档案管理办法(试行)

1、XXXXXXX 有限公司 档案管理办法（试行）第一章总则第一条 为加强XXXXXXXXXX 的档案管理，有效地保护和 利用档案，根据中华人民共和国档案法 、企业档案管理规定 和有关法律法规，制定本办法。第二条本办法所指档案是指公司在各项活动中直接形成的 对国家、社会和本企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不 同形式的文件材料。第三条 公司档案工作实行集中统一管理的原则，维护档案 的完整、准确、系统、安全，便于公司各项工作的利用。第二章档案机构及其职责第四条档案室职责范围（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法 规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。（二）督促、检查和指导资料立卷

2、部门对移交资档案室材料 进行完整、系统、正确的立卷归档。（三）编制档案总目录以及分类目录、机读目录等检索工具， 便于检索和利用。（四）定期对已过保管期限的档案进行鉴定，并提由处理意见。（五）按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容 包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果的统计等。（六）做好资料库房的保洁工作，定期清扫、通风、更换消 防器械。（七）承办领导交办的其他工作。第五条档案管理员职责（一）认真学习和贯彻上级有关科技档案工作的方针、政策、 指示及本公司的有关规章制度，积极宣传档案工作的重要性。（二）根据上级机关有关档案工作的法规、指示、拟定和修 改档案室的各项管理制度并实施。（三）

3、熟悉档案的来源、用途、种类和存放位置，负责科技 资料的接收、保管、统计和利用工作。（四）负责指导、监督、检查各部门兼职档案员做好资料的 形成、收集、整理、归档工作。（五）认真做好库房安全、卫生和维护工作，严格遵守保密 制度。（六）对资料定期清查，保证帐、物相符，及时催要借由的 资料，对所保管资料的数量、状况、利用情况及利用效果进行统 计。（七）积极主动、热情的为公司各项工作、各类人员提供利 用资料，作好资料的借阅管理工作。（八）认真学习档案管理工作的基础理论和专业知识，练好 基本功，不断提高管理水平。第六条档案库房的管理制度（一）档案库房管理要认真贯彻以防为主，防治结合”的原则，档案库房应具有

4、防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防 虫、防高温等安全防护措施，确保档案的安全保管。（二）为便于提供利用，在柜（架）外固定位置应设置排架 标识牌，标识牌美观、大方。（三）工程资料实行闭架管理，非档案管理人员不能进入闭架管理区。（四）声像资料设单柜保管，不另设声像资料库。（五）库房应保持适宜的温湿度，温度14C-24C,相对湿度45%-60%,对温湿度应每日监测，做好库房温湿度变化资料的积 累工作，并研究掌握库房内外温湿度变化的规律，制定综合管理 计划。（六）档案排架应系统反映档案整理分类的具体方式，并依 据从左至右、自上而下的顺序进行。（七）库房要定期清扫，保持清洁卫生，下班前检查门、电 器

5、开关是否关闭；库房内严禁存放易燃易爆等危险品及杂物；消 防器材要有专人负责定期检查，保持完好状态。（八）对库藏资料要定期进行检查，消除不安全因素。每年 底要对资料进行一次清点核对，做至卷帐相符，对破损资料及时 进行修补和复制。第三章档案的管理第七条档案的管理（一）遵循 保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，以全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案内容及 形成特点，对档案进行科学的分类与编号。（二）经办人对所经办的文件材料的齐全完整负责；部门领 导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料的齐全、完整负责。（三）文件材料的收集上都应注意平时工作的积累，每一项 活动，经办人都应从发生到结

