Access数据库程序设计课程

1、Access数据库程序设计课程教 案 文 档第2章 数据库和表Access是一个功能强大的关系数据库管理系统，可以组织、存储并管理任何类型和任意数量的信息。为了了解和掌握Access组织和存储信息的方法，本章将详细介绍Access数据库和表的基本操作，包括数据库的创建、表的建立和表的编辑等内容。考核知识点l 创建数据库l 表的建立l 表间关系的建立与修改l 表的维护l 表的其他操作重要考点提示l 创建空数据库l 使用向导创建数据库l 建立表结构：使用向导、使用表设计器、使用数据表l 设置字段属性l 输入数据：直接输入数据、获取外部数据l 表间关系的概念：一对一、一对多l 建立表间关系l 设置参

2、照完整性l 修改表结构：添加字段、修改字段、删除字段、重新设置主关键字l 编辑表内容：添加记录、修改记录、删除记录、复制记录l 调整表外观l 查找数据l 替换数据l 排序记录l 筛选记录2.1创建数据库在使用Access实际地建立构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。无论是使用Access数据库或是Access项目，合理的设计是创建数据库的基础。只有合理的设计，数据库才能有效地、准确地、及时地完成所需的功能。2.1.1 数据库设计的步骤数据库设计一般要经过：确定创建数据库的目的、确定数据库中需要的表、确定该表中需要的字段、确定主关键字和确定表之间的关系等步骤，如图2-1所示

3、。确定创建数据库的目的确定数据库中需要的表确定该表中需要的字段确定主关键字确定表之间的关系优化设计输入数据并创建其他数据库对象图2-1 数据库设计步骤下面就以“教学管理”数据库的设计为例，介绍数据库设计的基本步骤。例2-1 根据下面介绍的教学管理基本情况，设计“教学管理”数据库。某学校教学管理的主要工作包括教师管理、学生管理和学生选课管理等几项。学生选课成绩表如表2-1所示。表2-1 学生选课成绩表学生编号姓 名课程编号课程名称课程类别学 分成 绩980102刘力101计算机实用软件必修课377980104刘红102英语必修课667该校一直采用手工管理方式，但随着信息时代的到来，教师对信息需求

4、越来越大，对信息处理的要求也越来越高，手工管理的弊端日益显露出来。由于管理方式的落后，处理数据的能力有限，工作效率低，不能及时为领导和教师提供所需信息，各种数据得不到充分利用，造成数据的极大浪费。解决这些问题最好的办法是使用计算机实现教学管理自动化，利用数据库组织和管理教学信息。1、确定创建数据库的目的设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的及如何使用。用户需要明确希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需要什么主题来保存有关事件(表)和需要什么事件来保存每一个主题(表中的字段)。与将使用数据库的人员进行交流。集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库生成的报表；同时收集当前用于记录数据的表

5、格，然后参考某个设计得很好且与当前要设计的数据库相似的数据库。通过对学校教学管理工作的了解和分析，可以确定，建立“教学管理”数据库的目的是为了解决教学信息的组织和管理问题。主要任务应包括教师信息管理、学生信息管理和选课情况管理。2确定该数据库中需要的表确定表可能是数据库设计过程中最难处理的步骤。因为要从数据库获得的结果、要打印的报表、要使用的格式和要解决的问题不一定能够提供用于生成表的结构线索。不必使用Access来设计表。实际上，先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法。在设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类。(1)表不应包含备份信息，表间不应有重复信息。由此，关系数据库中的表与常规文件

6、应用程序中的表(例如，电子表格)有所不同。例如，将学生信息和教师信息分开，保存在不同的表中，这样当删除某一学生信息时不会影响教师信息。(2)如果每条信息只保存在一个表中，只需在一处进行更新，这样效率更高，同时也消除了包含不同信息的重复项的可能性。例如，要在一个表中只保存一次每一个客户的地址和电话号码。虽然在教学管理的业务中只提到了学生选课成绩表，但仔细分析不难发现，表中包含了3类信息：一是学生基本信息，如学生编号、姓名等；二是课程信息，如课程编号、课程名称、课程类别、学分等；三是学生成绩信息。如果将这些信息放在一个表中，必然出现大量的重复，不符合信息分类的原则，因此，根据已确定的“教学管理”数

