行政管理台账

1、做好行政台账，内部管理井然有序2 .文件收发记录行政收发文件管理相关记录表格，见表4-2 表4-7。表4-2 文件投递单年 月 日文件类型密级件数收件部门/收件人备注收件人:表4-3受控文件发放编号管理表序号分发编号派发对象序 号分发编号派发对象101总经理808仓管部202管理者代表909行政人事部303ISO办公室1010采购部404生产部1111销售部505工程部1212咨询公司606质量部1313认证机构707财务部表4-4 收文登记表编号：年度:收文号收文日期来文来文文件附件份数密级缓急承办签收人复义号归卷归入备月日单字标单日卷任位号题位期号审核:填表:附件主办部门表4-5收文处理单

2、 编号:来文单位日期字号内容摘要拟办意见 领导批示 办理结果归卷日期归入卷号审核:填表:表4-6发文登记表编号:填表:年度:发文序号日期发 文 部 门文件类别文件标题/事由收 文部 门份数印早用印人批准归 卷 日 期归入卷号备注月日审核:表4-7 公文会签单（续）编号：发文日期年月位发文文号日时限匚普通件匚急件匚特急件密级匚普通 o密匚机密 n色密内容会签顺序单位接义时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时月 日时2月日时月日时月 日时3月日时月日时月 日时备注3 .会议文件及记录企业会议台账的相关表格，见表4-8表4-18表4-8 会议计划表编号：年度：月份 会议相关信息1月2月3月4月5月

3、6月7月8月 12月会议名称会议性质开会地点（续）月份会议相关转息1月2月3月4月5月6月7月8月 12月开会日期会议时间参会部门预计人数主持人会议宗旨及议题根据公司当月情况进行规定审核人:表4-9会议议程安排表编号:会议主题会议类型会议主办单位会议负责人会议主持人会议摘要:会议议题/内容议题1议题名称：序号时间内容发言人议题2名称：序号时间内容发言人出席人员会议记录员会议注释:5补充说明、报告接收部门发文部门会议名称会议时间会议地点会议联系人通知日期:年 月日会议参加人员名单：会议注意事项：1 .2 .会议联系人：会议联系电话：签章处：通知回执联会议通知已收到，内容详细了解，M 口不能 届时

4、参加。谢谢！签名：年 月 日表4-11 会议程序表编号：会议程序会议时间：年 月 日会议地点：1.记录出席人姓名2.统计缺席人姓名（附理由）程序内容发 言 人1入座，亘布开会2阐述经营理念3会议最高职位人致词4说明议题、议案6讨论问题（质疑应答）7决议事项确认8下次会议讨论事项确认9散会致词10会议结束一（续）主管审核：年月日领导审批：年月日表4-12 会议记录表编号：填写日期：会议时间地点主持人记录人会议名称参加者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果表4-13 会议纪要表编号：会议主题：会议主席会议主持会议记录人核准页数列席人员名单:出席人员名单:会议决议内容序号决议事项负责人决议提出

5、人完成时间表4-14 会议用品明细表使用日期： 年 月 日会议名称：会议主持人：参加单位:参加人员:会议必备用品名 称单位数量规 格备 注文具笔支便条纸本一般设备桌子张椅子个黑板面黑板架个讲台个茶杯个烟灰缸个会议特定用品电器录首机台录像机台音响台投影机台电影放映机台幻灯机台麦克风个特定会议用品相关说明:表4-15决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注表4-16 决议事项实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人部门执彳丁负责人实施目标实施进度等评价各部门每个月的实施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536表4-17 会议室使用申请表填写日期：使用日期使用

6、时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人主管经理表4-18 会议记录目录台账年度：会议日期会议形式会议主题内容摘要页码记录人备注4 .档案管理工作台账档案管理台账的相关表格，见表4-20表4-28表4-20 档案检索工具统计表编号：年度数量（本）项目案卷目录归档文件目录会计档案目录科技档案目录照片档案目录声像档案目录业务档案目录表4-21 卷内目录档号：顺序号文号责任者题名日期页号备注表4-22 卷内备考表单位名称立卷时间案卷目录号案卷号立卷人监督人本卷内的文件张数本卷内需说明的情况表4-23 案卷索引表序号案卷号案卷题名建档日期储存位置保存期限表4-2

