单据管理资料

1、第二章 单据管理第五条：仓库所有与钱或物有关的单据，由专人统一管理。第六条：单据领用，每份单据的发出必须详细登记，连号使用，领用时必须与专管员办理核销手续。第七条：单据使用，应完整无误填开每份单据，清晰记录各种物资的品名、规格、数量等相关信息。填开时，要按顺序号全部联次一次性填开，内容应真实、完整。第八条：单据作废，应全联保存，禁止涂改、挖补、撕毁、折本、单联作废。第九条：单据保管，由使用部门按规定妥善保管，严防丢失。内部使用单据至少存档一年，外部单据至少存档三年。生产型企业基本财务单据管理制度1(2007-02-03 18:29:40) 转载标签： 财务单据单据管理单据传递 

2、60;       生产型企业基本财务单据管理制度为规范公司单据管理，确保会计核算的及时性、准确性、完整性，加强内部管理，满足公司财务信息采集的需要，特制定本制度。第一章,总则1、本公司所涉及的内部财务凭证（具体单据见第二章）统一由财务部印制、保管，其他部门不得印制此类凭证，以保证此类单据的规范使用。发票、支票、汇票、报关单等国家控制的凭证由财务部统一购买。2、所有印制的单据的印刷本数、每本张数、联次及用途需预先请示香港公司同意，印制完成后需报香港公司备案，每年末由财务部将单据的使用结果报香港公司备案审查。3、各部门如需使用财务类单据

3、，需在财务部办理领用手续，并在单据使用登记表上签字。每本单据使用完毕后交旧领新，作废单据必需与存根联一同交财务存档。4、各类单据的周转数量由财务部与使用部门根据业务大小另行确定。5、财务部应有专人对财务类单据进行登记、保管、发放、回收，不定期抽查单据的使用情况。6、整本单据不得拆本使用，不得跳号使用，应按实际业务发生的先后顺序由头至尾使用单据。7、各部门应按单据的内容全面收集相关信息，不得漏填、错填，需不同人员签字的应签字齐全。单据填写部门应及时将单据的其它联次传递给相关部门。8、手工书写的单据应字迹工整，易于辨认。填写错误的不得在原单据上更改，应作废后重新填写。9、差旅费报销单、差旅费申请单

4、、来客招待申请单、汽车修理申请单、费用申请单、对客户的出货单暂按电子文档格式进行电脑打印，其它单据按印刷格式使用。第二章，财务单据及定义1、收料单，正式收料时使用此单。按序编号，按编号先后顺序使用，不得重复或跳号使用;后面必须附加工单、送货单、发票，三单信息必须一致，信息不一致的必须先填开暂收料单，待信息齐全后用红字冲回暂入库信息再办理正常收料手续；收料日期、物料编码、材料名称、规格、颜色、单位、数量、物料类别、仓库名称、供货商、订单号必须认真完整地填写，不得缺项目；收货员、仓库负责人、仓库主管必须签字以示负责。   此单一式四联,第一联,仓库存根联，仓库留存并录入进销存系

5、统；第二联，财务联，于第二日传财务，财务审核后作为材料账增加之凭证；第三联采购联，于三日内与加工单、送货单、发票一起传采购部登记后，于次日由采购部再传财务部作应付款增加之凭证；第四联，客户联，于客户结算货款时收回，作为应付款减少之凭证。2、暂收料单，单据不齐，或数量不符时使用此单。对加工单、送货单、物料申购单不齐全或对比信息不符的，如数量、规格、颜色等与加工单不同时，生产上又急需的物料应由采购部经理级以上人员和需领用物料的生产单位的副厂长以上人员签字同意方可办理暂收料手续，暂收料单只用于核算仓库数量和财务上暂估材料和债务，不得用于办理结算手续。暂收料单的信息填写内容和要求同收料单，以方便正常收

