采购管理程序

1、采购管理程序文件编号：CX/P-005-2011拟制：宗继宏会 审 批准：宗宇后计划物控部品管部总经办 行政部设备部研发中心本版修订记录版本号修改内容概要原因生效日期A/0新拟制2008-04-23A/1组织机构调整，技术部和品管部合并为技术品管部2008-09-28A/2实施ERP2009-07-10A/3组织结构调整，技术品管部分为技术部与品管部2010-01-28A/4组织结构调整，供应科划归生产计划部2010-09-29A/5公司组织结构调整，生产计划部更名计划物控部2010-10-262011/0内容更新和完善，增加流程图，明确过程的输入、输出、责任人及时间2011-9-29郑重声明

2、：未经批准 不得复制1 目的规范公司采购作业，确保外购物料完全符合公司规定要求。2 范围本程序适用于公司生产所需原辅料、办公用品及设备配件、五金、电器、工具、金属材料类采购的控制。3 参考文件3.1 CX/M-001-2011 质量环境食品安全手册3.2 CX/P-006-2011 供应商评估程序3.3 CX/P-012-2011 不符合控制程序3.4 CX/P-009-2011 检验控制程序4 定义规格外原材料：不在公司原材料规格表范围之内的原材料。5 职责5.1计划物控部供应科长负责采购订单发放并跟进物料交期，拥有并维护本系统。5.2计划物控部调度室负责确定生产物料采购需求。5.3各部门负

3、责对本部门所需申购的办公用品上报行政部，行政部负责对办公用品申购的统计、送审、请购。5.4各部门负责对本部门所需申购的设备配件、五金、电器、工具、金属材料等上报设备部，设备部负责审核，及送常务副总审批后，交由供应科请购。5.5品管部负责采购原辅料的验证。 本标准必须一年回顾一次。作为回顾的结果，某些变更就会根据修订记录给出的指示而引入进来。回顾的监测与执行由本标准的负责人来做。 6.工作流程:时间/步骤NO负责部门/人员作业流程输入文件/记录输出文件/记录备注15：00后的请购单第二天10：00前需确认好。每单20min1个工作日物控员申购部门、常务副总计划物控部长申购部门部长行政部采购职能负

4、责人、设备部长常务副总供应科/采购员申购部门供应科/采购员ERP生成的物料需求计划月度物料需求计划请购单物资需求申购单 原材料规格表请购单规格外原材料申购审批表合格供应商名单6.1请购6.1.1进入ERP系统物料的请购.1物控员根据ERP生成的物料需求计划编制月度物料需求计划，经常务副总批准，通过ERP形成请购单并由部长批准后，下达供应科进行请购。6.1.1.2 ERP系统产生的物料需求计划不在月度物料需求计划内的物料，由物控员通过ERP形成请购单，由部长批准后下达供应科进行请购。6.1.2尚未进入ERP系统物料的请购6.2.1.1办公用品类：各部门每月统计本部门的申购物品，由部长批准后，于下

5、月5号之前将月度物资需求申购单统一交由行政部，行政部对各部门上交的物资需求申购单进行统计并形成总的物资需求申购单，经常务副总审批后，交由供应科进行采购。6.2.1.2设备配件、五金、电器、工具、金属材料类：申购部门填写物资需求申购单经部长批准后，交由设备部进行审核，审核通过后由设备部将物资需求申购单提交常务副总审批，审批通过后提交供应科进行采购。6.1.3规格外原材料申购评审研发中心根据公司产品所使用的原材料编制原材料规格表，供应科采购材料时核对所采购的材料是否在原材料规格表范围之内，若在范围之外，则停止采购并通知申购部门，申购部门对材料规格表范围之外的材料组织生产部、技术科、研发中心、计划物

6、控部、品管部等部门进行评审，交总经理审批，审批通过后方可进行采购。评审的结果及时填写到规格外原材料申购审批表中。6.2供应商选择6.2.1生产物料采购必须从公司最新合格供应商名单中选取质量、价格及交货期最合适的供应商， 步骤NO负责部门/人员作业流程输入文件/记录输出文件/记录备注 1小时 采购定单发出时确认供应科/采购员供应科/供应科长供应科/采购员物流科/原料仓管员供应科/采购员调度室/物控员采购通知单采购合同采购通知单采购合同技术标准采购通知单收货单采购通知单采购订单追踪表催货通知单 如公司现有供应商不能满足交期要求时，供应科采购员应及时通知计划员能否改产品交期。对于技术部门评估或试用物

7、料，供应科采购员应首先考虑在合格供应商处购买，如无合适对象，则依供应商评估程序寻找能满足要求的新供应商。6.2.2供应科按请购单要求通过ERP形成采购通知单，对于价格变动较大的物料，选择二家以上供应商进行询价、比价和议价作业，同时初步确认交期，填写二联原物料采购计划单，呈常务副总经理审批后，按原物料采购计划单要求通过ERP形成采购通知单。6.3采购订单开立、评审、分发6.3.1供应科采购员负责制定采购合同a)第一次向供方采购主要原辅材料时，应签订采购合同F。b)在已订采购合同之约束条款下，可直接向供应商发放采购通知单F。c）对于部分不经常合作或采购物料较少的供应商，以采购合同的形式下达采购通知

8、。6.3.2采购合同制定完毕交采购科长，报呈常务副总审核后盖章。6.3.3核准后的采购通知单与采购合同由负责采购员分发并与供应商确认。采购通知单一式二份（传真形式有效），其中供应商、供应科各一份，供应商收到后当天确认并签名后回传。采购合同一式二份（传真形式有效），经供需双方盖章后生效，其中供应商、供应科各一份。 步骤NO负责部门/人员作业流程输入文件/记录输出文件/记录备注根据品管规定的各种物料的检验时间3小时内 供应科/采购员调度室/物控员物流科/原料仓管员品管部/检验员物流科/原料仓管员 采购通知单采购订单追踪表催货通知单送货单供方检验报告收货单收货单入库单 以确保满足公司生产要求。6.3

9、.4供应科采购员必须向供方提供相应采购料的技术标准，作为合同附件，以利其完全理解采购品质要求。6.3.5仓库导入采购通知单形成收货单准备收货。6.4采购交货控制6.4.1采购订单发出后，供应科应按预定交货期督促供应商交货，通过ERP形成采购订单追踪；并与物控员协调进料进度，以减轻仓储压力。6.4.2供应商交货时，所有来料必须有送货单并完整填写物料号。6.4.3供应商交期如有延误时，供应科应在ERP中催货通知单FP.005.006上调整交货日期并通知物控员。物控员收到通知后即以书面或电子形式通知计划员进行生产计划变更或调整，以利于生产安排.6.5采购验证a) 原辅料到货后，由仓管员对货物数量、规格、包装外观、供方检验报告(A类物料必须要有，其它物料原则上也应提供)等进行检查，确认后记录于收货单，若和收货单有出入，则拒收该批货物，通知供应科处理；若确认无误则放入待检区,由仓管员通知质量检验科人员进行验证。b)质量检验科人员检验合格后,通知仓管员进行入库、标识、分类贮存作业.c)采购品的验证按检验控制程序CX/P-009执行；d)经验证不合格的产品，按不符合控制程序CX/P-012执行。7.