IT资产管理及电脑管理员的职责

1、IT资产管理及电脑管理员的职责    在解决了协力公司的企业局域网的问题以后,接下来要做的是资产管理问题。IT资产的购置、管理问题协力公司早在搬到新园区之前就已经购置了50多台办公电脑和外围设备用于办公了。但这些设备的管理和维护一直没有受到协力公司高层管理人员的足够重视,它们像其他行政办公用品一样,被交由行政部经管。由于没有专职电脑管理员,这些电脑、打印机、显示器等IT资产经常出现各种问题,大多数情况是电脑用户自己修理,自己无法修理的就找行政部,他们请专门的电脑维修公司来修理。这直接导致IT资产利用率低下,并增加了协力公司在IT资产上的购置费用和维修成本

2、。协力公司在购置和维修IT资产方面产生了高额的费用,还经常发生员工买哪种类型的电脑而发生争执的情况,让部门负责人和高管层时常感到烦恼。由此可见,在还没有着手建设企业局域网之前,甚至是在企业最初准备购置办公电脑和外围设备用于办公之前,公司管理层就应当清醒地认识到,购置IT资产需要高投入,而且这些资产需要专业管理员长期维护。因此,协力公司当初就应该请一些称职的企业信息化咨询公司或企业信息化专家来为公司规划电脑管理、维护工作,并至少为公司招聘一名专业的电脑管理员,来专职负责此项工作。否则,协力公司的企业信息化从一开始就埋下了隐患,看似有部门负责、有专人负责、按公司规章办事,实则是例行公事的现象时常发

3、生,员工养成不良使用电脑和外设的习惯,谈不上建立良好的电脑化工作秩序。例如,当一些员工提出没有办公电脑就没法工作时,部门负责人往往会迁就属下,这时候,如果没有一个称职的IT资产购置把关人员和维护服务人员电脑管理员,就会出现员工申请购买办公电脑部门负责人签字同意分管负责人签字同意行政部签字同意采购部签字同意的流程,那么最终审批人公司老板也只好签字同意,这可能造成资产的浪费。IT资产的购置、管理办法即使企业局域网已经正常使用,协力公司也要重新规划IT资产的管理和维护工作,补上这一课。招聘电脑管理员是当务之急,而与此同时还要列出协力公司的常用IT资产清单及IT资产配置范围和标准,这样就明确了IT资产

4、的种类和各类员工需要的设备类型。然后,参考协力公司现行的企业管理制度,根据常用IT资产清单制订IT资产管理规定和相应的电脑作业工作表单及电脑管理和维护工作流程描述、电脑技能测试和培训考核表以及为规范员工使用企业局域网而出台的网络信息安全管理规定,从而让电脑管理员和各部门电脑用户清楚IT资产的管理和维护工作流程,以共同遵守。每月10日前,电脑管理员会统计出上月各部门所购置IT资产的汇总表,并列出违规购置IT资产的部门,制成IT资产购置简报;每月10日前电脑管理员都会根据电脑服务单上的服务记录、互联网上网管理软件记录和实地巡检记录,制成IT资产巡检报告,交由行政部起草IT资产违规行为处罚通报,经总

5、经理审批后,在每月15日前发布。通过这一系列规范电脑管理的工作流程和IT规章管理制度以及违规处罚制度出台,员工私拉网线、不良上网行为、不当使用IT资产等现象将会得到有效防治,避免因管理不善出现IT资产购置维修费用太高且管理混乱的状况。电脑管理员的职责和考核由此看出,电脑管理员对于IT资产管理和维护的重要性。然而,像很多公司一样,协力公司也不可能为每个部门都配备1名电脑管理员。这样就面临着电脑管理员难以应付大量的维护工作的问题,特别是在夏季高温电脑故障频繁发生的时候。所以,在人事部门招聘新员工时,电脑管理员要对需要使用电脑工作的员工进行电脑技能测试、培训和考核,这是电脑管理员的头等大事。电脑管理

6、员要将维护电脑设备的工作经验和解决办法编成电脑使用常识手册,还要从各部门选拔出一些会维修电脑的员工(下文称电脑关键用户),并向人事部报备名单,在年终考评时给予加分,给他们配备常用工具及软件(如表所示)。电脑管理员的工作文件还必须包括工作记录本、电脑和外围设备管理文件、电脑使用常识手册、电脑技能测试名单、电脑技能测试表、电脑和外围设备采购申请单、电脑服务单、电脑资产回收单、电脑资产调拔单、电脑维护巡检表各1份。这样,部门电脑使用人出现的常见电脑小故障就由这些员工来解决,这不仅能够快速解决问题,还能大大降低电脑管理员的工作量。此外,电脑管理员每周至少要花两个小时浏览电脑行情网站,每个月至少要花半天