6、束，对全过程进行跟踪，主动收集 所产生的文字材料，以便今后进行归类整理。（四）建立健全资料管理台帐，坚持做好平时工作记录，保 证统计数据的准确、可靠。（五）档案人员变动时，应办理档案交接手续，交接双方对 保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。（六）公司人员调离时，须将档案资料移交档案室后方可办 理调离手续。（七）各部门应设兼职档案员，负责收集、整理本部门平时形成的资料第八条文件材料的形成和归档（一）文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入公司 生产、技术、计划、基建等各项工作计划和程序，列入有关部门 的职责范围有关人员的岗位责任制。（二）公司科研成果鉴定及公司所属产权变动、企业资产处

7、 置时，有关部门应通知公司档案室参加。（三）公司新购重要设备仪器到货时，有关部门应通知兼职 档案员参加开箱验收，并将有关材料及时归档，办理移交手续， 各方签字后财务部门方可付款。（四）公司科研成果评奖，应将归档材料是否完整、准确作 为审查内容，归档材料不完整、不准确、档案工作人员不签署意 见的，不得申报和奖励。（五）因公外由学习、考察、参加会议的人员，应及时将获 取的材料向档案室移交。（六）文件材料归档的基本要求：1 .归档文件材料必需完整、准确，符合文件材料形成规律，保 持其有机联系，签批手续完备。2 .归档文件的制作和书写材料必须易于长期保存，不允许有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、热敏传

8、真纸。3 .归档文件材料的整理应符合有关标准。4 .归档文件应由专业人员分类、 整理，经部门或项目负责人审定。5 .具有长期保存价值的电子文件， 必须制成纸质文件与电子原 件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软 件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。（七）文件材料的归档时间1 .党群、行政、经营、生产技术等管理方面材料，于次年 3 月底前移交档案室。2 .科研成果和其他技术项目在任务完成或告一段落时，应于3个月内移交档案室。3 .新购进设备仪器（包括引进技术）的文件材料，在设备开箱 验收后由专业人员审核、整理后归档，其设备在安装、维护过程 中形成的文件材料，于任务结

9、束后一个月内移交档案室。4 .会计档案由会计部门保存一年后， 于第二年的第一季度移交 档案室。5 .文书档案由综合管理部保存一年后，于第二年的第二季度移交档案室。6 .公司人员因公外由考察及参加会议的材料，采取随时归档的办法。7 .照片档案（包括底片）在照片冲洗、加工并经整理后，移交 档案室。8 .因机构变动和职工调动、 离岗等留在部门或个人手中的文件材料应随时移交档案室。（八）各类文件材料一般归档两份，比较重要或利用频繁的材料可归档3份。（九）各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经 部门负责人审定并在目录上签字后，移交档案室。交接时，双方 经清点无误后，均应在目录上签字。第九条照片档

10、案的管理（一）收藏范围1 .反映公司主要职能活动和工作成果的照片档案。2 .领导人和著名人物参加与公司、 本地区有关的重大公务活动 的照片档案。3 .公司组织或参加的重要外事活动的照片档案。4 .纪录公司、本地区重大事件、 重大事故，自然灾害及异常现 象的照片档案。5 .与其他载体档案有密切联系的照片档案。6 .其他具有保存价值的照片档案。（二）收集时间1 .归档时间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理，按照片档案 卷内目录编写说明，在第二年向档案室归档，或随其他载体档案起归档2 .收集要求- -电子版、照片、说明齐全。- -电子版与照片的影像相符。- -数码照片需提供与影像相符的电子光盘。

11、（三）照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联 系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的照片、数 码光盘应分开存放。（四）文字说明的成分和编写要求1 .文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景。摄影 者等六要素。事由：照片影像所反映事件，事物的情由；时 间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人 物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背 景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。2 .文字说明的编写要求综合运用以上六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信 息。文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；照片

12、的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。（五）照片的整理方法1 .照片的分类应在全宗内保管期限一一年代一一问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。2 .根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为 A4纸大小，即：297mm 210mm。3 .根据照片的规格，画面和说明的字数确定照片固定的位置。4 .照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）5 .案卷内的芯页以三十页左右为宜。（六）照片的整理要求1 .照片要组成案卷（保管单位）。2 .案卷题名应概括案卷内全部的照片的基本主题。3 .档号规范、准备、清晰、不得由现重编、漏编及空号现象。4 .说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照

