ERP环境下应收账款的管理

1、企业资源计划ERP课程设计 题目： ERP环境下应收账款的管理 班 级 信管 092 专 业 信息管理和信息系统 学 号 3090561034 姓 名 王桢帆 地 点 经济与管理学院实验室 指导老师 朱宗乾 设计日期 2012-6-24 2012-6-29 2012 年 春季 学期 目 录1、 题目提出的背景，目的与意义31.1 应收账款的概念31.2 题目提出的背景以及出现的问题31.3 题目提出的目的61.4 题目提出的意义62、 设计欲达到的的预期目标73、 分析过程93.1 应收账款核销业务流程93.2 目前对应收账款的全程管理103.3 利用ERP对应收账款进行的管理与控制12四、设

2、计中的收获体会14参考文献14ERP环境下应收账款的管理一、题目提出的背景，目的与意义1.1 应收账款的概念 应收账款是指企业因对外销售货物、提供劳务及其他原因而向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括：应收账款、预付账款和其他应收款。它是企业流动资产的重要组成部分，其流动性强弱直接影响企业的资金周转和经营业绩。应收款项过大、回笼过慢不仅会严重占用资金，延缓资金的周转速度，同时也可能造成呆、坏账的发生，给企业造成重大损失。1.2 题目提出的背景以及出现的问题 必须明确的是，企业作为一个盈利组织，其生存的目的就是“获利”。因此，企业为了获取更多的利益，增强自身竞争力，不得不想方设法提高企业销售额

3、。 我国现行的销售方式分为现销和赊销两种基本方式。赊销是一种最为简单有效的方法，不仅能够增加销售、减少库存，降低企业中存在的存货积压风险和相应产生的管理费用，还能够最大程度地增加企业利润。 但是相对于现销来说，始终存在着风险。赊销必然导致企业持有大量的应收账款，由于计现金流入和实际现金流入量在时间上不一致，就可以发生相应的机会成本、坏账成本以及对应收账款的管理成本，从而影响企业财务状况和正常经营。比如有些企业为了追求账面利润的数量盲目赊账，但产生的应收账款却难以收，反而影响了企业流动资产的周转速度， 造成企业不能及时足额地获得现金流量，从而陷入财务危机不能自拔。 近年来，伴随着现代信息技术、通

4、信技术、网络技术的不断发展，企业管理需求也在不断提高，企业越来越重视自身的ERP建设，它的优势不仅在于帮助企业建立一套信息化管理系统, 更重要的是它代表当今世界最先进的现代管理思想, 通过它可以尽快改变我国传统管理粗放、落后的局面, 以适应社会主义市场经济的发展。使企业能够从容的适应市场激烈的竞争。 虽然，随着市场经济体制的建立和完善, 我国企业逐步加强了对应收账款管理的重视程度, 制定了一些具体的管理制度并采取了相关措施。但在实际工作中仍然不断的出现很多问题, 原因很多, 但其中最重要的一个原因是落后的程序不适应日益复杂的环境和情况, 极大地阻碍了应收账款管理目标的实现, 其存在的局限性主要

5、从ERP软件本身和公司应收账款两个角度来说明。 从ERP本身的特点来说，有以下的几个方面：1、产品销售特点决定了回收周期长、坏账率高ERP 公司生产的是无形的智力成果，其产品是ERP 软件，而作为一种管理软件，ERP 公司必须将软件中管理理念与企业原有管理思维进行融合优化， 并且教会企业如何使用该软件， 最终使企业通过上ERP 软件获的自身企业价值的提升。也即实施服务是ERP 公司完成销售的有机组成部分，实施服务周期的长短以及能否使客户成功上线决定了应收账款能否及时安全回笼。2、对ERP 认识误区导致ERP 实施困局尽管随着管理需要的提升，国内公司对上ERP 的认识有了提高，但许多企业实质上并