7、时间去一次电脑城,实地了解电脑市场行情,例如台式电脑和笔记本的主流配置参数、品牌、型号、价格,打印机、手写板、显示器、U盘等外围设备的主流配置参数、品牌、型号、价格,内存条、硬盘、墨盒、硒鼓主板等电脑配件的品牌、型号、价格。这样,电脑管理员可据此提出电脑、配件及外围设备的购置建议。所以,电脑管理员的第一职责是协助人事部门对各部门的电脑用户进行现场的电脑使用技能培训和考核,并对企业招聘的需要使用电脑的人员进行电脑技能测试和提出建议报告。第二职责是发现、培养各部门的电脑关键用户,然后对他们进行电脑系统维护技能培训和考核,从而建立两级电脑维护体系,逐步提升企业员工的电脑使用技能水平,减少电脑设备维护

8、量和人为使用不当造成的电脑设备损坏率,因此只需要很少的电脑管理员。第三职责是对常用电脑软硬件设备的选型、验收和电脑资产归档(IT维护台账)。第四职责才是电脑设备的日常巡检、维护和修理。第五职责是关注电脑设备及配件的市场动态。电脑管理员至少每星期一上网浏览一些电脑城网站,了解电脑设备的市场价格和新品上市情况等市场行情,一个月实地到一些大的电脑了解电脑设备及配件的市场行情,这样当企业或部门有电脑设备需求时,电脑管理员能够根据企业或部门的实际情况很快(一般在半日内)就给他们推荐较高性价比的电脑设备。第六职责是建立电脑化工作秩序。电脑管理员督察电脑用户每天下班时关电脑主机和显示器;每周对电脑磁盘进行磁

9、盘碎片整理,每周对电脑磁盘进行杀毒;每周用系统优化软件如Windows优化大师、超级兔子或奇虎360的软件,对电脑进行性能优化一次。所以说,企业的电脑管理员的主要工作不仅是修好电脑,还要培训电脑用户,培养电脑关键用户,关注电脑市场行情,尽可能地降低电脑的损坏率和提高产品购置的合理性。对于电脑管理员的激励措施,除了薪资福利待遇和表彰奖励之外,如果能做到下面几点激励措施,就更能增强电脑管理员的归属感、忠诚度和工作积极性。1.文书工作:电脑管理员作为掌握一定电脑软硬件技术的基层工作员工,不怕工作量大,而厌烦花太多的时间在开会、写工作计划和总结之类文书上。所以,电脑管理员每天写工作日志、每月写巡检报告

10、、每季度写电脑资产购置简报、每年写年度工作总结就足够了。2.学习深造:电脑管理员一般不可能做一辈子电脑维护工作。所以,要根据公司信息化的实情,结合电脑管理员的个人兴趣和能力特点,逐步从电脑管理员中选出系统管理员。比如,企业计划在一年后部署OA办公系统,那么部门负责人就可以告诉电脑管理员在做好本职工作的同时,多与电脑用户沟通,记录下他们对OA办公系统的要求和建议,并定期对电脑管理员进行正式的OA办公系统的知识普及和技能培训,有条件的可以送专业IT公司进行外部培训。如果电脑管理员对软件开发或数据库感兴趣,公司可以定期进行这类的培训和引导,并评估电脑管理员是否可以任职。3.职业规划:提供好的职业发展

11、前途对电脑管理员是最大激励,所以公司要提前告诉他们两三年内的职业岗位可能是哪些。电脑管理员经常到各部门维护电脑,所以熟悉企业各部门的情况,清楚电脑用户的电脑技能水平,了解对各部门最有用的信息系统,所以,电脑管理员的未来岗位首选是IT系统管理员,其次是网络管理员。修理费用、维修开支、设备损坏情况、配件购置量以及电脑用户的工作稳定性和技能水平可以体现出电脑维护员服务的能力。4.综合技能:通过部门的文体活动、旅游、企业的综合技能培训提升电脑管理员的综合技能。电脑管理员的考核指标,主要是以下6个方面:(1)电脑管理员定期培训的次数,培训员工的数量,其中合格电脑用户和不合格电脑用户各有多少。(2)选拔的电脑关键用户的数量,其中能胜任工作的数量和不能胜任的各有多少。(3)经手购置的电脑和外围设备数量,分布的单位和使用人。(4)巡检了哪些地方,巡检的次数、维护维修的电脑设备数量,其中自修数量、送修好数量、报废数量各多少。(5)电脑资产归档的完整性,如电脑和外围设备的机身号相符率,尤其是质保期的登记情况,比如出现因不知道电脑设备在质保期内而花钱维修的情况。6.能否快速响应电脑选购需求,没响应的次数、错误选型的次数,并不定期地检查电脑管理员对市场行情的知晓程度。    相