登记到合格供应商目录的供

4、应商，采购人员从中抽取一部分有长期合作意向的合格供应商，并负责与其接洽协商，并依据协商结果拟订合作协议书（Ref-3-3）并附合作协议书审批表（Ref-3-4）。分别交由综合事务部负责人、技术/工程负责人、财务经理/财务总监、分管领导审核签字确认。财务部经理依据审批齐全的合作协议审批表在合作协议书上加盖合同专用章，交由采购人员处理。4. 相关人员进行供应商业绩评定 每年综合事务部负责人、技术/工程负责人、分管领导从产品交货期、质量、价格、售后服务等方面对供应商进行评审，审核后在供应商业绩评定表签字，确定继续合作、终止合作、另外选择、限期整改等建议。评审后由采购人员更新合格供应商目录，对于评审不

5、合格的供应商应予清除。5. 采购人员保管供应商资料对于供应商的有关资料(合格供应商评定表、供应商业绩评定表、合格供应商目录、合作协议书等)由采购人员分类整理进行连续编号和妥善保管，供应商资料不得借阅。6. 综合事务部负责人检查供应商资料保管情况 综合事务部负责人每季对合格供应商目录、合作协议书原件及合格供应商评定表等资料进行检查，确保完整性。检查目录中的供应商编号是否连续，是否所有合格供应商都在合格供应商目录里，合格供应商是否都有对应的合格供应商评审表，检查无误后在合格供应商目录中书面签字确认。供应商资料妥善存放在文件柜中由专人保管，未经授权不得借阅。 关健控制活动 RCM_PUR_3.23.

6、2采购申请与合同的审批采购依据：申请部门如有物件需求，由申请部门完成相关审批手续后，依据销售合同/工程合同/订购单复印件加对应的审批表或*申购单。采购用于工程项目与器材销售，每单采购都有上条列明的审批资料。原则上各类物件的采购均需签订采购合同，但介于销售及工程性质的特殊性要求，规定器材采购金额在1000元以上（含1000元），工程采购金额在5000元以上（含5000元）的均需签署购销合同/产品订购合同书/采购订单（Ref-3-5）；采购金额器材1000元/工程5000元以下走零星订购单采购流程；工程施工现场采购金额在10000元以下（不包含10000元）走工程现场采购流程。正常情况下，综合事务

7、部使用经过法务部核准的合同模板与供应商签定采购合同；如产品订购合同书/购销合同/采购订单/网上订单由供应商提供，需提交法务部审核后执行。1. 采购人员询价如果需要询价，采购人员根据收到的已审批的申请资料，需要选取23家供应商(一般从合格供应商目录中选取)填写询价对比情况表(Ref-3-6)，一般进行电话询价，询价结果反映在询价对比情况表中。如果CSST集团内或已签订合作协议的，不需要进行询价，则直接进行步骤3的操作。2. 综合事务部负责人审核询价对比情况表 综合事务部负责人依据已审批的申请资料审核询价对比情况表，进行定量、定价，选定供应商并在询价对比情况表上签字批准。3. 采购人员制作相关单据

8、采购人员依据已审批的申请资料/询价对比情况表制作订购合同书/购销合同/采购订单。4. 相关人员审批购销合同/采购订购合同书/订购单 根据合同审批权限，综合事务部负责人、分管领导、财务部经理/财务总监、业务部门负责人/常务副总裁/总裁/CEO对合同价格、条款、付款方式、交货时间等条件进行审核，审核无误后在采购订购合同审批表(Ref-3-7)上签字确认。 关健控制活动RCM_PUR_3.3 5. 采购人员与供应商签订合同采购人员根据审批后的采购订购合同审批表及订购合同书/购销合同/采购订单，至财务部在采购合同上加盖合同专用章。将盖章后的订购合同书/购销合同/采购订单传真给供应商，采购合同经供应商盖

9、章(合同章或单位公章)后生效。（传真件和复印件视同原件）6. 存档采购人员将采购订购合同审批表、订购合同书/购销合同/采购订单及询价对比情况表(如有)原件整理登记产品订购合同登记表(Ref-3-8)进行连续编号和妥善保管。7. 综合事务部负责人检查采购合同保管情况综合事务部负责人每月检查产品订购合同登记表是否连续编号，并从中抽取一部分产品订购合同书/ 购销合同/采购订单，检查是否有真实的产品订购合同书/ 购销合同/采购订单作为支持。再从实际的产品订购合同书/ 购销合同/采购订单中抽取一部份，检查产品订购合同登记表中是否有相应的记录。检查无误后在产品订购合同登记表上书面签字确认。采购合同妥善存放

