企业秘书完全手册

1、秘書手冊!XX公司企劃部目前言 (3第一章 秘書必備的素質 (4第二章 秘書的重要職業技能 (5第一部分日常事務處 (5電話、傳真、郵件、檔管、名片第二部分日程安排 (7總體日程安排 (7出差日程安排 (8會議安排 (13媒體採訪 (18大型活動 (21突發訪接待 (24第三部分溝通與協調 (25內部溝通 (25外部溝通 (25秘書應具備的儀 (26秘書儀素質的培養 (27第四部分文字支援 (27第五部分會議支援 (30前言 -在許多人眼裏,秘書仍是一種即讓人熟悉又被人瞭解的職業。秘書的輔助和謀作用在該職業特徵中最具代表性,他們是導的左膀右臂,是導與公司上下保持溝通的橋樑,為此,他們必須全心全

2、意並準確無誤地提供支援與服務,從而體現出其自身價值。優秀的秘書會使人想到幹、精明、繁忙的處事作風,想到待人接物時彬彬有的儀態;想到在他們臉上那一慣展現胸有成竹的樣子無如何,秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業的人們有著太多的想像。然而,秘書的工作到包括哪些,在秘書的工作背後還有些麼,這是被很多人忽的。在想,秘書及政助、部門文員是一隻龐大的隊伍,在想的大環境下,大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處。在導處每一項工作的時侯,我們會隨時身處其中,自然而然成為此件事情的某一環節,而可或缺,有時我們需要扮演多角色,以適應工作安排和導需要。別看都是秘書,但由於所服務的物件同,各部門性質同,其所進的工作

3、任務也必然存在著很大差,但由於秘書工作是以服務為其根本性質,這在共性的尋找上為我們提供依據。事實上有很多相似的工作同之處只是因為事件上的差別,本質上都是可以歸於一的。無麼時候,謹慎認真的工作態是秘書們遺棄的職業操守,而現代秘書的職業要求在尊奉這一的基礎上要加強這一能的綜合運用和發揮。因此,麼是一個出色地秘書的該具備的職業素質,麼樣的秘書會得到導的認可,在想,同崗位的秘書在提高工作效的呼聲下又該做麼呢?這些是我們一直以需要探的問題,也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。我們-作為企劃部秘書處的秘書,在長期的工作之中,在導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛使得我們為自身尋找到一

4、些適用的工作方法,積一些工作經驗和技巧,在處許多似情況時形成一些慣用做法和約定俗成的規定,我們將這些點滴一一收集,在經過反總結和提、否定和借鑒的過程後,已將其做成本部門工作的一種標準,達成在方法和程上的統一。我們相信,在我們自己的懈努和對秘書工作的熱愛之下;為想,為我們的事業未的發展進一番奮鬥後,我們定會做出成績.我們迫地相想早日讓這本小冊子與大家面,希望它能為同們的工作中提供方快捷的考之用,同時我們非常願意將這些經驗和技巧共用出和大家一起探討,也希望能用這樣一個機會使我們的工作得到導和專家的指點,以發現問題,補已之短。秘書手冊適用于公司各部秘書及政人員,致於給予任何一個想人關於政方面的指導。

5、手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的,在此其間我們得到自部門同仁及上下各部門的相關人員的大支持,在此,我們深表謝意,關於本手冊所收集的內容,由於水準有限,妥之處請及時向我們提出,我們熱忱盼望著您的意。這本手冊隨著工作需要我們還將斷補充完善,使手冊真正能夠成為一部想秘書的為指南,為您服務,為你所用。第一章秘書必備的素質一、職業化秘書的標準:敬業精神 正直-公平,堅持既定政策和原則表作用 誠實-實事求是導風範 敬業-以工作為榮,設定高的工作水準業務能 守信-失約、違約、食言、洩密指揮與控制能 勤奮-努工作,斷學習合作精神 有序-俐,有條齋學習與創新能 高效-追求效和效益知人善任的能 可靠-按約定完成

6、工作,保質、保、及時 對待意與批評大局觀二、秘書的職業態主動性(Initiative適應性(Flexibility團隊精神(Team work尊重他人(Respect for People創新精神(Creativity堅持原則(Uncompromising Integrity服務與貢獻(Service & Contribution認同與分享 (Sharing雙贏與相互依存(Win-win & Interdependence溫柔的心和自第二章秘書的重要職業技能第一部分:日常事務處一、撥打/接聽電話的程式和技巧1、打電話前的準備準備好電話記本和筆把要與對方明的事情、內容的順序簡單在

