201203考试批次《秘书学》(大作业)new

1、201203考试批次秘书学大作业学生姓名 学习中心 学号 专 业 年级层次摘要21、前言32、秘书时间管理的重要性43、秘书时间管理中存在的问题63.1工作目标不明确63.2工作计划性不强73.3工作任务的延期74、秘书时间管理的原则74.1管理时间就是管理你的生命。74.2减少不必要的时间浪费。74.3掌握时间的有序性。75、秘书时间管理的方法85.1目标计划管理法85.2工作分类法85.3将工作内容交错安排86、秘书时间管理的窍门9摘要本文的内容探讨秘书对时间管理方面的问题。秘书是由职事演进而成的一种职业，是指领导者、主事者身边综合辅助的工作人员和公务服务人员。秘书的工作特性使秘书的时间管

2、理显得非常重要，可以说，秘书的时间管理是秘书最大的管理、最基本的管理。秘书对时间管理的好坏，直接影响着工作效率的高低。因此，秘书应该努力掌握时间管理的艺术，懂得时间管理的原则和方法及一些小窍门，切实提高工作效率和工作质量。秘书的时间管理主要分为两个部分：第一部分要替上级掌控时间，也就是要时时提醒领导“时间到了”；第二部分是要规划好自己的时间，以免时间分配不均。关键词：秘书，时间，管理SummaryThe contents of this article explore the Secretary to the problem of time management. Secretary is m

3、ade by the ministry of the evolution of a profession is the leader of those in charge around auxiliary staff and the public service staff. The operating characteristics of the Secretary of the Secretary of the time management is very important, it can be said secretary time management is the managem

4、ent of the secretary, the most basic management. Secretary, good or bad time management, a direct impact on the level of work efficiency. Therefore, the Secretary should work hard to master the art of time management, understand the principles and methods of time management tips, and effectively imp

5、rove work efficiency and quality of work. Secretary of time management is divided into two main parts: was asked in the first part of the superior control of time, is to remind the leadership of time; The second part is to plan their time to avoid the uneven allocation of time.Keywords: secretary, t

6、ime management1、前言谈时间管理，首先要弄明白时间是一个什么东西。时钟的发明，使时间有了一个具体地表达和传递，人类也似乎抓住和掌握了时间。但事实上，时间在时间中流逝，时钟的发明只是让我们更加真切地感受到时间斗转星移，却始终无法阻止时间无可奈何花落去的流逝。时光穿梭机只是一种美好的想象，时间总是不经意间在我们手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留。“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”时间是物质运动的顺序性和持续性，具有供给毫无弹性、无法积蓄、无法取代和无法失而复得等四个特性，就像一个神秘的精灵，来无影去无踪，不可回溯、无法暂停，不能买卖也无法替代,是一项重要的无法再生的特殊

7、资源。时间管理就是让时间发挥到最高价值。“时间就是生命”，是我们每个人公平拥有的资产。研究表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上，成功人士的共同点之一就是善于高效的运用时间，因此，任何人想成功，都必须懂得时间管理。我们永远无法抓住时间，也不能左右时间前进的步伐，但我们可以合理地支配时间。时间管理并不是去管理时间，而是在有限的时间内，紧密围绕目标，高效、有序地执行计划，圆满地完成任务，在有限的精力与时间下，做出最大的产出，获得最满意的工作成果，其本质是人生的自我管理，其意义在于计划时间、做好确定目标、自我管理的工作，减少浪费时间的因素，使时间经济效益发挥到最大。好的时间管

8、理，可以有效地发挥所长，更节省人力成本，可减轻工作压力，事半功倍，提早完成工作。2、秘书时间管理的重要性秘书作为自然人，与从事其他工作的人一样，要做好工作必须加强时间管理，明确目标任务、分清轻重缓急，科学合理地分配时间，有计划有组织地工作， 重要事情包括会影响群体利益的事情、上级关注的事情、会影响绩效考核的事情。秘书要想做有效的时间管理，必须把自己当天要做的事记录下来，把时间优先顺序安排好，参照“四象限”时间管理法，对时间进行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事，做好轻重缓急，合理安排时间，才能提高工作效益，实现时间增值。同时秘书作为社会人，

