文书档案管理作业简答题】

1、综合练习(一 一、 填空题:1、 档案实体管理的内容主要包括档案的 收集 、 整理 、 鉴定 、 保管 和 统 计 。2、档案实体管理是 手段 ,而档案内 容信息的开发利用是 目的 。3、档案实体管理的主要方法就是 史的方法 。4、鉴定档案价值的方法主要采用 性分析 与 综合 的方法。 5、 档案保管期限表的结构,条款、保管期限、附注以及说明等部分。 6、 科学性 、 实用性 、 可操作性 是 评价档案保管期限表优劣的重要标准。 7、档案的收集是 接收 、 征集档案 和有关文献的活动。8、 档案馆作为国家永久保存档案史料的 基地,应当确立“ 档案为主 、 资料 为辅 ”的馆藏建设政策。9、馆藏

2、结构以形成的历史时期划分为 古代档案 、 近代档案 、 现代档案 。 10、馆藏结构按档案内容可以划分为 文书档案 、 科技档案 、 专门档案 和 人物档案 。11、 文书立卷归档是 文书部门 的任务, 它是 文书工作 的终结, 又是 档案工作 的起点。12、档案管理学中的档案整理指 狭义 的整理。13、档案整理工作的内容主要有:区分 全宗、 全宗内档案分类 、立卷、 案卷 排列 和编制案卷目录。14、文件之间的历史联系,主要表现在 来源, 时间 、 内容 和 形式 等几个 方面。15、我国档案全宗的类型,按形成全宗 的单位和全宗内容的性质, 分为 机关组 织全宗 和 个人全宗 ; 按全宗的范

3、围 和构成方式,分为 独立全宗 、 联合全 宗 、 全宗汇集 和 档案汇集 四种。 16、全宗从其形成者角度看有 组织 和 个人 两大类, 组织全宗是全宗的主体 部分,在现实中占绝大多数。17、全宗编号的方法主要有 大流水编 号法 、 体系分类编号法 和 分类流水编号法 。一般情况下,采用 大流水编号法 的档案馆居多,总体效果也较好。18、全宗内档案的分类方法,按其构成方式,分为 单式结构分类法 和 复式结构分类法 两种。19、 立 卷 改 革 的 推 行 以 “理 、 深化检索 ”为宗旨。20、档案库房建筑应遵循 适用 、 经济 、 美观 的原则。二、选择题:1、 在 档 案 实 体 管 理

4、 过 程 中 应 遵 循以及保管和利用方便原则。A 、有序原则 B 、准确原则 C 、来源原则D 、可续性原则2、面对数量众多,内容、形式、来源复杂多样的档案,要实施有序化管理,大体上可以归纳为历史的和 B 的两种方法。A 、唯物 B 、逻辑 C 、发展 D 、辩证3、优化档案馆(室藏的标准, 1、内容标准; 2、 A ; 3、 层次标准; 4、类型标准。A 、结构标准 B 、数量标准 C 、种类标准D 、题材标准4、文件的平时收集工作包括 1、零散文件的收集 2、 ; 3、专门文件的收集。A 、 “体外”文件的收集 B 、 “循环”文件的收集 C 、 “缺失”文件的收集 D 、 “账外”文件

5、的收集5、现行机关档案在本机关的保管的期限, 机关档案工作条例 、 档案馆工作通则规定为省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存 C 年左右。A 、 10B 、 15C 、 20D 、 256、全宗的补充形式主要有以下几种,、全宗汇集和档案汇集。A 、部门全宗 B 、联合全宗 C 、系统全宗D 、组织全宗7、 2000年 12月 6日,中华人民共和国档案行业标准 D 正式颁布实施,这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。A 、 机关档案工作业务建设规范 B 、 档 案馆工作通则 C 、 中国档案分类表 D 、 归档文件整理规则8、 较为适宜的库房温度应在 1420 之间,相对湿度应在A 、 3

6、0%40%B 、 40%55%C 、 50%65%D 、 60%70%9、档案保管工作中常说的“八防” ,一 般是指防火、 D 、防潮、防霉、 防虫、防光、防尘、防盗。A 、防风 B 、防冻 C 、防灰 D 、防水 10、平放档案是为了避免档案承担过重 的 压 力 , 堆 叠 的 高 度 以 不 超 过 为宜。A 、 30 B 、 40 C 、 50 D 、 60 11、 在统计分析中, 运用较多的是方法。A 、静态分析 B 、动态分析 C 、逻辑分析 D 、历史分析12、档案检索语言是一种专用的 D 语言。A 、智能 B 、计算机 C 、功能性 D 、人工 13、 中国档案主题词表由主表(字

7、顺 表 、 A 、范畴索引、首字笔画检 字表和附表、附录组成。A 、词族索引 B 、主题词索引 C 、关键词 索引 D 、标题索引14、 中国档案主题词表的范畴索引, 是 将 主 表 中 的 全 部 主 题 词 分 为 个一级类目, 103个二级类目, 37个三 级类目。A 、 20B 、 30C 、 40D 、 4515、档案部门一般采用 C 著录格 式。A 、文本式 B 、古典式 C 、表格式 D 、现 代式16、标引工作按照检索体系区分为分类 标引和 D 。A 、人工标引 B 、机器标引 C 、浅度标引 D 、主题标引17、档案标引的质量指标,有 A 、 专指度和一致度。A 、网罗度 B

