知识产权档案管理要点培训教案

1、中船重工2021知识产权档案管理要点集中统一管理 集中统一管理是档案管理的根本原那么 船重办2021611号： “各成员单位知识产权档案管理工作必须严格遵守国家和集团公司保密规定和档案管理规定 ，对本单位的知识产权档案实行统一管理，由档案部门集中保管，任何个人不得据为己有或分散保管。 集中统一管理 对知识产权档案实行集中统一管理，是为了切实保证知识产权档案的实体平安、信息平安和有效利用 集中统一管理 船重办2021611号文件要求，把“知识产权文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作要纳入知识产权工作程序。 切实保证知识产权档案的实体平安和信息平安。 集中统一管理 防止文件散失 保证知识产权

2、档案信息完整与平安 形成完整的档案信息管理系统 实现档案标准化管理知识产权法律法规特点 程序法 由多个法律部门管理 专利 专利局 商标 工商局 著作权 版权局 商业秘密 工商局 做好收集工作 纲举目张，收集工作是档案管理的源头 “知识产权文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作要纳入知识产权工作程序。 “ 知识产权管理部门或知识产权形成部门负责知识产权文件的收集、整理、归档工作。特别是涉及到专利、商标、商业秘密等方面档案要认真做好收集工作，并指定专人负责保管。档案部门负责知识产权档案的接收、保管、提供利用工作。 实现知识产权档案管理制度化 各单位档案管理部门应制订本单位知识产权档案管理制度，

3、将责任落实到相关人员的业务活动中，加强对知识产权档案的收集和统一管理。 把知识产权档案管理融入知识产权管理活动，纳入知识产权工作考核指标体系与验收工作中，与知识产权工作同规划、同部署、同考核、同验收、同开展。保持知识产权档案特点 掌握知识产权文件形成规律 区分不同性质的知识产权文件 管理性文件 知识产权专业文件 专门档案 会计档案 审计档案 教学档案知识产权档案的连续性特点 专利 创造专利 20年 实用新型 10年 外观设计 10年 商标 注册商标 每10年进行续展知识产权档案定义 船重办2021611号文件的第二条 “集团公司知识产权档案是指集团公司和成员单位围绕知识产权创造、运用、保护和管

4、理等知识产权工作活动中直接形成的具有查考利用价值，并归档保存的各种载体文件资料 知识产权档案定义 知识产权档案法律性凭证的定义 “企业有关单位在进行知识产权权利的取得、使用以及依法维护其知识产权合法权益过程中直接形成的法律性文件材料。包括企业在专利权、商标权和企业著作权及其邻接权等活动过程中形成的法律性文件材料、以及在反不正当竞争过程中形成的法律性文件材料。 知识产权档案类型知识产权反不正当竞争著作权及邻接权工业产权专利权商标权著作权邻接权发明专利实用新型专利外观设计专利注册商标非注册商标分类 档案分类 档案/分类/中船重工集团讲义4. 什么是档案分类？ 根据?中船重工集团档案分类大纲及编号规

5、那么?中的规定确定归档文件的一级类目、二级类目、三级类目，实现归档文件向同一类目集中的过程。分类的意义 分类是档案管理的核心问题 档案/分类/中船重工集团讲义26. 分类是档案管理的核心问题 分门别类，实现有序化分类 某航天技术研究院的知识产权档案分类方案 列入科研档案 2 知识产权 2.1 知识产权创造活动中产生的文件资料 2.2 知识产权申请审批和登记过程中产生的文件资料 2.3 知识产权转化过程中产生的文件资料 2.4 知识产权保护维权过程中产生的文件资料 2.5 知识产权宏观管理中产生的文件资料分类 3 成果 专利 3.2 商标委托代理书 注册申请书 商标图样 商标注册登记证明书 续展

