办公软件培训-XXJ

1、fjxuxj 第一章第一章 常用办公软件简介常用办公软件简介 第二章第二章 快捷键介绍快捷键介绍 第三章第三章 WordWord使用技巧使用技巧 第四章第四章 ExcelExcel使用技巧使用技巧 第五章第五章 ExcelExcel公式使用公式使用 第六章第六章 常见问题解答常见问题解答OFFICE办公软件WordExcelPowerpointvisio1 1、word word 文字处理文字处理 3 3、powerpointpowerpoint 幻灯片制作幻灯片制作2 2、excel excel 表格处理表格处理 （本课重点）（本课重点） 4 4、visiovisio 图表制作图表制作1 1

2、、格式刷、格式刷格式刷可应用的格式包括字体、字号、填充色等。格式刷可应用的格式包括字体、字号、填充色等。* *双击格式刷可多次复制样式双击格式刷可多次复制样式2 2、查找、替换、成批更改文字、查找、替换、成批更改文字 WORD教学范例3 3、目录自动生成、目录自动生成 先要设置每一部分的标题的，选择标题，然后在先要设置每一部分的标题的，选择标题，然后在”样式样式“选项卡中选项卡中选择相应的标题样式（标题选择相应的标题样式（标题1 1，标题，标题2 2）等等。注意相同级别的标题采用）等等。注意相同级别的标题采用相同的标题样式（选择标题样式以后，标题的字体等可修改）；等所有相同的标题样式（选择标题

3、样式以后，标题的字体等可修改）；等所有的标题设置完毕以后，在需要插入目录的地方，插入目录（自动生成）。的标题设置完毕以后，在需要插入目录的地方，插入目录（自动生成）。4 4、框框里打勾、框框里打勾 画个文本框，文本框内插入符号画个文本框，文本框内插入符号“ ”即可；或先插入符号即可；或先插入符号“ ”然后选中字体带圈字符，选择方形框即可。然后选中字体带圈字符，选择方形框即可。1 1、利用、利用“顶端标题顶端标题”快速设定每页打印标题快速设定每页打印标题 步骤：页面布局步骤：页面布局打印标题打印标题顶端标题行顶端标题行选择工作表中作为选择工作表中作为表头的一行或多行，点击确定即可。表头的一行或多

4、行，点击确定即可。2 2、拆分冻结窗口，增强表格编辑直观性、拆分冻结窗口，增强表格编辑直观性 步骤：视图步骤：视图拆分现有表格中会出现两条可移动的标示线，移拆分现有表格中会出现两条可移动的标示线，移动标示线至合适的位置，选择动标示线至合适的位置，选择“冻结窗格冻结窗格”下的冻结拆分窗格。下的冻结拆分窗格。3 3、 行列转置行列转置 选择一片区域复制，然后在要粘贴的地方选择编辑选择一片区域复制，然后在要粘贴的地方选择编辑-选择性选择性粘贴，勾选转置，你会发现行变成了列，列变成了行。粘贴，勾选转置，你会发现行变成了列，列变成了行。 4 4、合计计算、合计计算 合并计算合并计算 将多个单元格内的数据

5、合并到一个单元格。将多个单元格内的数据合并到一个单元格。5 5、筛选筛选功能功能 筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合条件的行筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合条件的行，可以加，可以加快数据分析速度，快数据分析速度，自动筛选下拉列表提供的标准不符合您的需要时，自动筛选下拉列表提供的标准不符合您的需要时，可可可以设置自定义筛选可以设置自定义筛选。6 6、分列合并、分列合并 分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中