6、料信息的采集。正式收料后必需用红字冲销对应的暂收料单,不得以减少方法冲减其余额,以保障会计核算信息的准确性.此单一式四联,第一联,仓库存根联，仓库留存并录入进销存之暂收系统；第二联，财务联，于三日内传财务，财务审核后作为暂估材料账和暂估应付款增加之凭证；第三联采购联，于次日传采购部登记暂收料；第四联，客户联，于客户结算货款时随收料单一并收回。采购部收齐送货单、加工单、物料申购单、发票四单，并将此四类单据传仓库，仓库开具红字暂收料单和蓝字收料单 ，此时红字暂收料单四联分别作为蓝字收料单四联的附件传给财务、采购、客户等对象，如客户已不在公司，则两单的客户联由采购部保管并转交给客户。3、加工单，对外

7、采购时使用此单。按序编号，按编号先后顺序使用，不得重复或跳号使用;供应商名称、采购的产品名称、规格、颜色、数量、单价信息必须齐全；采购人、采购经理、采购副总必须签名，并有董事长签名授权记录，石材的采购还应有香港公司的授权记录。4、送货单，应有供应商的公章或签名，以免因安全、质量等原因发生争议时无法追溯责任人。5、领料单，生产部门向仓库领料时使用此单。按顺序编号，按编号顺序填写使用，仓库名称、领料单位、领料类别、生产批次(即客户订单号)及其它表格内容规范完整填写，领料单位主管、领料员、仓管员、仓库负责人等应签字以示负责。此单一式三联，第一联，领料单位存根联，领料单位作为台账登记之凭证；第二联仓库

8、联，当日录入进销存系统；第三联，财务联，先由仓库在发料时代收，于第二日传财务，作为材料减少之凭证。6、退料入库单,用于各厂多余物料的退库，按顺序编号，按编号顺序填写使用。退料部门、收料仓库名称、物料类别、余料生产批次(即客户订单号)（订单号）及其它表格内容填写规范完整，退料部门主管、退料经办人、收料仓管员、仓库负责人应签字以示负责。此单一式三联，第一联，退料单位存根联，退料单位作为台账登记之凭证；第二联仓库联，当日录入进销存系统；第三联，财务联，先由仓库在收料时代收，于第二日传财务，作为材料增加和某批订单生产所用物料减少之凭证。7、物料外发加工单，我公司出主辅料委托外单位加工时使用此单。按顺序

9、编号，按编号顺序填写使用。加工商名称、发出物料名称、编码、数量，应收外发加工物料数量、实际回收数量，发出日期、应收回日期、实际收回日期，加工单价、金额，订单号和我公司跟进人等应填写规范完整。此单一式四联，第一联，发出物料单位存根联，发料单位作为进销存登记之凭证；第二联加工商联，作为加工合同之文书,回收物料时收回此联；第三联，财务联，由发出物料单位于三日内传财务，作为物料减少之凭证，第四联，采购联，于外发加工部门登记跟催物料后,传财务作为应付款增加之凭证。8、外发加工半成品回收入库单，外发加工物料回收入库时使用此单。按顺序编号，按编号顺序填写使用。物料外发加工单号、加工商名称、物料编码、订单号、

10、入库数量等填写规范完整，仓库主管、仓管员、生产部门收货员等应签字以示负责。此单一式四联，第一联，收料仓库存根联，收料仓库作为进销存登记之凭证；第二联加工商联，作为加工合同之文书；第三联，财务联，收料单位于三日内传财务，作为物料增加之凭证，第四联，采购联，于物料收回时作为财务结算之凭证。9、成品入库单，订单交货给仓库时使用此单。按顺序编号，按编号顺序填写使用。交货单位、仓库名称、成品名称、编码、数量、生产批次(即客户订单号)等内容填写规范完整。仓库负责人、仓管员、生产主管、交货人等应签字以示负责。此单一式三联，第一联，仓库存根联，作为进销存登记之凭证；第二联财务联，于三日内传财务作为库存商品增加