7、記事本上,並逐一核對無遺。準備好通話時需要的檔資。查閱對方電話號碼,確認無誤,開始撥打。2、 正式撥打電話:撥通電話後,確認對方公司及姓名,然後熱情而有貌的:“你好!我是想電腦公司*部*。" 如需與有關人員通話,應有貌地請對方傳呼或轉達。 如告知對方的內容較複雜,應主動提醒對方做好記 逐一將事情明,注意語言簡明、準確;通話結束後,確認對方已放下話筒,然後放電話。3、接聽電話3聲響內將電話接起,平和有貌的:“你好!我是*部*。" 判斷WHO ,分以下幾種情況:電人員 總經可接電話時 總經在時記言直接上級及平級直接轉入 如事務緊急,記上級電話,速繫總經回電。問清梗概,如緊急,記

8、下轉告總經直接下屬 問清事情梗概,轉接時向總經明梗概後轉入 如事情緊急,告知總經繫方法。普通員工問清事由,如需要,轉告總經;其他可視情況處內部記言重要且緊密 問清概要,向總經明後,然後轉入 如事務緊急,記上級電話,速繫總經回電。重要但緊密 問清概要,向總經明後,依總經指示轉入或轉入 記言,向總經彙報。外部重要且緊密問清概要,酌情處 通話內容較複雜,或有清楚的地方,最後應當將要點重複一,以免遺或有偏差。 通話結束後,確認對方已放下話筒,然後放電話。4、 通話技巧:日常貌用語:詢問對方時,可用:“請問您哪?"、“請問您怎麼稱呼?"“請問有麼事?"等對總經直接導、保持經

9、常繫的外部、內部人員應在日常工作中儘熟悉,達到聞其聲知其人,並及時予以轉接。如對方有事需要你傳達,必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重複一遍,以必要時再與對方繫。如能把握總經是否要和對方通話的情況下,能隨回答總經“在"或“在",可“請您稍等一下,我去看看*總經是否在?",然後請示總經是否轉接。如遇總經願接聽對方電話,則可用委婉的語氣:“實在抱歉,*總經這是知上哪去,我到他時再給您回個電話;如果您方的話,能否讓我轉達您的事情?"做到有有節、滴水。 在知道身份但告知事由的情況下,如方可詢問總經後決定是否轉接;也可詢問對方是公事還是私事,如是

10、公事可讓對方知曉,將事由告知自己也可達到目的。在對方肯告知身份及事由的情況下,經反詢問後未果,可委婉結束通話。如果對方喋喋休,廢話篇,可以“請問您還有別的事嗎?"或“對起,我還有急事要辦"等結束通話。如一個未完又一個,應視電話內容和對方身份,讓緊急的、重要的人員先講,同時貌的告訴另一方稍候片刻,或記對方電話,稍侯打過去。整電話言,在總經回後彙報相關資訊。二、傳真1、將傳真分:1需要總經本人審閱的,根據總經授意處2由秘書待為處的:A、轉給其他相關負責人B、由秘書本人回使用電腦公司標準CI格式遵守公文寫作規範保密檔需要傳真時,應先與對方繫,發送到指定傳真機上,發送後再與對方確認

11、。需請對方協助抄送時,務必在文件正文前加以明,明抄送範圍務必在傳真件首頁上標明總頁碼,並在每一頁文件上標注頁碼。2、必要的傳真分存檔三、郵件1、根據郵件型(如急閱件、待處件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等或按具體專案設置子檔夾。2、將收件箱中的郵件過,刪除必要的郵件,然後分如下:1需要總經本人審閱的,存入相應檔夾,部分根據總經授意回郵件,或督促、協助總經在規定時間內處相關事宜。以總經名義回時,要在語氣上予以注意,並從總經信箱發出;以秘書名義發送時,要明郵件內容為總經授意。2由秘書待為處的:A、轉給其他相關負責人;B、由秘書本人回3、如發出的郵件需要追蹤結果或確認

12、對方是否收到,需要設置回執,如對方未能及時查看,需電話明。4、需要總經審閱、批改的郵件印出呈送,然後負責回或傳達;5、重要郵件及時進存檔四、文件管(看集團秘書手冊第33-36頁(附檔處程1、閱檔,判斷是否應由總經處,然後審核檔格式是否正確、內容表述是否清晰、完整。2、對檔進分:待批、待閱件,緊急、緊急,寫明檔摘要(必要背景資、審批原由,於總經3、按總經批改意複印後轉發、呈送(可照檔管規定,必要的事情進追蹤,回饋結果。4、必要檔進存檔。注:傳真、郵件、信函等內容為外文的,應及時譯出五、名片1、分:可根據總經業務情況分,如公司型、客戶型、地域等;2、存放:名片盒入到NOTES通訊中(查找,但需要入

