公司基建档案管理规范.docx

1、公司基建档案管理规范1. 目的为规范和加强XXXX公司(以下简称公司) 基建档案管理，确保基建档案的完整、准 确、有效与安全，特制定本规范。2. 范围本规范明确了基建档案的管理要求、管理 职责，规定了基建档案的收集、整理、归 档等业务工作的管理要求。本规范适用于公司及子公司基建档案的管 理。3. 依据本规范依据下列标准、规范制定(其最新 版本亦适用于本规范)：企业档案工作规范(DA/T42-2009)科学技术档案案卷构成的一般要求 (GB/T11822-2008)国家重点建设项目文件归档要求与档案 整理规范(DA/T28-2002)建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)建筑工

2、程资料管理规程(DB11/T695-2009)(XXXX公司(集团)档案管理规定4. 定义基建档案是指公司及子公司建设项目(不 包括控股投资企业的建设项目)在立项、 审批、招投标、勘察、设计、施工、监理 及竣工验收等全过程中形成的具有保存价 值的文字、图表、声像等各种形式和载体 的基建项目文件。项目前期文件是指工程开工以前在立项、 审批、招投标、勘察、设计及工程准备过 程中形成的文件。项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映 施工(指建筑、安装)过程和项目真实面 貌的文件，主要由项目施工文件、监理文(1) 卷内文件以件为单位编写页号，以有 效内容的一面为一页。(2) 单面书写的文件材料在其右下角编

3、写 页号，双面书写的文件材料，正面在其右 下角、背面在其左下角编写页号；图样页 号编写在标题栏外。(3) 已有页号的文件可不再重新编写页号。(4) 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 11.4.2案卷封面编制(1)案卷封面粘贴 在卷盒正表面，式样见附5。(2) 案卷题名：应简明、准确揭示卷内文 件的内容，主要包括项目名称、问题、文 件类型名称等。(3) 立卷单位：应填写负责组卷部门或单 位。(4) 起止时间：应填写案卷内文件形成的 最早和最晚的日期，如2012-01-01至 2012-01-31o(5) 保管期限：应填写组卷时划定的保管 期限。(6)密级：应填写卷内文件的最高 密级。(7)档号：

4、应填写单位代码-项目代号- 分类号-案卷号。11.4.3案卷脊背编制(1)案卷脊背粘贴 在卷盒侧面，式样见附6。(2) 包括案卷题名、保管期限、档号，填 写方法同11.4.2。11.4.4卷内目录编制(1) 卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式 样见附7。227(2) 序号：依次标注卷内文件排列顺序号。(3) 文件编号：应填写文件文号或型号或 图号或代字、代号等。(4)责任者：应填 写文件形成者或第一责任者。(5) 文件题名：应填写文件标题全称。文 件没有题名的，应由立卷人根据文件内容 拟写题 名。(6) 时间：应填写文件形成的日期，如 2012-07-20o(7) 页数：应填写每件文件总页数

5、。(8) 备注：可根据实际填写需注明的情况。(9) 档号：填写方法同11.4.2。11.4.5卷内备考表编制(1) 卷内备考表主要说明卷内全部文件总 件数、总页数、卷内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况以及在组卷和案卷 提供使用过程中需要说明的问题，式样见 附8。(2) 立卷人：应由立卷责任者签名。(3) 立卷时间：应填写完成立卷的日期。(4) 检查人：应由案卷质量审核者签名。(5) 检查时间：应填写案卷质量审核的日 期。(6) 互见号：应填写反映同一内容的不同 载体档案的档号，并注明载体类型。(7) 档号：填写方法同11.4.2。(8)卷内备考表应排列在卷内全部文件之 后。11.4.6

6、案卷目录编制(1)案卷目录式样 见附9。(2) 序号:应填写登录案卷的流水顺序号。(3) 档号、案卷题名、保管期限，填写方 法同 11.4.2。(4) 总页数：应填写案卷内全部文件的页 数之和。(5) 备注:根据管理需要填写案卷的密级、 互见号或存放位置等信息。11. 5案卷装订卷内文件以件为单位装订，应在卷内每件 文件首页上方空白处加盖档号章(式样见 10)o档号章内容包括档号和序号，档号填 写方法同11.4.2,序号填写方法同11.4.4。 案卷内超出卷盒幅面的文件应折叠。折叠 方法见 GB/T10609. 30 装订前剔除文件上的金属物。卷盒规格及其制成材料卷盒式样见附Ho228卷盒外表