7、据库应完成的任务以及信息分类原则，应将“教学管理”数据分为4类，并分别存放在教师、学生、课程和选课成绩等4个表中。(3)每个表应该只包含关于一个主题的信息。(4)如果每个表只包含关于一个主题的事件，则可以独立于其他主题维护每个主题的信息。例如，将客户的地址与客户订单存在不同表中，这样就可以删除某个订单但仍然保留客户的信息。3确定表中需要的字段每个表中都包含关于同一主题的信息，并且表中的每个字段包含关于该主题的各个事件。例如，客户表可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码的字段。在草拟每个表的字段时，请注意下列提示：(1)每个字段直接与表的主题相关。(2)不包含推导或计算的数据(表达式的计算

8、结果)。(3)包含所需的所有信息。(4)以最小的逻辑部分保存信息(例如，名字和姓氏而不是姓名)。在Access中，字段的命名规则是：(1)字段名长度为164个字符。(2)字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。(3)字段名不能包含句号(.)、惊叹号(!)、方括号()、先导空格或不可打印的字符，如回车。根据以上分析，按照字段的命名原则，可将“教学管理”数据库中4个表的字段确定下来，如表2-2所示。表2-2 “教学管理”数据库中的表教 师学 生选课成绩课 程教师编号学生编号选课ID课程编号姓名姓名学生编号课程名称性别性别课程编号课程类别工作时间年龄成绩学分政治面目入校日期学历团员否职称简历

9、系别照片联系电话4确定主关键字Access为了连接保存在不同表中的信息，例如将某个客户与该客户的所有订单相连接，数据库中的每个表必须包含表中惟一确定每个记录的字段或字段集。这种字段或字段集称作主键(主关键字)。表2-2所示的4个表都设计了主关键字，如教师表中的主关键字是教师编号，它具有惟一的值；学生表中的主关键字为学生编号；课程表中的主关键字为课程编号；选课成绩表中的主关键字为选课ID，它们也都具有惟一的值。5确定表之间的关系因为已经将信息分配到各个表中，并且已定义了主键字段，所以需要通过某种方式告知Access如何以有意义的方法将相关信息重新结合到一起。如果进行上述操作，必须定义Access

10、数据库中的表之间的关系。图2-2显示了“教学管理”数据库中4个表之间的关系。如何定义表之间的关系，将在下面的章节中详细介绍。图2-2 “教学管理”数据库中表之间的关系6优化设计在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。因为在现在改变数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。用Access创建表，指定表之间的关系，并且在每个表中输入充足的示例数据，以验证设计。可创建查询，以是否得到所需结果来验证数据库中的关系。创建窗体和报表的草稿，检查显示数据是否是所期望的。最后查找不需要的重复数据，并将其删除。如发现问题，修改该设计。7输入数据并创建其他数据库对象如果认为表

11、的结构已达到了设计规则，就应该继续进行并且在表中添加所有已有的数据，然后就可以创建所需的任何查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。2.1.2 创建数据库创建数据库有两种方法，第一种是先建立一个空的数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；第二种是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需要的表、窗体和报表。第一种方法比较灵活，但是用户必须分别定义数据库的每一个对象；第二种方法仅一次操作就可以创每建所需要的表、窗体和报表，这是创建数据库最简单的方法。1建空数据库例2-2 建立“教学管理”数据库，并将建好的数据库保存在D盘“Access例题”文件夹中。

12、(1)启动Access，执行“文件”/“新建”命令，在“任务窗格”中单击“”项，这时屏幕上显示如图2-3所示的“文件新建数据库”对话框。图2-3 “文件新建数据库”对话框(2)在该对话框的“保存位置”框中找到D盘，再单击按钮，在打开的“新文件夹”对话框中名称位置输入“Access例题”，如图2-4所示。然后单击按钮。图2-4 “新文件夹”对话框(3)在“文件新建数据库”对话框的“文件名”文本框中输入“教学管理”，单击按钮。如图2-5所示。这样，就在指定的位置创建了一个空数据库，接下来就可以添加各种数据库对象了。注：建立空数据库也可用工具栏上的“新建”按钮图2-5 确定保存位置和文件名创建空白数