10、在文件柜中由专人保管，未经授权不得借阅。 关健控制活动 RCM_PUR_3.4 8. 工程物资现场采购 工程现场急需货物可以当地自行采购，综合事务部采购人员依据经审批的订购清单填写现场采购审批表（Ref-3-9），结合现场价格给出产品限价，报采综合事务部负责人确认。项目经理依据审批后的现场采购审批表进行采购。9. 工程物资零星采购 采购金额5000元以下，综合事务部采购人员依据审批后审批资料制定工程零星采购订购单（Ref-3-10），报综合事务部负责人审批向供应商采购。3.3 货物出入库与帐务处理工程设备的入库1. 仓管专员办理入库手续货物如直接送到总部仓库，仓管专员依据产品订购合同书/购销合

11、同/采购订单清点货物，办理货物入库并通知帐务专员打印入库单（Ref-3-12）。货物如直接由供应商发至项目指定地点，采购人员电话通知项目经理收货日期，货到后，项目经理依据订购清单安排相关工程师或技术人员对设备的数量和质量进行验收，确认无误后，项目经理和专业工程师或现场工程师共同在设备/材料进场验收单（Ref-3-11）签字，仓管专员依据设备/材料进场验收单、产品订购合同书/购销合同/采购订单/工程零星采购订购单/现场采购审批表至仓库办理入库手续，并在入库单上签字。采购人员审核入库单产品型号、数量等是否与产品定购合同书/购销合同/采购订单/工程零星采购订购单/现场采购审批表、设备/材料进场验收单

12、一致，审核无误后在入库单上签字确认。入库单一式四联，仓库、客户、财务、采购各一联。2. 财务部会计编制记帐凭证供应商一般会在货物验收清点无误后开出相应的发票。供应商的发票一般通过综合事务部转交或直接寄给财务部。财务部会计月末将产品订购合同书/购销合同/采购订单（不附在凭证后面）、入库单、设备/材料进场验收单及收到的发票进行匹配。若未取得发票，先暂估入帐。检查无误后在系统中录入会计凭证，会计分录为：入库会计处理：借：库存商品贷：银行存款/现金/应付账款 供应商名称工程设备的出库3. 业务部门相关人员编制发货通知单业务部门相关人员根据项目施工要求，制定发货通知单，经业务部门负责人审批后，转给综合事

13、务部。采购人员审核发货通知单是否有效，并检查货物内容是否与之前申购单相符，确认签字后交仓管专员。仓管专员依据发货通知单至仓库领料发货。4. 仓管专员备货开具出库单办理货物运输仓管专员依据发货通知单进行备货，如货物在仓库，检查所备的货物（器材）是否与发货通知单中的内容一致，检查无误后在发货通知单中书面签字确认，并打印出库单（Ref-3-13），出库单一式四联，仓库保管存根，财务、收货人各一联。如货物由供应商直接发到工程指定地点，仓管专员则根据发货通知单、设备/材料进场验收单办理出库单（如果出库单上有项目经理和专业工程师或现场工程师签字不需提供设备/材料进场验收单）。由于设备/材料进场验收单是不定

14、期完成并且不依供应商分类，故可以反映多个发货通知单、出入库单产品内容。仓管专员检查领取物料是否与发货通知单、出库单上一致，检查无误后，在出库单上签字；与物流公司联系发货事宜，由物流公司清点器材件数无误后将器材发到发货通知单上指定地点。5. 财务部会计编制记帐凭证财务部会计月末根据产品订购合同书/购销合同、出库单等在系统中录入会计凭证，进行货物出库的账务处理。会计分录为：出库会计处理：借：工程物资/工程施工贷：库存商品6. 财务经理审核记帐凭证财务经理审核货物入库和出库的记账凭证，检查会计分录是否正确，明细科目选择是否正确，是否有入库单、出库单、发票等原始单据作为支持，入库单/出库单的信息是否与

15、设备/材料进场验收单、产品订购合同书/购销合同一致。所附发票是否与该笔出入库相对应，发票上的信息是否正确。审核无误后，点击审核按钮，凭证自动显示为已审核凭证。月末财务部会计将审核后的凭证打印，附上对应的原始单据一起存档。 关健控制活动 RCM_PUR_3.5 器材的入库7. 仓管专员办理入库手续货物如直接送到仓库，仓管专员依据产品订购合同书/购销合同/采购订单清点货物，办理货物入库，货物如直接由供应商代发至客户，由采购人员依据发货通知单上货物指定接收人等相关信息，制定接货通知单（Ref-3-14）。货物接收人根据接货通知单内容进行验收，确认无误后在接货通知单签字确认。采购人员依据接货通知单、产

16、品订购合同书/购销合同/采购订单至仓库办理入库手续，并在入库单上签字。仓库专员复核接货通知单、产品订购合同书/购销合同/采购订单是否相符，确认无误后，在入库单上签字确认。8. 财务部会计编制记帐凭证供应商的发票一般通过综合事务部转交或直接寄给财务部。财务部会计月末将产品订购合同书/购销合同/采购订单、入库单等与收到的发票进行匹配，检查发票中的供应商名称、实收数量、开票数量、单价、金额等信息是否正确。检查无误后在系统中录入会计凭证，会计分录为： 若取得增值税专用发票借：库存商品 应交税费-应交增值税（进项税额）贷：银行存款/现金/应付账款 供应商名称若取得增值税普通发票借：库存商品 贷：银行存款