13、片内容，反映整 理情况。5 .案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。6 .有完整的，符合标准格式的案卷目录。7 .对大于案卷芯页规格的照片，采用袋装式或卷筒式的方法 与说明一并单独存放， 并在装置明显的位置填写照片题名与档号， 并题名与档号在相应案卷的卷内目录中予以标注。第十条电子文件归档与电子档案管理办法（一）电子文件的形成1 .电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并 可在通信网络上传送的文件。2 .电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的 支持软件和其他相关数据。3 .对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档

14、等实行全过程 管理，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管 理的连续性。4 .电子文件形成部门及负责电子文件的形成积累、保管和整理工作，档案部门进行指导与监督。（二）管理办法1 .为保证电子档案的可利用性， 从电子文件形成之初， 就应有 严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完 整性。2 .归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件 时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。3 .具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷 贝。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归 档。4 .记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应予保留。

15、当正式文件是纸质时，则与正式文件定稿内容相同的草10稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否 保留。5 .保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。6 .在 无纸化”计算机办公或事务处理系统中产生的电子文件， 应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时 必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并将具有利用价 值的电子文件，制作成纸质文件存档保留。7 .用文字处理技术形成的文本文件， 收集时应注明文件存储格 式和属性。8 .用扫描仪等设备获得的图像文件，如果采用非标准压缩算 法，则应将相关软件一并收集。9 .用计算机辅

16、助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和 各种数据。10 .用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。11 用音频设备获得文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。12 .由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。13 .通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号、 名称、版本和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子 文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应 连同专用软件一并收集。14 .计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各

17、类参数、管 理数据等应与电子文件一同收集。（三）收集、积累方法1 .及时按照要求制作电子文件备份；2 .每份电子文件均需在电子文件登记表中登记；3 .电子文件登记表应与电子备份文件一同保存；4 .电子文件登记表如制成电子表格，应与备份文件一同保存, 并附有纸质打印件。（四）电子文件归档要求1 .进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。 其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记 录格式等。2 .电子文件的归档鉴定工作， 参加国家关于电子文件现行的有 关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标 识。3 .归档前，由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行

18、 审核，并由负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了莫些 技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和 相关软件一同移交给接收单位。4 .把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使 用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应 解密后再完成上述工作。5 .电子档案采用的载体， 按优先顺序分别是：只读光盘，一次 写光盘，可擦光盘，磁带等，禁用软磁盘作为归档电子文件长期 保存的载体。6 .存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。7 .将相应的电子文件机

19、读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。8 .需要长期保存的电子文件， 应当把归档电子文件与相应的机 读目录存在的同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将 软件及相关数据存在同一载体上。9 .档案管理部门应对归档的每套载体进行检验，将检验的结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，退回形成单位，重新 制作。10 .验收合格后，档案管理部门在电子档案入库登记表上签字 盖章，一式二份，一份交电子文件形成单位，一份自存。（五）电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应 符合下列条件：1 .归档载体应作只读处理。不得擦、戈h触摸记录涂层。载体 应直立存放，做到防尘、防形变

20、。2 .存放时应注意远离磁场，并与有害气体隔离。3 .单片载体应装盒，且避免挤压。4 .环境温度范围：17oC-20oC,相对湿度范围：35%-45%。（六）有效性保证：1 .归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子 文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。2 .对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读校验， 抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。3 .对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于 4年。4 .将检验结果定期填入归档电子文件管理登记表。第十一条档案保密制度（一）档案人员必须坚持保密原则，认真执行保密制度，维 护档案

