资料归档相关注意事项讨论

1、资料归档相关注意事项讨论目前轨道交通一般有总体设计、(专项初步设计、招标设计、施工图、施工配合5个阶段。负责市域铁路勘察、总体设计、初步设计、招标图设计、施工图设计(土建部分、设计变更等协调管理工作,组织相关专题研究。1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。3.2 工程文件资料发放3.3设计修改通知单、

2、工程联系单、传递及管理规定4档案部门职责参建单位(总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位应按各自的职责,将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理,按照归档要求移交建设单位。项目承包商项目实行总承包的,由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。建设单位各机构:负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部

3、项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位:负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。施工单位:整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、(竣工图、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监理单位:负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位:负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。施工单位归档

4、范围负责提交施工,安装全部技术记录(含隐蔽工程的各种资料。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录。调试单位归档范围负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录。设计单位归档范围负责提交项目(工程各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。负责按时提交全套完整的竣工图(一式八份。并切实执行

5、竣工图编制的有关规定。负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套负责提交设计总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录质量监督部门(质量监督中心站与质量监督站监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理:对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应

6、按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁.对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报公司总工及经理批准后方可销毁。.对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。.档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监

7、销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。.在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。其它工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行声像档案管理办法5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以

8、文字说明的历史记录。5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有:建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。5.3照片档案应符合以下要求:(1主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;(2能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;(3以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片;(4使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素(不允许插值。5.4录像档案应符合以下要求:(1主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳;(2需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等

9、;(3报送第一代素材录像带,以及编辑后成品带或光盘(DVD 或以上素质的格式。文字说明包括:工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密,又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益,凡因工作需要借阅者,须办理下列手续:6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可(注明:用途、领用时间、归还时间。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。6.2借阅档案、秘密技术档案和资料,须填写借阅单,经部门经理签字同意即可。6.3

10、绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影,如确因工作需要,应在借阅单上注明范围、内容、用途,先经部门经理同意,主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。6.4外单位人员借阅档案、资料者,凭单位介绍信,信上要注明查阅范围、内容、用途,属机密、绝密档案或资料,应主管副总同意,总经理批准方能借阅。6.5借阅的档案材料要妥善保存,不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管,防止丢失和泄密。未经同意,不得复印、抄录和转借,不能见档案内容公开出去。如遇丢失,要及时写出丢失报告,在没有做出处理前停止借阅。6.6借阅时间在两周以内,如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长

11、时间利用的要经主管副总批准,但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还,又不说明原因,不办理续借手续的,档案人员要通知借阅部门负责人负责催还,否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。6.7凡借有档案、资料者,在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者,必须将档案或资料退回档案室,否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。设计修改通知单、工程联系单管理规定7.1设计变更制度7.2签证管理制度施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证,严禁事后补签。8工程竣工图编制管理规定8.1编制竣

12、工图的形式和深度大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工图至少 应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用 单位保存。一般小型项目至少编制二套，一套送城建档案部 门归档，一套由生产或使用单位保存，作为维护、改造、扩 建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时明确规 定。 8.4竣工图编制费用 竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基 准，增加部分的费用由筹建单位负责。竣工验收后需要复制 的，复制费用由使用单位负责. 2、动态性：域铁路档案收集是动态的，体现在反复修改、 反复利用，必须要做好及时收集，及时整理。 3、电子文件归档时间与纸质文件一致，在移交纸质文件材 料

13、时一并归档。 4、档案利用者应对所借档案的安全和保密负责，不得泄密、 遗失、污损，严禁裁剪、篡改档案。未经准许，不得转借或 复印档案，散发资料。 5、借阅档案需登记，15天之内必须要归还所借的资料。 6、各类联系单以及总工办发文后需汇总存档。 7、档案文件应完整、准确、系统。 7、其他文件：项目照片、声像材料及项目建设过程形成的 其他有长远保存价值的文件。 8、目前集团档案管理存在体制不畅，领导未能重视，档案 制度建设迟缓。 （总工办下属档案）增加外出考察机会。 9、建议重要文件，以及图纸及时归档。 10、及时把对外的发送的文件，纸质和电子版的存档 总体设计 一、正确处理好铁路建设与行经地区其他建设项目的关系，使两者协调配合；要兼顾国家、地方 和铁路的利益，寻求合理的决策。 二、正确选择主要技术标准，既要使设计线各主要技术标准达到最佳配合，又要力争和邻接铁路 相互协调，并应考虑