会议室预约管理系统方案书

1、会议预约管理系统系统方案目录一、系统概述 31.1 什么是会议预约管理 31.2 会议管理趋势 4二、系统功能 52.1 功能特点 52.2 系统优势 62.3 系统界面 7三、系统部署 103.1 安装示意图 103.2 安装实景图 11四、会议显示 12五、应用行业 135.1 教育行业 135.2 法律行业 135.3 医疗保健 135.4 企业 13一、系统概述为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息 显示公告系统， 用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。 每个会 议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统， 用于显示该会议的会议 内容，参与人

2、员等信息。 会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统， 用于显 示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。该系统可以显示各种集团内和公共的通知 / 通告，各种社会公共信息如天 气预报、新闻等公共信息 、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议 主题等信息。同时还可以以图片、视频、 Flash 等形式显示各种其它信息。1.1 什么是会议预约管理会议预约管理线下型管理：这种会议管理方式比拟集中在一些还没有进行信息化改造的企业， 会议 安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进 行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。 线上型管理：这种会议管理方式比拟集中在

3、一些大型企事业或 500 强企业，已经有比拟完 善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOO等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时 间等做了充分的协调，是比拟先进的会议管理方式。会议室管理粗放型管理这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制， 可以随意在 某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源投影设备、网络设备、茶水 效劳、清洁效劳有召集人用传统的 通知或人工通知方式传达。这种方 式在会议的协调性比拟差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。人工型管理这类管理方式采用由专门的部

4、门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个 人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会 议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹管理来说，还停留在人工记录 或简单的电子表格记录。1.2会议管理趋势65%30%会议线下型管理L会议线匕型管理r会议室粗放管理会议审人工管理化化化化 路视缝能 网可无智1、系统功能为降低使用会议室所需的人力本钱、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统。该系统简化了会议室管理, 灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。

5、所有用户无需安装和配置，因为系统就是基于B/S架构，直接通过浏览器使用JMm九匹="|暑昭就町社世畫用雷一希ft好二层怙社宝王律主屛jUM空I割眶刚S3'fun勺両片畫迥雯1玉班H：-J£ i!比轲更主诵T|S*K主话主SftA2.1功能特点可对操作员进行增加、删除、修改操作，可以灵活设定操作员的管理权限。 可自定义会议室名称，并进行增加、 删除和修改操作。可以设定会议室的 使用时段。可以设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预 定这个会议室的会议。可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作，企业内部各部门按树状 列表显示。可对企业职工进行增加、删除、修改

6、操作。可以直接创立企业职工的系统 账户。可以查询企业内所有职工的联系信息。操作员可以创立、撤销、恢复会议预定。系统管理员可以操作所有会议记 录。可以在日历上拖放创立会议，可以创立周循环会议和月循环会议。可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来。可以汇总本周或本月内，关于个人用户参加的会议和预定记录。系统支持通过E-mail、短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及提醒的功能。可以统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的使用率等。 可对系统操作日志进行管理，查询所选时间段内的操作日志；记录系统服 务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；可实现数据库的备份，可修改

7、用户登陆密码。会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容， 也可以显示所有会议室的 会议信息。当没有会议召开时可以显示其他内容，如：天气预报、多媒体 视频、新闻资讯等。会议显示屏版面可以自定义，实现中英文显示；可以发送通知到会议屏上； 可以远程开关会议显示屏，可以远程监控会议显示屏。2.2系统优势可视优MilJDLLI l 4-吉北W-£OSK W M| wUo二 f(TtlfiL卸Mg f 肿补目制4)0桝Ulf弱作诗旦©2空览睨St l El.-_林£1©E里握疚机打9t11 01 «0C：ll-Q 肌Bfliam YyfEj!除珈呂 軍師*

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15、安装一台显示器和播放器，播放器和显示器 之间用VGA线连接，播放器网口插入网线设置好IP地址连入效劳器。会议系统 采用B/S架构，安装在效劳器里，网内的用户通过自己的账号进入系统进行会议 预约。所有的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示。显示的内容样式可以自定义。因为采用了 B/S架构，效劳器可通过企业内的核心交换机接入互联网，用户可以随时随地的进行会议预约操作。3.1安装示意图3.2安装实景图四、会议显示T期比间公司LOGO当苗会议信息当K会议安唧硯新闻3LH4101-06-201会谏预约管理及显示系统匸0超H：贏3(T ：汕舅LE;簾成立于996年为经HAS 41艇A印先迪HW Si5Ti

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