公司行文管理办法

1、行 文 管 理 办 法1、目的标准公司和各部门文档的管理。2、范围适用于公司各部门。3、职责 3.1 综合管理部负责公司名义的文件收发管理。 3.2 各部门/工程负责本部门/工程的文件收发管理。4、行文种类 4.1部门行文：以部门名义起草的业务往来文件，如部门报告、部门请示、部门工作往来函、会议纪要等，各效劳中心对外行文，格式参考公司行文规定。 4.2公司行文：以公司名义起草的文件，如工作方案、报告、请示、函、申请、会议纪要、通报、通告、通知、任命、 、指示、批复等。5、 公文格式 公司所有发文统一格式，详见 “发文模板。6、 文件要求 6.1文件印制用纸一律使用国家标准用纸A4型297mm&

2、#215;210mm；标题统一使用黑体加粗体字并居中；正文和主送单位用仿宋4号；左右边距为2.8cm；如果正文恰好占满全文，落款必须另起一页的，必须在另页白纸上注明“此页无正文字样。 6.2发文字号 6.2.1包括机关字号、年号、顺序号。年号用全称、顺序号用阿拉伯数码标注，不加“第字。文号统一使用3号仿宋体字居中。 6.2.2以公司名义行文的文号统一采取“司发x x x x年x x号，编号由综合管理部统一管理。供学习参考 司发x xx xx x号 签发人文件序号 发文年份 公司代号 如：司发202115号，是指康居物业2021年第15个文件； 6.2.3所有部门发文编码规那么为：KJWY-XX

3、-XXXX-XX号，编号由各部门自行管理。KJWY- XX- XXXX- XX号 文件序号 发文年份 部门代码ZG、PZ、CW公司代号 如：KJWY-ZG-2021-15号，是指郑州康居物业管理2021年综合管理部第15个文件； 6.2.4所有效劳中心/工程发文编码规那么为：KJWY-XX-XXXX-XX号，编号由各效劳中心/工程自行管理。KJWY- XX- XXXX- XX号 文件序号 发文年份 效劳中心/工程代码SD、ZX、YF、HYC公司代号 如：KJWY-SD-2021-15号，是指郑州康居物业管理2021年时代物业效劳中心第15个文件；6.3附件如果文件有附件，应在正文之下，左上侧提

4、一行空两格注明“附件：xxx，如附件较多，还须编上附件序号1.2.3.，末尾不使用任何符号。6.4日期一般应写发文日期，会议通过的文件会议记录、会议纪要等要写会议通过的日期，重要文件要写签发的日期。6.5盖章公司红头文件在落款处不署公司名称，只标识成文时间；盖章应在公文打印校对后进行，盖章文件的份数应与印发的份数保持一致，盖章位置“骑年盖月之称。 6.6公文根据实际情况可对格式适当调整，原那么上采用部门及公司行文两种模板，参考附件，但对模板不进行表单记录编号，以行文编号按要求记录保存。7、行文程序7.1公司级行文公司所有对外发文由综合管理部统一审核、发布，总经理审批，对外发文存复印件，送原件。

5、 7.2部门/工程级行文 经办部门/工程以内部联络函拟写、校对，经部门经理审批。原件和电子文档交经办部门/工程资料管理员存档。如需要抄送其他部门需要报总经理按审批权限审批。7.3打印公司级发文文件由综合管理部统一打印，部门/工程发文由各部门/工程自行负责，字符校对过失含错别字、标点符号率不得超过5，非正式文件可用废纸打印，但作废文件须标注“作废 字样，或者标记“X以便识别文件的有效性。7.4复印字迹清楚、页面整洁、无错位、无偏斜等。发送范围在2份含2份以上和页数超过4张含4张时可以采取双面复印，外送文件除外。 7.5对外行文需要盖章时，采取印章申请使用时审核，不在正文中保存签核记录。8、收、发

6、文要求 8.1所有外来文件需综合管理部填写?文件处理记录表?，确定传阅范围，公司总经理批示处理意见，处理完毕后综合管理部存档。 8.2凡公司文件发送必须登记在?发文登记表?内，登记时应填写清楚：日期、发文编号、收文单位、事由；必要时应要求收文单位签字确认。9、文件的更改9.1文件如需更改时，按文件审批程序须重新报批。10、文件的存档9.2部门须规定本部门文件的归档时间，并做好保管工作。11、电子文档的管理 11.1综合管理部负责公司资料文档的电脑储存及管理工作，各部门/工程须指定专人负责本部门/工程各类文档的电脑储存及管理工作。 11.2电子文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，

7、重要文件须加密，并指定专人保管，管理情况须在?文件资料存储清单?备注栏中注明。 11.3电子文档须妥善保存，如需删除，须报部门/工程经理批准。 11.4如以电子文档形式传送的文件，存档时须将有审批意见的邮件封面及文档内容打印备份。如文件内容为质量记录，须保持原质量记录表格的格式。12、文件的保密 12.1以下文件需严格保密：公司质量管理体系文件、公司办公会会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金福利制度等。 12.2 保密文件以电子文档形式传送需加密码。 12.3 有权阅读保密文件的公司职工需对保密文件负有相关责任，如有泄密，追究当事人行政责任。13、文件的公示 13.1所有文件按其要求公示一段时间后收回存档，未明确说明公示时间，按公示期5天执行。14