11、的凭证；第三联，生产部门联，作为台账登记依据。 10、成品出货单，成品出库时使用此单。按顺序编号，按编号顺序填写使用。客户名称、仓库名称、成品名称、编码、数量、单价、金额、生产批次(即客户订单号)等内容填写规范完整。此单一式三联，第一联，仓库存根联，作为进销存登记之凭证；第二联客户联；第三联，财务联，于三日内传递给财务，作为成品减少、销售成本增加的依据。目前此单暂按电脑格式处理。11、内部物资调拨单，香港来料和仓库间调拨物资时使用此单。按顺序编号，按编号顺序填写使用。来料单位、收料仓库、收料日期、物料名称、编码、数量、单价、金额等填写规范完整。收料仓库主管、仓管员、发料仓库主管、发料人（香港来

12、料为送货人）应签字以示负责。此单一式三联，第一联，收料仓库存根联，作为进销存登记之凭证；第二联财务联，于三日内传递给财务核算；第三联，发料仓库（香港）联，作为进销存登记之凭证，或传回香港作核对用。12、销售清单：按顺序编号，不得重号或跳号，日期、客户名称、货物名称、规格型号、数量、单价、大小写金额应规范填写并由销售员及单位负责人签名，本单一式三联，第一联为存根联，销售部门存查，第二联为客户联，交客户，第三联为财务联，交财务入账。13、现金付出传票，按月顺序编号；付款日期按实际日期填写；金额要与附件相符，附件金额低于传票金额的要写明原因，严禁附件金额高于传票金额；要有领款人、报销部门或此业务的主

13、管、复核人、记账人、出纳的签字记录。14、付款发票，对公司政策要求必须取得发票的经济业务，应审核发票的真伪，日期、货物或劳务名称、金额是否规范，付款人是否为本公司，是否有供应商签章。商品购销活动和修理修配业务应取得国税的商业(修理修配)发票或增值税发票,属应缴营业税的业务，应取得地税部门的发票，交政府部门的基金、行政事业性收费应取得财政部门监制的行政事业收费票据。15、差旅费报销单：本单为各部门人员报销出差费用的分类汇总单据，主要内容是：填制日期、姓名、所在部门、职务、出差事由、出差时间、地点、交通费（按来回不同路段和车程填写）、住宿费（按每天住房数、每间单价填写）、餐费（按每餐人数、金额填写

14、）、补贴、单据张数、合计金额等，本单由出差人填写并签字后(多人一道出差的,三人以下由实际出差的全体人员签字，三人以上的由其中三人签字)，再由部门负责人审核后交财务审核。16、出差费用申请单：本单为各部门人员因工作需要申请出差的单据，主要内容为：申请日期、姓名、所在部门、职务、出差事由、地点、大致时间、预计费用等，本单由出差人填写并签字，经部门负责人审核后，交总经理或董事长审批，方可出差。超过200元以上的差旅费报销必需附此单。17、汽车维修申请单：按顺序编号，不得重复或跳号，主要内容为：申请日期、车牌号码、修理项目、预计费用、预计修理时间等，本单由驾驶员填写并签字，再行政部门负责汽车管理的责任

15、人审核，经总经理或董事长审批的方可实施。超过500元的汽车修理费报销必需先申请并附此单。18、来客招待申请单：主要内容有：申请日期、申请人、所在部门、职务、客人姓名、人数、来厂事由、预计费用等，本单由申请人填写并签字后，再由部门负责人审核，经公司总经理或董事长审批后方可使用。此单为餐费报销的附件，由董事长特批的项目可以不附此单。19、费用申请单，此单用于除人工、采购、委外加工、出差、招待、汽车维修以外的其它费用的申请，申请日期、申请人、所在部门、费用项目、费用计算基础或依据、费用使用说明、预计费用金额、支付方式、支付对象名称等需填写齐全，经办人签字后，由部门负责人审核，属公司职能部门管理的开支

