文秘管理与应用写作复习材料

1、-1 - / 28文秘管理与应用写作 期末复习资料一、填空题1 1、主旨、材料、结构和语言是一切文章的构成要素。2 2、 国务院 20002000 年 8 8 月 2424 日发布的国家行政机关公文处理办法 列出的十三类公文为：命令（令）; 决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；（11）意见；（12）函；（13）会议 纪要。3 3、 公文的具体功用主要体现在以下几个方面：颁布法规、传达指示；反映情况、请示工作联系工 作、商洽公务；宣传教育；依据凭证。4 4、从不同的角度，依照不同的标准，可对公文进行不同的分类，比如，按照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为 上行文、平行文和下

2、行文三种；按照紧急程度的不同，可将公文分为紧急公文和普通公文两类，紧急公文还分 特急和急件两类；按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要的普通公文和有保密要求的保密文件；按照保密的不同，还可以将有保密文件为秘密文件、内部文件和公布文件三种；按照秘密等级的不同，还可以将有保密要求的文件为绝密文件、机密文件和秘密文件三种；按其具体职能的不同，可将公文分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、联系性公文和实录性公文；按照来源的不同，还可以将文件为收文件、发文件和内部文件三种。5 5、中共中央办公厅 19961996 年 5 5 月 3 3 日发布的中国共产党机关公文处理条例列出的十四类

3、党的机关常用的公文为：决议；决定；指示意见；通知；通报；公报；报告；请示；批复；（11）条例；（12）规定；3函；圍会议纪要。6 6、公文主要具有以下特点： 法定；政策；实用；时效；规范。7 7、 人们一般惯于把一份公文划分为三大块，即眉首部分、主体部分和版记部分。眉首部分又称文头部分，通常是由（公文份数序号、秘密等级）和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发诸要素构成的；主体部分又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注 等项目构成的；版记部分又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间诸要素构成的。8 8、公文的发文字

4、号是由 发文机关代字、年份人和序号三个要素构成的。9 9、发文机关名称、发文事由和公文种类 是构成公文标题的三个基本要素。1010、 在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。1111、 公文正文结尾的写法多种多样，比较常用的有：归结式；2）说明式；（3）申明式：祈请式；期望 式。1212、 一份公文的制发过程，一般应当经过以下几个程序：拟稿；审核；签发；复核；缮印； 用印；（7）登记、分发。1313、 公文正文的开头方式有许多种，常见的有：目的式：根据式：缘由式。1414、对重要事项或者重大行动作出安排， 奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项, 要用决

5、定。1515、 向国内外宣布重要事项或者法定事项，要用公告； 公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项， 要 用通告。-2 - / 281616、 批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，要用通知。1717、 按其内容和功用的不同，可将常用的通知分为以下几种：批示性通知、指示性通知、告知性通 知、任免性通知。1818、 表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，要用通报。1919、 按其具体用途和内容的不同，可将通报分为三类：表彰性通报；批评性通报；情况性通报。2020、 撰写通报，主要应当注意以下几点： 情况要准确

6、；态度要明确；事例要典型；发布要及时。2121、 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，可用 报告。2222、 。从不同的角度，可对报告进行不同的分类。比如，按其性质和内容的不同，可将报告分为：综合报告和专题报告两类。按其行文的直接目的的不同，可将报告分为：呈报性报告 和呈转性报告两种。2323、向上级机关请求指示、批准，要用 请示。2424、 报告与请示的区别主要体现为： 具体功不同，内容含量不同，行文时机不同2525、 按照请示内容和请示目的不同，可将请示分为：请示指示的请示 和请示批准的请示 两类。2626、 不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事

7、项，要用函。2727、 按行文方向的不同划分，可将函分为：去函和复函；按内容的不同划分，可将函分为： 知照函、催办 函、邀请函，即常用的函为：商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函等几种。2828、 记载和传达会议情况和议定事项，要用会议纪要。2929、 按照内容和功用的不同，可将常见的会议纪要分为三类：指示性会议纪要； 通报性会议纪要；消息性会议纪要。按照会议性质的不同，可将会议纪要会为两类：日常行政工作会议纪要 和 大型专题工作会议纪要。3030、会议纪要所应具备的两大特点是： 纪实性、提要性。3131、 计划的种类很多，而且从不同的角度可以对其进行不同的分类。比如，按内容划分：生产计划、

8、 建 设计划、工作计划、科研计划、教学计划、学习计划等；按范围划分：全国计划、地区计划、部门计划、 单位计划、班组计划、个人计划等；按时间划分： 长期计划、中期计划、短期计划，短期计划又分年度 计划、季度计划、月份计划等；按性质划分：综合性计划、专题计划：按形式划分：条文式计划、表 格式计划、条文和表格配合使用的计划，大单位的计划或时限较长的计划，则往往以文件的形式制订。3232、 事务文书的特点主要体现在以下几个方面：对象比较具体；格式比较固定；写法比较实际；时限比较 紧迫。3333、 调查报告的特点主要体现为 真实性；针对性；典型性。3434、 调查方式很多，常用的有三种：开会调查；采访：