7、面规格为：310mmX220mm,脊背 厚度可根据需要设定为20mm-60mmo 卷盒宜采用单层无酸牛皮纸板双裱压制。12. 信息著录项目级信息著录项包括：项目代号、项目 名称、备注等。案卷级信息著录项包括：单位代码、项目 代号、分类号、分类名称、案卷号、档号、 案卷题名、立卷单位、年度、起止时间、 保管期限、密级、总件数、总页数、归档 时间、立卷人、检查人、立卷时间、检查 时间、本卷情况说明、卷盒规格、库位号、 互见号、移交部门、备注等。文件级信息著录项包括：单位代码、项目 代号、分类号、分类名称、案卷号、档号、 序号、文件编号、责任者、文件题名、移 交部门、主题词、年度、时间、页数、保 管

8、期限、密级、备注等。13. 档案的保管、鉴定销毁、统计和利用 档案的保管、鉴定销毁、统计和利用工作 管理要求见XXXX公司档案管理工作规 范。附：1.基建档案分类、归档范围和保管期 限表2. 归档流程图3. 基建档案案卷/文件移交目录4. 基建档案交接文据式样5. 案卷封面式样6. 案卷脊背式样7. 卷内目录式样8. 卷内备考表式样9. 基建档案案卷目录式样10. 档号章式样11. 卷盒式样附1:基建档案分类、归档范围和保管期限表基建档案分类、归档范和保管期限表二级类目三级类目分类号归档范围保管期限01 项目 前期 文件01 立项 文件E0101项目建议书及审批文件；可行性研究报告、项目评估、

9、投资估算及审批文件； 环保、消防、人防、节能、安全、交通、园林、市 政、文物、通讯、卫生等评审、备案文件及政府批 文；专项申请及批复；关于立项有关会议纪要、决议、决策文件等； 专家对项目的有关建议文件永久02 建设 用地 文件E0102选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及 建设用地批准书、建设用地规划许可证及其附件、 国有土地使用证等永久拆迁安置意见、协议、方案等30年03 勘察 测绘 设计 文件E0103工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、 地震调查；建设用地钉桩通知单（书）、验线合格文件；规划 设计条件和设计通知书；初步设计文件及审查会议纪要、意见、批文； 初步设计图纸和

10、说明（含概算书），审定设计方案 通知书及设计计算书；消防设计审核意见；政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久施工图及其说明（含预算）30年04 招投 标文E0104勘察、设计、施工、监理等招标文件、投标文件、 开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、 评标人贝签子表、评标记录、报告、中标通知书等永久件未中标的投标文件10年05 合同 协议E0105关于项目的勘察、设计、施工、监理、设备采购等 合同、协议；与有关行政主管部门签订的关于环保、消防、人防、 交通、园林、市政、文物、通讯、卫生等协议、合 同及合同变更永久二级类目三级类目分类号归档范围保管期限06 开工 审批 文件E0106规划

11、许可证、附件及附图； 开工审查表、施工许可证永久01 工程 管理 文件E0201建设单位与设计、施工、监理、质检、设备制造等 单位来往文件；建设单位组织的工程会议等工程管理文件30年工程进度网络计划、工程节点（里程碑）等工程管 理文件10年施工技术文件：设计变更通知单、工程变更洽商单/ 记录，工程变更费用报审表、图纸会审文件永久02 项目 竣工 文件施工测量记录：工程定位测量记录，基槽平面及标 高实测记录，楼层平面放线及标高实测记录，楼层 平面标高抄测记录，建筑物垂直度、标高测量记录永久02 施工 文件E0202施工记录：隐蔽工程验收记录，交接检查记录，地 基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记

