办公室文员、主任、礼仪

1、办公室主任岗位职责本职：掌握公司主要工作的进展情况，负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理,统筹管理公司行政后勤服务工作，统筹负责公司的档案文书管理，负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项，负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护、及保持主要职责与工作任务：1、 统筹管理公司行政后勤服务工作：监督后勤工作的执行，并提出改进意见；负责公司行政事务的上传下达，负责公司的印章管理，负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理，负责各部门之间和领导之间的协调，负责公司总部的车辆调度2、 统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作3、

2、 负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：负责会议场所的安排与布置，负责会议相关活动的安排，负责会议决议的督办事项4、 负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持：负责公来访人员的接待，负责公司相关的公共关系建立、维护、保持5、 完成上级交办的其它各项工作办公室文员岗位职责本职：文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作主要职责与工作任务：1、 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作；2、 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续；3、 接听、转接电话，接待来访人员；4、 负责办公室

3、的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；5、 负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员；6、 负责收发管理报纸、信函；7、 负责每月考勤统计及汇总，并起到有效监督和引导作用；8、 协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处；9、 负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯等10、 负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好，请问找谁”，并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸：11、 总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，XX公司。”；若自动转拨，三分钟内必须转

4、为人工；来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门：12、 安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；13、 上面交办的其它临时工作。商务礼仪在商务活动中，为了体现相互尊重，需要通过一些行为准则去约束人们在商务活动中的方方面面，这其中包括仪表礼仪，言谈举止，书信来往，电话沟通等技巧，从商务活动的场合又可以分为办公礼仪，宴会礼仪，迎宾礼仪等一、仪表礼仪选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法，选择适当的发型来增添自己的魅力化妆的浓、淡要视时间、场合而定不要在公共场所化妆。不要在男士面前化妆。不要非议他人的化妆。不要借用他人的化妆品

5、管理培训服饰及其礼节：要注意时代的特点，体现时代精神要注意个人性格特点应符合自己的体形二、举止礼仪(1) 要塑造良好的交际形象，心态培训必须讲究礼貌礼节，为此，就必须注意你的行为举止。做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯(2) 到顾客办公室或家中访问，进门之前先按门铃或轻轻敲门，然后站在门口等候。按门铃或敲门的时间不要过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内(3) 在顾客面前的行为举止：当看见顾客时，应该点头微笑致礼，如无事先预约应先向顾客表示歉意，然后再说明来意。同时要主动向在场人都表示问候或点头示意，要用积极的态度和温和的语气与顾客谈话，顾客谈话时，

6、要认真听，回答时，以“是”为先。眼睛看着对方，不断注意对方的神情。站立时，上身要稳定，双手安放两侧，不要双手抱在胸前，身子不要侧歪在一边三、谈吐礼仪说话时要认清自己的身份。任何人，在任何场合说话，都有自己的特定身份。这种身份，也就是自己当时的角色地位。比如，在自己家庭里，对子女来说你是父亲或母亲，对父母来说你又成了儿子或女儿。如用对小孩子说话的语气对老人或长辈说话就不合适了，因为这是不礼貌的，是有失分寸的4、 会面礼仪商务交往中，见面时的礼仪是要讲究的，前面讲过首轮效应，第一印象非常重要，说一个日常生活中的事，一个年轻的小姐与一位先生握手，有的小姐自认为很淑女、很懂礼貌，相反表现的却是不懂礼貌

7、，没有见过世面、不够落落大方。（握手的表现）。握手要用2公斤的力。见面礼仪的几个重要细节5、 电话礼仪及时接电话：一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重6、 介绍礼仪自我介绍，第一尽量先递名片再介绍，自我介绍时要简单明了，一般在1分钟之内，内容规范，按场合的需要把该说的说出来。介绍别人：第一谁当介绍人，不同的介绍人，给客人的待遇是不一样的。要由主人一方职务最高者介绍。

8、第二是介绍的先后顺序，“尊者居后”，男先女后、轻先老后，主先客后、下先上后、如果双方都有很多人，要先从主人方的职位高者开始介绍办公室接待礼仪客人来访，一般是会早有约定的，得知客人来访消息后，应告知有关部门早做准备把办公室收拾得干净利落。窗户要明亮，桌椅要整洁，东西要整齐有序，空气要清新。在仪态上，应该做到服装得体，化妆适度，端庄大方等。如果来客较多，或客人规格较高，来访的目的又比较严肃，也可以在专门的会议室（会客室）接待。会议室（会客室）也应早做准备，以迎客人接待人员在与客人的交谈中，要时刻关注客人的反应，尽可能的掌握客人的需求与想法，再结合客户实际情况确定符合规格的能够被客人接受的送别规格，不能简单的按照接待前