16、事项，还需取得职能管理部门负责人的签字确认，经总经理或董事长签字后方可实施。超过500元的其它费用报销必需先申请并附此单。20、借款单，本单一式三联，第一联由借款人自存，第二联交财务记账，第三联，存根联。主要内容有：借款日期、借款人姓名、所在部门、职务、借款事由、借款金额、预计归还日期等，本单由借款人亲笔填写经本部门负责人审核，总经理或董事长审批后交财务付款。21、销售发票，包括国内销售普通发票、增值税专用发票、出口销售专用发票，严格按国家规定进行购、领、存、用的管理，其记账联转会计作业务收入增加的凭证。22、收款收据，预收货款、订金、定金、往来结算、为他人代收款时使用此单。按顺序编号，按编号

17、顺序填写使用。付款人名称、日期、收款原因、金额、收款单位等填写规范完整。收款人、交款人、会计应签字以示负责。此单一式三联，第一联，存根联；第二联客户联；第三联，记账联。23、各类经济活动合同的复印件，涉及房租收付、购销货物、借贷款、维修、建设项目的合同和协议，及其它涉及本公司的收、付款承诺，在正式签约生效后应于第二日将合同、协议、承诺的复印件转交给财务部，复印件应有相关部门负责人的签字。重大的经济活动的合同、协议、承诺在签约前应征求财务部门的意见，实行汇签制度。24、计件单，见派工单管理制度。第三章，财务结算中单据的使用 1、所有需付款的业务均必需取得总经理或董事长的预先授权，总经理和董事长签

18、字审批的范围及紧急情况的代理按各项业务的程序规定执行。2、采购和委外加工业务，必需由总经理或董事长在加工单、委外加工单上签字批准。如在紧急情况下需代理人签字批准实施的，或电话请示同意的，事后应找总经理或董事长补签。采购部在办理款项结算，或财务登记应付款时，采购业务应收齐加工单收料单、送货单、物料申请，委外加工业务应收齐委外加工单、委外加工半成品回收站单、委外加工申请单。采购类单据的传递时限以采购结算制度为准3、差旅费报销，必需预先填写出差申请单，并获得总经理或董事长签字批准，特殊情况下可以在出差回来补签。在财务部办理结算时，应将申请单附在出差报销单后作为证明。出差报销单应按项目明细填写，不得笼

19、统地填写费用金额。在外购买物品的，应在发票上详细列明物品名称，不得以礼品、办公用品、副食等笼统信息代替具体物品的详细名称。外出参观、学习、交流的还应附有相应的总结报告。4、来客招待报销，必需预先取得总经理或董事长的签字批准，物殊情况下可于事后补签。在财务部办理结算时，应将来客招待申请单附在进餐发票后作为证明。财务视情况将来客招待申请单单独归档保管。5、汽车维修费用报销，必需由总经理或董事长在汽车维修申请单上签字批准。如在紧急情况下需代理人签字批准实施的，或电话请示同意的，事后应找总经理或董事长补签。汽车维修费用报销应附有维修发票、维修申请单、经司机确认的维修商的维修记录。6、工资发放，由财务部

20、根据派工单、考勤表整理出当月工资明细，经财务部、生产部门（确认工时、工价、件数等）确认后，交香港公司和董事长签字批准后才能实施。工资条（表）应取得领款人的签字，严禁他人代签，特殊情况下需代签代领的，应获工资所有人的电话授权及身份证复印件存档，以免发生经济纠纷。分散于月度中间的离职人员的工资结算，应由生产部门确认其工时、工价、件数，财务部工资组计算确认后，由财务部负责人签字才能实施，事后应由工资组统计全月离职人员工资发放汇总表由董事长补签授权。7、其它业务，除上述业务以外的财务结算事项，报销或请款前应预先取得经总经理或董事长签字批准的费用申请单。此类费用报销应将费用申请单附在后面作为授权证明。同时应具备以下单据。（1）、水电费用，应有水电发票、水电费用使用明细,水电费使用应由行政部门负