6、没有真正理解ERP 的本源， 认为只要上了ERP软件就万事大吉，并认为ERP 的上线问题是ERP 公司单方面的事情。在没有考虑清楚自身生产、管理、人员结构特点的基础上盲目上线，导致后续实施过程无人力配合、或一遇到问题就迎难而退，并发出“不上ERP 是死，上ERP 是找死”的感慨，实施不成功，自然应收账款也就成了呆账。3、人员素质问题作为销售的起点，销售人员自身综合素质，直接影响到应收账款能否顺利回收。这点在ERP 行业表现尤为明显，因ERP 软件销售实质是在销售一种管理理念，而这种理念是否能够给企业带来管理上的更新， 能否给企业带来工作上的便利并最终使企业真正从ERP 中获得价值的提升是销售关

7、键， 而如何根据企业生产特点准确地为企业选型，就要求销售人员必须具备较高的综合分析能力，而不能因个人销售业绩只需，不切实际地过度推销。销售签单后，实施人员的实施技能就成为了该交易能否最终成功的关键，否则即使有了良好的开端最终也会在实施过程中夭折，应收账款回收也会成为泡影，因此销售人员以及实施人员的素质高低， 决定了一笔应收账款能否顺利回收的关键。4、软件产品自身特点问题ERP 公司开发的ERP 套装软件，只能满足公司一般、通用的管理需求，针对企业生产管理的个性需求，就必须在原软件的基础上作“二次开发”，“二次开发”过程中因管理理念以及对于事物认知差异性，以及软件技术屏障，导致了“二次开发”无法

8、如期结案的概率极高，应收账款的回收也就变得遥遥无期。 从公司财务以及中国目前在应收账款上的不完备的管理制度上来说，有以下几个问题：1、应收账款净额居高不下, 企业缺乏管理力度 国内一些企业日常对应收账款的管理只限于数量方面, 而对其账龄、应收账款成本、客户信用等级等资料不予计算分析, 使得账龄超过3、4 年的应收账款大有所在。在其他国家看来早可作为坏账处理的应收账款, 而我国的一些企业却一是放在“应收账款”项目下而不是“坏账”项目下, 因为这样一来就不会影响企业领导的业绩, 并使之有一种“企业经营不错啊,坏账也不太多”的自欺欺人的想法, 下任领导也不追讨, 也怕损害自己的业绩, 于是坏账越来越

9、多, 账龄也越来越长, 最终企业垮了。如此种种, 就是“三角债”仍然作祟的直 接反映, 同时也表明中国市场仍不成熟而且有关机制有待完善。2、 企业片面追求市场占有率, 风险防范意识淡薄在日益激烈的市场竞争中, 为了占领市场, 扩大产品销售额, 企业未对付款单位和个人的资信程度作深入调查, 未对应收款风险进行科学评估, 就台目采用赊销、代销策略和其他优惠方式招揽顾客, 以占有和扩大企业的市场份额, 给企业经营带来了风险, 致使客户拖欠风险巨大。3、管理随意性大, 制度流于形式由于落后系统的局限性, 目前很多企业对应收账款的管理, 不是以制度进行管理, 而是以人来进行管理。缺少及时的账龄分析账龄分

10、析是应收账款管理中及其重要的一环。许多企业仅仅是在其资产负债表的补充资料中按账龄对应收账款的数额进行了简单的分类, 平时则没有对应收账款进行辅助管理。这样, 企业不能及时对应收账款账龄进行分析, 对客户赊销的政策就没有决策的基础和依据。4、企业恶意欠款有些公司，因自身运作问题，故意以软件不适合、操作不便捷为由故意拖延结案时间，但通过回访实质上对方已经上线运作；因ERP 软件销售的无形性特点，决定了很难清晰地分清软件到底是否满足了企业运行要求，至于操作便捷性更是因人而异，由此导致举证难，法律上较难区分谁是谁非， 特别是在前期调研不充分责任不清晰的情况下，更易产生类似纠纷。5、部门之间信息独立,