13、時間3、應準備一名片夾,存放與總經繫緊密且重要的人員名片,並保證查找時方快捷。第二部分日程安排控制日程,意味著你與總經一起有序工作。“日程安排"是指時間排定的導工作計畫,是導工作、工作效、工作成果的一種反映,是時間管藝術的集中體現。秘書的職責是當好“管家"按日程安排為導做好各種必要的準備,並提醒導實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體採訪、大型活動和突發訪部分加以詳細明並提供文字模版,希望能給大家的工作提供考。日程是導的工作品質,工作效,工作成果的一種體現,而規劃、安排導的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單,但卻十分重要,它是秘書輔助總經工作的

14、基礎,安排好總經的日程,意味著秘書將和總經一起進有序的工作。作為秘書一定要細心觀察導的工作習慣和做事風格,調整自己的工作方法,主動適應導的工作節拍。在沒有達成默的情況下,最好在合作之初與導做一次深入溝通,準確瞭解導的要求、需求,並對可能會遇到的一些情況的處原則達成共,為日後工作的順開展做鋪墊。此外,勤於思考,多做總結對於秘書日常工作效的提高是十分必要的,把看得出的經驗、教訓、小技巧等做一備忘,時常翻看,補己之短,揚己所長這僅提高自己的工作水準,同時也對導的工作效起到間接地促進作用。一、 總體日程安排導的日常工作分為日常性工作,即事先有計劃的相對固定的工作(如會議、出差、接待等和突發性工作(時安

15、排的事情。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中,同時細緻活地安排好突發隨機事件。(一總體原則:瞭解總經的日常工作、近期業務重點、作息習慣、身體況,-優化工作方法,細心觀察總經的工作習慣與做事風格,主動適應其工作節拍;-瞭解公司業務發展情況,特別是所服務總經的業務進展情況,意近期的工作興奮點;對計畫內事情預先寫入日程;及時整日程表,以免安排衝突;明確事情的優先順序,在處事務時注意順和排序,分清輕重緩急,酌情安排處;定期與總經溝通,將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處原則達成共,以工作開展;注意日程安排的時間鬆緊,適當安排;(二經驗與技巧週一日程、出差前後一個工作日要安排過多的

16、事務;在個約會間出機動時間,防止會議延長引起時間衝突,並給總經出整思的時間;同時預時間處日常事務;根據總經習慣出適當固定時間閱報刊資及其他資訊;對於總經的各項安排熟記於心,及時提醒已定下的安排,防止衝突;每日安排相對固定時間與總經核對日程,保證秘書與總經日程表內容一致;要代替導做決定,在總經的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處;控制約會時間,適時打斷,防止拖延,以免影響下面的日程;掌握近期要回避的人物;月/周計畫安排模版可使用NOTES日功能,填入相關安排,印即可;也可按照總經習慣,自製作日程表;二、出差日程安排做為秘書,安排總經出差是經常的一項工作,同時也是需要加細緻的一項工作。通過

17、秘書的計畫,把總經出差在外的工作安排得緊張而有序,愉快而圓滿,這是秘書工作的目標,也是工作價值的一個體現。(一國內出差出差前: 確定出差目的和日期;確認總經出差陪同人與出差地相關人員溝通,確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的程時間、接待人員等資訊。確定程,預定機票(注意選擇好航空公司、機型及班次、酒店(選擇總經習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等、接/送機人員(明確接送機人的繫方式;完善細緻周到的日程表(時間、地點、對方會人、議程等(範。根據總經的習慣,準備出差用物品(物品攜帶表。擬寫授權書並于總經出差前一天向各相關部門及相關人員發出郵件和影本(財務部等。(範出差中 在第一

18、時間掌握總經到達後的繫方式,必要時通知授權人及其它相關人員。根據總經日程安排,隨時通報公司及GM關心的業務進展情況;配合總經授權人的工作,及時掌握公司及業務相關資訊。根據情況及時與相關人員及總經溝通,及時調整日程安排;出差後 及時向總經彙報出差期間公司內部事務及業務進展;出差資整(包括資、名片、會談備忘,根據需要轉發相關人員或存檔;向總經認為有必要的合作方致感謝函。各種差費用報銷;跟進業務後續事宜;(二國外出差出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同,但在此要特別提醒您注意以下幾點:根據公司最新業務情況準備PRESETATION (中/英文,與對方確認演示設備,必要時準備彩色印膠片和印稿。機票

19、購買時注意避免經停中轉,選擇好的航空公司和服務,長途飛選擇好的機型;注意準備好各種證件及邀請函,並提醒總經攜帶;根據客人的級別和國家風俗習慣準備物;準備當地的地圖及國家風情資;確認對方還是我方提供翻譯服務;回國後向邀請方致謝。(三陪同出差陪同總經出差無疑對秘書的工作提出高的要求,在出差前除前面介紹的注意事項外,在出差過程中,要求秘書注意以下事項:登機前,為總經辦機場建設費購買、機票換票及各種登機手續;並再次確認接人;到達後,辦賓館入住手續,瞭解總經房間號碼及電話,並將秘書房號電話及時告知總經;每日及時核對本日及第二天的日程安排;提前設置清晨叫醒,並安排早餐;根據當天的日程安排實輛;及時提醒並事