9、问卷。3535、 非普遍调查常用的方法有： 重点调查、典型调查、抽样调查。3636、 计划通常是由标题、正文、落款几个部分构成的。3737、 计划的正文部分一般包括 基本情况、目的与要求、步骤与作法、结语等几个方面的内容。3838、 从不同的角度，可将总结计划为不同的类别，比较常用的分类是按其性质和内容的不同，将总结分为 综合性总-3 - / 28结和专题性总结两类。3939、总结一般是由三个部分构成的，即 标题、正文和落款。4040、 总结的正文通常是由 前言、主体和结语。4141、 述职报告通常是由 标题、署名和正文几个部分构成。4242、 常见的法规与规章主要有以下几种：章程；条例；规定

10、；办法；守则。4343、 比较常见的公关文书主要有 函电类和致词类两大类别。4444、 函电类公关书主要包括 贺电和贺信、唁电和唁函、请柬和聘书、慰问电和慰问信、邀请电和邀请信、 感谢信和表扬信以及求职信和推荐信、介绍信和证明信等。4545、 章程一般包括标题、签署、正文等几个部分。4646、 同章程一样，条例、规定常也是由标题、签署、正文等几个部分；办法通常由 标题、正文、落款等几 个部分；守则通常由 标题、正文、日期等几个部分。4747、 致词类公关文书则包括 欢迎词和欢送词、祝酒词和答谢词、开幕词和闭幕词、追悼词等。4848、 目的明确、格式规范、用语得体，是公关文书应当具备的几个最为突

11、出的特点4949、 贺电和贺信通常包括： 标题、称谓、正文、祝颂语、落款几个部分。5050、 请柬一般是由 封面和内文两个部分组成的。5151、 按照使用场合和内容的不同，可将慰问信分为两类：一类是表示安慰的，一类是表示问候的。5252、 经济新闻的特点主要体现在 真、新、精几个方面。5353、 新闻一般是由 标题、导语、主体、结尾和背景五个部分组成的。5454、 新闻的标题主要有 单行标题、双行标题、三行标题三种。5555、 新闻的三行标题是由 引题、正题、副题组合而成的标题。5656、 新闻的开头部分通常被称作 导语。5757、 新闻导语的写法有许多种，常用的有以下几种：叙述式；描写式；提

12、问式；评述式。5858、 撰写经济消息，必须依循以下要求：事实要准确：导向要正确；报道要及时。5959、 产品说明书的作用主要体现在以下几个方面：指导消费、传播知识、宣传企业。6060、 产品说明书的特点主要体现为：内容的科学性、表述的 通俗性、层次的 条理性。6161、 从总体上看，产品说明书一般由 标题、正文、尾部几个部分构成的。6262、撰写产品说明书，必须注意以下两点：要有 责任意识；要有 大众意识6363、 经济活动分析报告的种类很多，根据不同的分类标准，可以将其划分为不同的类别，譬如，按其内容广度和分析目的的不同，可将经济活动分析报告归入综合分析报告和专题分析报告两大类。6464、

13、 经济活动分析报告的功能主要包括：诊断功能；建议功能；反馈功能；预测功能。6565、 经济活动分析报告的标题主要有两种：完整式标题； 简要式标题。6666、 经济活动分析报告的正文通常包括：前言、情况、分析、意见或建议等几个部分的内容。6767、 经济活动分析的方法有很多种，常用的有对比分析法、因素分析法、动态分析法-4 - / 286868、 可行性研究报告一般是由 标题、正文、附件几个部分组成的。6969、 可行性研究报告的标题大都包括 单位名称、项目名称、文种名称等几项内容。7070、 可行性研究报告的正文通常包括 前言、主体、结论三个部分。7171、 合同的特点主要体现为： 合法性；合

14、意性；平等性；规范性。7272、 从不同的角度，可将合同划分为不同的种类，比如，按时间划分，有长期合同、中期合同、短期合同；按表达形式划分，有 书面形式合同 和口头形式合同）；按书面格式划分，有 条款式合同和表 格式合同：而目前用得最多的分类方法是按业务性质和内容的不同，有：买卖合同、供用电（水、气、热力）合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技 术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同；这 1515 类比较常用也比较典型的合同在合同法中有明确的名称，因而被称为有名合同，其他在合同法没有明确名称的合同，则被称为无名合同。另外，按其生

15、效方式的不同，有 诺成型合同 和实践型合同：按其履行条件的不同，有 有偿 合同 和 无偿合同；（7）按其作用的不同，有 主合同 和从合同；按照对其订立形式是否有特定的要求， 有要式合同和不要式合同。7373、 合同一般包括以下几个部分： 标题；当事人名称：合同编号与签订地点、时间；正文；落 款。7474、 无论哪一类合同，都应写入以下几项基本条款：标的；数量和质量；价款或者报酬；履行的 期限、地点和方式；违约责任；解决争议。7575、 民事起诉状通常是由 首部、正文和尾部组成的。7676、 民事起诉状的首部主要包括 标题和当事人的 基本情况两个项目。7777、 民事起诉状的正文主要包括 诉讼请

