托运单填写规范

1、福建盛丰物流集团有限公司托运单填写规范第一条 目的：为加强各部门相互协调，提高工作效率，同时避免托运单填写不规范给公司带来的损失，特制定本规定。第二条 适用范围：全集团各分公司第三条 托运单填写要求（一） 总则（1） 运单的填写，原则上要求须先将运单相关信息录入系后，再打印托运单，客户在电脑打印的运单上签字确认，减少二次录入差错（2） 若为上门提货的，需要手工开单则按规范填写，并要求书写工整、不得手工涂改。托运单具体填写示例如下：（二） 细项填写规范（1） 出发填写部分01.托运日期：1.日期必须完整，如201×年× ×月× ×日 2.必须要求

2、是真实开单日期，收写托单不得将托单日期提前或推后 。隐患： 1. 托运日期提前，到达客户提货时，会认为我司时效低，影响我司形象 。2. 托运日期推后，途中配载、到达部门提送货依据托单上的时间判断紧急性，安排配载和送货，会实际造成货物到达不及时 。02.客服电话：1. 必须填写正确的业务电话和查询电话 2. 电话必须是区号+号码，如患： 1. 号码不正确，会影响发货客户查询货物，此外业务扩展 2. 降低客户发货体验，不利于新客户开发和老客户维护 03.业务类型：必须正确勾选“”货物运输类型 1. 若货物走快件，则在快件前的方框进行勾选，在普通前的方框打叉；若是普通件

3、时，在普通前的方框进行勾选，在快车前的方框打叉，不得有空白框 。快件货物，要加盖“快件”红章。隐患： 1. 没有正确勾选，会造成快普件不好区别，影响到对快件货物的选线配载。 04.起始到达站：1. 必须正确完整填写托运站、发站和到站。手写托单字迹清楚 。2. 托运点为收货营业点名称，发站为长途发站城市，到站为收货人所在地的地级行政区及以上+县级区名称 。3. 例：甘蔗发往高邮的货物。托运点写闽侯甘蔗，发站为福州，到站为扬州高邮或江苏高邮。 隐患：1. 字迹不清、到站名称不详细调度无法正确的进行分单配载。 2. 托运点及发站填写不规范，给到达站人员增加工作量，提货客户不易明白货物来源。 05.发

4、货人信息： 1. 必须核实发货人，正确完整填写发货人姓名、电话、地址等信息 。2. 发货单位填写发货公司全称，如福田制衣有限公司，而不能简写成福田。发货单位可以与发货人姓名相同 。若为签单客户，收货单位须按公司编制的客户标准名称填写。3. 姓名应该是发货人/公司全称，如林姗姗、福田制衣，不得出现林小姐、李先生、林女士、林大哥等这样模糊称呼。 4. 联系电话必须为手机号或是带有区号的固话。如有多个号码用“/”隔开。5. 定期对系统客户信息进行维护，删除客户多余信息，统一客户编码 。隐患： 1. 没有正确完整填写发货人名称及电话，会在货物出现问题的情况下，无法落实发货

5、人责任和及时联系到发货人 。06.收货人信息：1. 必须核实正确完整填写收货人姓名、电话、详细地址信息 2. 收货单位填写发货公司全称，如福田制衣有限公司，不能简写成福田。收货单位可以与收货人姓名相同 3 姓名应该是收货人/公司全称，如林姗姗、福田制衣有线公司，不得出现林小姐、李先生、林女士、林大哥等这样模糊称呼。若为签单客户，收货单位须按公司编制的客户标准名称填写。4. 联系电话必须为手机号或是带有区号的固话。如，同时有用“/”分隔 。5. 送货上门的客户地址必须精确到某条路某某号。如：山东省济南市槐荫区吴家堡镇工业路8号 。隐患：1. 没有正确完整填写收货人名

6、称及电话、地址等形象不正确详细，可能会造成货物冒领，也会增加到达派送人员工作量，增大沟通成本 ，同时不能及时的通知客户上门提货和安排送货 。07.货物信息： 1. 必须正确完整填写货物名称、包装、件数、重量、体积等信息 2. 货物名称填写详细，不得填写为“配件”、“工具”“零件”“食品”等货物类别性词语。应明确写明是什么配件。如汽车配件、摩托车配件、 纺织机零件等。3. 包装填写货物的实际包装，一般有纸箱、木架、木箱、托膜等包装和无包装情况，有多种包装的时候，还需在备注中详细说明 。4. 件数填写货物实际件数。不能将可分离的多件货物捆绑在一起作一件，此外单独作为一件的货物（小件）不得与大件货物