20、先實各項安排;攜帶總經名片、必要的會議資(報告稿件、會面備忘、採訪提綱;注意建各種客戶關係(包括政府導、合作夥伴、媒體記者著裝要求:大方職業裝、著淡裝;注意言談舉止;出差返回後將總經與客戶溝通的事項逐條實、跟蹤,並及時辦費用報銷、資整。附件一:出差物品攜帶表名片干日程表證件(身份證、護照、港澳通證、邊防證等筆記本電腦和ppt(保存在桌面、ppt備份軟碟2張往返機票(將保險費保在秘書手中書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材出訪地繫人通訊準備現或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆品*包裝應急藥及常用藥品附件二:授權書模版文件編號OUR REF.:LCS-DTB·60023-99發文

21、日期DATE:擬文人FROM: - 審核VERIFIED:/批准APPROVED:-收文人TO:全體人員收文部門TO(DEPT.:臺式電腦事業部、筆記本事業部、軟體事業部、伺服器事業部、外設事業部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書處、財務- 附件ATTACHMENT: /傳閱閱後存檔保密保密期限CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他OTHERS/ 頁NO.OF PAGES1 授權通知電腦公司副總裁-在20006月15日-16日期間因公外出,此期間將臺式電腦事業部資材、質控、經營管等相關簽字權授予副總經-,臺式電腦事業部其他相關財務及文件審批授權予常務副總經-,除臺式

22、電腦事業部外其他事業部系統相關財務簽字及檔審批委託副總裁-處。特此通知-軍總經出差深圳日程安排(4月25-27日時間日程地點備註4月25日17:25 京深圳CA1305機場接機人:- 1360入住新世紀酒店該在深圳期間隨21:30 夜宵自安排11:30嘉會面及午餐新世紀酒店上海餐廳波廳嘉加人:何焯輝、譚永雄、鄧秉覺想:-、-議題:嘉最新情況通報13:20 出發前往EMC office、-陪同前往14:00EMC會面深圳沙頭角保稅區21-23棟座想加人:-、-、-、-、-EMC加人:總經余昭信副總經楊業管處經張界楊技術處協郭宗欽研發部經張濱會面安排:14:00 15:00 雙方公司介紹交15:0

23、016:00 觀工廠16:0017:00 產品研討(顯示器/電腦相關產品及未業務合作磋商17:20 返回新世紀,青陪同4月26日18:00 晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體:彬及隨人員想:-、-14:00 東莞和塗有限公司會面深圳長安鎮沙頭南區(地圖附後和加人:總經董合枝生產經董博霖嘉廠加人:採購部主管黃寶球工程總監鄧秉覺想加人:-、-、-議程安排:14:00-14:05雙方介紹14:05-14:25和介紹(工廠史、油漆種、生產工藝及相關噴漆關鍵技術、發展趨勢等14:25-14:55雙方討14:55-15:25觀和新廠4月27日15:35瑞和塑膠五電子廠深圳長安鎮沙頭南區15:35-15:40

24、想與瑞和人員互相介紹15:40-16:10觀瑞和工廠16:10-16:25機動16:25前往機場,程約30分鐘17:40 CA1303深圳京-安排接機隨及重要繫電話:- - -附件四:國外出差日程安排表-執副總經訪問漢城程表(997月14日至17日訪問時間主要活動地點備註7月14日17:5020:4021:0021:30京漢城到達酒店辦入住(因通訊,LG商事提供一部手機在漢城期間使用,號碼為:0192335098KIMPOAirportHoliday innSeoul在機場左邊出口舉牌接(Tel: 0193367896下榻處: Holiday in Seoul(佳Tel: 8202717944

25、1Fax:820271594417 月15 日8:009:009:0012:3012:3013:2013:2014:4014:4016:4016:4018:00與LG LCD部B.Kwon/V.President 及共進早餐及會談前往LG 位於尾的LCD廠與LG LCD負責人午餐觀及會談(陪同及加者:LG LCD前往LG電子位於平澤的CD ROM 廠觀及會談(陪同及加者:LG電子Holiday innSeoulorLG TwinTowers尾程:3小時中餐程:3小時7月15日18:0019:3019:3021:00與LG電子人員共進晚餐回酒店平澤7 月168:009:209:3010:0010