13、据库之后，必须执行其他的步骤来定义组成数据库的对象。2用“数据库向导”创建数据库例2-3 在D盘“Access例题”文件夹下利用“向导”建立“教学信息”数据库。模板为“联系人管理”，屏幕显示样式为“标准”、打印报表所用样式为“正式”，指定数据库标题为“教学信息”，其它选项为默认值。(1)启动Access，执行“文件”/“新建”命令，在“任务窗格”中单击“”项，单击标签，这时屏幕上显示如图2-6所示的“模板”对话框。图2-6 数据库模板(2)选择“联系人管理”模板，然后单击“”按钮。(3)在“文件新建数据库”对话框的“保存位置”框中找到D盘“Access例题”文件夹，再打开。(4)在“文件名”文

14、本框中输入数据库名称“教学信息”，如图2-7所示。图2-7 确定保存位置和文件名(5)单击按钮，这时屏幕上将显示“数据库向导”第一个对话框，如图2-8所示。图2-8 “数据库向导”第一个对话框(6)单击按钮，屏幕上显示“数据库向导”第二个对话框，不做任何更改。(7)单击按钮，屏幕上显示“数据库向导”第三个对话框，选择“标准”样式。(8)单击按钮，屏幕上显示“数据库向导”第四个对话框，选择“正式”样式。(9)单击按钮，屏幕上显示“数据库向导”第五个对话框，在文本框中输入“教学信息”，如图2-9所示。(10)单击按钮。“教学信息”的结构框架就建立起来了。图2-9 “数据库向导”第五个对话框2.1.

15、3 数据库的简单操作一、打开数据库打开数据库的方法：通过“打开”命令或工具栏的按钮。打开数据库的步骤如下：(1)单击“文件”菜单中的“打开”命令或工具栏的按钮。(2)单击位置栏中的快捷方式，或在“查找范围”下拉列表框中，单击包含所需Access数据库的驱动器或文件夹。(3)在文件夹列表中双击相应的文件夹，直到打开包含所需数据库的文件夹。如果找不到要打开的数据库，单击“工具”按钮，然后单击命令。在“查找”对话框中，键入其他搜索条件。如图2-10所示。图2-10 “打开”对话框(4)请执行下列操作之一：u 如果要在多用户环境下以共享方式打开数据库，以便对数据库进行读写操作，可单击“打开”。u 若要

16、以独占方式打开数据库，单击“打开”按钮旁的箭头，并单击“以独占方式打开”。u 若要以只读访问方式打开数据库，以便可对其查看而不能对其编辑，单击“打开”按钮旁的箭头，并单击“以只读方式打开”。u 如果要以只读访问方式打开数据库，并且防止其他用户打开，可单击“打开”按钮旁的箭头，并单击“以独占只读方式打开”。如图2-11 所示图2-11 “打开”对话框二、关闭数据库当完成了数据库的操作之后，需要将它关闭。关闭数据库的方法有如下几种：(1)单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。(2)双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标。(3)单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标，从弹出的菜单中选择“关

17、闭”命令。如图2-12所示。图2-12 “控制”菜单2.2建立表表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立并使用的，因此，它在数据库中占有很重要的位置。为了使用Access管理数据，在空数据库建好后，还要建立相应的表。Access表由表结构和表内容两部分构成，先建立表结构，之后才能向表中输入数据。本节将详细介绍表的建立，包括Access数据类型、建立表结构、向表中输入数据、字段属性的设置以及建立表与表之间关系等内容。2.2.1 Access数据类型用户在设计表时，必须要定义表中字段使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、

18、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。Access数据类型见表2-3。表2-3 Access数据类型数据类型用 法大 小文本文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编最多255个字符Microsoft Access只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。设置“字段大小”属性可控制可以输入字段的最大字符数备注长文本及数字，例如备注或说明最多64,000个字符数字可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币的计算除外(使用货币类型)。设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型1、24或8个字节。

19、日期/时间日期和时间8个字节货币货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。精确到小数点左方15位数及右方4位数8个字节自动编号在添加记录时自动插入的惟一顺序(每次递增1)或随机编号4个字节。是/否字段只包含两个值中的一个，例如“是/否”、“真/假”、“开/关”1位OLE对象在其他程序中使用OLE协议创建的对象(例如Microsoft Word文档、Microsoft Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据)，可以将这些对象链接或嵌入到Microsoft Access表中。必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象最大可为1 GB(受磁盘空间限制)超级链接存储超级链接的字段。

20、超级链接可以是UNC路径或URL最多64,000个字符查阅向导创建允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表中的值的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义与主键字段的长度相同，且该字段也是“查阅”字段；通常为4个字节注意：“数字”、“日期时间”、“货币”以及“是否”，这些数据类型提供预先预定义好的显示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。2.2.2建立表结构建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表向导”创建表结