11、缺乏沟通各部门由于分工和职能的不同,仅掌握了与自己业务密切相关的某一方面的信息。而各部门间又缺乏必要、有效的沟通和交流, 这往往割断了各类信息之间的有机联系和信息的完整性, 不利于企业管理者形成整体的认识, 并做出正确的判断。企业的业务量越大, 这些问题就会表现得越突出。 基于以上各种原因，ERP环境下的应收账款管理系统一直得不到充分的发挥作用，使得中国的商业一直发展的不够健康、全面。1.3 题目提出的目的 题目提出的目的也很明确， 就是要发挥ERP环境下应收账款的管理优势。不得不承认，ERP应收账款管理系统就是财务会计导向的全面企业集成系统的一个重要环节，它是利用现代化信息技术、通信技网络技

12、术建立起来的管理信息系统。它的优势不仅仅在于帮助企业建立一套信息化管理系统，更重要的是它是代表当今世界最先进的额现代管理思想，通过它可以实现去也业务重组、组织重组和管理重组，尽快改变我过传统管理粗放、落后的局面，以适应社会主义市场经济的发展，使企业能够从容的适应市场激烈的竞争。在现实生活应用中，我们必须要明确ERP系统的先进性，它通过先进的信息技术手段使得快速收集、汇总、分析、控制应收账款的信息成为可能,为企业采取快速、主动、有效的管理行动提供了决策和支持信息。但技术不是万能的，ERP系统并不能完全代替人的管理。首先，并不是所有的管理目标都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通过程序进行模拟。

13、加强和完善应收账款管理离不开信息手段与管理手段的协调配合。其次，ERP 系统只是一种工具，能否发挥其作用不仅取决于系统地功能还取决于管理当局的支持程度、系统使用者的素质和态度以及企业的文化传统、经营方式等环境因素。系统不可能把企业方方面面的处理完全都包括在内，企业系统管理软件不是无所不能的。1.4 题目提出的意义经过2008年席卷全球的金融危机，我们都深知其导火线就是次贷危机。次贷即次级按揭贷款，贷款机构为了收取比良好信用等级按揭更高的按揭利息，向收入较低或个人信用记录较低的人提供贷款。在房价上涨时，由于抵押品价值充足，贷款不会产生问题；但房价下跌时，抵押品价值不再充足，按揭人收入又不高，由此

14、引起按揭提供方的坏账增加，贷款银行流动性危机等问题。将贷款无法回收的问题由金融业向其他行业延伸开去，会发现由于企业无法及时收回应收账款，资金流通不畅导致经营失败的案例比比皆是。资金流是一个企业的血液、命脉，经过这次严峻的金融危机洗礼之后，更多的企业已经意识到了如果确保企业资金流有序、高效、正常运行的重要性；一个企业资金流是否顺畅直接影响到了公司能否健康有序经营，在影响资金流能否顺畅有序流动的诸多因素中，应收账款的周转速度又是其中重要的一环，而ERP公司作为高新技术产业，因其自身伸长特点。近几年来，随着企业管理需求的提高，企业越来越重视自身的ERP建设，相应ERP公司在我国也取得了一个蓬勃的发展

15、，目前我们国家形成了以国外SAP、ORACLE为主，国内以用友、金蝶、正航、神州数码、管家婆等诸强争霸的局面，但ERP公司作为高新技术企业，其只要产成品是无形的智力成果，销售成功的标志是终端客户能否真正实现成功上线，这种产品特点决定了ERP公司应收账款呈现出“收回周期长、坏账率高”的特点。二、设计欲达到的的预期目标 本题目的研究目的就是在ERP环境下，加强对应收账款的管理和控制。管理和控制好了企业的应收账款，可以帮助企业控制好资金流，从而增强企业在市场上的竞争力，不至于在当代的经济市场中被洪流冲走。 本设计的预期目标就是，在企业管理应收账款时，不仅需要关注应收账款在发生之后的回收和坏账处理，同