8、 、网络度 C 、全面度 D 、准 确度18、按照国家标准文献主题标引规则 的规定,主题因素分为五种,主体因素、1、 位置因素、 时间因素和文件类型 因素。A 、通用因素 B 、客体因素 C 、关联因素 D 、内容因素19、档案检索工具在档案管理中的作用 具体表现在三个方面, D 、交流 作用和管理作用。A 、分类作用 B 、综合作用 C 、对比作用 D 、桥梁作用20、以纸张为载体的检索工具有两种形 式, A 和书本式。A 、卡片式 B 、账簿式 C 、机读式 D 、表 格式三、名词解释:1、档案实体管理:是指针对处于实体状 态的档案所进行的一系列管理工作。 2、来源原则:把同一机构、组织或

9、个人 形成的档案作为一个整体加以管理的原 则。3、档案价值:是指档案这一客体对从事 社会实践活动的主体所具有的凭证和情 报作用, 而表现出的有用性及有用程度。 4、档案整理工作:就是按照一定的原则 和方法,把处于相对零乱状态的档案系 统起来,以便于保管和利用的工作。 5、年度分类法:是以形成和处理文件日 期所属的年度为依据进行分类。6、问题分类法:又称内容分类法。是按 照档案内容所说明的问题来分类,也是 经常采用的一种分类方法四、简答题:1、全宗原则的实践价值?答:全宗原则作为档案实体管理原则, 对于档案工作实践具有十分重要的价 值。 1、 全宗原则维护了历史的本来面貌; 2、全宗原则可以使分

10、类方法简便易行; 三、全宗原则不是万能的。2、什么是档案价值的鉴定工作?答:就是档案馆(室按照一定的原则、 标准和方法,判定档案的价值,确定档 案的保管期限的一项工作。简单地说, 就是判定档案价值、决定档案存毁(生 死存亡的工作。3、档案价值鉴定工作的基本内容? 答:1、制定档案鉴定的有关标准,包括 单行规定和档案保管期限表等; 2、具体 判定档案材料的价值有用性及有用程度,确定其保管期限; 3、剔除本无保存价值和保管期满的档案,按规定进行销毁或做相应的处理。4、 如何正确处理改善馆藏结构的诸种关系?答:1、档案馆与档案室在馆藏建设方面的衔接与互利关系; 2、处理好综合与特色的关系,地方档案馆

11、应突出地方的特色; 3、处理好深度与广度的关系; 4、处理号档案与资料的关系,重视、收集与保存和档案有关的资料。五、能力题:1、将下列文件合理地组为两卷,并分别为其拟定案卷标题,说明组卷特征1 . XX 广播电视大学关于商洽与 XX 大学联合开办行政管理专业的函2 . XX 广播电视大学关于商洽解决小学教育专业学生教学实习问题的函3 . XX 广播电视大学关于行政管理专业生源情况的调查4 . XX 教育厅关于解决电大小学教育专业学生教育实习问题的复函5 . XX 大学关于与 XX 电大联合开办行政管理专业的复函2、将下列文件合理地组成两卷,说明每卷是按什么特征组成的,并分别给每卷拟一个案卷标题

12、。1 、南京钢铁厂关于聘请专家改造设备的函2 、广播电视大学关于调整成人教育收费标准的通知3 、大学关于南京钢铁厂要求聘请专家改造设备的复函4 、马鞍山钢铁厂关于聘请专家改造设备的函5 、广播电视大学关于调整成人教育收费标准必要性的论证材料6 、大学关于马鞍山钢铁厂要求聘请专家改造设备的复函7 、广播电视大学关于调整成人教育收费标准的请示答案:1、将下列文件合理地组为两卷,并分别为其拟定案卷标题,说明特征1. 3. 5组为一卷;案卷标题:XX 电大、 XX 大学关于联合开办行政管理专业的往来函件及 XX 电大关于行政管理专业生源情况调 查;组卷特征:内容特征。2. 4组为一卷;案卷标题:XX

13、省教育厅和 XX 电大 关于解决电大小学教育专业学生教学实 习问题的往来函件;组卷特征:通讯者特征和内容特征 (只答通讯者特征也可 。2、将下列文件合理地组为两卷,并分别 为其拟定案卷标题,说明特征1、 3、 4、 6为一组 根据通讯者特 征立卷案卷标题:大学与南京钢铁厂、马 鞍山钢铁厂等关于聘请专家改造设备的 往来文书2、 5、 7为一组 根据作者特征 内容特征立卷案卷标题:广播电视大学关于调整 成人教育收费标准的文件及有关材料综合练习(二 一、 填空题:1、档案统计工作的进行,基本上可以分 为三个步骤; 选定档案统计指标、 进 行档案统计调查、 档案统计资料的整理 与统计分析 。2、档案统

14、计调查的基本形式主要分为 统计报表 和 专门调查 两种形 式。3、全宗单由三个主要部分组成:全宗 的一般情况介绍 、 未编目档案 和 已 编目档案 。4、检索效率通常采用 和 准率 两个指标来衡量和表示。 5、 档案检索语言由 和 语法 组成。6、 中档法的标记符号采用 汉语拼音 和 阿拉伯数字 相结合的混合号码 制。7、著录格式有两种类型,一种为 表格 式 ,一种为 段落式 。8、 在档案著录中对 档案内容 进行分析2和选择 ,并 赋予 其规 范化 检索 标识 的过程,称为档案标引。9、主题词的组配,一般有 概念限定组 配 和 概念相交组配 两种。 10、档案馆指南是以文章叙述 的方式, 全

