采购部工作流程(正式)

1、采购部工作内容及流程一、购进商品：1. 根据医疗机构的需求及销售部门报上的产品进行采购。2. 由业务部提交商品采购清单，填写采购商品联络单（见附表1），填写后交由采购部。3. 采购部根据业务部提供采购商品联络单，联系供应商组织采购，于半个工作日后将商品采购情况反馈给业务部及销售部，由销售部确定是否采购，由销售部主管签字确认后，便可购进商品。4. 未付款发货商品：采购员可直接联系供应商购进商品。5. 预付款发货商品：预付款发货产品应填写付款申请单（见附表2）和支付凭证，由总经理签字确认后，交由财务部，并提供付款方帐号信息，财务部付款后，完成预付款商品流程。6. 首营资料收集：对于首次合作的供应商

2、及首次购进的产品需向供应商索要首营资料，（见附表3首营企业所需资质目录）；对收集的首营企业资料进行一个初审；并及时填写首营企业表（见附表4）及首营品种表（见附表5）；在ERP系统中新增首营单位；对新增的单位进行审核；通知质管部审核。7. 跟踪到货商品：A.与供应商确定收货人、收货地址、联系电话、到货时间等，如需自行提货的，首先通知行政部门提货，填写提货用车通知单（见附表6）。B.计划订单必须跟踪订单，进行进货控制。在下达完订单后，采购员要对货物进行实时跟踪，确保按时到货，一旦出现问题，及时采取必要的行动措施。C.货品到库后由仓储部接收、检验货物、入库。到货后，采购员要督促质检人员验收入库，以确

3、保货物的质量、数量与订购要求相吻合。必要时确定货物的破损情况，之后，通知结算部门在结款时扣除相应货款。D.通知销售部内勤办理相应的出库手续。二、近效期入滞销商品(如图表采购内勤将回复意见存档，并监督尽快完成销售1.对于近效期商品（有效期在半年之内的），应及时整理出近效期报表（见附表7），报总经理审阅，报销售部催销，催销不成的及时联系供应商做退换货处理，使公司损失降到最底。2.对于3个月未出库产品，及时整理出积压商品报表（见附表8），报总经理审阅，报销售部催销，催销不成的及时联系供应商做退换货处理。三、退换货商品（如图表）将药品进退出通知单以传真形式通知库房负责退货人员，要求在传真件上标明退货商

4、品处理办法。根据药品进退出通知单，在系统中完成商品退出程序。根据原进货计划单中各项要求，编写药品进退出通知单，一式4联，部门经理签字后将1.2.3联转交业务部，第4联留存。须带回商品，将品种明细单交给后勤保障部经理，由后勤送货人员带回采购部，采购专员负责通知供货商取货。直接将所退商品退给供货商。厂家兑帐时应提供退货单进行冲票。四、对帐结款1. 收取、核对发票，划拨货款。结算部门对采购订单、收货报告、发票、支付货款进行结算。需要采购员与结算部门的实时沟通，以确保整个采购过程无误。（如图表）接到发票的两个工作日内将发票交至财务并签字确认五、维护、更新厂家及产品资料根据质量管理部门提供信息数据，向各

5、供应商催要企业资质及产品资质。基本资料维护部门基础资料部门客户维护部门客户维护注：在所有企业信息中区分出哪些是供应商，哪些是客户，分别为标记，同时标记供应商禁销，客户禁入。六、建立供应商档案表以内蒙古自治区中标目录为基础数据，联系各生产企业及代理商，确定产品货源及报价，完善供应商档案表（见附表9）。ERP系统操作程序一、新增供应商及商品信息1新增通用名公共基础资料新增通用名称填写完全（红字部分）提交2新增业务单位公共基础资料单位资料管理新增业务单位填写完全提交质管审核（若有误退回在草拟单位列表中查找并更正后提交）注：A.直接从生产企业采购，应先生产企业及供应客户两项；B.从经营企业采购，只选供

6、应客户一项C.新增商品信息公共基础资料商品资料管理新增商品信息在通用名称一栏填写助记码（回车）分别填写规格、计量单位生产厂家填写助记码选中目标企业（回车）厂家产地栏与生产厂家统一选择仓储类别（一般为阴凉存储）选择商品税率填写注册商标（外包装有文字可直接录入，若是图标可直接注明“图标”）填写商品件装规格填写商品生产批文保存提交质管审核（若有误退回在草拟商品列表中查找并更正后提交）二、编制订单、审核及终止1. 编制订单切换到商品所在部门采购管理体系采购订单管理编制非计划订单往来单位填写助记码选中目标企业商品编码填写助记码或商品编号（回车）输入入库数量及单价保存提交2.订单审核A.采购管理体系采购订

