文件、信函收发及传递管理制度

1、集团(本部) ZHJTGL011 文件、信函收发及传递管理度（V1.0） 文件、信函收发及传递管理制度（暂行）V1.0（ZHJTGL011）企 业 集 团二零零七年八月十日文件、信函收发及传递管理制度（暂行）文件、信函的收发、传递是公司行政办公事务管理工作的一个重要组成部分，其任务是负责文件、信件、报刊等的收发运转工作正常、及时。为保证文件/信函收发及集团内部文件、资料传递及时和运行的安全可靠，请各部门按以下要求做好文件信函的收发工作1、外来文件、信函管理1.1集团本部公私报刊外来文件、邮件、外发邮件等的收发工作由公司前台负责收发。对该岗位的文件收发要求是：1.1.1只承担接收、发送信件的任务

2、，不担负拆封或处理信件的任务；1.1.2无论何种情况下，都必须把信件及时送达收信人。1.1.3做好信件、文件的移交签收工作，保证文件运行的安全可靠。1.2外发邮件要求1.2.1各部门因公需外发邮件时，经办人员最迟应于每天下午3：30点以前将函件送到前台，另填写邮件外发登记表；1.2.2每天下午4点以前前台应将当日外发邮件清点，通知快件公司或送交邮局寄发。1.3外来邮件管理1.3.1外来邮件（快件、挂号、纸包、包裹、单货运单、员工私人信件等）包括一律由前台对外签收、对内及时分发，送达收件人或其代理人并办理签收手续，以明确责任。；1.3.2不论公私邮件前台应随到随清及时分发不得丢失、损坏、搁置、延

3、误；1.3.3对外来函件应检查封口，如发现被拆封或邮票被撕应酌情处理并向邮局反映。1.3.4专业报纸及杂志统一由前台保管，采取借阅的形式，并需登记且限时归还（报纸借阅时间为当天归还；杂志借阅时间为3天）。1.3.5遇到收件人出差时，前台应妥善保管，收件人出差回来时前台应及时分发到手或及时通知领取，办好签收手续。2、集团内部的文件、资料传递2.1集团内各企业之间的文件传递是公司内部文件运转的一个重要环节，为提高文件内部传递的效率，保证文件运转的安全可靠，各企业拟定一个岗位作为企业间文件传递的收发窗口并报管理中心行政部备案。2.2各企业信件往来窗口应设立往来信件登记簿，登记往来的信件明细；各部门需

4、寄往其他企业的文件、信函，发件人做好封装后统一提交到相应的窗口，办理交接手续。 2.3各企业信件往来窗口应将发送到不同企业的文件、信函分装，填好资料移交单，交由往来的司机，由司机交到相应窗口的责任人，并办理移交签收，由司机将签收单带回交给发件窗口责任人存档。2.4各企业信件往来窗口的责任人收到其他企业来得信件时应及时将信件分发给收件人，严禁搁置、延误或遗失。文件、信函在传递过程的移交均在文件移交单上签字，以示收到，明确交接双方的责任。集团内部邮件往来管理流程整理、分装移交相关司机流 程权责单位相关说明表 单司机移交给寄件责任人各部门人员需寄往其他企业的文件、资料整理分装各企业窗口责任人办理移交登记，责任人填写移交单据，汇总打包往来信件登记簿文件移交签收单 司机 根据文件移交签收单，将文件交给责任人，并办理签收手续。文件移交签收单司机文件移交签收单存 档各企业窗口责任人各企业窗口责任人将司机带回的文件移交签收单存档，以备需要时查询将文件移交签收单交给寄件责任人，移交本企业窗口责任人文件移交签收单3、相关文件4