15、面概要地介绍档案馆 所保存档案情 况 的一种工具书。11、档案全宗介绍是整个全宗指南的主 题, 介绍方法可分为 逐个介绍 和 综合 。12、人事档案就是国家在 用人治事 , 以及 处理与人有关的事情 时所形 成的文件材料。13、会计档案的保管期限,根据其特点 分为 永久 和 定期 两种。 14、电子文件 是和 背景 这三个要素的统一体。 15、电子文件的 信息存储密度 大 大高于以往各种人工可识读的信息介 质。16、 电子文件的四个最基本的质量目标:真实性 、 完整性 、 可读性 和 可 用性 。17、电子文件的形成是对电子文件从无 到有的过程的统称,一般包括创建、流 转和 传输三类活动。18

16、、电子文件的分类有 实体分类 和 信息分类 两种。19、电子文件的归档方式有两种:归档 和 逻辑归档 。 二者之间 的区别在于归档前后电子文件的存储位 置是否改变。20、电子文件的归档时间分 实时归档 和 定期归档 两种。21、 电子文件的移交进馆主要有 介质移 交 和 网络移交 两种,目前以 介质 移交 为主。二、选择题:1、 档案检索工具按功能分, 有报道性和馆藏性三种。A 、查找性 B 、主题性 C 、公务性 D 、开 放性2、 的结构主要包括以下几个部 分:目录、序言、档案馆概况、档案全 宗介绍、馆藏资料介绍、附录等。 A 、档案检索工具 B 、档案馆登记 C 、档 案馆指南 D 、档

17、案馆统计3、专题指南的结构由 、档案内容介绍和附录三部分组成。A 、目录 B 、序言 C 、档案全宗介绍 D 、馆藏资料介绍4、域、专业系统汇集档案目录信息,以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。A 、档案检索中心 B 、档案馆 C 、档案馆统计中心 D 、档案目录中心5、档案计算机检索系统由硬件、软件和等部分组成。A 、目录 B 、索引 C 、数据 D 、材料6思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录。A 、个人档案 B 、机关档案 C 、劳动档案D 、人事档案7、人事档案是以 为特征组成的专卷和专册。A 、个人姓名 B 、单位 C 、组织 D 、职务8、我国人事

18、档案工作目前仍实行管理。A 、分块 B 、分级 C 、集中 D 、分散9、人事档案的分类,依据干部档案工作条例 、 企业职工档案管理工作的规定的划分方法,人事档案的正本分为8类。A 、 5B 、 10C 、 15D 、 2010其它经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和财务报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。A 、财务档案 B 、经济档案 C 、会计档案D 、账簿档案11、 会计档案和其他类型的档案相比较,有广泛性、 、稳定性的特点。A 、严密性 B 、严肃性 C 、保密性 D 、开放性12、会计档案保管期限中的永久保存为年以上。A 、 30B 、 40C

19、、 45D 、 5013、作为文件家族的新成员,电子文件与其它类型文件的区别在于 D 和载体形式的不同。A 、存储方式 B 、产生方式 C 、来源渠道 D 、记录方式14、于中心位置。A 、数据 B 、硬件 C 、管理系统(主要是 软件 D 、数据管理人员15拟制文件或接受外单位的来文的过程。 A 、电子文件 B 、文本文件 C 、数据文件 D 、电子数据16、标引的网罗度又称穷举度,是指标 引工作中确认档案所有A 、目录 B 、索引 C 、内容 D 、主题 17、大流水编号法,又称顺序流水编号 法,即一个档案馆对其所有全宗按进馆 顺序用 B 由小到大顺序编号。A 、阿拉伯数字 B 、自然整数

20、 C 、有理数 D 、罗马数字18、复式分类法即在全宗内将两种分类 方法结合使用。通常由年度与组织机构 或问题分类法联合构成 B 分类方 法。A 、三种 B 、四种 C 、五种 D 、六种 19进行分析选择和记录。A 、著录标引 B 、档案标引 C 、主题标引 D 、分类标引20式将档案的内容和形式特征存储在计算 机存储介质上由计算机识读的检索工 具。A 、宿微式 B 、卡片式 C 、书本式 D 、机 读式三、名词解释:1、统计报表:是下级档案管理机关和档 案馆(室 ,按照统一的规定向上级机关 以表的形式定期报送的文件,它是档案 统计中最基本、最经常的一种形式。 2、专门调查:是根据一定的目的

21、要求, 临时组织起来的调查,它是统计报表的 一种补充形式。3、全宗单:是档案馆比较重要的一种综 合性登记文件,具体地反映了每个全宗 档案的全面情况。它是统计全宗情况最 基本的原始资料。34、档案检索:是对档案信息进行系统存 储和根据需要进行查找的工作,它是开 展档案信息服务的必要条件,是开发档 案信息资源的重要手段。5、编制检索工具:编制检索工具对著录 标引后形成的条目加以系统排列,手工 检索即形成卡片式目录,计算机检索则 将条目输入计算机, 建立计算机数据库。 6、检索效率:是指在检索过程中满足利 用者需求的全面性和准确性程度,它是 衡量档案检索系统性能与质量的一个最 基本指标。四、简答题:

