运用过程方法编制审核计划

1、精选优质文档-倾情为你奉上运用过程方法编制审核计划刘宗斌博士QQ: 一、过程方法对编制审核计划的重要作用审核计划的编制，是整个审核过程中的一个重要环节，决定着现场审核过程的展开。是否依照“目标策划实现测量与监控改进”的过程方法编制审核计划，则决定着现场审核过程中，能否关注到受审核方的过程之间、职能部门之间的接口，以及对重要过程业绩、有效性、薄弱环节的评价和判断，并影响到对体系运行情况的系统评价和判断。但从对大量审核计划的评审情况来看，有相当一部份审核计划的编制，只满足于按受审核方质量手册中的职能分配表编制审核计划，是一种“要素模式”思路，而未能体现过程方法的要求。这样的审核思路，对受审核方的各

2、个过程、各个职能部门都只能分别孤立地看待，而看不到过程之间、职能部门之间的有机联系。例如，在现场审核中，常会发现这样的情形：审核“质量目标”条款时，发现建立的是有关产品质量优良率的目标；但审核“产品监测”条款时，发现只有产品质量合格的判定标准和相应的检验记录，而没有产品质量优良的判定标准及相应的监测记录；进一步审核“数据分析”条款时，提供的是有关产品质量稳定性的统计分析，而没有产品质量优良率的统计分析资料。也就是说，单独审核每一个条款，似乎都已按标准要求开展了活动，也没什么不对的地方。但用过程方法串起来一看，就发现这些活动之间缺乏逻辑一致性，也难以评价过程绩效和体系有效性。因此，如何运用过程方

3、法编制审核计划，就成为一个需要讨论的话题。二、过程方法的关键是确定过程的顺序和相互作用过程方法，做为系统地识别和管理过程的基本方法，其关键在于识别、确定过程之间的顺序和相互作用。但在现有的文献资料中，几乎没有关于如何确定过程之间顺序和相互作用的展开论述，或是语焉不详，因此有必要在这里做些说明。质量管理体系的所有过程，按照与产品质量形成的相关关系，可以分为两类。一类是与产品质量形成直接相关的过程，大致包括标准第7章、第8章所涉及的过程，称为直接过程；另一类是与产品质量形成间接相关、起着支持性作用的过程，包括标准第4、5、6章所涉及的过程，以及检测设备控制、内部审核等过程，称为支持过程。1直接过程

4、之间的顺序和相互作用通常情况下，直接过程又分为生产管理、供应管理、营销管理、设计控制等四类管理过程。按照产品质量的形成过程，这四类管理过程相互之间有着一定的顺序和相互输入输出关系。例如，营销过程往往先于生产过程，向生产过程输入顾客要求，而生产过程则为营销过程输出产品和服务。同时，在每一个直接过程内部的各个业务活动之间，存在着“目标策划实现测量与监控改进”PDCA模式的顺序和相互输入输出，见表1。2支持性过程之间没有直接联系质量体系的各个支持过程之间，虽然有着资源意义上的相互支持作用，但相互间并没有直接的输入输出关系。例如，“文件控制”和“人力资源管理”这两个过程之间，并没有直接的输入输出关系。

5、因此，在安排审核计划时，对于支持过程的条款，不必考虑这些条款之间的联系。质量体系直接过程之间的顺序和和相互作用图示表表1产品质量形成过程P目标/策划D实施C测量与监控A处理/改进营销管理顾客沟通7.2.3确定、评审与产品有关的要求7.2.1/7.2.2顾客满意8.2.1顾客满意 持续数据分析 改进8.4.a 8.5设计控制设计策划7.3.1设计 设计输入 输出7.3.2 7.3.3设计评审/设计验证/设计确认7.3.4/7.3.5/7.3.6设计 持续 变更 改进7.3.7 8.5生产管理产品实现策划7.1生产和服务提供7.5过程 产品监测 监测8.2.3 8.2.4不合格 产品/过程 持续品

6、控制 数据分析 改进8.3 8.4.b/c 8.5供应管理采购信息7.4.2采购过程7.4.1采购产品验证7.4.3库房 不合格 供方信息 持续管理 品控制 数据分析 改进7.5.3/5 8.3 8.4.d 8.5需要说明的是，上述关于质量体系过程之间顺序和相互作用的分析，仅是一种通常的模式。而不同行业、不同规模的组织，其过程的顺序和相互作用是不一样的，需要具体分析、具体对待。但无论如何，识别和确定过程的顺序和相互作用，是过程方法的关键所在。因此，需要在编制审核计划之前，通过对质量手册的审核和必要的提前沟通，不仅了解受审核方的部门职能分工，还需要明确部门之间的关系。唯有在识别和确定了受审核方的

7、过程之间顺序和相互作用的基础上，才能在审核计划中明确合理的审核分工、审核路线，并明确审核过程中审核组成员之间需要沟通、协调的内容，从而保证过程方法在现场审核中的进一步运用，提高审核有效性。三、运用过程方法编制审核计划的基本思路（结合案例分析）现在，假设审核组长A接受对某生产制造企业的认证审核任务，审核组组成情况如表2所示，企业的职能分工情况如表3所示，要求在2个审核人日内完成现场审核。审核组组成情况表表2审核组成员职责资格专业A组长正式审核员/B组员高级审核员/C组员实习审核员专业审核员某生产制造企业的职能分工表表3部门设置职能分工总经理1. 制定质量方针；2. 组织资源提供；3. 确保质量目