16、样应当关注应收账款发生前的预算和对客户的信用评价问题，以使应收账款的发生能够最大程度地增加企业利润，同时最大程度地避免其带来的风险，把坏账水平降到最低。 具体预期目标有以下几个方面：1、 根据系统客户信息, 制定合理的赊销制度ERP 系统建有详细的客户信用档案, 系统客户信用资料包括客户名称、购货内容、客户品质、信用等级、赊销金额、赊销时间、信用期履行情况、首次发生业务时间、业务发生频度、可否发货等。实现了对业务全过程的跟踪,并对历史数据进行分析。我们可以根据信用档案和历史数据制定合理的赊销额度和适当的回款期( 即归还应收账款的期限) 。赊销额度和回款期等数据确定后, 按照各客户的资料输入数据

17、。系统据此来判断客户的信用情况,一旦发现实际账龄超过目标账龄, 则马上显示在账龄分析中。据企业可以随时掌握每一客户的信用情况, 并做出信用评价, 为制定合理的赊销制度提供及时准确的信息来源。这些工作的开展, 使企业在经营活动中处于主动的位置上。2、利用系统数据的客观性, 保障赊销制度的顺利执行订立合理赊销制度是基础, 保障赊销制度的执行是关键。首先预设事前控制条件。在ERP 系统中对客户的赊销期和赊销额进行设置, 自动进行监督, 防止人为因素的干扰,保障制度执行; 其次完善事中控制管理。在日常经营活动中, 系统将自动拒绝不符合规范的操作步骤。在系统中对发货进行限制, 超过赊销期未回款的, 不允

18、许继续发货。从而在业务发生的过程中就进行控制,进而对应收账款加强管理; 同时以信息传递为线索, 自动形成财务信息, 减少人为操作。通过系统进行事中控制, 可以有效控制在制度执行过程中, 人为因素带来的各种随意性、欺骗性, 提高内控的稳定性、可靠性。再次要加强事后控制管理, 在系统中主要可采取以下检查措施。数据核对。系统可自动核对内部外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系, 并把异常情况及时提交给相关的监控部门, 保障数据的准确性; 信用的重新评估。通过反馈的信息, 对原来制定的信用制度进行检查, 决定其是否适当, 下一步是否需要继续执行; 检查制度执行情况。通过搜集整理员工的日常操作,

19、系统可定期分析员工的工作内容及行为方式是否合乎规范。这样通过全过程的监控, 有效保障了赊销制度的顺利执行。3.实时账龄分析, 提供决策依据ERP 系统根据事先设置好的信用期自动对客户进行账龄分析。系统根据用户的需要可以查询到分为几个不同时段对客户进行的账龄分析。通过应收账款账龄分析, 提示财务管理人员应把过期款项视为工作重点, 帮助企业进一步研究与制定新的信用政策, 这是加强应收账款日常管理的重要手段。根据系统数据显示, 如果企业应收账款的账龄开始延长或者过期账户所占比例逐渐增加, 那么就必须及时采取措施,调整企业信用政策, 努力提高应收账款的收现效率。4.建立赊销申报制度企业财务部门或信用部

20、门要对应收账款加强管理, 不能只从销售人员口中了解情况, 应当建立健全赊销申报制度, 严格控制应收账款的发生。如客户要求延期付款时, 销售部门经办人员就须填制赊销申报单( 一式多联)报信用部门审核, 在申报单上除了要列明对方单位名称、地址、开户银行及账号等基本内容外, 须重点标明要求赊销金额、赊销期限、有无担保等。信用部门在对客户资信情况调查后, 作出赊销决策, 在赊销申报单上签署意见, 并报企业法定代表人签字后方可列账。应收账款列账后, 申报部门的负责人及经办人员就成了该笔款项的责任人, 并在信用部门的配合、监督下对款项的回收负全责。5、信息完整及时, 提高应收信息实用性ERP 系统建立了良

21、好的信息通道。上级主管部门可以通过网络方便快速地获取所需数据, 大大推动了内部联系的紧密度, 克服了人员由于地理距离的原因缺乏沟通的弊病, 使地理距离变成了鼠标距离。这种水平型传递方式加快了信息的传递速度, 相关部门之间实现了直接对话, 发现了问题各部门可以直接共同解决。6、建立应收账款清收责任制企业要针对应收账款管理中经常出现的状况, 以制度的形式将债权责任明确下来, 以规范有关人员的行为。主要内容应包括: ( 1) 明确划分责任范围, 对公司全部的客户的欠款尽可能地落实到个人; ( 2) 明确规定在应收账款未完全收回之前, 责任人不得调离企业; ( 3) 明确规定各人的职权范围, 对超限额