22、1、 1987年 12月 4日发布的机关文件 材料归档和不归档的范围规定,一个 机关应该归档的文件材料,应包括哪几 个部分?答:1上级机关的文件材料; 2、本机关 的文件材料; 3、同级机关和非隶属机关 的文件; 4、下级机关的文件材料。 2、 档案馆的馆藏档案主要来自哪几个档 案源?答:1、现行机关档案源; 2、撤销机关 档案源; 3、 组织和个人保存的散失档案; 4、档案馆之间交接的档案。3、在档案馆和档案室,档案的整理按整 理工作内容的范围,可以分为几种类 型?答:1、系统排列和编目; 2、局部调整;3、全过程整理。4、档案整理工作的原则是什么?答:充分利用原有的整理基础,保持文 件之间

23、的历史联系,便于保管和利用。 五、能力题:1、将下列文件合理地组为两卷,分别为 其拟定案卷标题,并说明组卷特征。 1 、南京市教育局要求把萧山中学教师 ××调回南京的函2 、江南大学关于当前学生思想状况的 调查报告3 、江南大学关于加强学生思想工作的 决定4 、南京市劳动局同意调回萧山中学教 师××的复函5 、江南大学关于成立学生思想工作领 导小组的通知 6 、南京市教育局请求将×××调入萧山中学工作的函7 、江南大学关于开展学生思想工作的工作计划8 、南京市劳动局同意调×××入萧山中学的复函2

24、、将下列文件合理地组为两卷,分别为其拟定案卷标题,并说明组卷特征。1 、××县财政局关于拨款维修希望小学危旧校舍的复函2 、国务院办公厅关于采取有力措施解决拖欠教师工资问题的通知3 、××县希望小学关于请求置换废旧课桌椅的函4 、××县教育局关于解决本地拖欠教师工资问题的实施办法5 、××省人民政府关于加大解决拖欠教师工资问题的力度的指示6 、××县财政局关于同意置换希望小学废旧课桌椅的复函7 、××县希望小学关于请求拨款维修危旧校舍的函答案:1、1、 4、 6、 8为一组组

25、卷特征:通讯者特征 内容特征案卷标题:南京市教育局与南京市劳动局关于商洽××、×××工作调动的往来文书2、 3、 5、 7为一组组卷特征:作者特征 内容特征案卷标题:江南大学关于学生思想工作的有关文件2、1, 3, 4, 6为一组组卷特征:通讯者特征案卷标题:××县希望小学与××县财政局关于拨款维修危旧校舍、置换废旧课桌椅的往来文书2, 5, 7为一组组卷特征:内容特征案卷标题:国务院办公厅、××省人民政府、××县教育局关于解决拖欠教师工资问题的通知、指示、实施办法

26、综合练习(三 二、 填空题:1、 档案实体管理的内容主要包括档案的 收集 、 整理 、 鉴定 、 保管 和 统 计 。2、档案实体管理是 ,而档案 内容信息的开发利用是 目的 。 3、档案实体管理的主要方法就是 历史 的方法 。4、 鉴定档案价值的方法主要采用 定性 分析 与 综合 的方法。 5、档案保管期限表的结构,包括 号 、 条款 、 保管期限、 附注 以及 说 明 等部分。 6、 科学性 、 实用性 、 可 操作性 是评价档案保管期限表优 劣的重要标准。7、档案的收集是 、 征集档 案 和有关文献的活动。8、 档案馆作为国家永久保存档案史料的 基地,应当确立“ 档案为主 、 资料为 辅

27、 ”的馆藏建设政策。9、馆藏结构以形成的历史时期划分为 古 代 档 案 、 近 代档 案 、 现 代 档 案 。10、 馆藏结构按档案内容可以划分为 文 书档案 、 科技档案 、 专门档案 和 人 物档案 。11、档案统计工作的进行,基本上可以 分为三个步骤; 选定档案统计指标 、 进行档案统计调查 、 档案统计资料的 整理与统计分析 。12、档案统计调查的基本形式主要分为 统计报表 和 专门调查 两种形 式。13、全宗单由三个主要部分组成:全 宗的一般情况将介绍 、 未编目档案 和 已编目档案 。14、检索效率通常采用查准率 两个指标来衡量和表示。 15、档案检索语言由 和 语 法 组成。1

28、6、 中档法的标记符号采用 汉语拼 和 阿拉伯数字 相结合的 混合号码制。17、著录格式有两种类型,一种为 表格4式 ,一种为 段落式 。18、在档案著录中对 档案内容 进行分 析和选择,并赋予其规范化 检索标识 的过程,称为档案标引。19、主题词的组配,一般有 概念限定 组配 和 概念相交组配 两种。 20、 档案馆指南是以 文章叙述 的方式, 全面概要地介绍档案馆 所保存档案情 况 的一种工具书。二、选择题:1、 在 档 案 实 体 管 理 过 程 中 应 遵 循 、全宗原则、有机联系原则以及保 管和利用方便原则。A 、有序原则 B 、准确原则 C 、来源原则 D 、可续性原则2、面对数量

