公司档案分类方案.docx

1、公司档案分类方案1. 目的为实现XXXX公司(以下简称公司)档案分类、整理、编目、检索的规范化和标 准化，发挥档案信息服务功能，特制定本分类方案。2. 范围axxx公司档案分类方案适用于公司及子公司。重组子公司可根据实际情况, 参照本方案自行制定。3. 依据本分类方案依据下列标准、规范制定(其最新版木亦适用于本规范)：企业档 案工作规范(DA/T42-2009)档号编制规则(DA/T13-1994)科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)归档文件整理规则(DA/T22-2000)审计文件材料立卷归档工作程序(审办发(1991) 158号)会计档案管理 办法(财会字(199

2、8) -32号)照片档案管理规范(GB/T11821-2002)«xxxx公司(集团)档案管理规定4. 定义分类：将档案按其来源、时间、内容和形式等方面的不同，分成若干层次和类别, 构成有机体系的过程。类目：具有共同内容或裁体特征的一组档案的统称，是档案的分类单位。档号：在整理和管理档案的过程中，为了区分档案内容，固定档案排列顺序，以 字符形式赋予档案的一组代码，是存取档案的标记，并有统计监督作用。项目代号：投资项目、基建项目等项目档案的代号。分类号：类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的级别、位置和排列顺序。案卷号/件号：案卷排列的顺序号/文件排列的顺序号。交通公司监审部07高

3、科公司综合部01计划财务部02生产经营部03监察部04项目部05物流公司综合部01计财部02业务发展部03经营管理部04航运管理部05煤炭采购与供应管理部06资本公司综合部01股权管理部02计划财务部03投资部04资产公司综合部01计划财务部02法律事务部03市场管理部04资产管理部05高新公司综合事务部()1人力资源部02业务发展部03财务会计部04风险管理部05党群工作部06投资团队07物业公司综合部01计财部02管理部03一分公司04二分公司05三分公司06上海分公司07XXXX公司档案分类表一级类目二级类目三级类目A文书档案按照文件主办或承办机构名 称设置，详见（机构代码表）B投资项目

4、档案01投资决策类01决策文件02决策支持文件03协议、证照04其他文件02基建管理类01设计文件02招标文件03竣工文件04其他文件« A 、.，02财会、审计文件03经营管理类03安全生产管理文件04技术管理文件 05其他文件04退出类01退出文件 02处置文件Q4会计凭证类02会计账簿关C会计档案03财务报告类04其他类01公司和子公司审计02投资企业审计I）审计档案03经济责任审计04专项审计05其他审计01项目前期又件E基建档案01立项文件02建设用地文件03勘察、测绘、设计文件04招投标文件05合同、协议02项目竣工文件06开工审批文件03监理、04竣工图()3项目竣工验

5、收、决算文件04其他F实物档案01荣誉类02纪念品类03印信类04证照类05其他G照片档案01纸质照片01领导关怀02友好往来03重要会议04企业文化和社会责任05项目建设06重要人物07企业面貌08其他02数码照片同纸质照片档案类目设置H音像档案01音频文件同照片档案类目设置02视频文件同照片档案类目设置XXXX公司单位代码表单位名称单位代码公司00电力公司01煤炭公司02交通公司03高科公司04物流公司05资本公司06资产公司07高新公司08物业公司095, 分类原则以公司及子公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点， 保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。6,

6、 类目设置原则力求有较强的概括性、包容性、稳定性；类目名称准确、简明；既能适用于现有 档案分类的需要，又能为今后的发展留有扩展的余地，同时便于掌握和使用。7. 档号编制原则唯一性原则：档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示 一个编号对象。合理性原则：档号结构必须与档案的分类体系相适应。稳定性原则：档号一经确定，不应随意改变。扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理 效率。8. 类目设置遵循文件形成的逻辑规则，档案类目分为一级类目、二级类目、三级类目，各级 类目之间为上下位类的隶

