公文管理实施细则

1、公文管理实施细则第一节总则1.1为使房建项目部的公文管理工作规范化，制度化， 提高公文管理工作的效率和质量。根据国家行政机关公文 处理办法结合房建项目部实际制定本细则。1.2房建项目部文档办公负责人负责房建项目部制发 的所有文件的审核、编号、印发等工作。1.3房建项目部行政公文由文档办公负责人统一起草； 技术性公文由相关责任人进行草拟，文档办公负责人进行审 核。文稿确认无误后，由文档办公负责人送行政负责人审批。 行政负责人批准后，由文档办公负责人统一编号、印发。第二节公文种类2.1房建项目部公文分为行政公文和技术性公文（1）行政公文包括涉及房建项目部各项工作的命令、 指令、决定、决议、批示、公

2、告、通告、通报、请示、批复、 函、会议纪要等十四种公文。（2）技术性公文是指与技术相关的各类文件。2.2房建项目部常用公文种类（1）报告：向上级单位汇报工作，反映情况以及答复 上级机关询问或要求，用“报告”报告供上级单位了解情况， 一般不需回复。（2）请示：向上级单位请求指示或要求批准对某事项 的处理意见，用“请示”。（3）决定、决议：具有一定的行政约束力，要求下级单位必须遵照执行，用“决定、决议”。（4）批复：上级答复下级单位请示事项，用“批复”（5 ）函：平级单位或不相隶属单位之间联系工作、商 洽事项、答询问题，用“函”。（6）通知：发布行政法规和规章，转发上级单位，同 级单位，不相隶属单

3、位的公文，向下级单位传达周知事项， 用“通知”。（7）通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况，用 “通报”。（8）条例、规定、细则、办法：对某项具体工作事宜 作出决定，安排或发布具体的管理措施，用“条例、规定、 细则、办法”。（9）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行，用“会议纪要”。（10）工作简报：向房建项目部汇报工程进展或房建项 目部内部互通信息，用“工作简报”。第三节公文格式3.1公文由发文机关名称、秘密等级、紧急程度、发文 字号、签发人姓名、标题、主送机关名称、正文、附件、机 关印章、成文日期、附注、主题词、抄送、抄报机关名称等部分组成。（1）公文版头以房建

4、项目部或部室名义外发的正式公文，使用房建项目部红字版头公文纸。（2）秘密等级秘密公文应当在首页房建项目部全称左上方分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”必要时应当标明保秘期限 “绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。（3）紧急程度紧急公文应当在首页房建项目部全称左上方分别标明“宜刍” “刍”特/急、/急、。（4）发文字号以房建项目部名义外发的正式公文，分类按日期顺序编号，升序排列，文件编号由文档办公负责人统一管理。（5）签发人以房建项目部名义下发的公文，可以省略签发人，平级单位或上报的公文，则须署名签发人和日期。（6）公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标题中除法规规章名称，转发公

5、文加书名号外，一般不用标点符号。（7）抄报、主送和抄送抄报：请上级单位了解文件相关情况。主送：是指应该和能够办理或答复这份文件的单位名称。抄送：是指除主送单位外，还需其他单位或领导阅知， 可写一个或几个抄送单位。（8）附件公文如有附件，应当在正文之后、文件落款之前注明附 件序号和标题。附件本身的顺序要与正文中附件的顺序相 符。（9）文件落款文件落款要写房建项目部全称，日期要写在房建项目部 名称下面。（10）公文用章公文加盖公章位置应当上不压正文，下压成文日期。（11）主题词公文应当标注主题词，主题词在公文的抄送栏之上顶格 标注。（12）成文日期成文日期以领导人签发的日期为准，会议通过的事项，

6、以通过期为准。第四节行文规范4.1拟写公文要根据实际需要行文，发文要符合党和 国家的方针、政策、法律、法规以及上级部门的有关规定，本着“数据准确，情况属实”的原则，由相应领导把关、核 准后签发。4.2公文制发程序（1）拟稿：文件的初稿或草稿由办文部门起草。（2）拟稿人按要求认真填写房建项目部发文稿纸（3）审核：部门负责人负责审核把关，并签署意见。（4）会签：主办部门代房建项目部征求有关部室的意 见，并请文件涉及的有关领导签字。（5）核稿：对所拟文稿进行文字和格式把关，由文档 办公负责人负责核稿。（6）编号：文档办公负责人将确认成熟的文稿分部门， 按时间顺序编制发文字号。（7）打印清样：为使文稿

7、清楚、整洁，在送行政负责 人审批前，先打出清样。（8）送审：将经过认真审核确认无误的文稿送房建行 政负责人审批。（9）正式打印：行政负责人同意后正式打印。（10）签发：房建部行政负责人对所送文稿签署表示核 准的意见。（11）用印：在制成的公文上加盖房建项目部公章。（12）存档。（13）发文。4.3公文制发（1）拟稿房建项目部制发公文应按照房建项目部公文种类的规 定执行，不得乱用文种。文种名称要单独使用不能合并使用 请示公文一般要一事一文。情况要确实、观点要明确、条理要清楚、文字要精炼、 篇幅力求简短、公文格式适当选用。用词要准确、规范，在使用简称时，应先用全称再加以 说明。经过多次修改的文稿，

8、要抄写清楚再送审。房建项目部名义发送的行政公文由文档办公负责人负责拟稿；专业性公文由相关部室拟稿。（2）核稿部门负责人重点审核，是否符合党和国家的方针政策和 有关规定；情况是否确定，内容文字是否达到要求等；文档办公负责人重点审核是否需要行文，公文内容文字 是否正确，文种使用和格式是否符合本细则有关规定；房建项目部公文一律由文档办公负责人核稿，对其内容 和文字进行把关和修改，文稿成熟后呈送房建项目部领导审 批，若问题较大可提出意见退回原承办人承办。（3）审批文档办公负责人将确认无误的文稿打印清样后，送房建项目部领导审批；以房建项目部名义外发文件由房建行政负责人签发，以 各职能部室名义外发的公文，

9、由主管领导直接签发；审批公文，主批人应当明确签署意见、 姓名和审批日期。（4）成文文稿审批后统一由文档办公负责人进行打印；主送机关名称字型应当同正文一致 ，一般用3号字；公文用纸采用国际标准 A4型,左侧装订。（5）发送对外文件形成后由文档办公负责人统一对外发送，涉及 长期往来的外单位和部门，可由原拟稿部室向其发送；对内 文件由文档办公负责人发送。所有发送文件需收文单位接收 人签字。（6）存档房建项目部所有公文由文档办公负责人统一存档。存档 内容：带有房建项目部文号的公文。包括发文稿纸、正文、 正文底稿、原稿、附件的复印件各一份。一般性公文，包括有领导签发的底稿和正文各一份。第五节收文处理5.

10、1凡正式来文，均由房建项目部文档办公负责人统一 接收。（1）接收人做好接收登记，报房建项目部领导批示。（2）领导批示后，由文档办公负责人转送承办部室阅 办。（3 ）阅办部门如需留复印件，必须签收，原件由文档 办公负责人存档。5.2公文处理必须准确， 迅速，严格防止因错分、积压、 丢失而延误审批和办理。5.3送领导批示或交有关业务部门研究办理的公文，除 紧急公文随到随办外，领导一般应在2天内作出批示，业务部门一般在5天内作出处理。请示和请求批准事项的公函一 般应在收到公文后7天内将批办情况答复来文机关。第六节公文立卷、归档和销毁6.1公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案 法和其它有关规定及时整理（立卷）、归档。6.2归档范围内的正文，应当根据其相互联系，特征， 保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整。6.3年底前各部门