6、选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。照向导进行即可。 分列相反，我教大家一个合并分列相反，我教大家一个合并“ “ & &” 的用法。的用法。7 7、分类汇总、分类汇总 分类汇总分类汇总 给所选单元格插入合计数，并汇总多个数据行。想要知道给所选单元格插入合计数，并汇总多个数据行。想要知道表格中各项的总费用，就可以用到分类汇总，首先选定表格的所有内容，表格中各项的总费用，就可以用到分类汇总，首先选定表格的所有内容，点击分类汇总按钮，弹出对话框。点击分类汇总按钮，弹出对话框。8 8、设置数据的有效性、设置数据的有效性 数据有效性：可以有效的控制输入的内容，减少录入错误的数据有效性

7、：可以有效的控制输入的内容，减少录入错误的发生。发生。 步骤：选取要控制的单元格步骤：选取要控制的单元格数据数据数据有效性数据有效性 设定设定 如下图。如下图。9、数据透视表（图） 数据透视表可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分数据透视表可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。生更改，则可以更新数

8、据透视表。1 1、查找函数查找函数-VLOOKUP-VLOOKUP2 2、统计函数、统计函数-SUM-SUM3 3、取整函数、取整函数INTINT函数函数4 4、取正函数、取正函数-ABS-ABS函数函数5 5、条件判断函数、条件判断函数IF()IF()6 6、其他常用函数、其他常用函数EXCEL教学范例vlookupvlookup： 在其他表格中快速查在其他表格中快速查找自己所找自己所需要需要的的 内容。内容。公式：公式： = =vlookupvlookup( (核对目标单元格，核对目标单元格，数据源，所需要内容在数据源中数据源，所需要内容在数据源中的第几列，的第几列，0 0) )SUMSU

9、M： 用于计算自变量中所有用于计算自变量中所有数值型数值型数据项之和。数据项之和。公式：公式： =sum(number1,number2,=sum(number1,number2,) )=SUM(A1,A30)=SUM(A1,A30) =SUM(A1:F1) =SUM(A1:F1)ITTITT： 返回实数向下取整后的整数值。返回实数向下取整后的整数值。egeg： = = INT(7.6) INT(7.6) 等于等于7 7ABSABS： 返回指定数值的绝对值返回指定数值的绝对值公式：公式： =ABS(2) =ABS(2)等于等于2 2 =ABS(-2) =ABS(-2)等于等于2 2IFIF公式

10、：公式： 公式：公式：=IF(=IF(参数参数1 1， 参数参数22， 参数参数3)3)参数参数1 1：判断条件：判断条件参数参数2 2：符合条件时返回值：符合条件时返回值参数参数3 3：不符合条件时返回值：不符合条件时返回值egeg： =IF(P280, =IF(P280, false, , true) )1 1、日期函数，、日期函数，TODAYTODAY：=TODAY( )=TODAY( )；( (不用参数）不用参数）2 2、计数函数，、计数函数， COUNT COUNT：=COUNT(D3:F3)=COUNT(D3:F3)；3 3、平均值函数，、平均值函数， AVERAGE AVERAG

11、E：= AVERAGE= AVERAGE（D3:F3)D3:F3)4 4、最大值函数，、最大值函数，MAXMAX ： =MAX(D3:D3:F3)=MAX(D3:D3:F3)5 5、最小值函数，、最小值函数，MINMIN ： =MIN(D3:F3) =MIN(D3:F3) 当某个单元格的公式不能正确计算或公式中所包含的单元格当某个单元格的公式不能正确计算或公式中所包含的单元格中含有错误值，则在那个单元格中显示一个错误值。中含有错误值，则在那个单元格中显示一个错误值。#DIV/0#DIV/0！ 被零除被零除#VALUE#VALUE！ 使用了不正确的参数或运算符使用了不正确的参数或运算符# # 运算结果超长或常量数值太长，单元格放不下运算结果超长或常量数值太长，单元格放不下#NAME#NAME？ 使用了不可识别的名字使用了不可识别的名字#NUM#NUM！ 数据类型不正确数据类型不正确#REF#REF！ 引用了无效单元格引用了无效单元格#N/A #N/A 引用了当前无法使用的数值引用了当前无法使用的数值1 1、页面的排版、页面的排版2 2、