公司文件编写编码管理办法

1、内容为网络收集 仅供参考XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：1/101. 目的：为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订本管理办法，作为文件编写及编码的依据。2. 范围：2.1 本管理办法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。包括：首页、内页、文件结构、段落章节等。2.2 与产品相关的技术文件(图纸、作业指导书)，其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求执行。3. 职责3.1 编写： 各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件

2、。3.2 编号管理： 编写文件人员必须向文件管理员取得文件的特定编号。4. 定义：文件等级文件种类文件名称文件格式架构一级制度文件质量手册ISO9001:2000标准条款的格式二级程序文件程序文件七/八段结构三级程序文件所延伸的作业说明管理办法七/八段结构操作规程检验规程作业指导书技术文件依专业特征，个别制订记录表单记录表报告记录单备注： 属于需呈报外部政府机关的文件不受上述规定限制。5. 程序5.1 文件格式： 质量手册及程序文件首页格式参见附页21）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。版次以A、B、C依

3、序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。 质量手册及程序文件首页，必须使用附页4，内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。不设首页的三级文件格式见附页5。5.1. 4质量记录表单的格式见附页6。文件封面见附页2。5.2 文件结构：XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日 文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：2/10 四段结构1）总则2）职责3）控制要求4）相关文件5.2.2 七/八段结构1）目的2）适

4、用范围3）职责4）定义(适用时)5）程序6）相关文件7）质量记录表单8）附页（适用时）5.3 文件编写结构说明 目的简述编写本程序的用途与宗旨。 适用范围概略说明文件的适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。 职责 简述文件中主要责任部门与相关责任部门 定义说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中的特定意义。5.3.5 程序1） 文件的核心部分，如有必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落方式详细叙述相关文件要求。2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个段落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。3）编

5、写内容应注意：简洁、完整、明确。文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。5.3.6流程图 将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各图表内的文字表示应力求简洁。主要图型/符号说明如下： 起点/终点 表示流程之起点或最终点均用此符号 处理 流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作决策或判定 指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用的符号。XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：3/10 流向线 流程和方向的标示 关联线 作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。 转接点 表示本页结束

6、(连接下页)，续页开始(承接上页) 5.3.7相关文件详细记录与本程序有关的一切其他文件。 附件：文件中所用的表单及其它文件。 5.4 段落章节构成：依据下列数字、文字顺序排列。1.1.1 1) 2) a) b) （1） 1.2 2. 5.5 文字格式标准化 统一使用Microsoft Word建文件，文件封面及各表单必须有公司徽标，正文统一采用宋体，小四号，文件编号及数字统一采用小四号Times New Roman 字体；文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。如文件不设封面，封面上的编制/审核/批准等相应信息，可放至文件末，见附页5。文件放大张贴时，字体可相应放大。 依据文

7、件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落之后注“”。5.6 文件表单、编号说明1）编码格式： 程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ2）编号意义 LC-龙城缩写 XX文件代号 QM 质量手册 QP 程序文件 QD 三层管理类文件QT 三层技术类文件 QC 三层检验类文件 QR 质量记录 Y YYY- 对应标准要素代码 4200-8500 ZZ-顺序码 01-993）编码范例： 质量手册 LC-QM-2004 文件 LC-QP4200-01 LC-QD4200-01 LC-QC4200-01 LC-QR4200-01XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：200

8、4年07月01日文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：4/105.7 文件编写、编码完成后，需按“文件控制程序 LC-QP4200-01”要求呈送相关部门负责人审核，经批准后实施。如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批，不需要审核批准的表单可只留编制。 文件经批准后发布，自生效日期生效。5.8 文件制定/修订流程图见附件1LC-QP4200-01 文件控制程序LC-QD4200-02技术文件管理制度8. 附页附页1：文件制订/修订流程图附页2：封面格式附页3：文件内页格式附页4：文件首页格式附页5：不设首页的三级文件格式附页6：质量记录表格式XXX精锻有限公司文件编号： LC-

9、QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：5/10附页1：文件制订/修订流程图开始制订/修订文件审核/会签N文件批准N文件编号文件登记文件发布文件使用、保管、维护文件实施前的培训 文件变更 N旧文件作废职 责 部 门相 关 说 明表 单各部门职责人员文件封面格式 文件内页格式 各部门职责人员2.审核责任人会签 审核会签栏 各部门职责人员文件批准批准栏 文件管理员 文件、表单编号说明文件管理员文件发布范围接收人签收分发部门、文件发放签收表文件持有人各文件制订人各部门责权人依实际需要实施培训文件发放部门各部门责任人注明文件更改内容文件更改

10、申请文件管理员文件回收及销毁文件回收记录文件销毁记录XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：7/10附页3：文件内页格式XXX精锻有限公司文件编号： 生效日期：文件名称版本号： 修订号：页次： 三号黑体，字间不空格1.小三号隶书，字间不空格.均为小四号宋体正文，采用小四号宋体XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：8/10二号隶书，前后字之间空1格附页4：文件首页四号Times New Roman 字

11、体XXX精锻有限公司 文件编号：LC-QD四号黑体文件名称小一号黑体字，前后字之间不空格编制：三号黑体字审核：批准：分发部门总经理常务副总管理者代表财务部供销部技术部质检部生产部质保部公司办公室版本号： 修订号 ： 受控特性： 发放编号：发布日期： 生效日期：XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：9/10附页5：不设首页的三级文件格式小四号Times New Roman 字体XXX精锻有限公司文件名称 发布日期： 生效日期： 文件编号：LC-QD*-*小二号黑体字体 页码：X/Y表头其它字为小四

12、号宋体字以上表头以下正文1.1.1. 1.正文，小四号宋体字以上正文以下末尾 仅在文件最后一页显示以下内容分发部门总经理常务副总管理者代表财务部供销部技术部质检部生产部质保部公司办公室此二行采用小四号宋体字，上下两根线条为。 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：版本号： 修订号： 受控特性： 发放编号：XXX精锻有限公司文件编号： LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写编码管理办法版本号： A 修订号： 0 页 次：10/10附页6：质量记录表单格式此行及表尾采用小四号宋体字二号隶书，前后字之间不空格XXX精锻有限公司小二号黑体，前后不空格表单名称 版本号： 修订号： 表单序号： 文件编号：LC-QR4200-采用小四号Times new Roman采用小四号宋体字表格内格式依实际需要而定，文字采用小四号宋体字编制/日期： 审