21、构。一、使用“数据表”视图(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口。(2)请单击“对象”下的，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。(3)双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。(4)重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。(5)随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。(6)在数据表中输入数据。将每种数据输入到相应的列中(在Access中，每一列称作一个字段)。例如，如果正在输入姓名，将名输入

22、在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。在保存数据表时，将删除任何空字段。(7)在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮来保存数据表。(8)在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能惟一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。如果已经输入能惟一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。例2-4 在“教学管理”数据库中，使用“数据

23、表”视图建立“教师”表，教师表结构如表2-4所示。表2-4 教师表结构字段名类型教师编号文本姓名文本性别文本工作时间日期/时间政治面目文本学历文本职称文本系别文本电话号码文本二、使用“设计”视图(1)双击“使用设计器创建表”，打开表“设计”视图。(2)在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。(3)定义完全部字段后，设置一个字段为主键。(4)单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。(5)在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称。(6)单击“确定”按钮。例2-5 在“教学管理”数据库中，使用“设计”视图建立“学生”表，学生表结构如图2-13所示。图

24、2-13 “学生”表结构三、使用“表向导”(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口。(2)请单击“对象”下的，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。(3)双击“表向导”选项。(4)按照“表向导”对话框中的提示进行操作。如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操作。例2-6 在“教学管理”数据库中，使用“表向导”创建“选课成绩”表，“选课成绩”表结构如图2-14所示。图2-14 “选课成绩”表结构2.2.3向表中输入数据在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写内容一样简单

25、。在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用已有的表。一、使用“数据表”视图直接输入数据例2-7 在“教学管理”数据库中，向“学生”表中输入两条记录，输入内容如表2-5所示。表2-5 学生表内容学生编号姓名性别年龄入校日期团员否简历照片990402好生女181999-9-4No广东顺德990403徐克男201999-9-2Yes江西南昌n 介绍输入照片的方法：新建图片、已创建好的图片二、获取外部数据如果在创建数据库表时，所需建立的表已经存在，那么只需将其导入到Access数据库中即可。可以导入的表类型包括Access数据库中的表、Excel、Louts和DBASE或Fox

26、Pro等数据库应用程序所创建的表，以及HTML文档等。例2-8 将已经建立的Excel文件“课程.xls”导入到“教学管理”数据库中。2.2.4字段属性的设置表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。一、字段大小通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段大小

27、”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。例2-9 将 “学生”表中“性别”字段的“字段大小”设置为1。注意：如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，Access将截去超出新限制的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小设置为整数时，Access自动将小数取整。因此，在改变字段大小时要非常小心。二、格式“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。例2-10 将“学生”表中“年龄”字段的“格式”设置为“整型”；“入校日期”字段的“格式”设置为“长日期”。三、默认值“默认值”是一个十分有用的属性。在一个数据库

28、中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。例如：性别字段只有“男”和“女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。例2-11 将 “学生”表中的“性别”字段的“默认值”设置为“男”；“入校日期”字段的“默认值”设置为系统当前日期。注意：设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。四、有效性规则“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期时

29、间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。例2-12 将“学生”表中“年龄”字段取值范围设在1470之间。五、输入掩码在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码。对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。定义输入掩码属性所使用的字符见表2-6。表2-6 输入掩码属性所使用字符的含义字 符说 明0数字(0到9，必选项；不允许使用加号（+）和减号（-）)9数字或空格(非必选项；不允许使用加号和减号)#数字或空格(非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号)L字母(A到Z，必选项)?字母(A到Z

30、，可选项)A字母或数字(必选项)a字母或数字(可选项)&任一字符或空格(必选项)C任一字符或空格(可选项). : ; - /十进制占位符和千位、日期和时间分隔符。(实际使用的字符取决于Windows“控制面板”的“区域设置”中指定的区域设置)<使其后所有的字符转换为小写>使其后所有的字符转换为大写!输入掩码从右到左显示，输入至掩码的字符一般都是从左向右的。可以在输入掩码的任意位置包含叹号使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符(例如，A显示为A)密码将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码输入项文本框。文本框中键入的任何字符都按原字符保存，但显

