会议团体销售程序与标准

1、会议团体销售及接待程序与标准程序标准一、预订会议1、在铃响三声以内接听，首先礼貌地向客人冋好，然后通报所在部门和接听者的名字。2、如客人临时到访，需在短时间内相迎接待，准备好会议 资料后，礼貌地向客人表示问好。3、要主动询问客人对宴会的需要，程序包括：单位名称、预定日期、时间、参加人数、活动性质、效劳要求、客 人、联系及等。4、如客人 预订，可建议客人预约时间到宴会场地亲自视 察，如客人来访预订，可在洽谈的同时为客人提供有关 宣传资料，并亲自陪同客人视察相关的宴会场地。二、确认预订要求1、客人提出整个预订要求后，要认真查阅宴会场地预订记 录，当核实可提供宴会场地及所需房间状态后，才可以 和客人

2、作进一步的洽谈。2、在和客人洽谈的过程中，要耐心听取客人的意见和要求， 当客人提出问题或疑问时，要本着诚恳、耐心、细致、 礼貌的态度，为客人作出解释及提出建议。3、当会议场地、用餐时间、位置摆设或效劳工程等问题有 冲突时，要积极主动地想方法与客人取得一致的意见， 尽量满足客人的要求。4、洽谈双方如对所举办的活动的主要事项取得一致意见后， 即可确认预订。三、跟进会议协议书及落实细节1、根据客人确定的活动内容包括房间数量、会议形式、 人数、餐饮安排等效劳要求，在千里马电脑系统上预 留所需房间数量，然后在会议预留本上用铅笔在所预留 的会议厅清晰地写下客户资料；2、凡举办大型宴会及重要接待活动，必须事

3、前召集主办单 位和酒店有关部门开沟通会议，解决保安、消防、批文、 准办证、工程方面的配合、泊车位、公关协助及卫生检 疫等事宜，洛实具体安排，以确保宴会顺利进行。3、如客人取消预订，需填写生意流失记录，并跟办有关更改手续，包括：取消预留房间和会议室，通知有关的协 作部门。4、向客人拟定会议团队协议书，协议书的主要内容有如下 必须要素：参见模板附后1入住房间安排：注明抵离日期、抵离时间、人数、房间类型及数量、房间价格、住房条款；2会议安排：注明会议日期、时间、地点、人数、形式 场租、布置场地时间、会议及音响设备设 施安排和价格、会议茶点、指示牌内容、 横幅内容；3餐饮安排：注明用餐日期、时间、地点

4、、用餐形式、 餐饮标准、用餐保证人数、餐厅的联络人；4娱乐安排：注明使用娱乐场所的日期、时间、租场金 额，5交付定金条款： 清楚注明客人需于协议书规定的时间内可用现金、支票、信用卡、汇票形式交纳30%勺金额给予酒店作为 定金； 如遇到一些重要的客户申请免受定金，需通知对方出示一份公司担保函必须盖上公司印章到酒店，经 部门经理审核后再交财务部审批前方可生效。6取消及更改条款：假设公司在签订协议书后临时取消，定金恕不退还。7丨付款方式：1 会议团体在会议活动结束后，于当天统一把剩余70%的款项付清。2 .如客人是属于挂帐类别，那么要求客人在指定的日期内付清。3 .确定当次会议是由会务组于会议结束后

5、退房时统一结算，客人杂费自付； 或是由客人自付房费、会务组 只承当房费及会议费；8丨有效签单人：注明有效签单人、签名模式、及号码；9丨酒店联系人：注明当次会议的跟进人、职位、号码、号码；10丨对方联系人：注明当次会议对方公司的联系人、性 别、公司、号码、号码；11丨补充说明：清楚注明客人确认的具体时间，并说明如有未尽事宜，双方需协商后另行 补充；12丨交会议主管审阅，由会议主管交部门经理签名确认并盖章后给客人；并跟进协议签定进程；四、准备工作1、根据宴会确认书的内容制作宴会工作安排单，部门主管 签署后分发给有关部门，以便做好准备工作。2、活动开始前，会议跟进人需检查有关部门的接待准备工 作，发

6、现问题及时解决，另与主办单位负责人一起检查 宴会场地的布置情况，听取对方的意见，处理临时性的 变化。3、视乎预订宴会的规模，将预订人数和客人的特别要求向 厨房当值主管通报，以便做好工作安排。4、对如期举办的宴会和活动，要提前准备感谢信，以便在 宴会结束后发给客户。五、与客人作进一 步的联络1、酒店与客人双方签署协议书后，对于举办宴会、展览、 展销、会议等活动需作以下确实认程序：-举办日期的前1 5天，要主动征询客人是否有调整补 充的意见；-活动举办前的7天，要再次致电征询客人的意见；-活动举办前的3天，要向客人汇报我方的具体工作洛 实情况。六、落实活动的前期工作安排1、对于一般的会议活动，会议

7、跟进人要向部门主管汇报活 动的具体情况，以便部门主管对人手作出适当安排。女口 属大型的、重要的活动，要及时向酒店行政领导汇报情 况，必要时要由行政指定一名高级行政领导为总负责人，组织安排有关的协调会议，会议要作好记录，并根据记 录写出接待大型活动的行动方案，并及时发至各有关部 门。2、草拟备忘录，由会议主管审阅，并在部门经理签名确认 后分发各部门，备忘录的主要内容有如下要素：1 抬头：填写呈送部门总办，档号、备忘录页 数、事由会议名称及制作时间；2主办者：注明主办会议的单位及具体部门；3入住房间安排：注明抵离日期、抵离时间、人数、房间类型及数量、房间价格、各个部门需做的各 项准备条款：房间预定

8、数量、保证数量、领取钥 匙时间、是否保存外线、是否保存迷你吧酒水、交付定金情况、到店时的付费方式；4会议安排：根据协议与客人商定内容注明会议日 期、时间、地点、人数、形式、场租；于后附条 款清楚注明会场具体摆设、鲜花安排、酒店提供 的免费设施麦克风、欢迎牌、指示牌、签到牌 的各项安排；收费工程内容、数量、价格、时 间、场所等的各项安排；5餐饮安排：注明用餐日期、时间、用餐人数及标 准；于后附条款清楚注明各部门需安排准备事项： 用餐形式、用餐地点、保证人数、鲜花安排、餐 厅联络人；6娱乐安排：注明使用娱乐场所的日期、时间、场 租金额；7付款方式：根据协议中与客人商议好的付款方式 清楚写明当次会议

9、是由会务组于会议结束后退房 时统一结算，或由客人自付杂费； 或由客人自付 房费、会务组只承当房费及会议费等情况及各类 特殊情况例如挂帐类别；8负责人及有效签单人：注明当次会议有效签单人 及会议预定联络人和本部门跟进及联系人的、性 另I、签名式样、 号码；七、宴会当天的工 作安排1、整理、归纳当天的宴会、会议及各种活动资料和预订表 格，联络各有关部门查询工作的完成情况。2、检查活动场地的布置、摆设、卫生、平安等情况是否符 合客人的要求。3、主动迎接客人或主办单位负责人，向客人汇报活动的 具体落实情况，如客人有任何临时性的要求，要尽快联 络有关部门协助解决。4、要亲临现场，监督和指导效劳工作。八、现场跟进1、客人进场布置时，营业员需在现场协调客人与酒店各部门 之间的工作。2、宴会当日，营业员必须提早到达宴会现场，检查所有布置 是否符合要求。大型宴会营业员必须在宴会现场当值，做 好现场的协调与沟通。九、宴会结帐1、宴会结帐形式包括：现