26、:3010:5010:5011:2011:2011:5011:5013:0013:0014:00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層導面(LCD Marketing-作想電腦公司及產品的介紹針對相關問題進會談觀與會者共進午餐乘前往LG總部七星Tel:8202750731314:3017:00 17:0017:30 19:0021:00會談(加者:LG商事LG電子回酒店休息與LG商事人員共進晚餐LG總部Holiday innSeoul訪問時間主要活動地點備註7月17日10:0018:0018:0019:0021:4022:40觀韓國電子市場/漢城市區及近郊觀光遊覽酒店結帳、乘前往浦機場漢城京漢

27、城市區及近郊陪同人:導遊、(17日為韓國國慶日自酒店到機場約40分鐘程三、會議安排召開和加會議是總經的主要工作方式之一。組織會議和處與會議有關的事務幾乎成為秘書的經常工作,其重要性言而喻。會務工作是秘書組織工作能的綜合體現,它將多種繁雜事務彙集一身。保證會議順的舉,需要多方面的準備工作。這就需要秘書是八面瓏的天才,同時善用平時培養出的細心與責任心,沉著應對,以變應萬變!以下分內部會議與外部會議分別介紹。(一 內部會議安排 總經主持的會議NY确定会议目的、参会人员、时间、议程 安排会议室、落实参会人员 拟订会议通知 (注意文件格式修改 审批开始下发(仪器调试会前准备 反馈接收会中服务整理会议记录

28、/纪要审批修改YN下发结束注意事項:會前與GM 及相關部門負責人明確會議內容、議程和加人; 綜合考慮各種因素(如GM 全天日程安排,安排會議地點及時間;下發會議通知後,確認會人是否已收到通知,對特別重要的會人,可通過電話確認; 會中協助放映PPT ,並時刻關注會場內情況,隨機應變; 對會中達成的決議及時跟蹤,並回饋給GM ;總經加的會議开始NY時間衝突NY接收通知 判断与总经理业务是否有关 确认时间 与对方确认后 另行安排 是否参加请示总经理 回复或改请回复邀请部门并准备材料会前协助准备注意:把握前往會議地點出發時間的安排。会前提醒总经理参会工作跟进反馈结束会后材料整理(二外部會面安排總經主持

29、的外部會面接受會面請求NO 婉拒或該請他人注意:講明原因,以免對方誤解注意:在收到會面請求時,經與部門相關負責人及GM商討決定,同時提供背景材以供GM做出判斷Y與對方確認時間、地點、人員、議程,並實我方人員、地點擬定meeting agenda, ppt 修改(中英文標準版、及業務回顧發會議通知,並實會人員會前準備工作會中服務會中達成共的跟蹤回饋結束注意事項:綜合考慮各種因素,選擇合適的會面地點、預定會議室;注意準備電子或紙制的歡迎牌、鐳射筆;會前與對方溝通是否需準備翻譯,如需要,提前確認;根據訪公司的習慣及訪者的級別準備物;在與訪公司溝通中確認是否需安排輛接送,如需要注意把握接送時間,並通知

30、對方確的會面時間及地點;考慮是否需要在會面時音或拍照,並提前準備;如需安排觀,提前與政後勤部繫,填寫觀申請,安排觀陪同人;會前給總經提供相關背景材,如需要請相關部門負責人與總經溝通洽談事宜; 在會前擬制 meeting agenda(模版在製作 PPT 時根據各部門情況、訪者的需求酌情修改添加內容,注意內容的及時新,並 根據訪者需求製作中 /英文;-初次會面 PPT 應包括:想總體情況及業務情況介紹;-再次會面應注意:有針對性的業務回顧(可請相關業務部門提供資 。幫總經準備名片,並提醒會面時攜帶;提前 30分鐘進,調試設備,擺放材,迎接客人,注意對待客人謙和有的態; 提醒總經會,在 GM 同意

31、後陪同會,會中協助放映 ppt ,並關注會場內情況,隨機應 變,活處各種情況;會面結束後,代總經或陪同送客人去;之後整筆記本電腦等儀器設備;總經加的外部會面總經加其他部門組織、主持的會面,秘書的工作可能就像前面介紹的那樣繁多。但應從較專業的角 協助安排。並關注以下幾點:注意事項:會前為總經準備詳細的背景材;會前瞭解會議的具體地點,如在同辦公區,請注意把握出發會時間;對會中決議,總經希望詳細瞭解的,及時跟進並回饋;外部會面會議備忘模版Guest Meeting TableGuests Company: AMDGuests Name and Position Legends Participant

32、 and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee V .P of Asia Sales & Marketing Mr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson Chan Marketing Director of Asia Mr. Perry ChanCountry Manager of China Mr. Jack LeeAssistant Sales Manager Mr. Vice President of Legend Computer systemGeneral Man

33、ager of Desktop business DivisionMr. Vice President of Legend Computer systemGeneral Manager of Notebook business DivisionMr. General Manager of Material Management Division of DTBMiss. Manager of Material Management Division of DTBMr. InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm-16:00 pm, June 2, 200

