行政管理74822

1、Job Description岗位责任制岗位名称 总经理助理 直接上司 总经理管理对象 工作内容所涉 岗位职责：1、根据总经理批示的要求，起草日常公文、函件，发文要做到文字通顺，符合公文要求；2、负责对上报、抄报总经理的文件、资料的登记、传递，并在总经理阅后对文件、资料进行分类整理和保管；3、严格执行保密，及时做好行政和业务资料及文件材料的归纳、整理、立卷、登记、保管工作； 4、根据总经理的要求，安排好各类会议、活动日程、访客预报、来访约见及接待等有关工作；5、整理有关信函、邮件、电话，并做好记录，及时上传或下达；6、负责对各项工作指令完成情况的跟办；7、完成上司交办的其它日常行政事务性工作。

2、Policies Standards Procedures政策 标准 程序题 目 总经理助理每日规程 部 门 行政部 程序：1、阅读每天的营业日报、参加每日晨会并做记录，了解公司经营和管理的情况；2、阅读管理部门下发之文件，并根据公司实际工作情况提出意见后转给总经理批阅； 3、审核、修改以公司名义发出的所有报告、文件，并转报总经理处签发；4、安排公司行政总值工作；5、负责总经理室召集的中层以上干部会议或其它活动的组织与安排；6、审查、修改各部（室）给总经理的报告，提出处理意见后，转送总经理处；7、参加每周的工作指令会议，传达、贯彻和落实会议的精神；8、起草有关重要文件；9、组织本部门人员定期进

3、行业务学习；10、访问所有办公室接待客人，并根据需要安排总经理与客人见面的时间；11、接待总经理的来访者并向总经理转达来访者的要求；12、审查接待客人通知单和接待计划，确定接待档次、饮食及住店标准，经总经理审批后执行。 Policies Standards Procedures政策 标准 程序题 目 总经理助理每日规程 部 门 行政部 1、每天早晨应将当天有关主要工作等通知总经理；2、将当天需处理的文件、资料分类送交总经理审阅；3、将当天的报纸杂志及有关剪报分类放好，并准备好总经理的日常办公用品；4、按照预先安排的时间通知总经理参加有关活动；5、整理、处理及口复信件（私人及机密文件由总经理亲自

4、拆阅）；6、接听当日电话，做好电话记录；7、协助准备各种有关营业报表；8、起草各种有关文件、通知；9、记录总经理口述的工作指示或资料；10、处理由行政部寄出的函件、包裹等；11、把文件进行分类归档以便查阅；12、将总经理所要求或感兴趣的内容进行剪辑；13、处理有关投诉，与有关部门联系解决，重大问题即向总经理报告以便及时进行解决；14、替总经理安排当日约见时间，做好访客登记、电话记录。 Policies Standards Procedures政策 标准 程序题 目 发文管理程序 部 门 行政部 适用职务总经理助理、各部门文员 保证文件的正确传达、保密、留存。 程序： 1、各部门应将其以公司名义

5、外发的公文、信函文稿连同“文件签发单”送至行政部；2、经总经理审批签发；3、获准后由总经办高级文员进行登记（填写发文登记表）；4、发文部门凭批件对文稿进行打印并核对；5、打印后的文稿由行政部秘书加盖公章、封贴；6、由部门内勤对正式公文进行邮寄、发送，并办理相应的签收手续；7、原文稿、“文件签发单”及正式文本由行政部秘书进行整理存档。 Policies Standards Procedures政策 标准 程序题 目 收文程序 部 门 行政部 适用职务总经理助理、各部门文员 标准：确保文件的准确传达、保密及存档。 程序：1、部门文员每日分两次（上、下午各一次）到总经办文件交换柜 进行来文签收，并做

6、好收文登记；2、部门文员将收文转至部门经理处；3、部门经理根据来文的指示着手进行办理；4、按规定日期将办理意见或结果反馈至发文部门；5、部门文员将文件及办理结果按类别分别存放。 Policies Standards Procedures政策 标准 程序题 目 档案管理制度 部 门 行政部 适用职务 程序： 1、行政部负责公司各种文件、资料的存档工作，部门需将有关文件、资料及时抄送存档；2、查阅、借阅文件需填写申请单，视文件密级，经总经理或行政部经理批准（秘密级以上的档案文件须总经理批准）方可借出；3、未经许可，不得查阅、复印、借阅存档的文件或资料；4、需要短期借阅文件、资料时，填写“文件资料借

7、阅申请单”，均需经办人与审批人签字后，方可为其办理借阅；5、凡借阅之文件或资料，必须遵照保密要求，不得外借、外传，并妥善保管，及时退还，不得遗失；6、公司各部门要指定一名兼职档案员（一般为部门秘书或文员），负责本部门的文件处理工作，在业务上受行政部经理的指导、检查与监督；档案员工作调动时要在行政部经理的主持下办理好文档移交手续；7、各部门的兼职档案员应妥善保管部门各种文件资料，并定期备份抄总经办存档，没有存档价值的文件经过总经办鉴别和行政部经理批准后，可以集中销毁；8、案卷不能借出，只供在行政部阅读；未立卷的文件及资料，经批准可借出；9、借阅档案、文件的人员必须爱护档案，保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、折散、摘抄、翻印、复印、转借或损坏；10、借阅公司资料期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续；11、