采购管理细化执行与模板

1、采购管理细化执行与模板第一节 供应商管理流程与工作执行三、供应商管理执行工具与模板（一）采购供应商调查表供应商基本信息供应商全称使用商标行业类别业务性质资本类型占地面积厂房面积企业负责人固定资产年产值销售额公司地址主要联系人联系人姓名性别职务办公电话移动电话电子信箱传真主要产品产品名称年产量销售额占总销售额百分比剩余产能产品量产时间优势说明主要客户市场主要客户名行业和地区提供的产品占企业销售额的百分比业务开始时间说明关键设备简介设备名称/型号产地生产商技术指标和优势设备生产时间数量人员数量信息管理人员技术人员业务人员质检人员生产人员事务性人员总人数财务信息（单位：元）总投资额总资产额年产值销售

2、额年出口额年研发经费备注供应商发展简介及质量保证能力发展简介供应商贯标名称及日期是否通过认证认证标准通过认证日期 年 月 日认证机构名称认证证书编号供应商负责人 签字（盖章）： 日期： 年 月 日（二）供应商现场评审表编号： 日期： 年 月 日供应商基本情况名称地址联系人职务电话传真主要生产设备主要检测工具拟承接产品涉及加工工艺处理项目评审内容优良中差缺得分54310综合项质量政策是否明确，目标是否量化特殊岗位工作人员是否得到适当培训工作场地是否清洁、整齐、定置摆放质量检验进料检验是否有检验规范和检验记录过程检验是否有检验规范和检验记录最终检验是否有检验规范和检验记录是否有标志表明检验和试验状

3、态不合格产品是否有处理程序并按程序处理质量出现异常时是否有信息反馈和纠正措施计量器具是否有矫正制度，使用状况是否良好过程控制是否对承制的产品有足够的工序能力是否具备流程图和作业指导书产品是否有适当标志机械设备是否定期保养、润滑、清洁工装、工具是否适当保存，现场使用状态良好搬运工具是否保护产品，避免损坏出货安排仓库是否清洁、标识清楚货物出库前是否出货检验，并按客户要求标志生产计划是否按交期排定，确保按期交货是否具备适当紧急订单处理方式与能力得分合计（注：现场评审得分70分以上为合格）评审结论 评审合格 评审不合格 改善后再评审 保留资料暂不进入下一环节采购部： 技术部： 质量管理部： （三）采购

4、供应商考核表供应商所供物资总得分区间 年 月 日至 年 月 日项目考核内容考核部门满分考核标准得分考核部门签章质量进料批次合格率质量管理部30制程异常生产部10每发生一次扣1分交期交货准时性采购部20按订单延迟天数扣分服务品质抱怨改善回复状况质量管理部8依评分标准进行退换货及时性采购部7依评分标准进行价格价格水平采购部10依评分标准进行配合度品质改善及生产进度配合采购部10依评分标准进行其他其他部门对供应商之评价相关部门5依评分标准进行总分采购部100备注供应商主管审核 签字（盖章）： 日期： 年 月 日部门经理审核 签字（盖章）： 日期： 年 月 日（四）供应商档案管理制度模板第1章 总则第

5、1条 目的为了规范供应商资料和档案管理，确保各种资料、文件、记录的完整性，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于采购部供应商的档案管理相关工作。第3条 管理职责1采购部供应商管理人员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等各项工作。2采购部档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和提供利用等事项。第2章 供应商档案的建立第4条 档案建立要求为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。第5条 档案资料范围供应商的档案资料主要包括但不限于下列的7项内容。1供应商调查表。2供应商产品价格登记表。3供应商采购合同原件及复印件。4供应商洽谈登记表原件及复印件。5

6、采购谈判与合同签订现场的影像资料。6供应商考核评价表。7供应商考核结果处理表。第6条 供应商资料收集1公司调查、选择和评价供应商后，应在1个月之内，由供应商管理专员收集整理该供应商材料，并送交档案管理人员。2公司采购合同签订后，一般应在一个月内或采购事项结束之后一周内，由采购专员将该次采购的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。2因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，采购主管定期催办。4采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快对其进行处理，以保证档案的完整、真实、有效。第7条 其他入档资料供应商有如下情形之一的，由供应商管理专员直接记入档案。1提供虚假材料参加采购活动谋取成交的。2采取不

7、正当手段诋毁、排挤其他供应商，或开标后擅自撤销投标，影响招标继续进行的。3与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。4成交后无正当理由拒绝签订采购合同的，或无正当理由拒绝履行合同的。5拒绝提供售后服务，给本公司生产经营造成困难损害的。第3章 供应商档案保管与查阅第8条 归档要求1需依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别。2归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系。3卷内文件要排列有序，依次编写页码并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。4案卷标题要简明确切，装订整齐结实，字迹难辨认的应附抄件以便于保管和使用。5独立案卷要用打印稿编制案卷目

8、录。第9条 查阅供应商档案相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请；申请批准后；方可进行查阅，查阅完应当及时归还供应商档案。第10条 变更供应商档案供应商经营状况发生重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。第4章 附则第11条 本制度由采购部制定，经总经理办公室审批后通过。第12条 本制度自审核通过之日起执行。第二节 招标管理流程与工作执行二、招标管理执行工具与模板（一）投标报名表编号： 拟投标项目：企业名称企业性质详细地址主管部门联系人姓名注册资本营运时间法人

