办公室管理制度

1、.文件编号HO-A-P-009版 本A/O文件名称办公室管理制度页 次8/8管制文件章序号章文 件 制 / 修 订 记 录制/修订日期版本页数修订页次修 订 记 录200/08/17A/08制订部门制 订 者审 核核 准分 发 部 门行政部董秘办 1 份 行政中心 3 份总经办 1 份 营销中心 5 份财务中心 1 份 制造中心 8 份采控中心 1 份 研发部 1 份 广州市场部 1 份 北京市场部 1 份上海市场部 1 份 一、目 的 为进一步规范办公室人员的工作秩序，创造优美的工作环境，提高工作效率促使办公秩序规范化，特制订本制度。二、范 围适用于公司全体员工三、管理细则 3.1办公室礼仪

2、 3.1.1办公室职员仪表应整洁、大方； 3.1.2办公室职员在与公司内外人员交流时，应随时注意微笑、有礼，不可与对方发生言语或肢体冲突； 3.1.3在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗； 3.1.4接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长；打电话时不要使用免提以免打扰他人办公。 3.1.5应保持办公室安静，不准大声喧哗，不准工作中放听音乐； 3.1.6工作人员办公时，不准串岗闲谈，未经部门经理同意，不准随意外出离开公司，不准利用公司电脑私人聊天，玩游戏； 3.1.7办公室应保持环境美化，

3、工作人员应讲究卫生，维护环境清洁，不得随地吐痰、讲脏话，不准乱丢垃圾； 3.1.8接待客人，要做到举止文明、谈吐文雅、热情大方，讲究礼貌。 3.1.9部门开会或研究讨论较长时间的活动，应安排到会议室或洽谈室进行； 3.2办公室上班时间 3.2.1周一至周五：上午上班时间：9:0012:00；下午上班时间：13:0017:30（可根据实际情况做出相应调整以行政中心出具通知为准）；按时上下班不得迟到、早退或旷工，有事须请假； 3.3着装管理 3.3.1员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁，上班不得穿拖鞋。 3.3.2男职员的着装要求：不得穿奇装异服，不准袒胸露背。 3.3

4、.3女职员上班不得穿超短裙、低胸衫、吊带衫或其他有碍观瞻的奇装异服。 3.3.4员工要注意个人的清洁卫生，上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不留胡子,女职员提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩带应得当。 3.4办公文具管理 3.4.1办公文具分类（公司办公室办公文具分为易耗品、耐用品） 3.4.1.1低值易耗品：如笔芯、纸、电池、订书钉、回形针、涂改液、胶水、双面胶、橡皮擦等； 3.4.1.2耐用品：如刀具、卷尺、订书机、笔娄、电话机、排插、打孔机、白板、快劳夹、文件夹等； 3.4.3办公文具申领流程 3.4.1各部门在本部指定一名兼职文具申购和申领的人员跟行政部相关办公文具工作对口；

5、 3.4.2办公文具易耗品领取必须通过本部门经理签字确认才可申领，办公文具耐用品由本部经理签字后，行政部经理签字确认才可领取，行政部将领取耐用品登记造册，以备查阅核对。除新进员工外，其他员工必须遵循以旧换新的原则才可进行再次申领； 3.4.3办公文具领取时间：每周二、周四行政部进行统一发放，逾期不予以发放，如遇特殊情况需行政副总或以上领导签字才可发放； 3.4.4新进人员到职时持有效办公用品需求单，向行政部前台处领用办公物品；人员离职时，必须向行政部前台处办理办公物品归还手续，未经行政部认可的，其它部门不得为其办理离职手续； 3.5办公固定电话管理 3.5.1本公司电话，主要是为了方便与外界沟