29、众多,内容、形式、来源复 杂多样的档案,要实施有序化管理,大 体上可以归纳为历史的和 的两 种方法。A 、唯物 B 、逻辑 C 、发展 D 、辩证 3、优化档案馆(室藏的标准, 1、内 容标准; 2、 A ; 3、 层次标准; 4、 类型标准。A 、结构标准 B 、数量标准 C 、种类标准 D 、题材标准4、文件的平时收集工作包括 1、零散文 件的收集 2、 D ; 3、专门文件的 收集。A 、 “体外”文件的收集 B 、 “循环”文件 的收集 C 、 “缺失”文件的收集 D 、 “账 外”文件的收集5、现行机关档案在本机关的保管的期 限, 机关档案工作条例 、 档案馆工作 通则规定为省级以上

30、机关将永久保存 的档案在本机关保存 C 年左右。 A 、 10B 、 15C 、 20D 、 256、全宗的补充形式主要有以下几种, 、全宗汇集和档案汇集。A 、部门全宗 B 、联合全宗 C 、系统全宗 D 、组织全宗7、 2000年 12月 6日,中华人民共和国 档案行业标准这是我国机关档案工作改革的一项重大 举措。A 、 机关档案工作业务建设规范 B 、 档 案馆工作通则 C 、 中国档案分类表 D 、 归档文件整理规则8、 较为适宜的库房温度应在 1420之间,相对湿度应在 C 之间。A 、 30%40%B 、 40%55%C 、 50%65%D 、60%70%9、档案保管工作中常说的“

31、八防” ,一般是指防火、 D 、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。A 、防风 B 、防冻 C 、防灰 D 、防水10、平放档案是为了避免档案承担过重的 压 力, 堆 叠的 高 度以 不超 过 B为宜。A 、 30 B 、 40 C 、 50 D 、 6011、 档案检索工具按功能分, 有报道性和馆藏性三种。A 、查找性 B 、主题性 C 、公务性 D 、开放性12的结构主要包括以下几个部分:目录、序言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、附录等。A 、档案检索工具 B 、档案馆登记 C 、档案馆指南 D 、档案馆统计13、 专题指南的结构由 档案内容介绍和附录三部分组成。A 、目录 B

32、、序言 C 、档案全宗介绍 D 、馆藏资料介绍14区域、专业系统汇集档案目录信息,以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。A 、档案检索中心 B 、档案馆 C 、档案馆统计中心 D 、档案目录中心15、档案计算机检索系统由硬件、软件和 等部分组成。A 、目录 B 、索引 C 、数据 D 、材料16是反映个人经历、 思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录。A 、个人档案 B 、机关档案 C 、劳动档案D 、人事档案17、 人事档案是以 为特征组成的专卷和专册。A 、个人姓名 B 、单位 C 、组织 D 、职务18、我国人事档案工作目前仍实行管理。A 、分块 B 、分级

33、 C 、集中 D 、分散19、人事档案的分类,依据干部档案 工作条例 、 企业职工档案管理工作的 规定的划分方法,人事档案的正本分 为 B 类、副本分为 8类。A 、 5B 、 10C 、 15D 、 2020、 是机关、企业、事业单位或 其它经济组织在经济管理活动中产生的 会计凭证、会计账簿和财务报告等具有 保存价值并作为历史记录保存起来的会 计核算专业材料。A 、财务档案 B 、经济档案 C 、会计档案 D 、账簿档案三、名词解释:1、档案检索语言:是根据档案检索的需 要而创制的人工语言,专门用于手工检 索或计算机检索的档案信息检索系统, 表达档案主体概念和检索课题概念。 2、词族:是把属

34、性相同的主题词按其概 念等级阶梯式地排列而成的概念体系。 3、档案著录:是指在编制档案目录时, 对档案的内容和形式特征进行分析、选 择和记录的过程。4、宿微式检索工具:是以宿微摄影方式 制作的,以胶片为载体的检索工具。 5、全宗指南:又名全宗介绍,它是以文 章叙述的形式,介绍和揭示档案馆(室 收藏的某一全宗档案内容和成分及其意 义的一种参考材料。6、 档案证明:是档案馆 (室 根据机关、 团体或个人的询问和申请,为了证实某 种事实在本馆(室保存档案内有无记 载和如何记载而摘抄的书面证明材料。 四、简答题:1、全宗编号的要求主要有哪几点:答:1、唯一性或专指性; 2、系统性或 连续性; 3、方便

35、实用。2、组织全宗内档案常用的分类方法? 答:年度分类法、组织机构分类法与问 题分类法。3、档案保管工作的具体任务是什么? 答:1、建立和维护档案的存放秩序; 2、 防止档案的损坏; 3、延长档案的寿命; 4、维护档案的安全。4、档案统计标准化,主要应从哪几个方 面着手?答:1、建立、健全统一的档案统计工作5制度; 2、统一报表的格式; 3、统一计 量单位。五、能力题:1、将下列文件合理地组为两卷,分别为 其拟定案卷标题,并说明组卷特征。 1 、××县财政局关于拨款维修希望小 学危旧校舍的复函2 、国务院办公厅关于采取有力措施解 决拖欠教师工资问题的通知3 、×&

