有效的编制月度项目策划报告的构成

1、1 1 / / 1010一种有效的编制月度项目报告的方法1 1 引言1.11.1 项目报告 在项目的实施过程中，随着工作流、物流、资金流有效的运动，推动着 项目进程螺旋地前进， 直至项目实施完成。 在那个过程中同时伴随着信 息流的产生和运动。 信息流将项目的工作流、 物流、资金流与项目的组 织、治理职能、 环境等因素紧密地结合在一起， 它不仅反映了项目实施 过程中的各种情况， 而且还操纵和指挥着工作流、 物流、 资金流的运动2。因此项目信息对项目的治理起着重要的作用。任何一个项目治理者 的期望确实是使项目在一个施工高度安全、 品质卓越、 工期提早、 成本 低于预算同时能令内部外部客户都中意的团

2、队环境下进行， 而项目报告 则是有效地表达和传递项目执行状态信2 2 / / 1010息的要紧表现形式之一， 是人们 沟通信息的重要工具。所谓“项目报告”，确实是依据项目目标、项目各种打算、合同、组织 资源供应等资料，收集项目实施过程中产生的大量信息，用特定的表达 方式反映项目实施进度、费用、 质量等状态的一种报告形式， 以此来下 达各种指令，协调、决策、操纵和指挥项目实施过程。1.21.2 项目报告的分类项目报告的种类专门多， 例如：按时刻可分为日报、 周报、 月报、年报； 按项目内容可分为工作报、单位工程、单项工程、整体工程；按内容可 分为质量报告、 成本报告、工期进展报告；按专题内容可分

3、为风险分析 报告、总结报告、特不事件报告；按治理层次可分为分包商单位工程报 告、项目治理层单一项目的进展报告、 组织领导层整体项目或多项目状 态报告。项目报告不仅要完整真实地反映项目差不多实施情况，评价过去的情况 及时期性成果，而且要总结经验，分析问题，提出解决问题方法，为项 目决策提供依据， 并为预测项目今后进展趋势提供预警信息。 为了幸免项目报告的阅读者， 特不是项目领导层的决策者， 要得到一两个项目必 要的信息不得不从大堆的项目报告中进行繁琐的分析和筛选的现象， 因 此，针对不同类型的项目和不同层次的治理者， 编制具有针对性的项目 报告尤为重要， 一份好的项目报告能使项目治理者迅速了解项

4、目进展情 况，快速做出决策。1.31.3 本文中项目报告编写的定位 本文中所要论述的项目报告是以本人负责的生产线技3 3 / / 1010术改造工程项目 为例（项目投资 45004500 万元；工期 19991999 年 6 6 月20002000 年 1212 月；工程要 紧内容包括厂房建筑改造、设备采购安装试运行、公用系统管道安装、电气安装等；工程各部分内容施工均由不同的承建商承建4） ， 重点表 达工程项目在实施过程中，针对项目治理层收集来源于项目作业执行层 记录的工程活动的数据和资料， 向项目组织领导层上报月度报告时， 如 何分析对比，编写出单一项目的项目执行报告或多项目的项目状态报

5、告。2 2 项目报告的构成2.12.1 项目报告的目标项目组织领导层要紧为高级项目经理或企业总裁、副总裁，他们与项目有着深切的利益关系， 在繁忙的事务中， 及时而又准确了解项目 的关键问题，迅速地做出决策是特不必要的。 因而项目治理层所提供的 月度项目报告必须具备一下特征：（1 1）使阅读者迅速地了解项目关键问题。（2 2）针对问题和目的，及时确定出某项行动打算。（3 3）用少于 1010 分钟的时刻能阅读完该项目报告。2.22.2 编写项目报告必要的条件 一份要具备以上目标而且要有意义，并能为领导者带来价值的项目报 告，在编制前必须满足一下必要条件：4 4 / / 1010（1 1）了解组织