17、/现金/应付账款 供应商名称若未取得增值税专用发票，先估价入库借：库存商品 应交税费暂估税金贷：应付账款 供应商名称未取得增值税普通发票，先估价入库借：库存商品 贷：应付账款 供应商名称3.3.4器材的出库9. 器材出库见工程设备出库10. 财务部会计编制记帐凭证财务部会计月末根据销售合同、出库单等在系统中录入会计凭证，进行货物出库的账务处理。会计分录为：借：主营业务成本贷：库存商品11. 财务经理审核记帐凭证财务经理审核货物入库和出库的记账凭证，检查会计分录是否正确，明细科目选择是否正确，是否有入库单、出库单、发票等原始单据作为支持，入库单/出库单的信息是否与产品订购合同书/销售合同中产品信

18、息一致，主要关注单价是否正确，数量是否在合同范围，所附发票是否与该笔出入库相对应，发票上的信息是否正确。审核无误后，点击审核按钮，凭证自动显示为已审核凭证。 关健控制活动 RCM_PUR_3.53.4 付款与应付账款管理1. 采购人员填写付款申请书采购人员依据采购合同双方承诺的付款方式填写付款申请书(Ref-3-15)申请付款，具体付款及审批流程请参阅10.货币资金流程。2. 财务部会计编制应付帐款往来函证与客户对帐 每季末财务部会计依据应付账款余额，选取占应付帐款余额10%供应商进行函证（Ref-3-16），向供应商发出函证与其对账。如果对账差异是可以经调节相符的，只需要在函证中详细说明差异

19、原因，如果差异是不可以经调节相符的，需取得相关的原始证明，依此进行帐务处理调整并编制函证汇总表(Ref-3-17)。 3. 财务部经理审核函证汇总表财务经理审阅所有已经核对的函证，检查函证上的余额是否与系统中的金额一致，收到的函证是否均经过供应商的确认，对账差异是否属实，需要进行账务处理的是否有相应的原始单据作为支持。检查无误之后在函证汇总表上签字确认。 关健控制活动 RCM_PUR_3.63.5 主营业务成本结转3.5.1工程成本结转工程安装服务的成本主要包括三部分，一部分是工程所需要的设备，另一部分为工程人员的工资等工程费用，第三部分为工程分包款。1. 财务部会计编制工程安装成本凭证工程安

20、装服务的成本主要包括三部分，第一部分是工程所需要的设备，见工程物资出库会计处理第二部分为工程人员的工资等工程费用，财务部会计依据工资表直接将工程人员工资计入工程物资中。有关工资的分摊与账务处理、凭证审核等流程请参阅6.薪酬流程的会计处理。第三部分为工程分包款，工程分包款根据“XX项目分包工程结算书”中的结算金额确定。关于与工程分包方结算、付款等流程参见2.收入与应收款流程的工程结算子流程。2. 财务部会计编制工程成本结转凭证工程项目竣工，财务部会计在依据工程竣工验收报告确认收入的同时结转相应的设备的成本。财务部会计依据系统里该竣工项目对应的工程物资科目借方余额结转工程成本，在系统中录入会计凭证

21、，进行成本结转的账务处理。会计分录如下：借：主营业务成本 - 项目名称贷：工程物资/工程施工 项目名称（设备成本/人工成本/分包）3. 财务经理审核记帐凭证财务经理对成本结转的凭证进行审核，检查会计分录是否正确，对应的科目是否正确，对应的收入是否已经在当月进行了确认，以便符合收入成本配比原则，结转成本的金额是否正确等。检查无误后在系统中点击审核按钮，凭证自动显示为已审核凭证。 关健控制活动 RCM_PUR_3.7 3.5.2器材销售成本结转 见器材出库会计处理3.6 存货实物管理仓库存货盘点1. 季末对仓库存货进行抽盘每季末财务人员(监盘人)会同仓管专员(盘点人)对库存进行抽盘，财务人员和仓管

22、专员在仓库存货盘点表(Ref-3-18)上签字确认，如有差异，交财务经理、综合事务部负责人、业务部门负责人审批。关健控制活动 RCM_PUR_3.82. 年末对仓库存货进行全盘 每年年末财务人员会同仓管专员对库存进行全盘。盘点后，财务人员和仓管专员在仓库存货盘点表签字确认。3. 财务经理编制存货盘点报告盘点差异表 财务部经理编制存货盘点报告(Ref-3-19)，检查实物盘点结果是否与仓库台账一致，产生差异的原因是否合理并有相关的原始单据作为支持，差异金额是否正确。检查无误后给出处理意见并书面签字确认。若盘点结果存在差异则将盘点报告传递给综合事务部负责人、业务部门负责人审核。 关健控制活动 RCM_PUR_3.84. 综合事务部负责人、业务部门负责人审核存货盘点报告综合事务部负责人、业务部门负责