7、混杂一起。且不同规格的货物每一件必须且只能粘贴一张标签 。5. 计费重量、体积以实际称重量方后的结果填写， 重量以公斤为单位，体积以立方米为单位，不得凭感觉和听凭客户而填写。隐患： 1. 增加到达部门通知提送货沟通量，收货客户不清楚是什么货物 2. 货物包装不写清楚，不易装卸工仓库找货和装卸清点 。3. 货物件数重量填写不准，会造成不同部门、以及与客户交接不清，内部监守自盗和潜在的法律风险。08.货物备注： 1. 备注填写货物详情，用于进一步说明所发货物不同包装、不同货物分别各有几件等情况。特别是货物规格、包装不同的时候 。2. 一些货物在公司容许的情况下，可以给货物特殊的储运事项。在此框中填

8、写该票货物在储运过程中应该注意的特殊事项。隐患：1. 在一票货物有多种包装、多种规格的情况下，没有写明货物详情，影响仓库找货和装卸清点，也会造成货物交接不清，影响货物安全会造成在装卸储运的时候没有特殊注意，会造成没必要的货物损坏。09.回单信息：1. 客户单指客户随托运单一起的客户单据，如出厂单、销售清单、出货清单等单据。签回份数为需到达客户签收盖章并返回发货结算客户手中的单据，回单寄至单位为盛丰公司负责与发货客户结算的营业网点。2. 填写实例：若客户有2份出厂单、1份签回，由上海公司结算。则写“客户单2份，签回1份，回单寄至上海。” 3. 需要在客户要签回的单据和公司托运单财务联上盖“此单签

9、回”章。客户没有回单要求，要将此条用横线划掉或填写“0”。隐患：1. 没有按照要求填写回单信息，造成客户回单不及时、回单丢失等情况，影响我公司及时要回客户所欠运费，增加公司资金占用；甚至造成客户不付运费，造成公司损失 。10.保价信息：1. 客户需要报价的货物在保价方框中进行勾选，在不保价前的方框中打叉，同时注明声明保价金额和报价费用（声明价值* 千分之三） 2. 客户若不需要保价的，则在不保价前方框进行勾选，在报价方框中打叉，同时将声明价值和费用栏用横线划掉，或填写0。 3. 在开单时，业务员或接货司机要跟客户说明，不保价货物若发生货损、丢失的将按运费最高三倍赔偿；若保价货物将按最高声明价值

10、进行赔偿。要求鼓励客户保价 。隐患： 1. 客户不保价，减少公司保价业务收入，同时也可能在货损货差时候带来不必要的纷争 。2. 没有正确如实填写客户保价信息，给公司带来潜在的纠纷和法律风险 11.代收货款： 1. 客户有要求代收货款的，必须如实正确填写。在金额栏中紧随“￥”填写代收金额，并在金额大写栏中用大写数字将代收金额写明 。2. 卡号填写客户收取代收金额的银行卡号，并写明开户行，要求详细到某某支行。格式为银行名+支行名，如农行上海松江新城区支行。银行卡信息可由客户填写或填写后交由客户核对。 3. 费用栏填写代收货款的手续费，目前标准是5000元以下5元，5000-20000元10元，20

11、000以上20元。 4. 有代收货款的，必须在托运单每联代收货款栏都盖上“代收货款”的红章，另到达地无本公司营业网点的一律不能办理代收货款业务 。隐患：1. 金额填写不正确、不完整、不清楚，影响到达部门代收货款的收取 2 银行卡信息填写不准确，影响到代收货款及时准确的到达客户账户中 3 未盖“代收货款”红章，会造成到达派送部门忘记收取代收货款，造成潜在公司损失 。12.其他增值业务： 1. 客户有等通知送货和包装需求的，需在相对应方框进行勾选，并注明费用，若不需要此两项服务，在方框内打叉，属于等通知放货的还需盖上“等通知放货”红章 。隐患： 1. 这些涉及到整个运费的多少，填写不清，影响客户对

12、合计运费的认同和费用的收取。13.发货、收货方式：1. 属于司机上门接货的，需要在上门接货前的方框勾选，并在对应费用栏写明接货费用。同时在自寄前方框打叉。若客户有要求带人员搬运的，需要在场站外搬运前的方框勾选，并写明搬运费用。不需要则在方框内打叉，费用填写为0 。2. 属于客户自送到营业网点发货的，需要在自寄前的方框勾选，而在上门接货前的方框打叉 。3. 货物到达后，若是客户要求送货的，在送货上门前的方框进行勾选，并在费用栏注明送货费用，同时在自提前额方框打叉；若是自提货物，需在自提前的方框勾选，用横线将费用栏划掉 。4. 客户有要求其他服务，在其他服务前的方框进行勾选，并注明费用，并在备注栏

