文件控制程序

1、*电梯后限公司编 号：BTDT/P02-2019文件控制印章文件名称：文件控制程序版本：B.0发放号：编制依据：TSG 07-2019文件控制程序文件修改控制文件修订依据和更新摘要版本编写审核批准发布日期实施日期发布2020年2月25日实施2020年2月25日编制体系编制小组审核批准1目的对与组织质量保证体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的 有效版本。2适用范围适用于本公司对质量保证体系所使用的文件（包括外来文件）的控制与管理, 3职责3.1 总经理负责批准、发布质量保证手册；3.2 质量保证工程师负责审核质量保证手册；负责批准程序文件；3.3 技术负责人负责批准技术文件；3.4

2、 质量安全部负责组织对现有体系文件的定期评审；3.5 各部门负责本部门与质量保证体系有关的文件的收集、整理和归档等。4程序4.1 文件的分类和保管4.1.1 质量保证手册（包括了所有过程控制的程序文件），由质量安全部备案保管。4.1.2 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与 质量保证体系有关的政策、法规文件等，由综合办保存。4.2文件的编号4.2.1体系文件编号规则级别体系文件类型文件 代号含义总文件 编号规则分文件 编号规则一级质量保证手册QmQualityBTDT/QM-Y/二级程序文件pProgramBTDT/RYBTDT/PNY三级作业（工艺）文件qwOp

3、erationsBTDT/QV-YBTDT/QW-Y质量记录.报告FFilmBTDT/FBTDT/F(PN)-N注：“BTDT -公司代号；“N'-文件序号；7 一发布年份4.2.2档案的编号规则类别档案盒代 号说明体系执行文件档案BTDTn“n” ：流水号，流水号由3位数组成。安装档案BTDTAZn“AN':安装；“n” ：流水号，3位数组成。维保档案BTDTWBn“WB:安装；“n” ：流水号，3位数组成。员工个人档案GHn“GH:工号；“n” ：流水号，3位数组成。仪器档案YQn“YQ':仪器；“n” ：流水号，3位数组成。4.2.3报告的编号规则类别编号格式说明

4、施工/年度自检报告合同号-XXXXXX“XXXXXX :年月；“n” ：流水号，流水号由2位数组成。4.2.4分发号由综合办发放时自定。4.2.5记录表格中的工作编号为流水号，按如下格式填写流水号:XX XX- X X- X X - XXXI收集时期流水号（必要时用）年、月、日合同的工作编号：按执行的合同号；设备的按设备编号。1.3 文件的编写、审核、批准、发放1.3.1 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的；a）质量保证手册由总经理批准发布；程序文件由质量保证工程师批准发布；技术文件由技术负责人批准发布；b）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回 收要填写文件发

5、放、回收记录。1.3.2 文件的规格a）发文机关用一号宋体；b）标题用二号宋体；c）小标题用三号宋体；d）重点字句、各项标注用三号黑体；e）正文、日期、说明、发文字号、成文日、印发说明用三号、四号宋体，篇幅较大的技术性文件、管理文件、检验规范等，可用小四号宋体；f）主题词、上行文正文用三号宋体；g）文件应用A4纸打印。天眉、地目各留 25mm和20mm。左边距、右边距 各留30mm和30mm。1.4 文件的受控状态文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡是与质量保证体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明受控状态的印章。1.5 文件的更改

6、1.5.1 质量保证手册由质量安全部组织更改，填写文件更改申请单，由质量保证工程师审核，上报总经理批准后更改，由质量安全部发放。质量安全部应保留文件更改内容的记录；1.5.2 其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请单，经审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；1.5.3 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。1.6 文件的领用1.6.1 文件使用者应填写文件发放、回收记录，经相应主管部门负责人审批方可领用；1.6.2 因破损而重新领用新文件时，收回相应旧文件；因丢失而补发的文件

7、，应给予新的分发号，并注明已经丢失的文件的分发号失效；发放部门做好相应发放签收记录。1.7 文件的保存、作废与销毁1.7.1 文件的保存a）与质量保证体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；文件的保存期限为5 年；b）各部门文件由本部门资料员保管。质量安全部每年对各部门文件保管情况进行检查；c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用的受控文件清单每半年应将清单副本报质量安全部备案，如内容没有变化，应通知质量安全部；d）任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。1.7.2 文件的报废与销毁a）所有失效文件或作废文件，资料员应及时从所发放或使用

8、场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写作废文件（记录）销毁审批表，经 质量保证工程师批准后，由质量安全部授权相关部门销毁。1.7.3 文件的借阅、复制借阅、 复制与质量保证体系有关的文件，应填写文件（记录）借阅、复制登记表，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。1.8 外来文件（设计文件）的控制1.8.1 外来文件：包括法律、法规、安全技术规范及相关标准、外来设计文件，设计文件鉴定报告，型式试验报告、监督检验报告，受委托

9、单位产品质量证明文件、资格证明文件等，其中法律、法规、安全技术规范及相关标准应当是合法出版的正式版本。相应的清单登记在相应的外来文件清单中。1.8.2 收到外来文件（设计文件）的部门，需组织评审识别其适用性，并控制分发以确保其有效。评审确认要求按设计控制程序中规定的执行。1.8.3 综合办负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，其中所使用的安全技术规、范标准必须是正式版本；统一记录表单编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用。1.8.4 各部门要把上述标准及其他与质量保证体系有关的外来文件填入受控文件清单 ，并报综合办公室备案。1.8.5 外来文件更新按4.5 及 4.7 条款进行更改、作废

10、等管理。原使用者认为已被换版的过期受控外来文件、旧标准还有参考价值的，交综合办公室盖以“作废”章后可不必收回。1.9 每年一次由质量安全部组织对现有质量保证体系文件进行定期评审，各部门综合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款。1.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。1.11 作为记录的文件应执行记录控制程序。1.12 文件的版本。1.12.1 ABCD为版本号；0123为版次。例如B.0（或B.0）为第一版本第一版 次。B.0 （或B.0）为第一版本第二版次。修改标记号 等，第一次修改标记 为，依次类推。1.12.2 当已发布的文件需进行修改时，则相应版次或版本进行升级。如更新的内容为小修改，如文字符号，字体等内容时则为版次的升级，如内容有较大的变更则为版本的升级。1.12.3 文件修改升级时，需在相应修改点做标记，修改说明以及修改处数在修改栏罗列。当文件为整合文件，即汇编式文件，如需修改其中的某文件时，此子文件更新版本或版次，清单页的版本或版次也相应更新；总汇编文件也相应更新版次或版本。如本程序文件由多个文件组成，其中的文件控制程序文件需修改，则相应的修改说明在封面，本文件的版次或版次更新，清单页及封面页对应的版次同时更新。5 相关文件设计控制程序、 内部审核控制程序、 记录控制程序、