36、#215;县希望小学关于请求置换废旧 课桌椅的函4 、××县教育局关于解决本地拖欠教 师工资问题的实施办法5 、××省人民政府关于加大解决拖欠 教师工资问题的力度的指示6 、××县财政局关于同意置换希望小 学废旧课桌椅的复函7 、××县希望小学关于请求拨款维修 危旧校舍的函2、将下列文件合理地组为两卷,分别为 其拟定案卷标题,并说明组卷特征。 1 、 ××大学关于举办 50周年校庆文艺 晚会的通知2 、××省教委关于进一步在高校中深 入开展人事改革的通知3 、×&#

37、215;大学关于深入开展人事改革的 决定4 、 ××大学关于评选 50周年校庆文艺 晚会优秀组织奖的通知5 、 ××大学 50周年校庆文艺晚会节目 单6 、××大学关于实行中层干部竞聘上 岗的决定7 、××大学校长张××在校庆文艺晚 会上的讲话答案:1、1, 3, 4, 6为一组组卷特征:通讯者特征案卷标题:××县希望小学与××县财 政局关于拨款维修危旧校舍、置换废旧 课桌椅的往来文书2, 5, 7为一组组卷特征:内容特征案卷标题:国务院办公厅、×

38、;×省人民 政府、××县教育局关于解决拖欠教师 工资问题的通知、指示、实施办法 2、1, 4, 5, 7为一组(2分组卷特征:作者特征 内容特征(3分案卷标题:××大学关于 50周年校庆文艺晚会的文件材料(5分2, 3, 6为一组(2分组卷特征:内容特征(3分案卷标题:××省教委、××大学关于深入开展人事改革、实行中层干部竞聘上岗的通知、决定(5分综合练习(四一、填空题:1、 文书立卷归档是 文书部门 的任务,它是 文书工作的终结,又是 档案工作 的起点。2、档 案管 理学 中的 档案 整理指狭义 的整理

39、。3、档案整理工作的内容主要有:区分全宗、 全宗内档案分类 、立卷、 案卷排列 和编制案卷目录。4、文件之间的历史联系,主要表现在来源, 时间 、 内容 和 形式 等几个方面。5、我国档案全宗的类型,按形成全宗的单位和全宗内容的性质, 分为 机关组织全宗 和 个人全宗 ;按全宗的范围和构成方式,分为独立全宗、 联合全宗 、 全宗汇集 和 档案汇集 四种。6、 全宗从其形成者角度看有和 个人 两大类, 组织全宗 是全宗的主体部分, 在现实中占绝大多数。7、 全宗编号的方法主要有编号法、 体系分类编号法 和 分类流水编号法 。一般情况下,采用 大流水编号法 的档案馆居多,总体效果也较好。8、全宗内

40、档案的分类方法,按其构成方式,分为 单式结构分类法和 复式结构分类法 两种。9、立卷改革的推行以“理 、 深化检索 ”为宗旨。10、档案库房建筑应遵循经济 、 美观 的原则。11、 档案全宗介绍是整个全宗指南 的主题,介绍方法可分为 逐个介 绍 和 综合介绍 。12、人事档案就是国家在事 ,以及 处理与人有关的事情 时所形成的文件材料。13、会计档案的保管期限,根据其 特 点 分 为 永 久 和 定 期 两种。14、电子文件是 内容 、 结 构 和 背景 这三个要素 的统一体。15、电 子文 件的 信 息存 储密度 大大高于以往各种人工可识读的 信息介质。16、 电子文件的四个最基本的质量 目

41、标:真实性 、 完整性 、 可 读性 和 可用性 。17、 电子文件的形成是对电子文件 从无到有的过程的统称, 一般包括 创建、流转和传输三类活动。 18、 电子文件的分类有和 信息分类 两种。19、电子文件的归档方式有两种:物 理 归 档 和 逻 辑 归 档 。 二者之间的区别在于归档 前后电子文件的存储位置是否改 变。20、电子文件的归档时间分 实时 归档 和 定期归档 两 种。21、电子文件的移交进馆主要有 介质移交和 网络移交 两种,目 前以 介质移交 为主。二、选择题:1、在统计分析中,运用较多的是 B 方法。A 、静态分析 B 、动态分析 C 、逻 辑分析 D 、历史分析2、 档案

42、检索语言是一种专用的 D 语言。A 、智能 B 、计算机 C 、功能性 D 、 人工3、 中国档案主题词表 由主表 (字6顺表 、 A 、范畴索引、首 字笔画检字表和附表、附录组成。 A 、词族索引 B 、主题词索引 C 、 关键词索引 D 、标题索引4、 中国档案主题词表的范畴索 引, 是将主表中的全部主题词分为 A 个一级类目, 103个二级类 目, 37个三级类目。A 、 20B 、 30C 、 40D 、 455、档案部门一般采用 C 著 录格式。A 、文本式 B 、古典式 C 、表格式 D 、现代式6、标引工作按照检索体系区分为 分类标引和 D 。A 、人工标引 B 、机器标引 C

43、、浅 度标引 D 、主题标引7、 档 案 标 引 的 质 量 指 标 , 有 、专指度和一致度。A 、网罗度 B 、网络度 C 、全面度 D 、准确度8、按照国家标准文献主题标引 规则 的规定, 主题因素分为五种, 主体因素、 A 、位置因素、 时间因素和文件类型因素。A 、通用因素 B 、客体因素 C 、关 联因素 D 、内容因素9、档案检索工具在档案管理中的 作 用 具 体 表 现 在 三 个 方 面 , 、交流作用和管理作用。 A 、分类作用 B 、综合作用 C 、对 比作用 D 、桥梁作用10、 以纸张为载体的检索工具有两 种形式, A 和书本式。 A 、卡片式 B 、账簿式 C 、机