7、单管理采购订单审核核对数量及单价无误保存提交B.采购管理体系采购订单管理采购订单审核核对数量及单价有误退回草拟采购订单填写正确数量或单价保存提交再次进入订单审核（步骤同上）3.订单终止有以下几种情况会终止订单：A.订单审核后发现数量、单价或供应客户有误，在未入库之前可终止B.订单完成但供应客户未送货（每月月底整理后集中终止）C.送货数量与订单数量不符，单据显现未完成，在入库后可终止（每月月底整理后集中终止）。操作过程：采购管理体系采购订单管理采购订单终止选中需要终止的单据双击打开保存终止三、商品调价及退货1.系统调价一般在采购订单单价有误且已入库的情况下可以用到此系统切换到商品所在部门采购管理

8、体系采购项目调整采购商品调价流水号栏填写需要调价单据的流水号调价栏填写实际价格与已录入价格的差价（回车）采购底价调价填写差价（回车）确定2.调价审核A、采购管理体系采购项目调整采购调价审核采核对无误保存提交B、采购管理体系采购项目调整采购调价审核核对有误退回草拟采购调价填写正确单价保存提交再次进入调价审核（步骤同上）3.购进退货切换到商品所在部门采购管理体系采购项目调整采购商品退货往来单位填写助记码选中目标企业商品编码填写助记码或商品编号（回车）输入入库退货及单价保存提交4.退货审核A、采购管理体系采购项目调整采购退货审核核对无误保存提交B、采购管理体系采购项目调整采购退货审核核对有误退回草拟

9、退货单据更正错误信息保存提交再次进入采购退货审核（步骤同上）三、系统销帐1发票收取：业务帐务处理发票管理采购发票收取选定日期段，填写供应商助记码回车核对系统内品种及实际税票明细中的数量，单价并逐笔进行勾兑选择发票类型填写发票代码、发票号码、发票日期、发票金额及发票税金核对无误保存2发票收取审核：业务帐务处理发票管理审核由经理或相当负责人根据票面信息核对无误后提交（核对有误退回，重新勾兑后再次审核）3应付帐款勾兑：业务帐务处理应收应付应付帐款勾兑填写供应商助记码回车勾选已付款品种核对无误保存4应付勾兑审核：业务帐务处理应收应付应付勾兑审核由经理或相当负责人根据票面信息核对无误后提交（核对有误退回

10、，重新勾兑后再次审核）（附表1）采购商品联络单日期序号产品名称商品名剂型规格包装生产企业中标价采购量建议采购实收采购数量采购情况说明到货情况其他情况说明确认人及时间是否采购确认人及确认时间其他情况(附表2鄂尔多斯市明智达医药公司现款采购订单订货日期 年 月 日序号药品名称规格单位订货数量供货单位名称备注1234采购员采购经理意见总经理意见（附表3）供货方资料所取目录一、生产企业：供货单位品种1企业品种授权书1生产批件2法人委托书（销售品种、地域、期限、销售人员身份证、法人印章）2质量标准3推销员身份证3商标注册证4推销员推销证书或上岗证4省检报告5质量保证协议5物价6生产许可证6包装、标签、说

11、明书药监局备案7营业执照（当年年检章）7样品8GMP证书9组织机构代码证10税务登记证11供货方调查表或质量体系调查表以上资料加盖企业原印张（不能有两个红章）二、经营企业供货单位品种1法人委托书（销售品种、地域、期限、销售人员身份证、法人印章）1药品生产许可证2 2营业执照（当年年检章）3推销员身份证3GMP证书4推销员推销证书或上岗证4组织机构代码证5质量保证协议5税务登记证6经营许可证6生产批件7营业执照（当年年检章）7质量标准8GSP证书8商标注册证9组织机构代码证9省检报告10税务登记证10物价11供货方调查表或质量保证体系调查表11包装、标签、说明书药监局备案12样品以上资料加盖企业

12、原印张（不能有两个红章）外阜（附表4）首次经营企业审批表文件编号：企业名称注册地址法人代表质量负责人联系电话营业执照有效期至认证证书号许可证号有效期至认证期至生产或经营范围主供品种：被委托人联系电话身份证号授权委托书质保协议申请原因因业务需要，需与该企业发生业务关系，经审核：其次资料齐全，资质合格签名： 年 月 日采购部门审核意见签名： 年 月 日质管部门审核意见签名： 年 月 日（附表5）首次经营品种审批表文件编号：JL-008/01通用名称商品名称剂型批准文号件装规格质量标准检验报告效期储存条件质量负责人认证证书号生产厂家业务联系人联系电话药品标签、包装、说明书情况药品标签：无，包装：有盒，说明书：有原件申请原因因业务需要，需采购此品种，经审核：其次资料齐全，资质合格签名： 年 月 日采购部门审核意见签名： 年 月 日质管部门审核意见签名： 年 月 日主管领导审核意见签名： 年 月 日（附表6）鄂尔多斯市明智达医药公司提货用车通知单用车单位：申请人签字申请时间提（送）货名称数量提货地点要求提