9、其独特的工作性质使其时间管理具有特殊性。秘书自己本身的时间安排往往是被动的、从属的，必须随时根据所服务领导（上司、雇主）的时间进行调整。秘书没有自己的时间，领导下班没有走，秘书就不应该走，领导周末加班，秘书就要跟着加班。所以，秘书的时间管理除了要进行自我的时间管理之外，更重要的是要协同领导，科学合理的安排好领导的活动等，确保领导公务活动顺利地运转。秘书时间管理必须计划先行。凡事“豫则立、不豫则坏”，这强调了计划的重要性。对于秘书来说，做好计划显得尤为重要。一般来说，计划按照实施时间的长短和远近可分为日计划、周计划、月计划，甚至是季度、年度计划、五年规划等。秘书必须对领导一周、每一天的活动及时进

10、行安排，列好活动计划表，以防止活动时间发生冲突或重要活动疏漏。每周周末，秘书要将下一周领导要召开的会议、参加的活动、找什么人谈话，列出一个时间表来，及时交由领导审定，然后按照领导审定的计划表去落实，如果遇到特殊情况需要进行必要的更改和变动时，要及时向领导反馈并征得领导的同意。除了一周安排表，很多秘书还应该有一个每天安排表。像我每天都会在晚上一个相对固定的时间，把第二天工作的具体时间、地点以及注意事项（包括参加的会是否需要领导讲话、参加的活动是否需要穿正装等），通过手机短信的方式报给领导，这样既可以提醒领导，也可以跟领导沟通一下会不会有什么新的变化。同时我还把短信发给领导的司机，让司机也掌握情况

11、，必要的时候司机也能提醒领导。当然，在制定计划表时，一定要安排得适时和得当，做到疏密结合，劳逸结合，这样才能保证工作的质量和效率。就像农业上常用的“间作套种”的科学种田方法，实践证明，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也像土地一样，必须每隔一段时间就变换不同的工作内容，做到劳逸结合，张弛有度，例如有时候上午已经安排了一个大会，那么下午就尽可能别再安排开会了，可能安排得轻松一些，让领导处理一下公务，理一理思绪，会议可以安排在第二天，这样人的脑力和体力才可以得到有效的调剂和放松，从而确保领导工作计划的落实执行。秘

12、书时间管理必须抓住重点。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。特别是领导，每天都有大大小小的会要开，有各种各样的活动要参加，但领导的精力和时间毕竟有限，这就要求秘书在进行时间管理，为领导安排活动时一定要抓住重点，合理地安排最主要的工作和最关键的问题，让领导把主要的精力重点放在处理重要事务上，这样就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。一般来说，什么人要见领导，各单位邀请领导参加活动，首先都要与秘书联系，这就要求秘书一定要帮领导把关，对领导的活动什么必须安排、什么不应安排，什么活动可以多安排一些，什么活

13、动应该少安排一些，秘书自己也要从领导的身份地位和社会影响方面去考虑，为领导提出意见和建议，切实为领导减轻负担。一般情况下，像一些涉及国计民生，涉及群众利益的会议和活动，如慰问帮扶困难群众、植树造林等，能安排的应该尽量安排，领导参加这些活动能够收到正面的、积极的社会效果和示范带头作用。而一些商业性质的活动、一般的普通应酬、无关紧要的会议等，如一个小小的联谊会，一个普通商业性项目的落成，秘书应该能挡驾的就帮领导挡驾，能推掉的就主动帮领导推辞。秘书时间管理必须统筹兼顾。在现实工作中，领导平时的活动都是非常繁忙，很多时候领导的时间安排，往往不是一个领导自己的事，而是经常会涉及到多个领导的时间相互协调，

