高校行政秘书职业倦怠原因及对策分析

1、高校行政秘书职业倦怠原因及对策分析张志宏职业倦怠是一种由工作引发的心理枯竭现象,是上班族在工作的重压之下所体验到的身心俱疲、能量被耗尽的感觉,这和肉体的疲倦劳累是不一样的,而是缘自心理的疲乏。一般表现为情绪衰竭、玩世不恭、成就感低落。职业倦怠会降低员工的工作效率、工作积极性以及服务质量,成为员工缺勤、遭受服务对象投诉以及自动离职的重要原因之一。另一方面,职业倦怠增加员工罹患其他心理、精神疾病如抑郁症的风险。正因为如此,高校行政秘书作为一个特殊职业群体,其职业倦怠状况得到了越来越多人的重视。一、高校行政秘书职业倦怠产生的原因分析1、个人愿景与评价体系的矛盾高校对于教师有一套完整的价值评价体系,可

2、以通过职称评定等方式对教师的工作能力给予认定,从而提高教师的自我满足感和成就感,在一定程度上提高个人收入。可是对于高校行政人员,因为缺乏相关的制度规定,行政级别和相对应工资也很难有提升空间。高校行政秘书的日常工作量大,相反,报酬却不能与之相称,这无疑也让他们觉得在这个工作岗位上毫无前途,丧失工作积极性。要么就努力转岗,要么就转行,很难持续呆在这一岗位上,造成了高校行政秘书队伍人才的流失。高校行政秘书工作不直接从事一线教学,这项工作的服务职能又决定了这一岗位具有辅助性、被动性、从属性等特点。高校行政秘书人员的工作繁重而琐碎,没有他们的高度负责和认真工作,整个学校的教学工作及日常事务便无法正常运转

3、。但是仍有许多人仍然觉得辅助工作不重要,不能给予充分重视和理解,包括秘书人员自身也会觉得自己一直处于辅助地位,极易产生自卑心理。2、个性发展与人际关系的矛盾高校行政秘书作为领导的参谋,与领导关系亲密,地位也自然很是微妙。要时刻摆正自己的位臵,做到参谋而不越权,始终以学校规章制度办事,不以个人喜好作为评价标准。但是要处理好复杂的人际关系,还需要不断地积累。往往因为一句不太妥当的话,会引起不必要的误会,也会影响整个工作的开展和执行。秘书人员对于处理复杂的人际关系,必须小心谨慎,做到三思而后行,缓解人际关系的紧张,保证学校的教学工作能顺利进行。这样的人际关系压力,也在一定程度上消磨了工作积极性。3、

4、自我发展与工作性质的矛盾高校行政秘书为高校领导服务,为师生服务,在新形势下,既要当好领导的参谋,也要负责具体事务的传达、布臵。其工作对象是文化知识层次较高的社会精英群体,因此对他们的专业素质能力提出更高要求。不仅要有端正的态度,自觉的服务意识,较高的政治理论水平、广博的知识面,还要懂得与教书育人工作相关的高等教育学、心理学、管理学等学科知识。秘书工作综合性强,要不断学习,不断总结工作经验和教学,完善知识结构,才能胜任这项工作。刚走向工作岗位的高校行政秘书经历着复杂角色的转变,可能会产生焦虑,难以很快适应。因为对高校的管理制度缺乏了解,与领导又缺乏有效地沟通,所以很难发挥参谋的作用,也很容易给自

5、身造成极大的压力,从而对工作丧失热情。二、高校行政秘书职业倦怠对工作的影响1、工作效率低下高校行政秘书在学校管理中具有协调沟通、参谋助手、协助管理和检查监督等重要作用,无论在基层院系还是在学校职能部门,都关系着整个学校的日常运转,保证着学校教学、科研、行政等方方面面工作的有序开展。高校行政秘书每天做重复性地机械式劳动,对工作产生了职业倦怠,势必会影响行政秘书工作的前瞻性、积极性和主动性,从而影响整个学校的正常运转。诚然,在规章制度日渐成熟的高校管理中,常规性工作在所难免,这更需要秘书人员认真去对待,只有在用心去工作,才能对工作了如指掌,才能做好自己的本职工作。很多创新都是由平时工作积累完成的,

6、要当好领导的参谋,需要动脑筋在平凡的岗位上做出不平凡的事情,而态度消极,只知道怨天尤人的情绪是不可能做好工作的。2、人际关系紧张人的社会性决定了他们在社会生活中可以互相影响。产生职业倦怠的高校行政秘书因为情绪低落,对师生、学校有抱怨、抵触心理,很容易通过一些比较消极甚至过激的言行将自己的情绪表现出来,这一方面会引起其他办公室人员的心理共鸣,对工作产生消极情绪,工作积极性降低,影响办公室工作氛围,甚至导致人际关系紧张,另一方面必然不能很好的服务于广大师生,使高校行政秘书和师生员工之间无法达成共识,在各项工作中不能很好地协调起来。高校很多职能部门是窗口部门,要和兄弟院校、全校师生、甚至学生家长接触