34、0Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda:15:00-15:05 Introduction15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee15:30-15:45 Legend update (Mr. 15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體採訪

35、媒體採訪程明:1、接受採訪想電腦公司的採訪由品牌推廣部統一安排,集團採訪由企業傳訊部統一安排;除此之外的採訪需求 必須轉交品牌推廣部處;對直接繫的記者要特別貌,要向對方明公司採訪規定,請對方解;應記下記者的繫方式, 必要時可幫助對方繫品推介面人;從品推得到採訪提綱;將整好的採訪提綱和背景資呈送總經審閱,徵求總經意;對總經接受的採訪可根據日程進安排,適合安排在一起的採訪儘安排在一起;對總經接受的採訪經總經授意後可向品推推薦其他人接受採訪,必要時可幫助品推人員進溝 通絡。2、採訪準備(採訪前一周實品推採訪陪同人和記者的繫方式,出現意外情況時可進繫;配合品推幫助總經整採訪問題的答案,呈送總經審閱並適

36、時修改;對於常問題的回答應該有 所備份並及時新;瞭解記者需求並進準備:對於需要攝像或拍照的採訪對光線和電源會有要求,在預定採訪場地時應該注意;有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經的簡和照片,可事先為記者提供;對公司簡介、部門介紹、總經簡和照片應分別準備電子版和印版;3、採訪準備(採訪前一天幫助總經準備好採訪提綱和問題答案;對於需要攝像或拍照的採訪注意提醒總經著裝和髮型;如果是電話採訪要向政後勤部通訊處事先借好電話會議設備;如果採訪在公司外進要事先定;如果採訪在公司內進要事先預定會議室,並根據採訪需要注意採光電源;4、採訪當天採訪前 20分鐘必須與品推陪同人繫,實採訪時間;如果是電話採訪需要檢

37、查會議設備;到採訪時間後接入記者打的電話或幫助總經撥通記者電話;如果採訪在公司外應該及時提醒總經出發;如果採訪在公司內應該檢查採訪場地;如果採訪在公司內,記者到後應由秘書先接待,瞭解場地是否合適,對方是否需要其他背景資; 安排停當後請總經出面接受採訪;送記者開,並瞭解播出或報時間;5、採訪結束與記者溝通,及時瞭解播出或報的確時間;通知總經收看,或收集採訪報紙呈送總經;必要時可通知公司全體或部門員工收看。注意事項: 對記者的介面要非常友好。五、大型活動(一陪同總經加的大型活動: 部門 時序 總經秘書 總經NY开始 了解活动议程征求总经理意见安排日程提醒总经理应参与哪几项活动带好活动议程、名片等资

38、料关注总经理需要,为总经理挡驾整理业务资料和名片结束预定车辆活动后活动当天 活动前一天 接受活动邀请陪同總經加的大型活動程明:1、 接受活動邀請 得到活動議程,判斷重要程,徵詢總經意; 對於總經同意加的活動事先安排日程;2、 活動前一天的準備工作 做好準備工作,如預定輛等; 提醒總經應該與活動的那幾項;3、 活動當天 著大方的職業裝,化淡妝,髮型整齊,工作時間要佩帶胸卡; 帶好活動議程、名片等資; 活動中關注總經的需要,注意保持在總經的視線內,在必要時為總經擋駕;4、 活動後 整業務資和名片。(二與支持的大型活動: 部門 時序 總經秘書 總經接受活动邀请开始了解活动议程YYNN征求总经理意见协

39、助总经理准备发言稿、PPT 、主持词等带好活动议程、名片等资料整理业务资料和名片总经理审阅修改参加分工演练配合演示PPT ,做好录音安排日程结束活动前三星期活动后活动当天根据录音整理讲话稿根据总经理授意跟进工作與支援的大型活動程明:1、接受活動邀請得到活動議程,判斷重要程,徵詢總經的意;如果總經同意加活動,安排好日程;2、活動前三星期加分工會,明確總經和自己的職責,瞭解其他人職責,將總經日程細化實;如果講話稿、PPT是由秘書準備的,要給自己出修改時間;幫助總經準備PPT、發言稿、主持詞等,經總經審閱後修改定稿;定稿的PPT和發言稿要交給會議組織者;加彩排;對重大活動中需要配合演示的PPT一定要

