工程类合同管理作业指引

1、工程类合同管理作业指引编号：LG-版号：A/0页码：第1页 共8页工程类合同管理作业指引编制 日期初审日期审核日期批准日期修改记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人工程类合同管理作业指引编号：LG-版号：A/0页码：第8页 共8页l 目的。11明确各部门在工程合同管理过程中的职责和操作办法提高工程类合同的办理效率，全面提高合同管理能力。2 适用范围21适用于公司项目开发过程中所涉及的所有工程合同的拟稿、审批、签署、归档、履约、监控、标准化等整个合同管理流程。3 术语定义31项目工程类：项目开发中的施工、监理、材料设备：32营销工程类：临时候车亭、钢围板、大型户外立柱广告牌、大型灯箱广告、

2、永久标识标牌；33客服工程类：公司出资维修及改造类；34合同经办部门：指具体负责工程类合同拟稿、挂网审批、签署的责任部门；35合同版本351 除质监督检验、安全监督、燃气、有线电视、供水、供电、桩基检测等当地政府垄断或指定的工程类合同可采用对方的合同版本外，其余合同均按照4.2.2执行。352其他常规工程合同必须参照公司发布的合同标准版本进行合同文本的拟稿(可在此基础上进行个性化补充和完善)。4 职责权限41工程与采购管理部411负责经办所有项目工程类、营销工程类和单笔金额在5万元以上的客服工程类合同拟稿、挂网审批、签署;412合同签署后负责录入工程类合同台帐并将合同上传至PDC平台备案；41

3、3负责组织办理合同交底工作；414参与所经办工程类合同产生的索赔： 415负责所有工程类合同的履约监控，组织项目工程类、营鞘工程类合同的供方后评估；416负责统计合同办理过程中未能按时履行职责的责任部门及相关人员；417负责所有工程类合同标准版本的编制、反馈意见收集、修订。42.项目经理部421负责提交项目工程类合同拟稿过程中所需的施工技术要求、工期等用资料，并参与合同的拟稿讨论；422参与营销类工程合同的拟稿讨论；423负责在合同审批阶段对项目工程类、营销工程类合同的技术要求、质量等条款进行审核；424负责履行项目工程类、营销工程类合同，组织验收：如有必要，搜集合同索赔证据及索赔；425负责

4、组织项目工程类、营销工程类合同的供方过程评估，参与项目工程类、营销工程类合同的供方后评估；42负责编制工程付款计划，办埋合同付款手续。43.营销管理部431负责提交营销工程类合同拟稿过程中所需的施工技术要求、工期等相关资料,并参与合同讨论；432负责在合同审批阶段对营销工程类合同的技术要求、质量等条款进行审核；433参与营销类工程的验收和确认；44. 客户关系中心441负责经办金额在5万元及以下的客服工程类合同拟稿、挂网审批、签署；442负责提交金额在5万元以上的客服工程类合同拟稿过程中所需的施工技术要求、工期等相关资科并参与合同的拟稿讨论；443负责在合同审批阶段对客服工程类合同的技术要求、

5、质量等条款进行审核；444负责履行所有工程类合同的保修条款；445负责履行客服类工程合同，组织验收；如有必要，搜集合同索赔证据及索赔；446参与项目工程类、营销工程类合同的供方后评估。45成本管理部451负责提交所有工程类合同拟稿过程中所需的合同价格(明细)、工程量清单等相关资料并参与台同的拟稿讨论；452负责在合同审批阶段对所有工程类合同经济条款的审核，反馈审核意见；453负责所有工程类合同经济条款的履行；核对工程量、记录统计合同累计付款情况、办理合同结算；454参与所有工程类合同索赔工作；455负责和工程与采购管理部一起组织合同的交底工作；456参与项目工程类、客服工程类合同的供方后评估。

6、46财务管理部461负责在合同审批阶段对营销工程类合同付款条款合理性、发票处理方式和税务条款合理性进行审核；462参与所有工程类标准合同的讨论。47法律人员471当合同履行部门提出要求时，参与合同索赔；472参与所有工程类标准合同的讨论；473如有需要负责通过法律途径解决相关合同的索赔。48总经理办公室481负责合同盖单、编号、扫描存档；482对合同哲理情况不定期监控。5 工作程序。51工程合同保密原则：工程合同的价格清单在审批、履约、存档过程中必须注意保密，严禁外泄；52合同拟稿和挂网审批521成本管理部负责在确定合约方后2个工作日内将最终确认的合同价格清单工程量清单等相关资料提交合同经办部

7、门；522项目经理部营销管理部客户关系中心负责在确定合约方后1个工作日内将最终确认的施工技术要求、工期等相关资科提交合同经办部门；523合同经办部门参照对应的工程类合同标准版本(如无则参考以往类似合同)并在此基础上进行个性化的补充和完善，在合同资料收集完备的2个工作日内完成合同草拟工作；524合同拟稿完成后，合同经办人需以书面或口头方式和合约方进行沟通，达成一致后方可在K2审批平台挂网审批；525从合同挂网审批当天起合同审批完成的正常时间一般为7-8个工作日：5251 合同审批权限按照网上合同审批系统自动生成执行，审批完成后即可签署；5252 合同在每个审批部门审核停留的时间一般不得超过1个工