22、赊销或未经审批赊销的应予以处罚, 并承担由此而产生的后果; ( 4) 明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任; ( 5) 明确规定由于信用部门人员徇私舞弊, 调查不实而产生坏账应负的责任; ( 6)明确规定责任的监督部门, 防止责任管理流于形式。三、分析过程3.1 应收账款核销业务流程 应收账款结算衔接销售活动与收款活动，通过将相互对应的各种单据进行勾对，以使应收系统挂账业务得以动态实时处理和更新。与应收账款核销相关的业务流程如下图所示。3.2 目前对应收账款的全程管理 企业在整个应收账款的管理过程中应始终保持关注，前期重点管理应收账款的风险预防和有效控制，防止滞后管理， 中期及时合理解

23、决应收账款发生后的各种问题，后期对于责任人追究坏账责任。企业应收账款全程管理如下图所示。1. 赊销前期管理在调查赊销对象的资料前，企业应当首先透彻了解自身状况。从自身经营规模、产品品种、往期销售额等各方面做出详细的调查，确定长期内对企业最为有利的应收账款范围和企业可以承受的应收账款最高额度。在每个销售周期开始之前，管理者根据本企业的销售计划和财务计划，对应收账款的一些主要管理指标进行预测并提出管理目标。企业通过对这些应收账款指标的预测和计划，可以控制应收账款总量，减小应收账款管理上的盲目性和滞后性。预计当期销售总量和当期应收账款总量，为当期赊销的授信总量提供决策依据；对当期现金收入和过期账款的

24、预测可以帮助企业管理者对企业现金流状况进行事前的监督管理；对应收账款周转天数的预测可以体现企业应收账款占销售收入比例的合理性。企业以上的预测结果，应当准确无误地传达给销售人员， 使其在开展业务的时候能够合理地确定赊账额度，既扩大企业销售成绩，又减少企业财务风险。2. 客户信用评价管理由于对于客户的信用评价管理是一项长期性工作，需要企业投入大量的财力人力，因此现在大多数企业的客户信用评价制度并不完善。有些企业销售部门与财务部门沟通不善，客户信用资料无法统一有些企业信用管理资料陈旧，已不能合理地评价客户当前的信用情况；甚至有些企业并不存在信用管理评价制度，对于客户的信用等级只是依靠销售人员的主观判

25、断。这些问题的存在对于企业应收账款的无法回收负有相当的责任。根据对客户的信用评价和信息分析可以确定客户的信用额度、信用期限、折扣办法等赊账条件。信用等级评级制度可以让企业清楚了解到哪些客户可以赊账、哪些客户不应赊账、不同客户的赊账额度及其信用期等。建立长期、持久的信息反馈系统，定时审查应收账款余额明细表并编制账龄分析表，及时对已过期或有迹象出现问题的应收账款提出预警。对于客户信用等级的变化保持敏感性，滚动修改客户信用等级。企业也应当保证所有客户的信用等级信息能够在销售部门和财务部门间及时、顺畅流动，保持双方对客户的统一认识也能减少应收账款的坏账风险。3. 赊销审批管理根据企业对自身的应收账款预

26、算和客户信用等级的评价结果，可以完善企业的赊销审批程序，使应收账款的管理工作更加具有预见性和计划性，有效控制应收账款总额。确定各客户当期最大赊销限额，指导销售人员的订单受理业务，是防止客户后期由于支付能力不足而产生账款拖欠的有效方法。在信用等级评价中有坏账风险的客户和信用等级降低的客户要引起有关负责人和销售人员的注意。同时预测各个主要客户的账款回收数量，在赊销前即制订详细的收账目标和计划，从而指导和监督各业务部门的账款回收工作。根据企业实际情况，在企业内部分别规定不同级别授权人员的不同权限，控制销售部门赊销的限度，数额较大的还须经管理部门审批，报企业负责人批准。4. 应收账款回收管理在应收账款