21、机密的绝对安全。（二）档案室保存的档案，凡是加密的不属于开发利用的范 围，只限于本单位领导和工作人员利用，一般不对外提供借阅。（三）利用者借阅非密级档案，需经综合管理部负责人同意; 借阅密级档案，须经综合管理部负责人和公司领导批准。（四）利用者查阅档案，必须说明利用档案的目的和范围， 不得要求查阅与利用目的、范围无关的档案，尤其是密级档案。（五）档案利用者在履行档案借阅登记手续后，应在阅览室 等候调卷人提供档案，严禁进入库房自行查找档案。（六）利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人笔记本 上记录档案机密，不得扩散档案机密。（七）利用者一般只在阅览室查阅档案，特殊情况需借由档 案或需要档案复制

22、件者，必须经综合管理部负责人批准并进行登 记，利用结束后须立即到档案室办理退还手续，利用过程中不得 私自复制或转借他人。（八）档案人员必须随时锁闭档案库房门窗，做好档案的安 全防盗工作；资料库房的钥匙未经领导批准，不得转借他人。（九）非档案工作人员，未经档案部门负责人批准，不得进 入档案库房。（十）任何人不得携带档案或档案复制件外由参观、游览、探亲访友和生入其他不利于档案保密的场所。第十二条档案借阅制度（一）为保证公司资料的完整、安全以及特殊资料的保密性, 凡需查阅、借阅科技资料、实物资料及科技图书等，均需严格履 行借阅登记及审批手续。（二）公司员工查看、借阅资料时，须填写登记表办理借阅 手续

23、。如需借阅已归档的资料材料，须经本部门负责人批准再行 办理相关手续。重要资料原则上不外借，必须在指定地点查阅， 特殊情况须报请有关领导的同意后特殊办理。（三）协作单位（指本工程的设计、施工、监理等单位）如 需查阅与工程有关的档案或资料，须经综合管理部负责人同意方 可办理。（四）其他单位人员查阅本公司资料或借阅资料需经公司领 导批准且应由本公司相关人员陪同。如需提供资料复印品，须由 公司领导签字确认。（五）调用机密或重要资料，须经公司领导批准。对此类文 件不得随便摘抄或复制。（六）借阅资料时间不得超过一周，到期后仍需使用时，需 携带所借资料到档案室办理续借手续。（七）不得随意将借阅的档案拆散或在

24、资料上勾画、涂抹； 不准弄脏、缺角或遗失，否则，按损坏、遗失赔偿。（八）借阅合同、协议及招投标文件时需经计划经营部负责 人审核，综合管理部负责人批准后，方可办理借阅手续。（九）档案管理人员对交回的档案、资料等，要逐页检查、 核对、验收，发现问题除按规定处理外，要及时向领导汇报。查 阅资料时，档案管理人员应在现场，严禁把资料带由资料室。（十）因工作调动、离职前，应将所借的资料归还，由档案 室负责人签字后方可办理调离、离休手续。（十一）声像资料原则上不予个人借阅。（十二）若专项工作急需，对有必要收回已借由的资料，无 论借阅者的借阅期限是否到期，档案室可通知其提前归还。第十三条档案鉴定、销毁制度（一

25、）档案鉴定工作应以档案有关法律、法规和档案保管 期限表等为依据，坚持整体价值观和动态价值观的原则，全面 分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的鉴定销毁范围。（二）档案的鉴定应以卷为单位，采取逐卷逐件审查的直接 鉴定法，一般不拆卷进行鉴定。（三）档案鉴定工作一般每 5至10年进行一次。（四）档案鉴定工作程序：1 .档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导批准。2 .鉴定工作申请包括鉴定工作的目的、范围、参加人员、所需时间等。3 .成立档案鉴定小组，档案鉴定小组由企业分管档案工作的领 导具体负责，档案室和有关人员参加。4 .鉴定小组成员按分工分别对档案进行初鉴，提由鉴定意见。集体审查，形成鉴定小组意见，对失去保存价值，需销毁的档案 进行登记造册，并向公司领导提交档案鉴定报告。5 .公司领导