16、求、事实与理由、证据等三个方面的内容。7878、 民事答辩状是由 首部、正文和尾部组成。7979、 民事答辩状的首部主要包括 标题、当事人的 基本情况和案由等项目。8080、 民事答辩状应当具有针对性、反驳性8181、 刑事自诉状是由 首部、正文和尾部几个部分组成。8282、 刑事自诉状的首部包括 标题和当事人的 基本情况两个项目。-5 - / 288383、 刑事自诉状的正文主要包括以下内容：案由和诉讼请求；事实与理由；证人的姓名和住址及其 他证据的名称、来源。8484、刑事答辩状是由 首部、正文和尾部几个部分组成。8585、刑事答辩状的首部包括 标题、当事人的基本情况、案由等项目。8686

17、、行政起诉状由 首部、正文和尾部几个部分组成。8787、 行政起诉状的正文要包括： 诉讼请求、事实与理由、证据等内容。8888、行政答辩状由 首部、正文和尾部几个部分组成。8989、 行政答辩状的首部包括 标题、当事人的基本情况、案由等项目。9090、条据是便条和字据的合称。9191、 启事的种类很多，按其用途和内容的不同，可将启事分为三类：一是征招类启事；二是寻觅类启事； 三是声明类启事。9292、启事通常是由 标题、正文和落款三个部分组成。9494、传统的书信是由 内文和封套两个部分组成的。9393、 按其用途的不同，可以将书信分为两大类：一类是专用书信，二类是一般书信。9595、书信的内

18、文俗称内瓢，主要包括 称谓、问候语、正文、祝颂语和落款等几个部分。9696、 检索工具是指各类以提供资料线索为主的检索必工具书，人们常用的检索工具主要有目录、索引和文 摘等几种。9797、检索文献资料的方法主要有三种： 常用法；追溯法；循环法。9898、 文献的阅读方式主要有： 略读、细读、精读等几种，此外、为了提高阅读的效率，还应当学会速读。9999、 按照记录内容和记录方式的不同，可以将笔记划分为不同的种类，常用的笔记有以下几类：摘录笔记、摘要笔记、提要笔记、提纲笔记；心得笔记；索引笔记。二、名词解释（红字可重点复习）1 1 公文：狭义的公文即法定公文，专指国务院 20002000 年 8

19、 8 月 2424 日发布的国家行政机关公文处理办法列 出的 1313 类公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、是指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等。是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等。是指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见5 5、 发文字号：简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。6 6、 主送机关：是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关。7 7、 公文主题词：是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。

20、8 8、 签发：是发文机关的领导人经过审核，在同意发出的公文文稿上签发的步骤。9 9、 事务文书：狭义的事务文书是指法定公文和专用文书之外的公务文书，是公务文书的一大类别。会议纪要。2 2、 上行文3 3、 平行文4 4、 下行文-6 - / 281010、调查报告：是对某一个事件或某一个问题，进行深入、细致的调查研究之后所写出的真实地反映情况 的书面报告。1111、 计划：是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书 面化、条理化和具体化的一种文书。1212、 工作计划：是对某一单位或部门某一时期内的工作作出打算和安排的文书。1313、 工作总结：是事后

21、对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的 经验和教训加以回顾和分析，以为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。1414、 讲话稿：指用于公务活动的讲话稿，是指领导同志在各种会议上或利用广播电视等宣传工具发表讲话 时所用的书面材料。1515、 述职报告：是指国家工作人员（目前主要为领导干部） 就某一个阶段的任职情况， 向有关部门及领导、 群众作出全面说明的一种文字材料。1616、 章程：是党派或团体等组织，用于规定自身的性质、宗旨、组织机构、活动形式和行动准则等内部事 务的一种文书。1717、 条例：是对某一方面的工作或某一重大事项的处理方式及某一组织的宗旨、任

22、务及其成员的职责权限 等作出规定的指令性文书1818、 规定：是针对某一事项或活动提出要求， 并制定相应的措施，要求有关部门人员贯彻执行的一种文书。1919、 办法：是有关机关或部门根据党和国家的方针、政策及有关法规、条例，就某一方面的工作或问题提 出具体做法和要求的文件2020、 守则：是某一单位、部门或属于某一社会群体的成员所共同依循的行为准则，是用以规范人们的行为 方式的文书。2121、 公关文书：就是在公关活动中形成和使用的文书。公关是公共关系的简称，主要是指一个社会组织或 一个人通过与公众进行有效的信息交流或其他交往活动，树立良好的公众形象，赢得公众的信任和支持， 从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。2222、 法规与规章：是指国家机关及其业务主管部门、企事业单位、社会团体或其他组织机构所编制的，反 映在一定的范围内要求有关人员共同遵守的规定的实用文书。2323、 规章制度：是党和国家的方针、政策的具体化，具有法规的效力；她对人们的行为具有知道和约束作 用，是人们的行动准则和依据。2424、 求职信：又称自荐信，是求职者向用