城市建设重点工程档案管理分析论文

1、城市建设重点工程档案管理分析论文1 城市建设重点工程的主要特征及其档案的特点1.1 城市建设重点工程的主要特征一般来说，城市建设重点工程是指列入了各级政府进展规划，已取得各级政府方案、财政等管理部门批准、方案重点投资的、甚至政府部门直接参与建设、管理的城市建设工程。这类工程的明显特征是：（1）投资大，且多以国家投资为主。如市政道路桥梁工程、公用事业工程等。（2）工期长，工期要求精确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点工程要求在某个具体的重大大事或重大节日前需完工。（3）参建单位多，涉及部门广。以市政道路工程为例，仅地下管线就包含给水、排水、电力、通讯、燃气、

2、热力、电视光缆等，地面工程包括路基、路面、绿化、亮化等专业工程。（4）备受各级政府领导高度重视，有的甚至是领导亲自“挂帅”。由于很多重点工程属于政府领导的“形象工程”、“政绩工程”、“献礼工程”或为老百姓办的“实事工程”，重点工程的建设对推动当地经济进展具有格外重要的现实意义。如株洲市快速环道（中环大道）工程，它既是株洲市重点工程，也是湖南省重点工程，1999年就列入国家财政预算专项资金项目笼子。它由“五路三立交二大桥”组成，全长32.79km,于1999年10月动工，2021年11月竣工，总投资23.8亿元，参建单位多达四十多家，涉及建设、设计、监理及道路、桥梁、管线、绿化、附属工程施工等众

3、多单位，建成后对株洲的经济进展乃至长株潭经济一体化起着巨大的推动作用。（5）投资主体呈多元化趋势。重点工程建设在连续保持国家投资、地方财政投资快速增长的同时，还吸引了大量的外来资金和民营资金参与。如株洲市红港大桥（湘江五桥）工程就接受B0T建设模式，株洲市荷塘区新塘东路的建设接受储备土地融资方式。1.2 城市建设重点工程档案的特点城市建设重点工程档案是一条重要信息链，贯穿工程项目的提出、调研、可行性争辩、评估决策、勘测设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映，对工程建设具有很强的现实指导作用，是项目日后维护、管理等工作的重要依据。它具有以下几个特点：（1）档案数量多、载

4、体多样、保存价值高。（2）涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就影响档案材料的完整性。（3）形成时间长。由于重点工程建设工期长，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。（4）门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。如涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、建设施工、设备、管道安装等不同专业，是专业技术人员才智和劳动的结晶。2 当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题2.1 档案意识薄弱，管理制度不健全当前，很多参与重点工程建设的单位档案意识薄弱，对工程

5、建设档案工作缺乏应有的重视，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有生疏到重点工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感。特殊是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，而忽视了档案工作，待到工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。这种“秋后算帐”的工作方式，致使工程档案的成套性、精确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该工程档案的利用。另一方面，重点工程档案管理机制不完善，没有形成有效的管理网络。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏协作与沟通，造成资料运行和管理渠道不畅通，

6、档案材料的齐全完整得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作；二是档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全，使得工程建设中人员变动导致人走档走、人走档案无人做的现象消灭，影响了档案工作的质量；三是一些地方档案管理部门针对重点工程档案管理工作虽然制定了规章制度，但在执行上却存在“软”的现象。2.2 档案工作人员业务水平不高在重点工程建设中，档案工作人员一般是新同志多，工程技术人员多，有的甚至临时抽调，身兼数职，没有经过专业培训，缺乏工程档案学问，很难适应重点工程档案管理工作的需要。另一方面，档案管理人员由于缺乏应有的工程技术学问或档案专业学问，文化水平不高，且人员又不固定，造成归档不齐全、案卷

7、质量差、不规范等问题，严峻影响了工程档案归档质量。2.3 档案质量存在较多缺陷很多重点工程在建设期间都是由各级政府职能部门抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，“工程指挥部”缺乏经过培训的特地的档案资料员，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，工程施工过程中产生的档案资料可能得不到足够的重视。所以报送的重点工程档案成套性差，精确性、真实性、完整性不够，普遍存在着材料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不精确、整理不规范、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。这些现象直接导致重点工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依