8、作日；526工程与采购管理每月负责监控及统计合同审批完成情况，将本审批期限超出1 0个工作日的合同进行责任追究，统计出责任部门及相关人员名单提交总经理办公室备案或通报；527合同拟稿审批结束后合同经办人按照审批意见在1个工作日内修订及校对合同并打印(超过一页则需加盖换页标识），并在3个工作日提交合约方签字盖章后返还公司。53合同盖章531合同原则上应由对方先签字盖章，政府垄断类合同除外；532从合约方领取合同当天计起，对方完成审批盖章的时间为7个工作日(如对方对公司已审定的合同提出异议或约谈要求的情况除外)，由合同经办人负责督促；533合同经办部门接到对方对公司已审定的合同提出异议或约谈要求时

9、，须在1个工作日内征询相关部门意见，3个工作日内作出反馈；534总经理办公室收到对方盖章的合同后1个工作日内完成盖章：。535合同编号及归档保管 5351工程与采购管理部合同经办人员负责整理寻源文作和合同一并提交总经理办公室存档寻源文件包括： 5352 对于集团、公司战略合作或集中采购下的分项合同如有合同签订前的合同条件约谈记录(合同签订前)也一并提文；5353 对于招标采购，包括经济标评审报告、 技术标评审报告、 确定合作供应商审批表等书面签字审批的文件资料及 采购方案审批邮件如有投标澄清函、合同签订前的合同条件约谈记录(合同签订前)也一并存档；5354 对手竞争性谈判采购包话分忻报告、 确

10、定合作供应商审批表书面签字审批的文件资料及采购方案审批邮件如有合同签订前的 合同条件约谈记录(合同签玎前)也一并存档；5355 对于直接委托采购，包括确定合作供应商审批表等书面签字审批的文件资料 如有合同签订前的合同条件约谈记录(合同签订前)则存档；5356 对于零星采购，包括零星采购审批表确定合作供应商审批表如有合同签订前的 合同条件约谈记录(合同签订前)也一并存档；536工程与采购管理经办人员负责将源文件及合同上传至PDC平台备案，并保存寻源文件复印作一份提交工程与采购管理部存档；537总经理办公室档案管理员将已盖章的合同按照公司合同分类编号管理规范在1个工作日内完成合同编号；538总经理

11、办公室合同档案管理员将已编号的合同原件1份及寻源文件原作归档，并在5个工作日内扫描至公司文档管理系统后对其合同价格(明细)设置查阅权限；其余合同文本返还经办人，由合同经办人负责分发；539工程合同原件存档：总经理办公室、合同履约部门、成本管理部(财务管理部)各存档一份。54合同交底 541合同签署后视该工程规模大小及技术复杂程度，合同经办部门组织成本管理部(财务管理部)等相关部门对合约方及合同履行部门进行合同交底，填写合同交底记录，经合约方代表及合同履行部门经办人签字确认后存档；542合同交底中要对合同主要内容包括合作范围、进场时间及工期、付款方式保修条款、联系人、授权代表、验收方式等。尤其要

12、对与标准合同有差异的部分进行说明；55合同履行及监控551合同经济条款的履行5511 经济条款（工程量核对、审核心、工程结算)由成本管理部履行(财务管理部参与营销类工程合同经济条款的履行）。552其他条款的履行5521 项目工程类、营销工程类合同其他条款竣工验收前由项目经理部履行，工程竣工难收后由客户关系中心负责履行保修条款；5522 营销工程类的竣工难收由营销管理部、项目经理部共同参与；5523 客服工程类合同由客户关系中心履行。553工程与采购管理中心定期对所有工程类合同履行情况进行检查评估，并编制评估报告。56合同奖励及索赔561合同履行部门依据合同条款、现场配合情况申请供方奖励或提出索

13、赔要求；562合同履行部门组织工程与采购管理部、成本管理部、法律等相关人员共同对索赔或奖励的要求进行分析论证，并形成报告提交审批。57工程类合同管理持续改进的工作571工程与采购管理部负责组织合同标准化工作，标准合同的拟稿需经过成本管理部、财务管理部、法律人员、合同履行部门、工程采购决策小组的审定和批准；572根据合同签署和履行情况、相关政策法规调整、案例分析等结论持续改进对标准合同条款进行修订；58以上涉及的审批权限详见公司运营决策审批表。6支恃性文件61工程采购管理办法62 工程采购实施细则 63 供应商管理细则 64 深圳区域各公司合同分类编号管理规范(区域版) 65 工程约谈作业指引 66 公司运营决策审批表