做投标文件的流程

1、一、 做投标文件的流程1、首先阅读购买的招标文件，通过阅读招标文件大致了解客户的需求：A、招标文件的种类分清招标文件是招标文件还是竞争性谈判文件。如果是招标文件，按照招标文件中各项评分比例的不同，对占评分比例较大的部分，要详细的具体的做出。B、投标保证金的说明1）用途：招标方为了确保招标的有效性，在投标时收取各个投标商的信誉保证，同时防止投标后单方面撤销投标。 2）形式：有现金、支票、转账、支票倒存、电汇等。3）金额：按招标文件中要求。4）递交：投标截至前交至招标方，否则视同投标无效 C、投标截至日期和投标有效期一定要在投标截止日期前将投标文件递交。D、投标须知项目名称、用户名称、投标书数量、

2、投标地址、截标日期、投标保证金、投标有效期和评标的考虑因素等。E、投标人资格规定一般对公司规模，业绩和投标商资信有具体的要求，不能达到客户要求的则被视为没有投标资格。 2、然后再次反复仔细的阅读招标文件，对客户要求的部分和需要注意的部分做出明显的标记。详细阅读客户的技术要求部分和其它要求部分，根据客户的要求来编写投标文件。1)、客户要求投标文件正本和副本的数量。2)、客户对于投标资料的要求：是要求原件还是要求复印件，要求是每份投标文件里各一份，或者是单独密封。要仔细的辨认清楚。3)、客户对于合同的要求：要求是原件或者是复印件；对合同时间的要求（自*年以后的合同）；对合同的金额要求；对合同数量的

3、要求；对学校的要求（高等教育学校、中学、小学）要分清楚。4)、对开标一览表的要求：是所有项目写在同一个表格里，还是所有项目分开写，要分清楚。（一般的招标文件后面都会给出格式，按照客户指定的格式来填写就可以了。）3、编写投标文件1)、在招标文件中，都要求了哪些内容其中包括投标须知、合同条款、技术规范要求等，正规的招标书中会要求对标书的技术规范要求进行逐条应答，所有这些内容都应逐条详细阅读并做出应答。2)、用户对投标书的要求都有哪些对投标文件的组成做出具体规定：构成内容 投标文件的编制：格式和顺序投标报价的格式：报价表的格式投标文件的递交：递交格式，密封形式投标文件的费用：费用分担的内容3)、一般

4、的招标文件后面都会给出投标文件的格式，在编写投标文件时一定要按照客户指定的格式编写。如果招标文件后面没有给出投标文件的格式，再仔细的阅读一下招标文件，根据招标文件中的要求来编写投标文件顺序。4)、把招标文件中所有内容编写完成后，再仔细的从头浏览一遍，检查一遍： 投标文件中的日期是否一致； 投标文件中公司名称是否正确； 有没有其它遗漏的部分；4、做投标文件最主要的是图书质量的承诺和售后服务：1)、图书质量的承诺：客户要求图书必须是正版或者正版比例要达到什么程度，要根据客户的要求给出承诺。对其它的要求也要相应的给出回应。2)、售后服务承诺：在编写售后服务时要根据客户方的要求来编写，对客户方的每一个

5、要求都要做出相应的回复。对于客户方没有要求的服务，可以根据不同的情况给出不同的其它优惠服务。5、最后进行整体排版，使投标文件美观化。6、根据客户方的要求进行装订：（需要盖章签字的地方要盖章签字）如下：1)、封面（根据招标文件给出的格式制作）；2)、投标函；3)、报价一览表；4)、法定代表人授权书；5)、公司业绩一览表；6)、其它需要签字的地方；7、最后对投标文件进行密封保存。1)、密封条的编写（一般招标文件后面给出格式）；2)、密封条的裁剪（大小，宽度同等）；3)、密封条的粘贴。4)、标书密封一般的要求：投标报价一览表和投标保证金单独密封，密封处应盖有效印章；投标书正、副本单独密封，档案袋封面

6、上单独注明项目名称，投标商等内容。 在做投标文件时应该注意的问题:1、客户的招标书一般包括： 投标邀请函或招标公告 采购项目及技术服务要求 投标单位须知a. 投标单位说明b. 招标文件说明c. 投标文件的编写d. 投标文件的密封e. 投标文件的递交f. 开标和评标g. 授予合同 附件投标文件格式2、在招标书中关于评标的描述包括什么内容评标依据：说明对投标书进行评审的基本原则；评标小组构成：形成评标小组的人员情况，一般会包括用户代表、招标公司代表、专家代表等构成；招标人澄清：关于中标条件的说明，一般是声明不承诺最低价中标，而且没有义务解释未中标原因。评标因素：声明影响评标结果的关键因素，如价格、