8、标的制定和分解；4. 对公司组织架构的设置和优化具有决策权；5. 主持管理评审。管理者代表1. 建立、保持和实施质量体系；2. 负责有关质量体系内外事务的联系和协调；行政人事部1. 公司行政管理；2. 人力资源管理；3. 文件控制和档案管理；4. 组织内审。营销部1. 市场营销和订单管理；2. 售后服务及顾客投诉处理；3. 顾客满意调查、分析；4. 不断改进营销服务，增强顾客满意。生产部1. 生产计划、统计；2. 下达工艺文件；3. 基础设施管理；4. 不断改进生产管理；物流部1. 供应厂商评价、选择和重新评价；2. 物资采购；3. 库房管理；4. 不合格物资控制；5. 不断改进物流管理。质检

9、部1. 采购产品、半成品、成品检验和试验；2. 采购产品、半成品、成品质量数据分析；3. 不合格半成品、成品控制；4. 检测装置控制。车间1. 组织生产实施；2. 生产过程日常监控；3. 生产环境控制；4. 生产设施维护。结合上述审核案例中各个职能和岗位的分工情况，审核计划编制的基本思路可做如下考虑；1. 以直接过程为基准确定审核分工，并适当考虑审核工作量的均衡；应根据审核组中专业审核员的人数，首先确定直接过程的审核分工。并以直接过程的审核分工为基准，确定审核组内部审核分工安排。在本文这个审核案例中，只有一个实习资格的专业审核员，因此考虑把B、C两人合为一个审核小组，主要审核直接过程；A为一个

10、审核小组，主要审核支持过程。另外，出于审核工作量均衡的考虑，把营销过程交给A组审核。这样，确定安排B、C小组审核生产管理、供应管理两个管理过程，涉及生产部、质检部、车间、物流部（包括库房）等职能部门。由A组审核营销管理过程及领导层、行政人事部所涉及的支持过程。2. 按产品质量形成过程，确定直接过程审核路线应按照产品质量形成的“营销管理设计控制生产管理供应管理”顺序，以及各个直接过程中的职能分工，或正向或逆向地确定直接过程的审核路线。在本文案例中，该企业删减了标准7.3条款，不涉及设计控制过程。3. 尽可能安排同一个审核小组对管理过程实施全过程审核对直接过程的各类管理过程，如生产管理，应尽可能安

11、排同一个审核小组对管理过程实施全过程的审核，这是因为：首先，每一个管理过程都是一个较为完整的“目标策划实现测量与监控改进”PDCA循环过程，涉及标准的多个条款。安排全过程审核，便于审核员按照“PDCA”过程编制检查表，建立清晰的审核思路；便于在现场审核时，按过程的开展获取客观证据，通过相互对照，评价和判断证据之间是否保持逻辑一致；也便于审核结束后对管理过程的业绩、有效性做出完整评价。并在此基础上，对质量体系的业绩和有效性做出系统评价。其次，每一个管理过程的完成往往涉及多个职能部门，如本文案例中的生产管理涉及生产部、质检部、车间等(见表4)。安排全过程审核，便于审核发现不同职能部门之间的过程接口

12、是否清晰，信息传递是否及时、完整。生产管理过程职能分工表表4P策划D实施C检查A处理生产部车间车间质检部质检部质检部生产部产品实现策划7.1生产和服务提供 7.5过程 产品监测 监测8.2.3 8.2.4不合格 产品/过程 持续品控制 数据分析 改进8.3 8.4.b/c 8.54以过程的顺序和展开为思路，按部门编制审核计划。需要注意的是，尽管前述强调了过程顺序和相互作用的思路，但在具体编制审核计划时，仍然是以职能部门为主，集中一个时间段把某个职能部门所涉及的标准条款全部审完。在个别文献中，认为过程审核是按照过程的顺序在部门之间来回穿梭，造成部门的重复审核，这种把过程审核和部门审核对立起来的观

13、点，是不正确的。根据上述思路，具体审核计划安排见表5。审核计划安排表表5时间受审核部门重点审核要素审核员200X、8、48:008:30首次会议全体8:3010:00领导层4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5,5.6,6.1,8.1A10:0011:30营销部5.5.1,5.4.1,7.2,8.2.1,8.4.a,8.5A8:309:30生产部5.5.1,5.4.1,7.1,6.3,8.5B、C9:3010:30质检部5.5.1,7.4.3,8.2.4,8.3,8.4.b/c/d,7.6B、C10:3011:30车间5.5.1,7.5,8.2.3,8.3,6.3,6.4B、C11:3012:00审核组内部沟通午 休14:0016:00行政人事部5.5.1,4.2,6.2,8.2.2A14:0016:00物流部(库房)5.5.1,5.4.1,7.4,7.5.3/5, 8.3,8.5B、C16:0017:00审核组会议全体17:0017:30与受审核方领导交流17: