商务邮件写作

1、总目录总目录一、信息栏一、信息栏二、内容二、内容三、附件三、附件四、字体和字号四、字体和字号五、回复技巧五、回复技巧六、六、TIPS一、信息栏一、信息栏一、信息栏一、信息栏收件人收件人To 是要受理这封邮件所涉及是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。可以是一个或多个可以是一个或多个.2.抄送抄送CC 是需要知道这回事的人，是需要知道这回事的人，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，淡然可以会的人有建议，淡然可以会Email。3.密件抄送密件抄送BCC 与抄送不同的与抄送不同的 是，

2、密件是，密件抄送的收件人地址不会显示在收件人的邮抄送的收件人地址不会显示在收件人的邮件中。件中。Attention：To 和CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。适当的规则有助于提升你的形象！一、信息栏一、信息栏信息栏的最后一项也是比较重信息栏的最后一项也是比较重要的一项，即要的一项，即“主题主题”！主题一定不能是主题一定不能是空白空白！2. 主题要能真实反映文章的内容和重要性，切主题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。忌使用含义不清的标题。3. 一封信尽可能只针对一个主题一封信尽可能只针对一个主题4. 可适当使用大写字母字符（如可适当使用大写字母字符（如“！”等）等）5

3、. 回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标题，题，不要不要RE一大串一大串。6. 最重要的一点，主题千万不可出现最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处。错别字和不通顺之处。二、内容二、内容适当地称呼适当地称呼收件人收件人。2. 开头结尾最好有开头结尾最好有问候问候语语。3. 正文。正文。4. 结尾签名结尾签名1、适当地称呼收件人、适当地称呼收件人 邮件的开头要称呼收件人。这既显得邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他面向他/她的，要求其给出必要的回应。她的，要求其给出必要的回应。

4、 在多个收件人的情况下可以称呼在多个收件人的情况下可以称呼“大大家家”、“各位各位” 。 如果对方有职务，一般以职务尊称对方，如果对方有职务，一般以职务尊称对方，如：如：“X总总” 、“X经理经理” 如果不清楚职务，则应按通常的如果不清楚职务，则应按通常的“X先先生生”、“X小姐小姐/女士女士”称呼，但要把性称呼，但要把性别先搞清楚。别先搞清楚。 如果不清楚性别如果不清楚性别“X先生先生/小姐小姐”、“敬敬启者启者”。1、适当地称呼收件人适当地称呼收件人英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的：英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的： 在不知道收信人姓名的情况下，有以下在不知道收信人姓名的情况下，有

5、以下 几种称呼方式：几种称呼方式： Dear Sir（姓名未知的男性）（姓名未知的男性） Dear Madam（姓名未知的女性）（姓名未知的女性） Dear Sir/Madam（不确定收件人）（不确定收件人） 如果是发往某公司邮件还可用如果是发往某公司邮件还可用“Dear Sirs/Madams” 1、适当地称呼收件人适当地称呼收件人英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的：英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的： 在知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼在知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼方式：方式： Dear Mr Smith（男士）（男士） Dear Mrs Brown（已婚女士）（已婚女

6、士） Dear Miss Jones（未婚女士）（未婚女士） Dear Ms Todd（Ms 不显示收件人的婚姻状况）不显示收件人的婚姻状况）2、开头结尾最好有问候语、开头结尾最好有问候语u开头开头：正式：正式： “您好您好” “各位好各位好”非正式：非正式： “你好你好” “大家好大家好” u结尾：结尾： 正式：正式： “祝您工作顺利祝您工作顺利”“”“此致敬礼此致敬礼”（长辈）（长辈）非正式：非正式：“祝好！祝好！” 2、开头结尾最好有问候语、开头结尾最好有问候语u英文开头（很少用）英文开头（很少用）：How are you?How have you been?I hope everyth

7、ing is fine with you.u英文结尾（一般同称呼相对应）英文结尾（一般同称呼相对应）： PS:“Yours truly”、“Sincerely（yours）”、“Very truly yours”在美国英语中常见。 开头结尾Dear Sir/Dear MadamYours faithfullyDear Mr. Smith/ Dear Mrs. BrownYours sincerely3、正文、正文uemail正文要简明扼要，行文通顺。正文要简明扼要，行文通顺。u注意注意email的论述语气。尊重对方，的论述语气。尊重对方，“请请”、“谢谢之类谢谢之类”的语气要经常出现。的语气要