40、反演;3、活動當天加外部活動時,秘書應著端莊大方的職業裝,化淡妝,髮型整齊,工作時間要佩帶胸卡;帶好如下物品:拷好資的筆記本電腦和張備份軟碟、名片、鐳射筆、鐳射筆電池、簽字筆、答機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等;活動中配合演示PPT,做好音;活動中配合接待公司或外部導,活動期間要保持在總經的視線之內,在關注自己總經需求的同時也關注其他總經的需求;在突發緊急情況下要慌,首先要關注自己總經的需求或部署,可能情況下主動分擔會務人員的工作;4、活動後整業務資和名片;根據音整講話稿;總經在活動中往往會遇到很多人,引發很多工作管上的想法,需要秘書會後跟進實。、突發訪接待部門 時序 總經秘書總經为对方安排会

41、议室,告诉对方需要等待的时间结束开始Y NYNNYYN与公司业务有关?与部门业务有关?问清对方来访目的对来访者熟悉?礼貌回绝告知来访者相关部门负责人的联系方式留下来访者的联系方式和介绍资料 转交相关部门负责人处理总经理方便接待 主动另约见面时间征求对方意见,帮助安排其他负责人见面记下对方联系方式,留下对方资料总经理方便时告知来访情况根据总经理授意进行后续安排结束安排总经理同来访者见面征求总经理意见接待突發訪程明:問清對方訪目的;對於總經熟悉且非常重要的客人,如果總經當時有時間接待,應該儘安排,可以把訪者帶到會議室,為對方準備飲和報紙,並告訴對方大概要等多久,同時貌地暗示對方總經的下一個約會何時

42、開始,請對方注意時間;對於總經熟悉且非常重要的客人,如果總經當時願接待或在辦公室,由秘書對情況做出解釋,讓訪者覺得他隨時都會受到歡迎,同時徵詢訪者意,主動和訪者另約一個面時間,或幫助他安排和相關負責人面;下訪者的繫方式和資,待總經方時轉告總經,如果需要可進後續安排;對於與公司和部門毫相關的訪者,有貌地回絕;但如果自己能確定,一定要徵詢相關負責人的意;對於與其他部門業務相關的訪,可以告訴對方相關部門的繫方式,下對方的繫方式和資,轉交相關部門處;對於確實應由總經分管的訪記下對方的繫方式,告訴對方總經能刻接待他,並做出解釋。如果對方願意,可以推薦對方與部門其他負責人繫,同時告訴對方可以先把想法以寫信

43、或寄email 的方式告訴總經;在總經方時告知訪情況,根據總經授意進後續安排。注意事項:有些訪者聽進秘書所做的任何解釋,死纏著非總經可,對這種人一定要毫妥協但要注意貌反進解釋並提出建議。同時一定要向對方保證可以寫信或發email給總經,而且總經一定會看。第三部分 溝通協調一、內部溝通秘書要與所服務的總經建經常性的溝通,瞭解總經近期的工作重點、業務要點及管方面的思想。準確解總經的授意、做好上情下達的工作。秘書應以主動謙虛的態與總經所導的部門人員充分溝通,盡可能及時瞭解各項業務的進展情況,並將資訊及時整回饋給總經,有效地協助總經推進工作作為秘書,在日常的工作中,注意與其他部門和同事的協作,要把對方

44、看作是自己的資源,通過一點一滴的交往,協調與各部門之間的關係,對任何部門、任何一位同事都應有極強的客戶意,尊敬對方、尊重對方,注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。二、外部溝通外部溝通會大使用電話、電子設備、書信等媒介,因此要特別注重在這些方面的商務儀。(電話儀、書信規範(一業務合作:作為總經與外界溝通的視窗,秘書應以熱忱的態與合作廠商建起真誠信任的關係,但在處事務時注意以公司益為重,端正自己的位置,活處。尊重合作夥伴和供應商,要注意多方瞭解與業務相關的事務,以做到準確解對方的意圖、幫助進有效的溝通與傳達。在代總經進有關業務的推進工作時,要與合作廠商達成解,為總經的決策創造好的合作環

45、境,輔助總經推進。(二尚往:答謝(節日品、賀卡等在重要的節日(如耶誕節、新、春節、或重要合作廠商的公司紀日等 秘書應在徵求總經意之後,以品或賀信及時致意,維護與合作廠商的友好關係。在業務合作中,適時提醒總經並為其安排與廠商的定期溝通活動或輕鬆的就餐,與廠商建經常性 的溝通。以促進彼此的瞭解與進一步的合作。三、秘書作為導輔助人員應具備的儀秘書作為總經的輔助人員,除完成日常業務事宜外,多的精是為總經服務。一個好的秘 書既是導的助手又是導的謀,秘書在日常工作中既要輔助導進決策,同時還要輔助導樹 好的公眾形象。(一 作好助手和謀的工作1、 與決策調研,提供有份的資訊。秘書要做好決策謀,就要積極與決策的