6、通，开展业务之用，严禁员工用公司固定电话拨打私人电话。 3.5.2电话管理由行政部统筹负责，使用则由各部门主管负责监督与控制。各部门电话与传真的使用由该部门负责人或指定人员负责。 3.5.3各部办公电话不得随意让非本部门人员使用，特殊情况需报备部门负责人并征得同意。 3.5.4为发挥电话最大效能，节省开支 ，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。正常通话不得超过五分钟。 3.5.5员工因紧急私事使用电话，应征得部门负责人同意。对隐瞒不报者以一罚十并予公示作为警告，严重者除照实赔偿外，同时予以行政处分。 3.5.6行政部将以每月电话费用清单为依据，如发现有与公司业务无关电话，由部门

7、查实当事人，将处以当事人电话费的双倍罚款。若部门无法核实当事人，罚款由部门全体人员平摊。3.5.7拨打国际长途，168、QQ充值、网络游戏充值等特殊收费电话属严重违纪行为，不仅电话费由当事人双倍承担，还应视情节严重给当事人行政处分。3.5.8各部门不得自行拉设通信线路。需要增加或改动线路的，须报备行政部核准后，由行政部指定人员施工。 3.5.9电话开通功能申请流程 3.5.9.1申请人提出申请填写开通外线电话申请单； 3.5.9.1由部门经理确认，行政副总核准，最后由行政部安排办理； 3.5.10在岗位空缺或人员者出差时，相关负责人或使用人员需提前向行政部报备，由行政部进行“加锁”处理，否则因

8、此造成的浪费由部门负责人或者使用人员承担； 3.5.11传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发，公司传真机应随时处地开机接由状态（假期除外）。 3.6公文管理规定 3.6.1目的：为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。 3.6.2发文处理：拟稿核稿签发编号盖章分发 3.6.2.1拟稿：按照各部门谁主管，谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页,按规定要求拟稿。 3.6.2.2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政中心审核，从公文规格、内容

9、上把关。 3.6.2.3签发：以公司名义对外的发文，由公司行政中心相关领导签发。 3.6.2.4编号：由行政中心统一登记、编号、计算份数等。 3.6.2.5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。 3.6.2.6盖章：由行政中心办公室助理办理有关盖章手续。 3.6.2.7分发：由办公室助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。 3.6.3收文的处理办结交办呈批拟办登记拆封 3.6.3.1拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由行政中心统一拆封，署名有关部门的，由部门拆封，由政府部门所发的文件，由行政中心拆封存档并复印给相关部门。 3.6.3.2登记：凡明确是公司收文的，不论以

10、何种形式收到，都统一由行政中心登记、编号。 各部门收到的由部门登记、编号。 3.6.3.3拟办：行政中心根据公文内容、性质提出拟办意见。3.6.3.4呈阅、呈批：根据拟办意见，需呈总经理批阅的由行政中心办公室助理呈送领导批示，需呈董事长批阅的由董事办相关人员呈送领导批示。3.6.3.5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。3.6.3.6办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。 3.7档案管理3.7.1目的：为加强档案资料的管理，充分发挥档案资料在公司业务开展中的作用，保守公司机密，保证各项事务的顺利进行，特制订本规定。3.7.2文件资

11、料归档范围和分类 3.7.2.1公文类：（行政中心管理） a.国家有关政策法规、上级或有关主管部门、单位的来文。 b.公司各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任制。 c.公司及各部门年终工作总结、年度工作计划。 d.公司内部的请示及批复，其它文件资料。 3.7.2.2财务类（财务部管理） 会计档案，如月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。 3.7.2.3公司类：（行政中心管理） a.公司营业执照、代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件；公司章程、协议和申报成立公司等资料；验资报告等资信文件。b.各类投资、合作、联营、贷款、担保项目的经济合同或协议书以及合作方的资信材料。 3.7