7、,高校行政秘书的一言一行代表着学校形象,稍有不慎,会给学校的声誉带来影响。另外情绪也会影响他人,传播开去,影响同事之间的团结、协作,不利于学校整体的发展。和谐的环境、良好的精神状态,才能使高校行政秘书有饱满的热情投入工作。3、身心健康受损马斯洛的需要层次理论告诉我们,在满足了生存的需要后,人们会追求更高级的需求,以满足自我实现的需要。随着资历的增加,高校行政秘书们的自我效能感,即“个体对影响自己生活的事件以及自己的活动水平施加控制的能力的信念”越来越强,在解决了生存需要以后,都希望能最大限度地实现自己的人生价值。通过和其他有相同学历或经历的人进行比较,高校行政秘书不满足于现状、要求实现自我价值

8、的愿望也越来越强烈,但他们长期从事繁重的事务性工作,没有得到应有的重视。在理想和现实存在巨大差异的情况下,秘书们不可避免地会产生挫折感。这样的状况如果持续时间过长,不仅对学校工作有影响,也将影响秘书个人的心理健康。另一方面,根据领导和学校的需要,高校行政秘书经常起早贪黑,加班加点的工作,致使饮食和睡眠无规律可寻。秘书工作的工作量较大,工作压力也比较大,这就对秘书的身体健康状况产生了一定影响。三、高校行政秘书职业倦怠的应对策略高校行政秘书作为一个职业群体,有其特殊性,指的是在高校中从事秘书工作的行政人员。他们是学校和院系领导的得力助手,是学校管理队伍中的骨干力量。研究应对这个群体的职业倦怠的方法

9、,改善他们的工作环境,降低职业压力,提高其工作效率,建立一支稳定的行政秘书队伍,对学校各方面工作协调发展、提高学校的办学水平具有十分重要的意义。要稳定高校行政秘书队伍首先必须采取有效措施避免行政秘书对工作产生倦怠情绪,可从以下几方面入手:1、端正思想态度,做好本职工作。工作没有高低贵贱之分,只有分工的不同。高校行政秘书应该干一行,爱一行,努力做好本职工作,特别是新进员工,尽快熟悉自己的工作环境,改善工作方式。在遇到挫折时,应想办法解决,而不是一味的自怨自艾。在工作中,应该服从领导的指示,听取师生的意见，做好任务的布置和意见反馈工作，做好信息收 集、处理工作，为领导的决策出谋划策。 加强业务学习

10、，提高专业素质。 2、加强业务学习，提高专业素质。 行政秘书必须加强 公文处理能力，提高公文处理工作的质量和效率; 加强文字 撰写能力，熟悉文稿格式，准确、规范、得体的完成文稿的 撰写工作;提高信息调研能力，确保领导能获得高质量的信 息;提高创新意识，运用创新性思维方法去展开工作。 注意沟通艺术，学习工作方法。 3、注意沟通艺术，学习工作方法。 人与人之间的关系 总是相互影响的，要有足够的耐心，细致诚恳地对待每一位 教师、学生。只有尊重他人，才能赢得他人的尊重。这就要 求高校行政秘书遇事换位思考，以关心、友善为出发点，创 造和谐的工作环境， 以便有效地进行沟通， 解决日常的问题。 合理规划队伍

11、 调整岗位设置。 队伍， 4、合理规划队伍，调整岗位设置。 有些高校对行政秘 书缺乏相应的发展规划,同时各层面补充行政秘书的途径、 标准也不相同,随意性比较大,在极大程度上影响了行政秘 书对秘书工作的热爱,动摇了他们长期从事秘书工作的决心 和信心,诱发了他们的倦怠情绪。因此,高校有必要将行政秘 书群体作为一个整体来考虑,将行政秘书队伍建设纳入学校 管理队伍建设,构建科学合理的行政秘书队伍,加强对他们 的管理,并适当进行岗位轮换,以提高行政秘书的适应能力, 减少他们产生倦怠情绪的几率。 加强教育培训 提高秘书待遇。 教育培训， 5、加强教育培训，提高秘书待遇。 作为学校管理队伍 的重要组成部分,虽然在学历、学科专业知识和科研能力等 方面对行政秘书的要求没有一线教师那样高,但对管理技 能、秘书业务知识和相关专业知识却有较高要求。学校要重 视对行政秘书进行秘书职业道德、管理技能、秘书业务知识 以及防治累积性职业伤