27、发生后，回收管理成为应收账款管理的主要工作。回收管理的主要任务是促进应收账款的尽快回收，防止应收账款影响企业现金流的正常循环。促进应收账款的回收方法主要有：(1)现金折扣(2)修改奖金的支付条件(3)鼓励小额客户采用自动清算系统(4)加强销售部门和财务部门联系合作(5)采用付款提醒管理程序5.坏账责任管理对于已经成为坏账的应收账款，企业应当追究该笔应收账款相关负责人的责任。企业在对销售人员进行培训的时候，不仅要强调对其营销业绩的奖励，同时也要强调其为可能发生的应收账款所需承担的责任。销售人员经办业务产生的不合理应收账款与其经济利益挂钩， 这样就可使销售人员明确风险意识，加强货款的回收；相关审批

28、应收账款的主管人员也应在审批时保持谨慎性，并承担相应的坏账责任，完善的赊销审批制度可以明确审批人的责任；财务部门负责监督应收账款的回收进度，对应收账款进行实时监控，并将坏账预警通告管理层和销售部门，因此财务人员也要对由于核查不及时准确，或者监控力度不够而发生的应收账款损失承担责任。3.3 利用ERP对应收账款进行的管理与控制1、事前严把关建立销售与实施的联动机制， 事前对客户情况进行详细调研，针对客户的经营特点、资信情况、行业特点、管理理念、生产流程、人员架构以及IT 资源，作出综合判断，并合理评估自身产品能否满足客户需求,在此基础上向客户提出合理的解决方案，并将双方确认的方案以及拟达到的目标

29、效果作为合同标的内容加以限定，并将实施过程双方如何配合以及实施周期等细节规划进合同， 以避免后续不必要的纠纷，为应收账款如期顺利回收打下坚实基础。2、事中严控制ERP 销售含有一个较长的实施过程，这过程能否顺利如期完成是应收账款能否如期回收的关键， 而且许多的纠纷也是出现在该环节。此阶段应重在沟通以及不同模块实施过程中的细节控制，ERP 实施过程不仅体现在教会企业如何使用ERP 软件， 更重要的是要将软件中隐含的管理理念与企业原有管理思维融合优化，重新搭建一个对企业行之有效的管理平台，同时要对企业原有的生产流程进行再造以及优化。此过程若只有ERP 公司单一的闭门造车，那实施的结果肯定离企业要求

30、相去甚远，最终导致实施过程的失败，应收账款自然无法收回；为此，实施过程中应重在沟通，引起企业的充分重视，让企业积极参与进来，实时根据企业需要修正实施方案，并对实施过程中遇到的问题详细记录在案，对实施中存在的争议双方应及时以联络单形式书面确案验收，这样既提高了应收账款回收速度，同时也最大限度降低了应收账款呆坏账的概率。3、勤练内功，打造高素质的人才队伍与别的高新技术企业不同，ERP 公司的产品是无形的智力成果，销售过程中不像有形产品那样“看的见、摸得着”，客户回家看看说明书就基本知道如何操作了；而ERP 产品的销售周期一般都较长，如何有效地提高企业“产品力、行销力、服务力“，实现高效有效的销售，

31、最终实现企业价值的提升， 就要求ERP 公司必须提高自身人员素质的培养，使人员综合素质与公司的发展需求相适应。提高研发能力，是产品紧贴市场需求，保证产品的适销性，以降低后期实施难度；在销售端提高销售人员销售技能的同时要重在提高销售人员的自身管理素养以及风险把控意识，对实施人员除了要对自身软件知识技能的培训外更要对其沟通协调能力进行培训，只有具备良好的沟通协调能力实施人员才能在漫长的实施过程中与企业形成良好互动，并将实施落实到位，最终才能保证应收账款的顺利回笼。4、提高研发能力，提升产品品质目前很多ERP 公司都在开发套装化软件，以减少后期实施难度，但实践中只有极少数ERP 套装软件如目前运用已经较