46、調查研究。首先是廣泛收集資訊,多提供真實情況。其次 是超前搞好調研,多提供決策預案。再次是和導同步思維,多提供有份的文稿。其中要把握三點:第一, 要有觀察,跟蹤瞭解總經的思維軌跡,敏于捕捉導的思想火花。才能及時預測總經在 想麼,準備麼。第二, 要站在導工作的角思考問題,才有一定的高、廣和深。第三, 主動與總經交思想,通過聽取導的意斷調整自己的思維,在事務處和文稿撰寫中 好地體現總經的思想。2、 與實踐,協助總經推進工作。(1 積極介入有關工作,及時掌握相關情況,適時提出建議。(2 經常瞭解全局情況,取得按時保質完成各任務的主動權。3、 與要有,謀要有方(1 與決策調研,注重“多謀",

47、忌“擅斷"。(2 與督促檢查,工作要“到位",能“越位"(3 與工作實踐,要當好助手,能做“主手",做好牽頭、把關、協調的工作。(二 輔助總經塑造好的形象。秘書和秘書部門是為總經服務的,導對外形象的好壞在很大程上反映秘書和秘書部門的服務 水準。秘書可從以下幾方面輔助導塑造好的形象。1. 語言形象總經在正式場合發表講話,秘書要事先準備好文字材、發言提綱,必要時做好語言標。公務活 動之前,提供廣泛適用的背景資(包括活動內容、所要解決的基本問題及與此相關的人文等知供總 經考準備。2.協助總經樹為合作形象。要在事務安排中,尤其是公司內部活動中,使導多接觸普通員

48、工,瞭解情況,融於員工之中,才能使導的形象得以昇華。3. 協助總經樹為激形象。要尊重別人,幫助導把握好用人之道,多協商,多徵求大家意 ,在堅持原則的前提下,儘滿足下屬及部門的需求,增強合。4. 協助總經樹為感化形象 。 導者要通過自身的動影響他人 , 秘書是總經對外介面的口, 必須協助總經做好以下幾項工作:(1 要待人熱情,如在總經開展某項活動之前,詳細瞭解該項活動所涉及的人員情況, 包括姓名、身份、等,以導掌握對方的資訊,為開展熱情友好的交際活動創造 條件。(2 對外交往要真誠情,秘書要很好地會和把握總經的處事原則,並在對外交往中很好地運用,必要時提醒總經先垂范,以身作則。以感化、教育和鼓舞

49、他人。四、 秘書儀素質的培養秘書要充分發揮儀的作用,達到工作自如的效果,除把握好基本的儀原則外,還應從以下 幾方面加強對自身素質的培養。(一 培養好的道德修養儀是道德的一種外在表現形式,好的道德會人自然展示優雅得體的舉止儀態,表現謙虛恭 敬的態。1、 公正客觀。要公正地評價他人,要以自己的好評他人,也用自己的好要求他人。在處事中 , 能感情用事 , 要以是非標準而能以職務的高低曲直 , 提批評 、 建議要出於“公心", 幫助他人要出於“誠心"。2、 忠誠守信。要忠誠實,辦事恪守原則,忠於承,能辦的事要千方百計辦,能辦的事要向對方明情由以得到他人的解。3、 擺正站位。秘書一定

50、要擺正自己的位置,在與同身份的人交往處事中,要正確自己的職責,而能超越許可權,既要積極地配合工作,又能干預導的決策和下屬或其他部門的工作。(二 培養謙虛而恭敬大方的態謙虛是指正確地看待自己,也正確地看待別人。過高估計自己,過低估計別人, 善於發現自 己的缺點並改正,善於發現別人的優點欣賞和學習。恭敬就是尊重對方的人格,誠懇待人,和藹熱情, 驕橫。謙虛而恭敬的態往往是一個人的神態、語言、動作和為的綜合表現。1、 表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現出對對方的欣賞、解和歡迎。特別在與人交談時,眼神要能顯示你在傾聽對方的談話,因為每個人都喜歡用語言表達自己,喜歡別人 聽自己講話,如果你

51、用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人"無形中會提高對方的自尊心和 信心,使對方感到你能解他、尊重他,才能贏得對方的信任,從而產生願意同你交往。同樣微 笑能使生疏變為親密,真誠的微笑能造成互相信任和親友好的氣氛。2、 舉止。手勢和坐態都能表現出謙虛而恭敬的態。秘書經常與總經出現于各種場合,應注意節。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方儘快瞭解自己, 言談中注意語言的文雅與委婉,話方式輕鬆自如,語速急徐,大方。3、 記別人的姓名,稱呼恰當親。一般人對於自己的姓名特別在意,如果記得對方的姓名,會使對方對你產生莫大的好感。即使忘記對方的姓名,也要委婉地“套"出或動聲色地處。, 忌直白對方“記起"或“我忘記"等讓對方難堪。4、 培養溫文而雅的儀錶風。衣著儀錶是個性的表