8、经常出现。uemail正文多用正文多用1234之类的列表，之类的列表，或者配或者配图片、表格，图片、表格，以清晰明确。以清晰明确。u一次邮件交代完整信息。一次邮件交代完整信息。u 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查。拼写检查。u 合理提示重要信息。合理提示重要信息。u 不要动不动使用不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商之类的笑脸字符，在商务信函里这样显得比较轻佻。务信函里这样显得比较轻佻。4、结尾签名、结尾签名1) 签名信息不宜过多签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加签名是必要的。电子邮件消息末尾加签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、

9、电话、签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般般不超过不超过4行行。2) 不要只用一个签名档不要只用一个签名档。 对内、对私、对熟悉的客户等群体的对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行邮件往来，签名档应该进行简化简化。3) 签名档文字应选择与正文文字匹配，字签名档文字应选择与正文文字匹配，字 号一般应选择比正文字体号一般应选择比正文字体小小一些。一些。商务电子邮件范例（中文一）商务电子邮件范例（中文一）张经理： 您好！ 附件是关于XX的调查报告，请查收。 祝您工作顺利！韩宇项目经理雅致人生管理顾问有限公司电

10、话：021-038556邮箱：商务电子邮件范例（中文二）商务电子邮件范例（中文二）尊敬的王先生， 您好！非常感谢您长期以来对世界经理人杂志的支持！ 为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您为我们上线1周年的尚品人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品人生尊贵会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品人生社区中结实与您一样成功的精英人士。 您只要点击“接受”，便可以自动成为尚品人生网的尊贵会员。 非常感谢您的关注，期待您加入尚品人生网！此致 敬礼！ 李立群 环球资源执行总裁 世界经理人尚品人生出版人商务电子邮件范例（英文一）商务电子邮件范例（英文一）Dear Mr. Shenwei,As d

11、iscussed and agreed please find our proposal for the additional WMS functionalities. If you have further questions please do not hesitate to contact us.We would be very glad to receive your order.Kind regards,Bernd FingerleProject ManagerPAASMS Logistics GmbHObere Industriestrasse 857250 Netphen / G

12、ermanyPhone: +49 2738 21 1305Fax: +49 2738 21 1349Mobile: +49 171 1770209E-mail: bernd.fingerlesms-www.sms-logistics-商务电子邮件范例（英文二商务电子邮件范例（英文二）Dear Mr. Zhu, As anticipate on my hereunder message, in order to check the machine foundation, our Mechanical supervisor Mr. Giovanni Limitone will arrive in

13、Yantai tomorrow evening and on Friday will be present at your premises.Could you please organize the hotel pick-up on Friday morning?For your reference his mobile phone number is 138XXXXXXXX. Thanks and best regards, Luisa Bollini (Mrs.)Project Management Pomini Tenova Roll GrindersPomini DivisionVi

14、a Leonardo da Vinci, 2021053 Castellanza ItalyPhone ：+39 0331 444376Fax： +39 0331 三、三、 附件（附件（Do Not Forget！）1. 如果邮件带有附件，应在如果邮件带有附件，应在正文里面提示正文里面提示收收件人查看附件。件人查看附件。2. 附件命名：附件命名：应按有意义的名字命名，应按有意义的名字命名， 最好最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。理。3. 附件大小：附件大小：不宜超过不宜超过4个，数目较多时，应个，数目较多时，应打包压缩成一个文件，如果附件过大（

15、不宜打包压缩成一个文件，如果附件过大（不宜超过超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。），应分割成几个小文件分别发送。4.附件格式：附件格式：如果是特殊格式文件，应在正如果是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。文中说明打开方式，以免影响使用。Attention：有附件时，先加：有附件时，先加附件再写内容！再写内容！四、字体和字号四、字体和字号字体：中文：字体：中文：宋体宋体或者或者新宋体新宋体； 英文：英文：Verdana或者或者ArialArial字型。字型。字号：五号或字号：五号或10号字即可。号字即可。Attention：1、不要用稀奇古怪的字体或斜体。、不要用稀奇古怪的字体或斜体。2、最好不用背景信纸，特别是对公务、最好不用背景信纸，特别是对公务邮件。邮件。五、回复技巧五、回复技巧及时回复。及时回复。2. 进行针对性回复。进行针对性回复。3. 回复不得少于回复不得少于10个字。个字。4. 不要就同一问题多次回复讨论。不要就同一问题多次回复讨论。5. 要区分要区分Reply 和和Reply All （区分单独回复和（区分单独回复和回复全体）。回复全体）。6. 转发邮件要突出信息。转发邮件要突出信息。PS: 一般来讲，答复时