12、录（应附 图），混凝土浇灌申请书、拆模申请单、搅拌、养 护测温记录（应附图），构件吊装记录，焊接材料 烘培记录，通风（烟）道检查记录，防水工程试水 检查记录，预应力筋张拉记录、有粘结预应力结构 灌浆记录，智能建筑工程安装质量检查记录、施工 检查记录，幕墙注胶检查记录，基坑支护变形监测 记录，桩（地）基施工记录，网架（索膜）施工记 录，钢结构施工记录永久过程验收记录：结构实体混凝土强度验收记录，结 构实体钢筋保护层厚度验收记录，钢筋保护层厚度 试验报告，检验批质量验收记录表，分项工程质量永久验收记录表，分部（子分部）工程验收记录表二级类目三级类目分类号归档范围保管期限竣工质量验收文件：单位（子单

13、位）工程质量竣工 验收记录表，单位（子单位）工程质量控制资料核 查记录，单位（子单位）工程安全和功能检查资料 核查及主要功能抽查记录，单位（子单位）工程观 感质量检查记录，室内环境检测报告，建筑节能工 程现场实体检验报告，工程竣工质量报告，智能建 筑工程资料审查，智能建筑工程竣工验收结论汇总， 工程概况表永久工程质量事故调（勘）查笔录、质量事故报告永久施工管理文件：施工进度计划报审表、工程开工/复 工报审表、报告、月工程进度款报审表、费用索赔 中请表、工程款支付中请表、工程延期中请表、见 证记录30年施工试验文件：回填土、基桩性能、钢筋连接、埋 件（植筋）拉拔、混凝土（砂浆）性能、施工工艺 参

14、数、饰面砖拉拔、钢结构焊缝质量检测、探伤报 告、记录及水暖、机电系统运转测试报告或测试记 录等30年施工物资文件：钢材、水泥等各种产品质量合格证、 主要产品性能检测报告、试验报告、复试报告、试 验委托单（见证取样单）等30年工程物质选样送审表、进场报验表、批次汇总表、 设备开箱检验记录（机电通用）、设备及管道附件 试验记录（机电通用）、管线清洗、试压、通水、 通气、消毒等记录10年03监理规划，监理月报、年报、会议纪要、监理通知、 IKT田T佐畦玄的 T壬甲本甬前 T壬厚斩俭& T壬卓监理 质量 监督 文件E0203延期报告及审批、费用索赔报告及审批、质量事故 报告及处理文件、工程质量

15、评估报告、监理总结（专 题、阶段和竣工总结）、竣工移交证书；质量监督文件30年04 竣工图E0204建筑、结构、钢结构、幕墙、建筑给排水与采暖、 建筑电气、燃气、智能建筑、通风空调、工艺布置、 室外工程等竣工图永久二级类目三级类目分类号归档范围保管期限03项 目竣 工验 收 决算 文件E03建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、专 项竣工验收文件、备案表、竣工测量报告、工程竣 工决算报告、工程结算永久04 其他E04评优、创优文件等永久附2：归档流程图审核 移交接收审核签字确认打印案卷/文件移交目录移交审核接收双方签字的： 档案交接文据 案卷/文件移交目录办理接收手续：档案交接文据签字案卷

16、/文件移交目录签字流程文件形成部门或主办部门 兼职档案员文件形成部门 或主办部门负责人档案管理员收收集归档文件不通过集预整理不通过与整 理著录文件信息整理、编号、编目入库登记附3：基建档案案卷/文件移交目录基建档案案卷/文 件移交目录项目名称:序号题名份数页数立卷单位/责任者时间保管期限备注附4：基建档案交接文据式样基建档案交 接文据移交单位名称接收单位名称交接性质档案所属年度年 月至年 月项目名称文字材料数量共 卷件竣工图数量共 卷件光盘总数共张其中竣工图光盘张照片档案数量共 卷件项目情况说明备注说明件和项目竣工图组成。项目施工文件是指项目在施工过程中形成 的反映项目建筑、安装情况的文件。监

17、理文件是指监理单位对工程质量、进度 和建设资金使用等进行控制的文件。 竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况 所绘制的图纸。4.4项目竣工验收文件是指建设工程项目 竣工验收活动中形成的文件。5. 管理要求5. 1公司基建档案管理遵循“谁主办、谁 形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、 统一标221准''的原则，实行“前端控制、同步归档、 分阶段移交"的管理方式，确保建设项目 档案的完整、准确、规范和安全。项目建设单位负责组织、协调勘察设计单 位、施工单位和监理单位编制项目竣工文 件和整理项目文件。在签订项目设计、施工及监理合同、协议 时，应设立专门条款，明确有关方面提交