14、既包括协调领导的时间，还包括协调活动（会议）的时间。例如一位副市长已经安排好时间召开XX会议，但由于市长也刚好同一时间召开另一个与该副市长有关的会议，需要该副市长参加，这时候秘书就要及时地将情况报告该副市长，一般情况下该副市长就要调整自己的时间以适应市长的时间。有时候还经常碰到这样的情况，就是两个活动或接待等同时进行而且同样重要都需要领导参加，这时候秘书就要及时将问题提出来并协调，一方面看看有没有可能其中一个活动改期，如果不行则协调另一领导代表参加，如果时间无法更改也协调不了其他领导参加，则需要秘书进一步协调，统筹兼顾，把两个活动的地方尽可能安排得近一些并尽可能地错开一些时间，以便领导两头跑，

15、两边都兼顾一下。秘书时间管理必须留出时间。秘书在为领导安排时间时要注意为领导留出机动时间，避免用各种活动把一天的时间排满。如果把每天的时间都排满而没有留出一点“机动时间”，出现意外情况，领导就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中，这样就打乱了计划，使后面的工作压力不断加大。每天为领导留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，领导也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；或与下属联络一下感情；也可休息一会，考虑一天工作中的得失等。这样，领导就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天。3、秘书时间管理中存在的问题 3.1工作目标不明确如果不清

16、楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理时间是十分困难的。除了一些日常工作，秘书还有很多临时性的事务要处理，如果没有明确的工作目标，就好比无头苍蝇，整天忙得团团转，还不知道自己在干些什么，到头来一些重要的工作或是应该在某个时段完成的工作没有完成，影响了下一步工作的开展。 3.2工作计划性不强有些秘书的工作计划性不强，或者说没有计划，整天忙于应付，工作起来手忙脚乱，经常被日常工作搞得晕头转向，工作效率大打折扣，自己觉得很忙很累，其实不然。 3.3工作任务的延期现代社会是一个高速发展的社会，办公室秘书工作不再是以前人们说的那样：一杯茶，一张报纸打发时间，而应该高速有效地运转，注重效能。由于秘书工作任

17、务繁重，有些秘书做事总是拖拖拉拉，把应该马上做的事情一贯地往后拖，而每天又会有新的工作任务，新旧任务交织在一起，就可能导致工作杂乱无章，丢三落四。4、秘书时间管理的原则 4.1管理时间就是管理你的生命。人生最宝贵的资源就是时间，管理时间，就是管理你的生命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理，包括时间要实现的整体目标与价值，经常做方向性的调整，用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度，近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化，要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规，以创新方式利用时间。比如，利用走路时思考，带问题入睡，启动潜意识创新，让空闲时间成为宁静的享

18、受。 4.2减少不必要的时间浪费。首先，要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“五分钟思考法”：最初一分钟决定目标及课题，次两分钟思考的扩张及探求，最后两分钟应整理思绪，定出结论。如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。另外，秘书还应消除工作中浪费时间的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。 4.3掌握时间的有序性。所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理，不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去，要着重于机会而非着重于困难，要选择认定

19、的方向而不轻易地受环境影响，要以创造性为先，而不仅仅追求稳当和易办。 4、注意事情的轻重缓急。秘书在拟定时间计划表的时候，必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住关键性的工作，同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”，用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。5、秘书时间管理的方法 5.1目标计划管理法目标是秘书时间运用的基础，工作目标不明确就会迷失方向。秘书要有较强的把握工作目标的能力，并能事先作好周密的工作计划，事先作好周密的计划是节省时间最好的办法。如果在工作开始前多花几分钟思考，可能会为下一步工作的开展节省几个小时的

20、时间。如每年年末制定下一年度工作计划，每季季末制定下季度工作计划，每月月末制定下月工作计划，每周周末制定下周工作计划。同时要养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；或准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以事本上标注当天或预定工，电子记事本设置发声装置以便及时提醒。 5.2工作分类法将工作按轻重缓急分为：(（紧急、重要）、)（次要）、*（一般）三类，以便于安排各项工作的优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比。在工作中记载实际耗用时间，对比每日计划时间与实际耗用时间，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。将日常工作与非日常工作区分开来，先将日常工作的