13、注明其他服务项目。没有用横线划掉。 隐患： 1. 若没有正确勾选，影响到到达配送人员及时安排送货。降低服务质量 。2. 时送货费也是合计运费的一部分，不利于运费的确认和收取 14. 合计费用： 1. 运杂费合计填写内容包括货物运费、保价费用、代收手续 费、 包装费、提货费、送货费、场外搬运费等。运费核算要准确，不得多加或少加费用。填写时应该紧随“￥”后填写， 并同时用大写数字写明费用。未填写的部分用零表式。如：￥890.00元正，零拾 零仟 捌百 玖拾 零元 隐患：1. 不能正确填写运杂费合计，将给公司带来潜在损失。15.付款方式： 1. 目前公司规定的结算方式只有已付、提付、签单（ ）等三种

14、。2 若是发货人现付运杂费的，则在已付后面填写运杂费总额；若是到达提货费现付运费的，则在 提付后填写运杂费总额 。3 若是发货人欠付的则在签单后填写运杂费总额，若是第三方代结的还需在签单后注明代结，如签单（代结）。签单（回结）、签单（月结）操作同上。由签单返回到达部门负责代结费用，非财务备档的合同客户不得签单欠付。 4 若是部分已付、部分到付、部分签单结合的，参照前面填写要求，但两项费用之和必须与总的运杂费相等。 隐患： 1. 运费支付方式填写不清，会造成运费收取不及时和运费收取难，存在潜在损失。16.承运人签字： 1. 承运人/经办人员签字要求字迹工整清楚、易辨认。 2. 规定若是客户上门发

15、货的，则由开单人员在此签字（全名），如：张三。若是司机上门提货的则由司机签字（全名），并写明完整车牌号，如：张三 闽A12345。隐患： 1. 经办人员没有完整、明确的签字，会在出现开单差错不易找到责任以及出现货损货差时，不易调查货物接收源头存在的问题。 17.发货人签字：1. 不管是手写开单完后，还是系统开单打印出来后，要求将托运单.给发货客户核对信息、确认运杂费，并签字确认 。2. 要求开单人员提醒客户签字注意事项：字迹清楚易懂、签真实的全名 。隐患： 1. 签字表示客户认同公司运输条款和开单内容，客户为之可能存在的风险当责，若单子没有给发货客户核对信息并签字，可能会给我司带来潜在的损失和

16、法律风险。 （2）到达填写部分18.提领经办人： 1. 提领经办人有货物到达部门为客户办理提货手续的人员签字，要求签上完整、清楚的全名。如李四 。隐患：1. 没按规定签字，会在提货后出现问题的情况，不易查找确定原因。19.收货人签收：1. 要求提领经办人在办理客户提货的同时，必须核对客户身份信息（身份证原件），并填写提货人身份证号码、提货日期，并交由客户签字（全名）。 2 原则要求签收人与收货人姓名一致，若不一致，要求提领签收人带上本人身份证原件和收货人身份证原件或有收货人本人签字盖章的介绍信才可办理提货手续。介绍信和签收单一同保存。 代提货物的，需在托单上写明提货人和收货人的身份证号。 。隐

17、患： 1. 没按规定核对签收人员的身份信息，货物可能被冒领，将给公司带来不必要的损失，完整填写签收人信息，做到有据可查。20.备注：1. 注明客户签收货物存在的一些异常情况，特别是在异常签收的时候，如（外包装破、少×件货）。外包装破损的货物可由客户开箱验货 。2. 在大票货物分批配送，且不能同时到达卸货的时候的情况下，要求客户先签收，并在备注上注明“已签收×件货”，待全部到货完成再增加备注“已全部签收完毕” 。或先注明“已收到×件货”，待全部送货完毕在要求客户签字。3.凡是客户已经签收的货物，且没有在托单上备注货物异常，出现问题公司概不负责 。隐患：1. 分批配送的货物，若没客户“已签收×件”的备注，最后签收时可能会在数量上引起纠纷。第四条 托运单其他补充（1） 针对公司限制承运的易碎物品，如陶瓷、玻璃制品、石材、工艺品、高档家具等，开单时在托运单备注栏注明“易碎品损坏，承运方免赔”或盖章后让客户签字（2） 对于我公司承接业务时，无法确认货物新旧、好坏的机械设备等货物，即