18、 相应项目文件以及所提交文件的整理、归 档责任。项目文件的收集、整理、归档应与项目的 立项准备、建设和竣工验收同步进行，应 完整、准确、系统。建设单位与各参建单位应根据本规范的要 求，完成各自职责范围或合同规定的竣工 文件的编制和项目文件整理、归档工作。6. 管理职责公司办公厅为公司基建档案管理部门，负 责本单位作为项目法人或建设单位的基建 档案管理；子公司综合部为子公司基建档 案管理部门，负责本单位作为项目法人或 建设单位的基建档案管理。公司办公厅和子公司综合部负责管理基建接收意见移交单位（印章）接收单位（印章）负责人：负责人：经办人：经办人：移交时间：年 月 日接收时间：年 月 日附5：案

19、卷封面式样档号：立卷单位起止时间保管期限密级附6：案卷脊背式样保管期限档号案卷题名卷内目录档号序号 时间文件编号页码责任者 备注文件题名档号：互见号:本卷情况说明:卷内备考表立卷人: 年月日 检查人: 年月日附9：基建档案案卷目录式样基建档案案 卷目录序号档号案卷题名总页数保管期限备注附10：档号章式样档案序号a）卷盒展开示意图比例1:4b）卷盒式样档案，负责基建档案的接收、整理、编目、 保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作， 确保基建档案的齐全、完整、准确、有效 和规范，负责对项目文件的形成、积累、 整理、归档工作进行指导、监督和检查。 公司和子公司文件形成部门和主办部门负 责基建项目前期文

20、件、竣工文件、竣工验 收文件的积累、收集、整理、移交和归档 工作，保证项目文件的完整、有序。7. 归档范围和保管期限凡是在工程项目建设过程中形成的具有保 存价值的文件材料都应作为基建档案的归 档范围，包括项目的提出、可研、评估、 审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、 监理、安装、调试、竣工验收、工程决算 等工作中形成的文字、图表等文件材料， 详见基建档案分类、归档范围和保管期 限表（附1）。归档范围应随着基建项目管理内容的发展 变化做出相应调整。保管期限根据国家有关基建档案管理规范 的规定，结合公司实际情况，分为永久和 定期，定期分为30年和10年。不同保管 期限的文件为一卷时，保管期限从长

21、。8. 归档要求8. 1归档时间：基建项目文件归档工作按 工程的进程分阶段进行，工程完成一个阶 段，收集、鉴定、整理、移交归档一个阶段的档案， 竣工后三个月内应完成竣工档案的验收移 交。项目立项文件、设计文件、施工文件、竣工图、竣 工验收文件分别在该阶段工作结束后一至 二个月内收集、整理、移交归档。2228.2归档文件应齐全、系统、完整，内容 真实、准确，与工程实际相符。文件的内容和深度应符合国家有关建设项目档案管 理规范、标准。（1）凡具有依据和凭证作用的文件及建设 单位的发文均要求原件归档；属对方主送 与抄送公司的收文，均应以红头文件归档； 直接隶属关系的转发文件应以红头文件归 档；间接关

22、系的转发文件可用清晰复印件 归档。厂家成批材料的质量证明等若没原 件的，施工单位可用复印件归档（在归档 的复印件左上角空白处注明原件的存放处, 加盖供应商印章，以便归档文件的核实）。（2）凡合同、协议、招投标文件、竣工验 收证书等文件材料均应为正本（即应有各 代表方符合规定的亲笔签名，有单位盖章 栏目的还应加盖单位公章）归档，签字方 不得用副本或复印件归档。（3）工程施工过程中的各种原材料应说明 该材料在工程项目中使用部位，应具有可 追溯性。（4）设计变更、施工质量处理、 缺陷处理，要形成闭环记录。项目文件的信息著录应真实、准确、完整 揭示文件内容和形式特征。质量要求 字迹清楚，图样清晰，图表