12、.2.4音像类：（行政中心管理） 涉及上述归档范围的录像、录音和电脑软件，公司重大活动的照片等等。 3.7.2.5人事类：（行政中心管理）a.员工人事档案；b.社保资料；c.相关人事资料（如：绩效考核、薪酬福利、劳动合同等）。 3.7.3档案管理要求 3.7.3.1文件资料的归档规定入电脑存档编号收存登记签收呈阅 a.保管部门按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类，编号收存；凡国家有关政策法规、上级来文及有关主管部门的批示等，存档前先交有关负责人审阅、必要时呈公司领导阅示，方可归档。 b.为避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本，列明存

13、档资料名称、份数及必要说明，交档时由保管部门在登记本上签收。保管部门然后将资料目录编入电脑作存档登记。 c.行政中心作为归档部门，所有加盖公司章的文档（包括合同）都必须在行政中心存有正本。请各部门及分公司在走完所有流程后将原件存到行政中心。 3.7.3.2文件资料借阅规定办理注销手续办理 登记手续行政副总批准借阅非机密性文件 归还总经理批准借阅机密性文件出具单位书面证明外来人员查阅 a.查阅借用任何文件资料，必须办理登记手续；归还时必须检查无误方可办理注销手续。 b.借阅非机密性文件，须经行政中心副总经理批准；凡公司重要和机密性资料，未经总经理批准，不得借出。c.外单位人员来查阅资料，应出具其

14、单位书面证明，并经总经理批准，方可查阅。d.任何人查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；确因工作需要摘抄、复制，须经行政副总批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号，如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。e.档案资料发生损毁时，由于保管员疏忽造成的，首次扣除绩效奖金50元，再次扣除100元，并给予行政处分；由于借阅者疏忽造成的，对借阅者进行同样处罚。档案资料遗失者，遗失一般资料扣除绩效奖金50元/次，遗失重要资料，追究当事人行政法律责任。f.查阅借用档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。否则，按公司有关规定处罚。由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者，将追

15、究其法律责任。 3.7.3.3归档时间a.属归档范围的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料，应在办文完成后二天内交行政中心办公室专员归档。b.经政府有关部门批复的批文和蓝图，经办人员领回后应当天交行政中心办公室助理归档。c.经有关领导审阅，认为需归档的随时归档。d.项目竣工及其验收工作结束后，一个月内立卷归档。 3.8印鉴管理规定3.8.1目的：公司印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，必须对印章进行规范化、合理化的严格管理，以保证公司各项业务的正常运作。3.8.2印章种类 a.正式(公司)印章，是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。b.专用章，

16、为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、业务部门专用章等。c.手章(签名章)，是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。 3.8.3印章的管理规定 a.印章指定专人负责保管和使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁，印章使用后要及时收存。b.财务专用章由财务部经理负责保管，向银行备案的印章，应由财务部经理、会计人员分别保管。c.印章要注意保养，防止碰撞，还要及时清洗，以保持印迹清晰。d.一般情况下不得将印章携出公司外使用，如确实因工作所需，则应由使用人填写戳章申请单，经办行政副总或总经理审批后向印章管理人员借用印章并在其用印登记簿登记，用印完毕返还印章须登记确

17、认。e.印章管理人员离职或调任时，须履行印章交接手续。 3.8.4公章刻制 印章的刻制需行政副总或以上领导批准，由行政中心办公室负责办理刻制、启用，并交由办公室助理进行保管。印章管理人员审核行政副总/总经理审核签字部门经理审核签字填写戳章申请表 3.8.4印章的使用留存归档盖章登记 a.使用任何种类的印章，应由部门经理确认、行政副总审核。为方便工作，公司领导也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。b.用印前印章管理人员须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，由用印人在盖章登记表上进行登记及签名，方可盖章。c.对需要留存的材料，盖印后应留存一份立卷归档。d.不得在空白凭证、便笺上盖章。e.以公司名义行文，未经经理级以上（不含）人员签发，不得盖章。f.所有合同和协议在会签手续齐全后方可盖章。g.公司的章程、合同、协议，所有涉及公司财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款的合同和协议，以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书，未经公司法人代表审签，不得盖章。h.各印章管理人员