44、读式 D 、表格式11、 会计档案和其他类型的档案相 比较,有广泛性、 A 、稳定 性的特点。A 、严密性 B 、严肃性 C 、保密性 D 、开放性12、 会计档案保管期限中的永久保 存为 D 年以上。A 、 30B 、 40C 、 45D 、 5013、作为文件家族的新成员,电子 文件与其它类型文件的区别在于和载体形式的不同。A 、存储方式 B 、产生方式 C 、来源渠道 D 、记录方式14、在电子文件管理系统中,处于中心位置。A 、 数据 B 、 硬件 C 、 管理系统 (主要是软件 D 、数据管理人员15、 的创建是指在计算机系统中拟制文件或接受外单位的来文的过程。A 、电子文件 B 、

45、文本文件 C 、数据文件 D 、电子数据16、标引的网罗度又称穷举度,是指标引工作中确认档案所 有 D的程度。A 、目录 B 、索引 C 、内容 D 、主题17、大流水编号法,又称顺序流水编号法, 即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用 B 由小到大顺序编号。A 、阿拉伯数字 B 、自然整数 C 、有理数 D 、罗马数字18、 复式分类法即在全宗内将两种分类方法结合使用。 通常由年度与组织机构或问题分类法联合构成A 、三种 B 、四种 C 、五种 D 、六种19、 是对档案的内容和形式特征进行分析选择和记录。A 、著录标引 B 、档案标引 C 、主题标引 D 、分类标引20、 D 检索工具是以特

46、定的编码形式将档案的内容和形式特征存储在计算机存储介质上由计算机识读的检索工具。A 、宿微式 B 、卡片式 C 、书本式D 、机读式三、名词解释:1、宿微式检索工具:是以宿微摄影方式制作的, 以胶片为载体的检索工具。2、全宗指南:又名全宗介绍,它是以文章叙述的形式, 介绍和揭示档案馆(室收藏的某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考 材料。3、档案证明:是档案馆(室根 据机关、团体或个人的询问和申 请, 为了证实某种事实在本馆 (室 保存档案内有无记载和如何记载 而摘抄的书面证明材料。4、人事档案:是组织、人事、劳 动(或人力资源管理部门在人事 管理活动中形成的, 记叙和反映人 员经历、德能勤

47、绩和工作表现的, 以个人为单位集中保存备查的各 种方式和载体的历史记录。5、电子文件:又称数字文件,是 在数字设备及环境中生成, 以数码 形式存储于磁带、磁盘、光盘等载 体,依赖计算机等数字设备阅读、 处理, 并可在通信网络上传送的文 件。6、元数据:是信息技术应用后才 出现的概念,其一般性解释为“关 于数据的数据” ,其基本功能为描 述和定义数据。四、简答题:1、组织全宗内档案常用的分类方 法?答:年度分类法、组织机构分类法 与问题分类法。2、档案保管工作的具体任务是什 么?答:1、建立和维护档案的存放秩 序; 2、防止档案的损坏; 3、延长 档案的寿命; 4、维护档案的安全。 3、档案统计

48、标准化,主要应从哪 几个方面着手?答:1、建立、健全统一的档案统 计工作制度; 2、统一报表的格式;3、统一计量单位。4、利用职能分类法对电子文件进 行分类一般包含几个步骤?答:三个步骤。 1、建立职能分类 方案,制定电子文件分类方案; 2、 在业务系统和电子文件管理系统 中配置职能分类方案和文件分类 方案; 3、对电子文件进行分类。 五、能力题:71、将下列文件合理地组成两卷, 说明每卷是按什么特征组成的, 并 分别给每卷拟一个案卷标题。 1 、 南京钢铁厂关于聘请专家改造 设备的函2 、 广播电视大学关于调整成人教 育收费标准的通知3 、 大学关于南京钢铁厂要求聘请 专家改造设备的复函4

49、、 马鞍山钢铁厂关于聘请专家改 造设备的函5 、 广播电视大学关于调整成人教 育收费标准必要性的论证材料 6 、 大学关于马鞍山钢铁厂要求聘 请专家改造设备的复函7 、 广播电视大学关于调整成人教 育收费标准的请示2、将下列文件合理地组为两卷, 分别为其拟定案卷标题, 并说明组 卷特征。1 、 南京市教育局要求把萧山中学 教师××调回南京的函2 、 江南大学关于当前学生思想状 况的调查报告3 、 江南大学关于加强学生思想工 作的决定4 、 南京市劳动局同意调回萧山中 学教师××的复函5 、 江南大学关于成立学生思想工 作领导小组的通知6 、 南京市教育局

50、请求将×××调 入萧山中学工作的函7 、 江南大学关于开展学生思想工 作的工作计划8 、 南京市劳动局同意调×××入 萧山中学的复函答案:1、1、 3、 4、 6为一组 根据通讯者 特征立卷案卷标题:大学与南京钢铁 厂、 马鞍山钢铁厂等关于聘请专家 改造设备的往来文书2、 5、 7为一组 根据作者特 征 内容特征立卷案卷标题:广播电视大学关于 调整成人教育收费标准的文件及有关材料2、1、 4、 6、 8为一组组卷特征:通讯者特征 内容特征案卷标题:南京市教育局与南京市劳动局关于商洽××、 ××&