23、整洁，签章手 续元备。需永久、30年保存的文件不应用易褪色的 书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、 复写纸、铅笔等）书写、绘制。竣工图图纸应是蓝图或绘图仪绘制的白图, 不得使用复印的图纸。8.5归档数量 前期文件、竣工验收文件等由建设单位形 成或主办的文件至少归档一套。施工文件、监理文件、竣工图等由参建单 位形成的项目竣工文件一般不少于二套（含城建局一套），还应提供电子版并附文 件、图纸明细目录一套，有签名的文件应 扫描原件形成电子版。项目中形成的声像材料按实际情况归档一 套。9. 项目竣工文件的编制9.1竣工文件编制要求竣工文件由施工单位负责编制，监理单位 负责审核。施工单位、监理单位应根

24、据工 程实际情况以及合同规定的要求编制项目 竣工文件。凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等） 形成的并需要永久和30年保存的文件，应 附一份复印件。9. 2竣工图编制要求和更改方法 竣工图应由施工单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改 到位，真实反映项目竣工时的实际情况。223按施工图施工没有变动的，由竣工图编制 单位在施工图上加盖并签署竣工图章。一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的 变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工 图章。涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等 重大改变及图面变更面积超过35%的，应 重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末 尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣 工

25、阶段"加盖并签署竣工图章。同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用 图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中 列出图号，指明该图所在位置并在编制说 明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编 制。9. 2. 7竣工图图幅应按GB / T10609. 3要求 统一折叠。9. 2.8编制竣工图总说明及各专业的编制 说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录 及编制情况。9. 2. 9竣工图的更改方法按相关规定执行。9. 3竣工图章的使用9.3. 1竣工图章内容、尺寸如图1所示。 单位为毫米1竣工图章样式所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署 竣工图章，竣工图章中的内容填写应齐全、 清楚，不得代签。竣工图章应使

26、用红色印泥，盖在标题栏附 近空白处。10. 归档程序归档程序包括归档文件的收集、审核、移 交接收、整理和入库环节。归档流程图见 附2。22410. 1收集文件材料应收集齐全、完整。建设单位及 参建单位应按照本规定附1中的归档范围 进行项目文件的收集，包括文字、图表等 应当归档保存的全部项目文件。10. 2审核建设单位基建档案形成部门或主办部门负 责对项目文件的完整、准确及案卷质量进 行审核并经部门负责人签字确认。10. 3移交接收(1) 建设单位项目文件形成部门或主办部 门兼职档案员将项目文件整理、编制案卷/文件移交目录（式样见附3）,并将本部门 审核通过的案卷/文件一并移交到本单位 档案管理

27、部门。（2）各参建单位应将审核通过的项目文件 整理、组卷后编制案卷移交目录，移交到 建设单位档案管理部门归档。（3）建设单位档案管理部门依据案卷/文 件移交目录对归档案卷/文件进行清点、检 查、验收，对不符合要求的案卷/文件退回 整改，案卷/文件全部符合要求后，在档案 交接文据（式样见附4）上签字确认后接 收。（4）案卷/文件移交目录一式两份，移交 单位和档案管理部门各存一份。（5）对列入城建档案馆（室）接收范围的 工程，工程竣工验收后六个月内，由建设 单位向当地城建档案馆（室）移交一套（原 件）符合规定的基建档案。整理档案管理人员按照整理要求对归档项 目文件进行分类、组卷、排列、编号、编 目

28、等。入库档案管理人员将符合入库要求的档案 安排存放位置，登记入库并记录存址。11. 整理整理工作包括分类、组卷、排列、编号、 编目等工作。n. 1分类分类是指依据分类方案标识归档文件分类 并确定其保管期限的工作。11.1.1分类原则以基建项目归档文件为对象，按照项目阶 段，结合文件内容和形成特征，保持文件 之间的有机联系，便于管理和开发利用。2分类方法根据基建项目管理特点，结合基建档案内 容和特征，基建档案类目设置如下：一级 类目：E基建档案。二级类目：1.项目前期文件；2.项目竣工文件；3.项目竣工验收、决算文件；4.其 他。225三级类目：1.项目前期文件分为立项文件， 建设用地文件，勘察、测绘、设计文件， 招投标文件，合同、协议，开工审批文件；2.项 目竣工文件分为工程管理文件，施工文件， 监理、质量监督文件，竣工图。11. 2组卷组卷是指