6、证明等 2034?专利文件管理规定? 出版物档案分类 D4 科技管理设计、工艺、科研、技术改造、技术引进、技术措施、合理化建议、成果专利“四新推广等技术管理方面的方案、总结、报告、规定、通知、请示与批复分类 C5 专利 证书 商标 C51 营业执照营业执照及其申办过程中形成的文件材料 C52 专利商标专利、商标申报、设计过程中形成的文件材料 C53 资质证书各类资质证书申办过程中形成的文件材料分类 由于“C52专利商标中包含有专利档案、商标档案两个内容，不便于整理与组卷； 可以进一步把C52这个三级类目再予以细分，分别划分为C521专利档案、C522商标档案两个四级类目，并按照规定向集团公司进

7、行备案。分类 C521 专利档案 主要收集企业在专利申请、专利审查、专利权的授权及其维持、专利权的使用包括自己企业使用、许可其他人使用、专利权转让等等、专利权保护等方面形成的专业活动文件。分类 C522 商标档案 主要收集企业在进行商标注册、商标审查、注册商标及其续展、注册商标的使用企业自行使用、许可其他人使用、转让等等、在进行商标权保护著名商标认定、制止侵犯企业商标权等方面形成的文件材料。分类 著作权档案细分为C523 商业秘密档案细分为 C524 应当在达成一致的前提下报集团公司备案。分类 著作权档案 主要收集企业在著作权及其邻接权的取得、使用、转让、许可、制止侵犯企业著作权等方面的文件材

8、料。在企业中比较常见的计算机软件保护也可以划分在这一局部保存比较适当。分类 商业秘密档案 主要收集企业在保护自己未公开的商业秘密、制止其他人侵犯自己企业所拥有的专利权、商标权和著作权过程中形成的文件材料。同时也包括企业在制止其他人侵犯自己的企业标识、宣传材料以及其他相关活动中形成的文件材料等等。整理 组卷 可以执行 22 归档文件整理规那么 按照“一案一卷的方式来组卷。就是按照知识产权活动的阶段性即程序性特征特征，把属于同一个知识产权活动过程形成的文件，不管其形成时间、形成部门，都集中在同一个案卷中进行保管。如在申请注册商标过程中形成的商标注册文件、在10年以后形成的注册商标续展文件纳入一卷进

9、行管理，依此类推。 归档要求 归档文件材料应当是具备法律效力的文件原件 知识产权电子文件材料的收集与归档按国家有关标准执行 纸、用笔、粘贴、装订等都必须符合档案保护的要求 归档时间 专利文件材料应按专利审查阶段收集归档，即：专利申请文件在收到受理通知书后、审查过程中收到审查文件后及收到授权通知书、专利证书或其他专利审查文件后一个月内收集归档。归档时间 商标注册文件材料应按照商标注册阶段收集归档，即：注册商标文件在取得商标注册申请文件、公开文件、注册商标证书后或其他审查文件后一个月内收集归档。 注册商标续展文件在办理完成续展后一个月内办理归档。归档时间 著作权文件材料应在作品创作完成之日起或著作

10、权登记完成之日起一个月内归档。 商业秘密文件材料应按照相关类别文件材料归档时间及时归档。 集成电路布置图和设计文件材料在集成电路布置图设计登记之日起，一个月内即办理归档。档号 专利档案的档号构成例如： C521 11 P档号 C521表示为专利档案； 第一个分节号后的1表示为创造专利2表示实用新型专利、3表示外观设计专利； 第二个分节号后的1表示为创造专利的第一卷，为案卷顺序号案卷流水号； 也可以以受理号专利号表示，由于受理号专利号中已包含专利类型代码，第一个分节号可以省略，这样，档号就成为C521200410089139.4。档号 特别代码 特别代码放在案卷顺序号后 P 表示该创造专利提交了

11、申请 G 表示该创造为国防专利 O 表示该专利向欧盟专利局提交了申请 M 表示提交了马德里国际商标注册申请专利档案 专利文件实际上是一种法律文件，一方面，专利的申请、审查、驳回或授权、宣告无效等活动，都是在?专利法?、?专利法实施细那么?等法律、法规的标准下进行的，各种专利文件的格式、递交或送达程序、转让等，都要按法定的程序进行，专利文件的收集、整理应当与这些规定保持一致。 专利档案 时间跨度大是专利档案的收集整理过程中必须注意的重大特点，如我国专利法规规定，实用新型和外观设计的专利保护期自申请日起10年，创造专利那么达20年，因此，只有制定详细的收集、整理程序，才能保证专利档案长久保存过程的