7、属关系。8.1 一级类目设置和标识依据公司及子公司管理职能，结合档案所记述和反映的内容性质及载体形式，一 级类目分为A文书档案、B投资项目档案、C会计档案、D审计档案、E基建档案、 F实物档案、G照片档案、音像档案。二级及以下类目设置文书档案二级类目按照文件主办或承办机构设置，详见 XXXX公司机构代码表（附1）。投资项A档案二级类R按照项R管理特点结合文件内容和特征设置；三级类目按 照文件内容进行设置。会计档案二级类目按照文件类别设置。审计档案二级类目按照审计类别设置。基建档案二级类目按照项目管理阶段结合文件内容和形成特点设置；三级类目按 照文件内容设置。实物档案二级类n按照实物类别设置。照

8、片档案二级类目按照照片类别设置；三级类目按照内容设置。音像档案二级类目按照文件类别设置；三级类目按照内容设置。8.3详细类目设置见XXXX开发投资公司档案分类表（附2）,各单位可根 据需要增设一级、二级及以下类目。9, 档号构成要素及标识9.1单位代码：公司和子公司档案按单位进行管理，采用单位代码加以区分。各 单位代码设置详见XXXX公司单位代码表（附3） o项目代号：投资项目档案的项目代号由单位代码和项目顺序号组成，用五位阿拉 伯数字表示，前两位代表单位代码，后三位代表项目顺序号，项目顺序号由各子公司 按本单位项目依次排流水号；基建档案的项目代号按基建项目依次排流水号，用两位 阿拉伯数字表示

9、。分类号：用一级类目号和二级类目号及以下类目号组成，一级类目号用大写英文 字母表示，二级类目号及以下类目号由两位阿拉们数字表示。保管期限号：“Y”代表永久，“C”代表30年，“D”代表10年。10. 档号构成方式档号构成方式按照各类档案的自身特点设置。一般由单位代码、年度/项目代号、 分类号、案卷号/件号等组成，用“一 ”分隔；一级、二级及以下类目号之间直接连 接不设分隔。10. 1文书档案档号构成为：单位代码-年度-分类号-保管期限号-件号。示例如下:00-2012-A01-Y-00110.2投资项目档案档号构成为：单位代码-项目代号-分类号案卷号。示例如下:01-01001-B0101-0

10、01项目代号（电力公司第一个项目）单位代码（电力公司）10.3会计档案档号构成为：单位代码-年度-分类号-案卷号。示例如下:00-2012-C01-001单位代码（公司）档号构成为：单位代码-年度-分类号-案卷号。示例如下：00-2012-D01-001案卷号（第一卷）二级类目号（公司和子公司审计）一级类目号（审计档案）年度（2012）单位代码（公司）10.5基建档案档号构成为：单位代码-项目代号-分类号-案卷号。示例如下：00-01-E0101-00110.6实物档案档号构成为：单位代码-年度-分类号-件号。示例如下:00-2012-F01-001件号（第一件）二级类目号（荣誉类）一级类目号

11、（实物档案）年度（2012）单位代码（公司）10.7照片档案档号（照片号）构成为：单位代码-年度-分类号-件号。示例如下：00-2012-G0101-001件号（第一件）三级类目号（领导关怀）二级类目号（纸质照片）一级类目号（照片档案）年度（2012年） 单位代码（公司）10.8音像档案档号构成为：单位代码-年度-分类号-件号。示例如下：00-2012-H0101-001件号（第一件）三级类目号（领导关怀） 二级类目号（音频文件） 一级类目号（音像档案） 年度（2012年）单位代码（公司）附：1.XXXX公司机构代码表2. XXXX公司档案分类表3. XXXX公司单位代码表附1:XXXX公司机构代码表单位名称机构名称机构代码公司办公厅01人力资源部02战略发展部03经营管理部04安全生产管理部05财务会计部06国际业务部07法律事务部08监察部09审计部10信息化管理部11党群工作部12XXXX研究中心13XXXX培训中心14协会