合同订立管控规范

1、合同订立管控规范1 合同保密制度内控制度名称合同保密制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 1 条 为保守公司合同的秘密，维护公司的利益，特制定本制度。第 2 2 条 本制度适用于本公司全体员工，公司所有人员都有保守公司秘密的义务。第 3 3 条密级确定公司合同秘密的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，属于公司秘密合同及相关文件、资料，应当在文件的右上角标明密级。1 1“绝密”合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司的利益受到特另严重的损害，直接影响公司权 益的重要决策文件及资料，包括但不限于总经理与有关人员商议的战略、经营、人事等重要的合同文档信 息，此项密级由总经理

2、确定。2.2.“机密”合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司受到严重的损害，主要是指公司在履行规划、 投资论证报告、财务报表、统计资料、审计报告、重要会议记录、公司经营情况时签订合同的相关文件资 料。3 3“秘密”合同是指此类合同文件资料的泄露会使公司的利益受到损害，主要指公司正式文件、文书 档案、经济往来文书、人事档案、合同协议、协议职员工资性收入、尚未进入市场或未公开的各类信息。第 4 4 条 各类密级合同保存期限1 1 保密等级的划分由拟定文件或报告的部门负责人或分管领导确定，经总经理批准后，由部门负责人组织实施。2 2对公司所产生的合同事项应当及时确定密级，最迟不得超过1010 个工作

3、日。3.3.“绝密”级文件的保密期限为永久，“机密”级文件的保密期限为1010 年，“秘密”级文件的保密期限 为 3 3 年。第 5 5 条 各类密级合同的保密措施1 1“绝密”合同相关文件资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，应由总经理委 托专人执行。2 2“机密”合同相关文件资料，未经过总经理批准，不得复制或摘抄；收发、传递和外岀携带“机密” 相关文件资料应由指定人员担任，并在设备完善的保险装置中保存。3.3.“秘密”合同相关文件资料，在对外交往与合作中需要提供时，应当事先经总经理批准。4 4“秘密”合同相关文件资料，应选择具有保密条件的场所，根据需要，限定参加人员范围，对

4、参加 涉及密级事项的人员予以指定，并确定其内容是否传达及传达范围。第 6 6 条 解除和降低密级1 1 解密和降低密级由合同文档管理人员提供清单，报总经理批准后执行。2 2解密和降低密级操作应由总经理委托专人监管，合同文档管理人员具体实施。3 3合同文档解密后一律当场销毁。4 4 销毁程序为：总经理委托专人按清单一一核对正确无误后，用碎纸机或燃烧的方式进行销毁。第 7 7 条责任与奖惩1 1 给予当事人辞退并追究其法律责任或酌情赔偿经济损失的处分(1 1 )利用职权强制他人违反保密规定的。(2) 故意或过失泄露公司秘密，给公司造成严重后果或重大经济损失的。(3) 违反本保密制度规定，为他人窃取

5、、刺探、收买或违章提供公司秘密的。2 2给予当事人警告的处分(1) 已泄露公司秘密但已采取补救措施的。(2) 违反保密措施中规定的内容，泄露公司秘密，尚未给公司造成严重后果或经济损失的。3 3 其他情况的处理(1 1 )不遵守保密制度，泄露秘密，尚未造成不良影响或损失的，给予通报批评及以上处罚。(2 2 )不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成不良影响或损失的，或泄露公司“机密”级别以上信息资 料，即使未造成不良影响或损失的，给予降职降薪及以上处罚。(3 3 )不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成严重影响和损失的，或泄露公司“绝密”级别以上信息资 料，即使未造成不良影响或损失的，应给予解除劳动合同及

6、以上处罚。(4 4 )出卖公司秘密的或利用公司秘密为已谋利的，除赔偿公司经济损失外，还要交司法部门处理。第 8 8 条本制度由行政部负责制定、解释和修改。第 9 9 条 本制度报总经理审批通过后生效。第 1010 条本制度自_年 月_日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2 合同档案管理规定内控制度名称合同档案管理规定执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 i i 章总则第 i i 条目的1 1为加强合同文档的管理工作，提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、 科学化，特制定本规定。2 2 为文档使用过程中便于对文档进行移交、保留、发放和借阅

7、，特制定本规定。第 2 2 条适用范围1 1 本规定主要是用来规范合同档案的接收、保管、使用流程。2 2本规定所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和。第 2 2 章合同档案管理的原则第 3 3 条 合同档案的管理实行信息化管理，由公司合同管理主管部门集中统一管理，以确保档案的完 整、安全和有效利用。第 4 4 条 合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导 各业务分公司、各部门的合同管理工作。第 5 5 条 各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理第 3

8、3 章合同档案管理的分类和归档第 6 6 条 合同档案管理的分类1 1 普通合同档案合同标的在万元资金支岀或万元资金收入以下的合同。2 2重要合同档案合同标的超岀万元资金支岀或万元资金收入以下的合同。第 7 7 条合同的归档1.1. 凡是有法律效用的文件材料， 合同履行完毕后，合同主管部门经办人应向兼职管理员对自己审查的 合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。2.2. 凡是有机密性的文件，由专职合同管理员审核合同，应由兼职合同管理员提交专职合同管理员办理 关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。3 3合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档

9、，并将上年度的 合同报表上报法律事务部。4 4合同主管部门及法律部门均应按照公司合同管理办法要求建立管理台账。5 5 对于重大合同的签订，合同主管部门应按照公司合同实施管理实施细则报公司主管部门按规定程序办理。第 8 8 条 合同档案归档的主要工具1 1“合同存档登记台账”：用于各单位登录所接收的文档，作为文档立卷的记录，是核查案卷管理情况 的汇总凭据和索引。2.2. “合同文档使用登记台账”：作为文档借阅、复印、发送、移交等使用过程的记录，是原始凭证。3.3. “合同文档清单”：主要用来对成套文档或种类、页数较多的文档进行详细列明。4.4. “合同文档管理评审表”作为文档管理的监督工具，是管

10、理评审工作的原始凭证，也是考核文档管 理工作的依据。第 4 4 章 合同档案管理的过程管理第 9 9 条 合同档案的存档管理1 1 合同档案管理员获得新文档后，应及时登记“合同文档存档登记台账”，确定合同编号、规范管理,分年度整理归档，显著标明合同的简要内容，并逐个建立档案，与合同有关的是文书要附在合同卷内归档，履行完毕后，按档案保管期限保管。2 2合同档案管理员可根据档案的重要程度，建立不同的“合同文档存档登记台账”。3 3合同档案密级按“绝密”、“机密”和“秘密”三种进行，合同档案管理单位只能提升送交单位预定的密级。4.4.合同档案的复印发送、 原件转移需要核定使用单位是否有权保留；原件借

11、阅和复印借阅两种形式都 要求到期归还；复印借阅的文档归还后，可由文档管理单位视情况销毁或保留复印件。5 5 合同保密文档应加盖密级印章，可起到保密提示作用。6 6合同档案管理员应及时清理合同文档产生和使用过程中，产生的一些中间文档或暂时性文档。7 7合同文档的保存条件要采取防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。8 8 合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。第 1010 条 合同档案的移交和查阅1 1 各分公司在正式签署合同后需将合同正本原件移交合同管理组。2 2合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料向合同管理组移交。3.3.合同

12、项目终止后各分公司需将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定， 具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。4 4移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。5 5 合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。6 6各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确实因工作需要需借岀查阅，需经分公司、 部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借岀。合同原件无特殊情况不 得外借。第 1111 条 合同档案管理违规管理的惩罚办法1 1 保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员 责任。2 2借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。3 3