8、据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。2.4 档案资料移交不准时城市建设重点工程档案往往存在着验收归验收，移交却成了老大难的问题。以株洲市为例，目前，对于一般工程档案的移交有了一套行之有效的、完备的行政程序来制约。从政务中心窗口报建到工程竣工验收，这些环节假如没有城建档案管理部门的认可，就不能最终完成。而对于重点工程，这套程序就难以产生强有力的制约作用。由于重点工程中有很多是地方领导的形象工程、政绩工程或年度实事工程，工程报建与验收手续在领导的批示下，往往可以一简再简，因此给城建档案管理部门收集该类工程档案造成了肯定的困难。有的说只有一套资料，有的说要等审计结果，还有的说要交只有复印

9、件，凡此种种，说白了，就是不情愿将竣工资料移交给城建档案馆。如株洲市体育中心工程，总投资7.1亿元，2021年6月底竣工，至2021年3月底其竣工档案还未移交至市城建档案馆；株洲市河东城区中心段堤防及沿江景观道路工程，总投资1.3亿元，2021年11月底竣工，至2021年3月底其竣工档案尚未移交市城建档案管理部门。3 加强城市建设重点工程档案管理工作的措施3.1 提高生疏，加强领导，完善工程档案工作机制档案行政管理部门与城建档案管理部门要实行多种形式，加大宣扬力度，组织参建单位领导和员工认真学习档案法及有关重点建设项目的法律法规，向工程“挂帅”的地方行政领导宣扬工程档案的重要性，并用典型事例晓

10、之利害关系，不断提高地方领导、参建单位领导及工作人员对重点工程档案工作的思想生疏，促进工程档案系统、完整、精确、规范、准时归档。同时建设单位在工程建设过程中，要建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态中，确保项目档案的完整与齐全。3.2 加强业务指导与培训，寻求工作质的突破城建档案管理部门在猎取重点工程方案支配信息后要主动出击，与建设单位或“重点工程指挥部”取得联系，要依据项目的实际状况制定出操作性较强规章制度，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。在工程建设过程中，经常下工地进行档案资

11、料工作的检查和指导，确保工程档案规范、完整与准时归档。针对工程档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训。一方面挂念一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，把握业务技能，提高业务水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、精确。在这方面工作中，长沙市城建档案馆积累了丰厚的工作阅历。近几年来，该馆已成功开展了九批次长沙地区建筑工程资料员培训工作，培训工程资料员数百名。2000年，该馆以五一路改扩建工程为突破口，快速打开了重点工程档案管理工作的新局面。一是主动介入，得到市级领导的工作支持；二是

12、深化施工单位和工地，对参与施工的23个单位、27个项目进行了77人（次）的业务指导，严把质量关；三是对参建单位提出该项目档案的具体要求，在预验、整改和验收工作中全程跟踪，确保资料完整与准时归档。3.3 实施同步跟踪管理，确保工程档案完整精确城市建设重点工程的主要特征打算了其档案工作必需实行同步跟踪管理，要做好同步跟踪管理必需做好以下几方面工作：一是工程指挥部和各参建单位要建立健全工程档案管理制度，建立档案管理网络，明确工作人员及工作职责；二是运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量；

13、三是档案管理部门要深化施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成状况，要定期或不定期检查，发觉问题准时解决；四是工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有档案管理部门人员参与，同时检查指导工程档案工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分；五是参建单位准时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时“算总帐”。3.4 运用行政监督手段，确保重点工程档案准时归档由于重点工程存在着一些特殊性，通常的行政程序对其难以产生有力的制约，因此，城建档案管理部门要主动介入，把握工作的主动权。一是要经常深化下去，对建设单位、施工单位的工程档案工作进行业务指导、监督和检查，促进重点工程档案各项管理工作的落实，为日后顺当接收竣工档案铺平道路；二是依据相关法律法规和文件要求，与建设单位或工程指挥部签订重点工程竣工档案验收移交协议，规定其在工程竣工时，工程档案必需要有档案管理