31、示为星号(*)表2-7显示了一些有用的输入掩码以及可以在其中输入的数值类型：表2-7 输入掩码示例输入掩码示例数值(000) 000-0000(206) 555-0248(999) 999-9999(206) 555-0248( ) 555-0248#999-202000>L?L?000L0GREENGR339M3MAY R 452B7>L0L 0L0T2F 8M400000-999998115-98115-3007>L<? MariaBrendan(000) AAA-AAAA(206) 555-TELE(000) aaa-aaaa(206) 55-TEL&a

32、mp;&&dFg8 a3tyCCC3ySSN 000-00-0000SSN 555-55-5555>LL00000-0000DB51392-0493LLLAEFGA(最后一个字母只能是A)LLLBEFGB(最后一个字母只能是B)PASSWORDEFGB显示为*2.2.5建立表之间的关系一、表间关系的概念在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。表之间有3种关系，分别为：一对多关系、多对多关系和一对一关系。(1)一对多关系是最普通的一种关系。在这种关系中，A表中的一行可以匹配B

33、表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。(2)在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成。(3)在一对一关系中，A表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相关列都是主键或都具有惟一约束，则可以创建一对一关系。二、参照完整性参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据。当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：(1)如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。但是，可以在外部键列中输入一个Null值。(2)

34、如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行。(3)如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：(1)主表中的匹配列是一个主键或者具有惟一约束。(2)相关列具有相同的数据类型和大小。(3)两个表属于相同的数据库。三、建立表间的关系当想让两个表共享数据时，可以创建两个表之间的关系。可以在一个表中存储数据，但让两个表都能使用这些数据。也可以创建关系，在相关表之间实施参照完整性。在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义一个主键或惟一约束。然后使主键列与另一个表中的匹配列相关。创建了关系之后，那些匹配列变为相关表的外部键。创建

35、表之间的关系步骤如下：(1)在数据库窗口中，单击工具栏上的“关系”按钮，再单击“显示表”按钮，打开“显示表”对话框。从中选择加入要建立关系的表。(2)然后关闭“显示表”对话框。(3)从某个表中将所要的相关字段拖动到其他相关表中的相关字段。这时屏幕会显示“编辑关系”对话框。检查显示两个列中的字段名称以确保存正确性。(4)若需要，可单击“实施参照完整性”复选框，然后单击“创建”按钮。(5)所有的关系建好后，单击关系窗口的“关闭”按钮，这时Access询问是否保存布局的更改，单击“是”按钮。关系的主键一方表示为钥匙符号。在一对一关系中，初始化关系的表确定了主键一方。对于一对一关系，关系的外部键一方表

36、示为钥匙符号；对于一对多关系，关系的外部键一方表示为无限符号。例2-13 定义“教学管理”数据库中4个表之间的关系，并设置实施参照完整性。2.3维护表为了使数据库中的表在结构上更合理，内容更新，使用更有效，就需要经常对表进行维护。本节将详细介绍维护表的基本操作，包括表结构的修改、表内容的完善、表格式的调整及表的其他操作等内容。2.3.1 打开和关闭表一、打开表(1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的(2)单击要打开的表的名称。(3)如果要在“设计”视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的。如果要在“数据表”视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的。注意：打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按

37、钮，即可轻易地在两种视图之间进行切换。二、关闭表表的操作结束后，应该将其关闭。不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，Access会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改。例2-14 在“数据表”视图中打开“学生”表。在“设计”视图中打开“学生”表。操作完成后关闭此表。2.3.2 修改表的结构修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置字段等。修改表结构只能在“设计”视图中完成。一、添加字段在表中添加一个新字段不会影响其他字段和

38、现有的数据。但利用该表建立的查询、窗体或报表，新字段是不会自动加入的，需要手工添加上去。例2-15 在“教师”表的“系别”和“电话号码”字段之间增加一个字段“主讲课程”。二、修改字段修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明等。例2-16 将“教师”表的“系别”字段名称改为“所在系部”，在“说明”栏输入“系部及具体教研室”内容。三、删除字段如果所删除字段的表为空，就会出现删除提示框；如果表中含有数据，不仅会出现提示框需要用户确认，而且还会将利用该表所建立的查询、窗体或报表中的该字段删除，即删除字段时，还要删除整个Access中对该字段的使用。例2-17 将“教师”表的 “主讲课程”字段删除。四

