机关公文写作基础知识

1、机关公文写作基础知识机关公文是应用文大家族中十分重要的一种，它是党的机关、人大机关、行政机关、军队机关等在管理协调中形成的具有法定效力和规范格式的文书。一,公文的功能（一）公文的涵义与特点公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报,下同）,是传达和贯彻党和国家的路线,方针和政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示答复问题,指导,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具.公文分类按公务文书的自身性质及使用范围,可以把我国现行的公务文书分为两大类1.通用文书（1） 法定公文（2） 事务文书（3

2、） 专用文书财经文书,司法文书,科技文书,军事文书等等公文的主要特点:1. 法定性2. 政策性3. 实用性4. 时效性5. 规范性（二）公文的作用（功能）1. 决策与领导作用（最主要的作用）2. 强制执行和处理的作用3. 依据和凭证作用4. 公务联系与沟通作用5. 宣传与教育作用二,公文的文体,结构,格式与稿本（一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式.属应用文体,但它又不同于一般的应用文,具有自身的特殊属性:1 .公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统.2 .公文兼用说明,叙述,议论三种表达方式.（二）公文的结构公文的结构是指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性

3、.公文一般由秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,标题,主送机关,正文,附件说明,成文日期,印章,附注,附件,主题词,抄送机关,印发机关和印发日期等部分组成.(三)公文的格式(重点内容)公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定.1. 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸.纸张白度为85%90%,(向耐折度15次，不透明度85%,ph值为7.59.5.2. 公文用纸幅面及版面尺寸(1)公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准a4型(210mnK297mm).(2) 公文页边与版心尺寸:公文用

4、纸大头(上白边)为:37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm版心尺寸为:156mnX225mm心含页码)a4型公文用纸页边及版心尺寸3. 公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色.4. 排版规格与印制装订要求(1) 排版规格:文字符号从上至下,自左而右依次横写横排.正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字.(2) 制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm.(3)印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm印品着墨实，均匀;字面不花,不白,无断划.(4) 装订要求:公文应左侧装订,不掉页.骑

5、马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm乎订钉锯与书脊间的距离为3mnr5mm.5. 公文中各要素标识规则组成公文的各要素分为眉首,主体,版记三部分.（1） 眉首公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行.秘密等级和保密期限:标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字下行,平行公文首页格式上报公文首页版式紧急程度:紧急文件有"特急","急件",紧急电报有"特提","特急","加急","平急".标识紧

6、急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1 行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行.发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加"文件"组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm侪函为30mm命令为20mm）对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识.字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mrK15mm联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机

7、关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文.行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号.发文字号:由发文机关代字,年份和序号组成.发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称（1995不能简写成95,XX不能写成04）,用六角中括号”"括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加"第"字.注意：用直角中括号"茂XXXX10号"，用小括号"茂XX（XX）10号"都是不规范的.发文字号之下4mmt印一条与版心等宽的红色反线.签发人:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.如有多个签发人（会签人）,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色