9、代表情况姓名职务电子邮箱电话传真手机企业简介（包括企业主营业务、优势特长等）重要客户概况企业基本情况职工总数流动资金资金状况自有资金固定资产原值 万元银行贷款净值 万元近三年销售额（请附表说明）近三年盈利情况（请附表说明）设备配置情况设备名称购入时间设备状态数量备注（二）标书评审表编号： 日期： 年 月 日投标方名称投标方编号项目名称评审部门评审评估总结标书评估意见 标书制作人员缺乏相关知识 存在技术难度 需求不明确 缺乏对招标需求的全面了解 时间风险 其他风险评审结论评审负责人签字第三节 采购执行流程与工作执行三、采购执行工具与模板（一）请购单请购部门申请人员物资用途物资详细信息序号名称型号

10、、规格数量预计单价预算合计合计（人民币大写： 万 仟 佰 拾 元 角 分）部门意见及签名 签名（盖章）： 日期： 年 月 日采购主管意见及签名 签名（盖章）： 日期： 年 月 日（二）询价单（ ）购 字第 号名称编号规格说明单位数量说明报价须知交货期限 需于 年 月 日以前交清 订购后 天内交清交货地点付款办法 交货验收合格后付款 试车检验合格后付款订购方法 分项订购 总金额为准报价期限报价截止日期报价单请于 年 月 日 时以前惠予报价以便洽购为荷报价保留时效请保留报价有效期间至询价截止日期起10天以上（三）采购交期控制制度模板第1章 总则第1条 目的为了达到如下目的，特制定本制度。1在必要的

11、时间内准时获得生产经营活动必需的原材料，维持正常的生产活动。2减少因采购交期延误造成的公司损失。第2条 适用范围在采购过程中对采购交期确定、交期控制、采购跟催的相关事项，均依照本制度进行处理。第2章 合理确定交货期限第3条 合理确定采购物流方式采购人员需在签订合同之前，合理确定交货方式、运输方式、运输路线等，并提供承运商建议，确保不因物流因素导致交期延误。第4条 合理规划进货时间采购人员在与供应商进行洽谈时，应事先估计供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间，以便在合适的时间进货，既能够确保准时供应请购部门，又能确保库存成本最小化。第5条 明确交期违约责任采购人员在进行采购洽谈时，应在明确交

12、货期限的基础上，与供应商达成对交期违约责任的共识，并以合同条款的方式在采购合同中体现。第3章 采购进度控制第6条 及时掌握备货进度1采购部人员在同供应商确定交货期限后，采购人员应及时要求供应商提供生产计划或者生产日程表，采购人员根据其提供的计划和日程表掌握并督促进度。2采购人员应及时与供应商进行沟通，了解其备货进展，防止出现交期延误或者提前交货。3采购人员发现供应商供货进度可能会影响正常的交货期限时，应及时采取措施，消除进度滞后。第7条 期中跟催1通常情况下，采购人员应注意是否能按照规定时间收到验收报表，未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。2对于重要物资采购，除要求供应商按

13、时报送进度表之外，还应前往供应商工厂进行实地访问查证，此查证工作应于合约或者订单中明确。第8条 验收入库进度控制1为了提高物资供应效率，采购专员和质检专员在进行物资验收时，应尽量简化检验步骤，提高检验效率，减少入库手续。2进行物资采购时，应优先选择通过本公司质量评估验证的供应商，对质量有保障的优秀供应商提供的物资可实行“免检”处理，以缩短验收入库时间。第4章 交期延误管理第9条 交期延误原因分析采购专员除对具体采购业务进行交期控制外，还需定期根据采购经验，对交期延误原因进行总结。常见交期延误原因包括下表中所示的3种。交期延误常见原因分析表原因具体内容供应商责任供应商接单量超过产能，生产计划不合

14、理，出现采购和供应危机，质量管理不当本公司责任采购部供应商选择错误，业务手续不完整，价格决策不合理，进度掌握与督促不力，经验不足，频繁更换供应商、条件过于严苛等采购专员采用了紧急订购方式，选择了错误的订购对象，跟催不积极等原因其他部门责任请购前置时间不足，技术资料不齐备，设计变更或标准调整，订购数量过少，点收、检验延误，请购错误等其他原因采供双方沟通不良，未能掌握一方或者双方的产能变化，联络未得到落实，技术资料不充分，质量标准沟通不一，未达成单价、付款、交期的共识等造成延误偶发不可抗拒因素，如自然灾害，经济、政治、法律因素的变动等造成延误第10条 交期延误处理针对不同原因的交期延误，采购人员应采取相应的解决方案。1因供应商原因导致的交期延误，采购人员应及时进行催货，要求供应商根据合同条款承担违约责任。2因本公司采购部原因造成的交期延误，应加强采购人员交期意识，提高采购人员业务素质，并对相关责任人进行批评。对公司造成严重损失的，应记失职一次，并处一定数额的罚款。3因双方沟通不畅造成的交期延误