39、、重新设置关键字如果原定义的主关键字不合适，可以重新定义。重新定义主关键字需要先删除原主关键字，然后再定义新的主关键字。2.3.3编辑表的内容一、定位记录数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见表2-8。表2-8 快捷键及其定位功能快 捷 键定位功能Tab 回车 右箭头下一字段Shift+Tab 左箭头上一字段Home当前记录中的第一个宇段End当前记录中的最后一个字段Ctrl+上箭头第一条记录中的当前字段Ctrl+下箭头最后一条记录中的当前字段Ctrl+Home第一条记录中的第

40、一字段Ctrl+End最后一条记录中的最后一个字段上箭头上一条记录中的当前字段下箭头下一条记录中的当前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏二、选择记录选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。三、添加记录在已经建立的表中，添加新的记录。四、删除记录删除表中出现的不需要的记录。五、修改数据在已建立的表中，修改出现错误的数据。六、复制数据在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。2.3.4调整表的外观调整表的结构和外观

41、是为了使表看上去更清楚、美观。调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。一、改变字段次序在缺省设置下，通常Access显示数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次序相同。但是，在使用“数据表”视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示次序。例2-18 将“教师”表中“姓名”字段和“教师编号”字段位置互换。具体操作步骤如下：(1)在“数据库”窗口的“表”对象中，双击“教师”表。(2)将鼠标指针定位在“姓名”字段列的字段名上，鼠标指针会变成一个粗体黑色下箭头，单击鼠标左键。(3)将鼠标放在

42、“姓名”字段列的字段名上，然后按下鼠标左键并拖动鼠标到“教师编号”字段前，释放鼠标左键。使用这种方法，可以移动任何单独的字段或者所选的字段组。移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序，而只是改变字段在“数据表”视图下字段的显示顺序。二、调整字段显示宽度和高度在所建立的表中，有时由于数据过长，数据显示被遮住；有时由于数据设置的字号过大，数据显示在一行中被切断。为了能够完整地显示字段中的全部数据，可以调整字段显示的宽度或高度。1调整字段显示高度调整字段显示高度有两种方法：鼠标和菜单命令。n 使用鼠标如下：(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。(2)将鼠标指针

43、放在表中任意两行选定器之间，这时鼠标指针变为双箭头。(3)按住鼠标左键，拖动鼠标上、下移动，当调整到所需高度时，松开鼠标左键。n 使用菜单命令调整字段显示高度的操作步骤如下：(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。(2)单击“数据表”中的任意单元格。(3)单击“格式”菜单中的“行高”命令，这时屏幕上出现“行高”对话框。(4)在该对话框的“行高”文本框内输入所需的行高值。(5)单击“确定”按钮。改变行高后，整个表的行高都得到了调整。2调整字段显示列宽与调整字段显示高度的操作一样，调整宽度也有两种方法，即鼠标和菜单命令。使用鼠标调整时，首先将鼠标指针放在要改变宽度的两列字段名中间，当鼠

44、标指针变为双箭头时，按住鼠标左键，并拖动鼠标左、右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键。在拖动字段列中间的分隔线时，如果将分隔线拖动超过下一个字段列的右边界时，将会隐藏该列。使用菜单命令调整时，先选择要改变宽度的字段列，然后执行“格式”菜单中的“列宽”命令，并在打开的“列宽”对话框中输入所需的高度，单击“确定”按钮。如果在“列宽”对话框中输入值为“0”，则会将该字段列隐藏。重新设定列宽不会改变表中字段的“字段大小”属性所允许的字符数，它只是简单地改变字段列所包含数据的显示宽度。三、隐藏列和显示列在“数据表”视图中，为了便于查看表中的主要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来

45、。1隐藏某些字段列例2-19 将“学生”表中的“性别”字段列隐藏起来。具体的操作步骤如下：(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。(2)单击“性别”字段选定器。如果要一次隐藏多列，单击要隐藏的第一列字段选定器，然后按住鼠标左键，拖动鼠标到达最后一个需要选择的列。(3)单击“格式”菜单中的“隐藏列”命令。这时，Access就将选定的列隐藏起来。2显示隐藏的列如果希望将隐藏的列重新显示出来，操作步骤如下：(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。(2)单击“格式”菜单中的“取消隐藏列”命令，在“列”列表中选中要显示列的复选框。(3)单击“关闭”按钮。这样，就可以将被隐藏的