7、服务、质量等，从而让投标方在这几个方面详细应答，以满足用户的需求。3、合同条款的内容需要注意哪些方面交货时间 付款方式 交货、运输和验收 服务技术支持4、 在做投标项目时，时间控制点的掌握1）发/卖标书时间：用户正式通知开始卖标书到投标日期截止前都可以购买标书，只有购买了标书的公司才有参与投标的资格。 2）投标截止时间：在规定的时间前递交投标书，迟到者将被拒绝投标，正规的投标项目截止时间是非常严肃的。 3）开标时间：标书中提到的公开唱标的时间，一般都是在正式截标后不久，把各个投标商的投标价格念出来，进行一个价格的排名，让投标商了解各自价格情况，避免黑箱操作。 4）投标有效期：各投标商投标的方案

8、和价格的有效期，一般为90天，这个时间是留给用户评标，合同谈判和合同执行的，在这个有效期内，各个投标商的方案和价格必须保证是可以兑现的。 5）投标保证金的有效期：投标保证金的有效期一般要求在投标截止后20天内。 二、 书目清单的整理流程1、书目的查重及客户订单的制作1） 书目的查重流程：l 首先根据客户方的需求（如：大学、中小学、专业、社科、年限等）向供应商索要书目。l 将供应商发过来的书目放到同一个文件夹里，以防和其他的书目单混淆。l 首先把书目中含有供应商信息的资料删除，然后把不同的供应商标记不同的编号并做好记录，各个供应商设置成不同的颜色，进行区分，以便查重；（注：在编写序号时，要根据书

9、目品种的多少来编写序号的位数，如书目品种有四千种则编号应为字母加位数即A0001）。l 然后按客户要求进行筛选，筛选的目的是：将不适合客户的书删除将我们所需要的书目更快的整理到一起。l 最后根据“序号、书号、书名、出版社、单价、日期”的顺序，把各个供货商的书目粘贴在一起，然后按照“书名”排序。排序的目的是：将同类或近似的图书放到一起进行查重或根据定价的高低进行配书。如有在“书号、书名、出版社、单价”中的任意三项相同的则为重复书目，以一个供货商的书目为准，删除其他供货商重复的书目。2） 按照以上查重方法，制作客户要求的书目，并发送给客户，让客户进行挑选。2、针对客户发过来的订单的整理1） 首先删

10、掉对方的客户名称、电话、联系人，核对总码洋是否一致，按照“序号、书号、书名、出版社、单价、码洋”的顺序整理，并仔细检查书目中是否有重复项，删除重复的其中一项。2） 将整理好的书目发到指定的供应商处，让供应商标记可配的书。3） 根据供应商返回的书目，确定配货方案。 三、 配货流程1、 现采以后，向各个供货商索要配货清单。把各供应商的配货清单汇总，并制定配货清单一览表。备注：配货清单包括：包号、书号、书名、单价、复本、册数、总册数、码洋、折扣、实洋等。 配货清单一览表包括：类别、供应商、包数、总册数、总码洋、总实洋、折扣、备注。2、根据配货清单制作发货清单及发货清单一览表，发货清单包括：包号、书号

11、、书名、出版社、单价、复本、册数、总册数、码洋等。发货清单一览表包括：供应商名称、包数、发货包号等。注：期间有可能出现的问题1） 由于时间的原因，客户所选的图书无库存了，根据客户的实际情况重新确定配货方案。2） 供货商实际的配货数目与配货清单不一致时，要及时通知供货商，予以确认。3） 供货商实际的配货书目中出现以下情况（开胶、缺页、倒装等严重的质量问题）时，及时通知供货商，如果能退换的则退换，不能则备案、存档，放入库房。4） 第一次发货的总码洋少于客户要求的码洋值时，要进行二次或多次供货时，要整理好每次的配货、发货清单备档，修改好发货清单一览表。5） 供货商实际的配货书目中有不符的书目，而我们没有拆包发现的而导致客户退回的书目，要备案、存档，并与客户协商，补足其所需要的数目，并把补货的清单整理好备档，修改好发货清单一览表。四、 发货的流程1、 要求供货商送货到库房，并确定好时间。2、 打电话给物流中心，争取在供货商到达的时间时到达库房。3、 收货的时候仔细核对货物的件数，图书摆放应按各送货单位单独放在一起，必须做到条理摆放。4、 贴发货标签（标签包括：收货单位、类别、包号、