7、4 分类文件 目录表顺序号案卷号文件号文件标题（文件内容）责任人归卷日期备注表4-25 档案调阅申请单编号：朝O门部门负责人调卷人/经办人档案名称及代码用途是否设密及密级调阅时间行政部经理审批总经理审批归档记载管档人表4-26 档案索引表编号：序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理表4-27 档案明细表编号：全宗目录案卷移出归还号号号日单位名经手人管理人员日管理人员期称姓名签字期签字表4-28 档案调阅单编号：填写日期： 年 月 日类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止，计日原收文编号借出日期档号归还日期备 注保管人签章5 .办公用品管理台账办公用品管理台账

8、的相关表格，见表 4-29表4-47表4-29 办公用品米购清单编号：部门办公用品数量单位规格备注总经理室研发部业务部财务部人事部办公区填表：审核：表4-30 办公用品需求计划表部门：部门主管:经办人：月份： 年 月个人领用类（每人每月50元）业务领用类办公用品品名代号部门单价数量金额办公用品品名代号部门单价数量金额小计小计预算金额实际金额经理:表4-31 办公用品米购申请单期：年月日物品名称规格用途单位数量需用日期估计价值签注总经理批准年月日办公室主任意见年月日请购部门负责人意见年月日表4-32 办公用品入库登记表编号：年月日期用品名称数量采购人员收货人员（保管员）备注填表：审核：表4-33

9、 库存物品分类记录表编号:填单日编号:类别:品名单位数量入库日期出库日期领用单号当前库存填表:审核:表4-34 库存记录卡 编号：填表日期:物品名称库存参委甘单位数量最大库存量最小库存量再订货量具体项目记录日期接收发放余额数量发票号供应商数量号个人部门记录人：表4-35 办公用品申领单编号：日期： 年 月 日项次办公用品品名规格单位数量金额特殊要求1234合计保管员：领用部门经办人:部门主管：表4-36 办公用品发放领用台账（登记表）编号：年 月物品名称部门数量规格领用人领用日期备注合计保管人员:表4-37 办公用品配发一览表编号：填写日期： 年 月 日数备注幺上，口、合计行政部主管：办公用品

10、保管员：填表人：表4-38 部门办公用品统计表编号：部门：填表日 期:名称规格/型号数量金额存放地点负责人备注审核人：填表人：表4-39 办公用品盘点报告表期：年月日上期结存本本本期结存编号名称规格单位单价数量金额期购进期发放数数量金额备注财务主管行政主管：编号:盘点日保管员：审核人:填表人:表4-40 工服配置管理表品名/类别规格编号购入日购入价格配发日配发对象上交日换发日换发负贝人编号:复核人:表4-41 员工工服领取单编号：填表日期： 年 月 日领取人姓名工作证号所属部门职另入司日期领取原因cf强工只位调动匚原工服破损DK工服丢失工服明细品名/类别规格型号编号领取数量备注审批记录行政部经

11、理行政主管部门负责人工服库管员申领人表4-42 办公用品一览表办公用品规单单价代办公用品规单单价代名称格位（元）号名称格位（元）号表4-43 办公用品使用情况登记表使用部门：管理部门：名称编号规格厂名或牌号构造附属设备存放地点耐用年限原价增加价值日期摘要凭证号数单位数量增加减损结存填表：审核：表 4-44办公用品耗用统计表年 月(单位：元)部门上月耗用金额本月耗用金额差异额差异率(%)人数说明代号名称主管：经办人:表4-45 办公设备故障登记表 编号：年 月故障日期设备名称故障情况故障报告人采取的措施维修日期主管:经办人：表4-46 办公设备故障维修记录 编号:年度:设备所在购买单供应生产故障

12、损坏维修维修使用经办名位日价商商类记协费人人称置期型录议用员主管：经办人：表4-47 办公设备检修记录表编号：年 月检修日期设备名称检修项目检修原因检修结果检修员备注主管:经办人:4-51 表 4-606 .行政办公费用清单行政办公管理台账的相关表格，见表表4-51 办公费用明细表编号：年 月序日办公用品通信费业务接待费差旅费交通车管费会务费装修费广告费其他号期名金名金名金名金名金名金名金名金名金称额称额称额称额称额称额称额称额称额填表：审核：表4-52 行政费用申请单编号：部门：填写日期:（单位：元）费用类别金额用途说明附件张数合计人民币（大写）报销人：审核人：主管领导：表4-53 各部门行