46、列重新显示在数据表中。四、冻结列在通常的操作中，常常需要建立比较大的数据库表，由于表过宽，在“数据表”视图中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，影响了数据的查看。例如，“教学管理”数据库中的“教师”表，由于字段数比较多，当查看“教师”表中的“联系电话”字段值时，“姓名”字段已经移出了屏幕，因而不能知道是哪位教师的联系电话，如图2-15所示。解决这一问题的最好方法是利用Access提供的冻结列功能。图2-15 冻结前的“数据表”视图在“数据表”视图中，冻结某字段列或某几个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左边。例2-20 冻结“教师”表中的“姓名

47、”列，具体的操作步骤如下：(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“教师”表。(2)选定要冻结的字段，单击“姓名”字段选定器。(3)单击“格式”菜单中的“冻结列”命令。此时水平滚动窗口时，可以看到“姓名”字段列始终显示在窗口的最左边。当不再需要冻结列时，可以取消。取消的方法是单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令。五、设置数据表格式在“数据表”视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。但是，用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作步骤如下：(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击要打开的

48、表。(2)单击“格式”菜单中的“数据表”命令，在该对话框中，用户可以根据需要选择所需的项目。最后单击“确定”按钮。例如，如果要去掉水平方向的网格线，可以取消“网格线显示方式”框中的“水平方向”复选框。如果要将背景颜色变为“蓝色”，单击“背景颜色”下拉列表框中的右侧向下箭头按钮，并从弹出的列表中选择蓝色。如果要使单元格在显示时具有“凸起”效果，可以在“单元格效果”框中选中“凸起”单选项，当选择了“凸起”或“凹陷”单选项后，不能再对其他选项进行设置。六、改变字体显示为了使数据的显示美观清晰、醒目突出，用户可以改变数据表中数据的字体、字型和字号。例2-21 将“学生”表设置为如图2-16所示的格式，

49、其中字体为楷体_GB2312、字号为5号、字型为斜体，颜色为藏青色。图2-16 设置字体2.4操作表一般情况下，在用户创建了数据库和表以后，都需要对它们进行必要的操作。例如，查找或替换指定的文本、排列表中的数据、筛选符合指定条件的记录等。实际上，这些操作在Access的“数据表”视图中非常容易完成。为了使用户能够了解在数据库中操作表中数据的方法，本节将详细介绍在表中查找数据、替换指定的文本、改变记录的显示顺序以及筛选指定条件的记录。2.4.1 查找数据在操作数据库表时，如果表中存放的数据非常多，那么当用户想查找某一数据时就比较困难。在Access中，查找或替换所需数据的方法有很多，不论是查找特

50、定的数值、一条记录，还是一组记录，可以通过滚动数据表或窗体，也可以在记录编号框中键入记录编号来查找记录。使用“查找”对话框，可以寻找特定记录或查找字段中的某些值。在Access找到要查找的项目时，可以在找到的各条记录间浏览。在“查找和替换”对话框中，可以使用通配符，见表2-9。表2-9 通配符的用法字 符用 法示 例*与任何个数的字符匹配，它可以在字符串中，当做第一个或最后一个字符使用wh*可以找到what、white和why?与任何单个字母的字符匹配b?ll可以找到ball、bell和bill与方括号内任何单个字符匹配baell可以找到ball和bell，但找不到bill!匹配任何不在括号之

51、内的字符b!aell可以找到bill和bull，但找不到bell-与范围内的任何一个字符匹配。必须以递增排序次序来指定区域(A到Z，而不是Z到A)ba-cd可以找到bad、bbd和bcd#与任何单个数字字符匹配1#3可以找到103、113、123注意：(1)通配符是专门用在文本数据类型中的，虽然有时候也可以成功地使用在其他数据类型中。(2)在使用通配符搜索星号(*)、问号(?)、数字号码(#)、左方括号()或减号(-)时，必须将搜索的项目放在方括号内。例如：搜索问号，请在“查找”对话框中输入?符号。如果同时搜索减号和其他单词时，请在方括号内将减号放置在所有字符之前或之后(但是，如果有惊叹号(!)，请在方括号内将减号放置在惊叹号之后)。如果在搜索惊叹号(!)或右方括号()时，不需要将其放在方括号内。(3)必须将左、右方括号放在下一层方括号中()，才能同时搜索一对左、右方括号()，否则Access会将这种组合作为一个空字符串处理。例2-22 查找“学生”表中“性别”为“男”的学生记录。例2-23 查找“学生”表中“姓名”字段为空值的记录。2.4.2 替换数据可以将出现的全部指定内容一起查找出来，或一次查找一个。如果要查