6、领导者的需要和期望。（2 2）确定项目报告采纳的报告形式、内容以及图表。（3 3）协商一致的报告截止日期。（4 4）作业执行层上报基础资料的提供人，必须采纳统一的标准、规范 的格式。2.32.3 项目报告的形式和内容在项目的整个进程中， 组织领导层的治理者都应当清晰地了解项目的状 况，月度报告是特不重要的交流项目信息的工具。 让繁忙的高级项目治 理者阅读过多的数据或专门厚的项目报告实际是一种资源的白费。因 此，本文推举的月度项目报告编制方法， 将项目报告内容用“必读”部 分和“推举阅读”部分形式表达。 如此就使治理者在有限的时刻内， 从 每个月的月度项目报告中了解最有效的项目信息。 报告中“必

7、读”部分是项目执行的差不多信息， 要紧用两至三段文字阐 述项目执行的概要、 项目的关键问题和项目正常的状态。对项目总体上 是否安全有效地按照打算执行发表评论，并对关键问题做出鉴不， 提出 建议性行动打算。这部分的信息要紧是用来回答了“项目进展是否顺 利”的问题。“推举阅读”部分首先提供项目报告的分解结构， 标明本报告信息的提 供者和内容，其次是从项目执行层中工程师、 各单项工程承建商、 供应 商提供的详细的报告中摘取最恰当的信息， 利用恰当的、 简单的、 容易 让人理解的图形和表格， 充分地表现了上一个月项目各部分执行状况和 取得的项目绩效， 项目的成本、 进度与打算相比发生的变动， 以及项目

8、 进展的趋势。 应用这种表示方法目的确实是通过这种月度项目报告的表达形式让高级项目经理或企业组织层的领导者在有限的时刻内， 得有效的项目信息， 为制定下一个月关键的活动打算提供依据， 使领导 者快速做出决策。由于本文中介绍的项目报告“必读”部分目前在工程中是一种常见的、 传统的表示方迅速获5 5 / / 1010法， 本文不做过多论述， 要紧介绍“推举阅读”部分项目 报告内容的表达方法。3 3 单一项目报告和多项目报告的表示方法3.13.1 单一项目的项目报告单一项目的项目报告“推举阅读”部分要紧表现一个完整的项目进展 的情况和项目各部分执行的绩效， 使组织领导层的治理者能充满信心对 项目做出

9、有效的决策。 因此项目首先要具有完整的打算系统， 建立必要 的挣值分析体系， 同时能有效地收集项目实际完成的数据， 通过分析计 算项目的进度执行指标 SPISPI 和成本效用指标 CPICPI，表现在各种图形和表 格来讲明项目的绩效和进展趋势。6 6 / / 1010项目绩效状况图，要紧表现项目实施过程中进度和成本进展状况和变动矶航机拧w：ypi-R顼艮趣集贿掛林?CPK?念口服害井諒蛛物. 主黑克呱 BP临告的墓 酣甑桅和備剌的来瀏屋 蚩就顼BH握活訪和槌 俱普”.頊巨毎月进度抽幵 捋擁曲童阳.主宴泰悝项 直丈链it義申进度5讣 切用比.蛮际缺魏笛枭- 曲缆趙萇筑構馥1.雲际SS爲雄楼近计划|醐SPI(TI翔yooa 920.6?44/00a1854獸00CL 980.8t4Woo1.1X3027/G01.120.892扩00sm:【/高俶型:L J L J L j L J L j L A L i,项目酔碍已艮兗威匸菲冈靈感車已堑 M 磁匸怔丈碌底家圈1仪目惟告分则绪鞫,圉2巧艮樽也仔析膽宴国 “ mi ail iiiam“ o o“八t011 11CPI7 7 / / 1010的趋势。本例中项目在 3 3 月至 7 7 月期间，实际绩效由滞后型转变为进度 超前型。项目各部分成本绩效指标图，要紧表现项目实施过程中各部分成