13、政费用统计表年度：统计日期：（单位：元）序号部门人员差旅费交通费燃油费通信费备注1销售部2填表:审核:表4-54 购置礼（赠）品清单编号:业务名称物品名称购买数量单价规格备注填表:审核: 表4-55 礼（赠）品领取登记表编号：物品名称总数量单价领取人领取数量领取时间礼品用途备注合计填表：审核：表4-56 业务招待费用申请表部门：申请日期： 年 月 日（单位：元）朝#人部门职务被接待主要人员情况说明我司陪同人员姓名职务备注共 人接待事由说明预计金额费用项目合计总经理部门经理行政经理业务经办年月日年月1日年月日年日月年日月J表4-57 办公电话安装申请表期：年月日朝#人部门职务编号:申请日申请理由

14、申请数量用途说明申请人:部门经理:行政经理:表4-58电话充值卡领用登记表编号:序号领用 人领用部门数量面额上次领用时间本次领用时 加1充值号 码填表：审核：表4-59 员工出差申请表 编号：申请日期:出差人姓名部门职务费用预算出差起止时间年月日至年月日长途交通费陪同人员住宿费地点与事由业务招待费其他合计拟定借款金额万仟 佰拾元角分长途交通工具部门：申请日期： 年 月 日表4-60 公司车辆出行记录表编号：序号驾驶员出行时间初始地点目的地点行驶里程用途燃油费用备注填表:审核:7 .工作人员报销记录员工报销管理台账的相关表格，见表 4-63表4-73表4-63 报销记录表编号：序号日期报销人报销

15、内容金额（元）确认签名填表:审核: 表4-64 报销单据记录台账编号：日 期序号内容金额备注1有票2无票总计填表:审核: 表4-65 报销票据接收记录编号：序号交票日期姓名返还日期签收人票据份数票据金额本人签字备注总计填表：审核：表4-66 费用报销申请单编号：填报日期： 年 月 日姓 名部门职务附件张费用项目内容说明费用金额千百十万千百十元角分金额（大写）合计财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人表4-67 差旅费用报销单编号：填报日期： 年月 日（单位：元）姓名职务出差事由附件部门年月日年月日，共起止日期计_天备注交通费用日期起止地点交通费住宿费餐费补助其 他费 用金额合计十万千

16、百十元角分金额（大写）财务审批部门主管审批财务复核行政部审核经办人报销人表4-68 外勤费用报销单编号：填表日期： 年 月 日员工姓名所属部门报销时间备注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合 计财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人表4-69 车辆费用报销单编号：填表日期： 年 月 日驾驶员部门车号预支期间年月日年月日车型项目张数金额（单据粘贴处）合计金额（大写）财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人表4-70 通信费用报销单编号：填表日期： 年 月日部门使用人通信工具类别匚固定电话口移动电话其他号码费用（合计）大写

17、费用明细总经理（签字）主管领导（签字）审核（签字）表4-71电话费用报销统计台账姓 名所属部门岗位报销金额备注表4-72招待费用报销单编号：填表日期： 年 月 日姓名职务招待事由附件张部门招待对象招待人数客人人，陪同人备注日期招待地点餐饮费住宿费礼品礼金其他费用金额合计十万千百十元角分金额（大写）合计财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人年 月 日年 月日年 月日年 月日年月日年 月日表4-73 部门费用报销明细表编号：填表日期： 年 月 日序号报销时间报销人员所属部门费用类别入额（元）出额（元）余额（元）备注1238 .印章使用及管理记录企业印章管理台账的相关表格，见表 4-74表

18、4-80表4-74 用印登记簿编号：用印日期文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人用印事由填表：审核：表4-75 印章使用审批表编号：编号用章部门盖章时间印章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途表4-76 印章使用申请单编号：部门朝#日期年月日用印类别用印份数文件名称文件说明申请人核准人表4-77印章管理登记表编号:种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理部门印章部门印行政部印公司名、部门名行政部经理行政事务主管分店工厂名分店印公司名、分店名X6店经理分店行政科长职务印章董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制部长印财务部经 理印（银行专 用）公司名、职