新奥集团科技档案管理制度

1、精品文档，值得拥有 1 / 19 新奥集团科技档案管理制度 1 总则 1 1 目的 科技档案管理是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分， 为了建立、健全科技档案管理工作，完整地保存和科学的管理科技档 案，根据中华人民共和国档案法和科学技术档案工作条例 ，结 合新奥集团具体情况，特制定本管理制度。 12 适用范围 本制度适用于集团公司及各成员企业科技档案的管理。 13 管理职责 131 新奥集团科技档案统一归口管理部门为集团公司技术质量部 科技档案室（以下称集团公司科技档案室） 。 精品文档，值得拥有 2 / 19 132 集团公司科技档案管理采用二级管理模式，第一级科技档案 管理部门为集

2、团公司科技档案室；第二级科技档案管理部门为各成员 企业技术部门。集团公司和各成员企业科技档案管理人员根据具体情 况可设专职人员，也可设兼职人员。 133 第一级科技档案管理部门的基本职责是： （1）贯彻执行国家和上级部门有关科技档案工作的方针、政策、 条例和法规。 （2）负责制定集团公司科技档案管理方面的各项规章、制度。 （3）统一集中管理集团公司各成员企业的重要科技档案，做好科 技档案的接收、管理和提供利用工作。 （4）收集各职能部门和各成员企业的科技图书及科技情报资料目 录，重要内容登录上网，做到资源共享。 （5）负责监督、检查各成员企业科技档案工作情况，及各项管理 制度的实施情况。 13

3、4 第二级科技档案管理部门的基本职责是： 精品文档，值得拥有 3 / 19 （1）贯彻执行国家和上级部门有关科技档案工作的方针、政策、 条例和法规，实施集团公司科技档案管理方面的各项规章、制度。 （2）参与本单位科研、生产、基建工程的鉴定、定型、验收等重 要活动。根据本单位科研、生产、基建工程情况制定科技档案工作计 划。 （3）监督、检查、协助有关部门、施工单位做好科技文件材料的 形成、积累、立卷、归档和归档后的更改、补充工作。 （4）负责本单位科技档案资料的收集、 编制、整理、汇总和送交， 提供使用服务，并兼管科技图书、情报资料工作。 2 归档 21 各成员企业重要科技档案（科研、生产、建设

4、工程档案） ，送交 集团公司科技档案室统一集中管理，归档范围、保管部门和保管期限 见附录 A。 22 部门、单位因工作需要购买的科技图书（见附录 A5.1 ），须到各 自科技档案管理部门登记，有档案主管人员签字，财务部门方准予报 销。 精品文档，值得拥有 4 / 19 23 公派参加会议或参观展览收集的科技情报资料（见附录 A5.2 ）， 须上交各自科技档案管理部门，登记后，集中管理。 24 归档时间 （1）科研类文件，应在一个课题、发明、专利等研究告一段落或 全部结束后归档。 （2）产品类文件，应在产品、工艺定型后归档。 （3）管道工程类文件，应在单项工程竣工验收合格后归档。 （4）建筑类文

5、件，应在单位工程竣工验收合格后归档。 （5）各二级档案管理部门应于每月 1 日-3 日三天之内，把上月 登记的科技图书、科技情报资料目录及内容简短介绍，送交集团公司 科技档案室。 25 科技档案归档应符合下列要求： （1）卷宗整齐、完整、无破损、污迹等； （2）档案应做到编制、整理及时，内容完整、项目齐全、数字准 确、结论正确，有关方面签证、认证手续齐全，确保档案的真实性、 准确性、精品文档，值得拥有 5 / 19 完整性、系统性。 （3）档案装订幅面一律采用 A4 幅面； （4）档案材料可以是软盘、照片、录象带等载体型文件材料。 2. 6 科技档案归档时应填写归档单，见附录 B，经档案管理人

6、员检查 后，办理签收手续。 3 科技秘级档案管理 3. 1 科技秘级档案的划分范围： （1） 由我公司产生的属高新技术领域的技术文件； （2） 与国家大地坐标系联网的设计图、资料和数据等； （3） 大型项目的可行性研究报告、技术经济评价及审查报告，重 大改造项目技术文件； （4） 技术谈判产生的技术协议等文件； （5 ）公司核心技术诀窍，技术专利实施中对专利技术发展和创新 的核心内容； （6）集团公司技术质量发展规划。 精品文档，值得拥有 6 / 19 3. 2 集团公司科技档案室为科技秘级档案的归口部门。其职责是： （1）指导、审查各成员企业科技秘级档案的界定及归口管理工作； （2）对集团公

7、司职能部门及各成员企业科技档案保密工作进行检 查，协助有关部门查处重大科技档案泄密事件； （3）开展科技秘级档案保密教育工作。 33 各成员企业负责本单位科技秘级档案的日常管理工作。 其职责是： （1）按照集团公司科技秘级档案管理的规定，做好本单位科技秘 级档案的收集、整理、送交、保密工作； （2）界定本单位的科技秘级档案。 3 4 科技秘级档案的界定： （1）公司各职能部门及各成员企业应按照本制度的第十二条规 定，界定科技秘级档案，并在界定科技秘级档案的同时，确定保密期 限和保密范围。 （2）公司各职能部门及各成员企业应根据本制度的第十二条规定 的具体内容，确定界定科技秘级档案的时间，确保不

8、泄密。 3 5 科技秘级档精品文档，值得拥有 7 / 19 案解秘。 （1）超出保密期限，失去保密价值的应及时解秘； （2）要解秘的科技秘级档案应由有关人员提出建议，报本单位技 术主管领导审批后解秘。 36 集团公司各职能部门和各成员企业确定为秘级的科技档案， 应在 确定后一周内报集团公司技术质量部备案， 在该项目完成后三十日内， 送交集团公司科技档案室归档。 4 保管与利用 41 科技档案归档后应登记、编号、造册，并根据实际情况把目录和 内容简介在内部登录上网（秘级档案除外） 。 42 科技档案排列存放采用分类存放保管， 每类中再按归档先后顺序 排放，并应有代号标签，位置索引，以便于查找。科技秘级档案单独 编号，单独保管。 43 科技档案的保管期限分永久、长期、短期三种。 长期：等于工程、建筑物、设备的使用寿命 精品文档，值得拥有 8 / 19 短期：十五年以下 5 处置 51 技术质量部门领导和档案室管理人员定期 （一年一次）对档案资 料进行清理鉴定，对过期、无使用价值的档案进行清理，列出清单， 报集团公司总工程师审批后，另处保存或报废，并在相关登记上和网 上注明或清除。 5 2 经审批报废的科技档案应彻底销毁。 6 其