12、一致性。专利档案 只有创造专利可以申请国防专利； 以国防专利形式申请的专利文件都具有一定的保密要求，不仅国防专利文件的公开受到明显限制，其保管、利用都要按照保密条例办理； 申请国防专利必须由具备相应资质的专利代理机构办理。专利档案 国防科技专利档案管理的特点： 国防专利的审查、保护时间比较长，自申请日起为20年； 国防专利档案的案卷目录、案卷封面，应当有明确密级标识，利用国防专利档案要按照利用保密档案的方式进行审核、登记； 国防专利代理协议应当收集归档。专利档案 专利档案的阶段性特征 准备阶段 专利申请阶段 专利审查阶段 授权与维持阶段专利档案 费用收据 在专利的申请、审查、授权登记、维持过程

13、中，一直会发生各种费用，如申请费、代理费、登记费、变更费、年费等，这些费用收据本身就是十分重要的凭证，一定要注意收集与整理。专利档案 费用收据如要以会计凭证保存在会计档案时，可以用复印件注明会计档案的互见号后归卷保存 专利档案 归档专利文件应按照专利名称进行整理、组织保管单位 归档专利文件可以装订成册或以单份文件保存。 采用装订方式时，可按照专利的阶段性进行 采用不装订方式时，可按照专利文件的审查过程对每份文件予以标识，具有关联性质的文件可作为一份文件进行标识专利档案 公开专利申请的专利公报 专利证书及副本专利档案 案卷封面应标示出案卷名称、保管期限、档号、形成单位、设计人、密级等工程。 应按

14、照归档时间排列卷内归档专利文件顺序，填写卷内文件目录。具有关联性质的文件以第一份文件作为全部文件的形成时间。 归档专利文件可以保持原有页号的，保持原有页号不再重新编写页号；不能保持原有页号的应当重新编写页号。专利档案 专利档案应当由档案室统一保管，按照档号序列依次排架 在保管单位中留出适当空间，以便于后续归档专利文件继续排架 采用电子文件归档时，应将文件刻录成光盘后与纸制文件一同归档商标档案 我国关于商标管理的法律法规规定，我国的商标注册实行自愿注册和强制注册共同实行的方式，注册商标的申请、使用都有严格的限制 同时非注册商标也受法律保护，因此，不仅要收集注册商标档案，同时也应收集非注册商标档案

15、归档商标档案 商标档案应注意保持其齐全、完整，由于商标注册后，只要按规定时间目前商标法规定的续展期限为10年予以登记续展，实际上可以无限期保持下去，商标档案的整理、组卷、保管应当符合这个特点商标档案 在收集、整理商标档案过程中，不仅应当收集商标注册及批准等文件，还应当把实际使用中形成的物品如带有该注册商标的说明书、产品包装等上面的商标图案也都收集、归档，这是与专利档案的又一个区别之处。 版权档案 著作权及邻接权 出版物 设计图 集成电路设计图 计算机软件 版权档案 在国防科工委发布的2007161号文件中，提到了有关保护建筑设计知识产权的问题。 建筑作品的著作权保护，重点是建筑设计图 模型 版

16、权档案 出版物档案，包括单位拥有版权的教材、讲义、文章、论文集、报纸、期刊、图片等公开出版或者内部出版的出版物 工程技术著作档案，包括具有知识产权特点的产品设计图、建筑物或构筑物设计图、模型、重要的产品说明书、宣传文稿、产品图册、技术手册等方面的文件 声像档案，包括单位拥有知识产权的照片、录音、录像制品等 计算机软件档案，包括归档计算机软件设计文件，包括设计书、元数据、软件登记文件等 集成电路档案包括归档的集成电路布图设计文件等 企业标志方面的文件。包括企业识别标志、企业形象宣传、企业产品宣传等方面的文件版权档案 著作权档案的收集 单位出版的各种研究报告、论文、著作、会议文件汇编、企业内部报刊等 各种活动中形成的照片、