51、#215;工作调动的往来文书2、 3、 5、 7为一组组卷特征:作者特征 内容特征案卷标题:江南大学关于学生思想工作的有关文件三、名词解释 (每词 2分,共 20分 2. 文书学:是研究文书和文书工作的一们学科,它的研究对象是文书和文书工作的理论实践,即研究文书和文书工作的主要内容、基本原则、一般规律和基本方法,以及文书和文书工作的产生、发展等。5. 专用文书:是一定工作部门或一定业务领域,根据特殊需要专门使用的公务文书。9. 文 稿:指公文在撰写阶段形成的不同形式的文字稿。文稿一般可分为草稿、讨论稿、修改稿、送审稿和定稿 。10. 文 本:指公文定稿后根据不同情况所形成的各种本子。主要有:正

52、本、副本、留存本、试行本、暂存本和各种文字文本等。5. 拟稿:即起草文件的初稿或草稿 。4. 发文处理:就是文件从拟稿(翻印、复印到发出的整个运行过程。13. 发文字号:它是制发公文机关编排的一份文件的代号。它由发文机关代字、发文年号和发文序号三部分组成。7. 平行文:指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文,它的走向是平行的。3. 公务文书:是文书的一大类别,也是文书的主体。它是各级党政机关、人民团体等处理公共事务的重要工具。简言之,它是处理公共事务过程中所形成的文书。4. 事务文书:是通用公文之外的机关、团体经常使用的一般性公务文书。它主 要用于处理日常事务工作。19.分 发:文书人员依照一

53、定的 分文原则,区别不同情况,把经过登记 的收文,发往领导人批阅,或者转往有关部 门办理的行为过程。20.传 阅:系指收到的单份或份 数较少的文件,为了使领导人或有关部 门阅知而组织他们先后传递阅读文件的 行为过程。6. 会签:是撰拟公文的过程 中, 主办单位主动与有关单位协商 并核签的一种办文程序。17. 收文:凡上级发至本单位 的所以公文文件、材料等,统称收 文。18. 收文登记:即对收文的内容信 息进行分门别类的登录活动。1.办 复:是收文机关对来文机 关要求回复的文件予以答复的行为过 程。3.签发:是机关领导人对呈批的文稿进 行最后审定,认为可发,予以签署意见 的行为过程, 是领导人行

54、使职权的表现。 文稿一经签发, 即刻生效。 (6章 152页 4.信访文书:特指在处理人民群众来信 和来访过程中形成的文书。 (8章 208页 5.文书立卷:是文书部门将办理 完毕的、具有查考和保存价值的文件材 料,按照它们在形成过程中的联系、内 部规律性及有关规定,组成案卷的行为 过程。 (9章 239页14. 年终立卷:即在一年之终(一般在次 年年初 ,在平时归卷的基础上,集中一 段时间进行立卷的行为过程。2. 拟稿的基本要求是:(1要准确地反映客观实际情 况;(2要正确体现发文机关的意 图;(3要符合党和国家的方针政 策;(4要按照公文写作的基本要 求拟稿;8(5 要准确地使用人名、 地

55、名、 时间、数字和引文;(6要填写发文拟稿纸;(7要正确合理使用文种。 (6章 140-142页1、 要做好拟办工作, 应注意以下几点: (1要熟悉本机关的情况; (2拟 办意见要科学合理; (3拟办意见 要简明扼要; (4拟办意见要按规 定填写。6. 什么叫分发?其 “ 三主 ” 优先原则 的 “ 三主 ” 指的是什么?答 :分发就是文书 文员依照一定的分文原则,区别不同情 况,把经过登记的收文发往领导人阅 批,或者转往有关部门办理。 “ 三主 ” 是指 主要领导人,主管领导人和业务主管部 门。13. 文书工作的作用?各个作用又 具体表现在哪几个方面?答:作用:1信息作用2纽带作用 3服务作

56、用4助手作用信息作用 :1传递信息2筛选信息 3存储信息纽带作用 :1体现在文书的行文上 2体现在文书的发送上服务作用 :1为本级机关服务2为 上级机关服务3为下级和人民群众服务助手作用 :通过文书工作在机关领 导工作中发挥辅助作用。14. 文书工作有哪些原则?其中简 便和党政分开两个原则又具体表现在哪 几个方面?答:文书工作的原则:1准确2及 时3安全4简便5党政分开简便表现在 :1发文要少而精2处 理文件要方便读者3文书管理要利于使 用党政分开表现在 :1在行文上要党 政分开2在文书处理上要党政分开3在 文书管理上要党政分开 三、名词解释 (每词 2分,共 20分 1. 文书:文书是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。可分为公务文书和私人文书两大类。答:公务文书:是统治阶级用来发号施令、管理政务、记录情况、联系事务、实现其政治目的的一种有力工具。1. 文书学:是研究文书和文书工作的一们学科,它的研究对象是文书和文书工作的理论实践,即研究文书和文书工作的主要内容、基本原则、一般规律和基本方法,以及文书和文书工作的产生、发展等。2. 专用文书:是一定工作部门或一定业务领域,根据特殊需要专门使用的公务文书