文档管理制度(行政部)_第1页
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文档简介

1、精心打造文档管理制度根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高公司文档管理工 作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，根据本公司特点，制 定本规定。1、文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各 类公文；公司内部重大活动、事件记录；生产及管理的相关条例、政 策、法规；全体员工档案；重要资料及文档资料的电脑备份等。主要 包括：A、以公司名义发出的文件。B、行政管理制度汇编。C、公司会议纪要。D、以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。E、各部门呈报的工作计划（年度/半年度工作计划、筹建计划、 经营活动计划）、总结（年度总结、活动总结等）、申请（采购申请除外）、 报告及管理规章制度

2、等。F、公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级 公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等。G、人员档案：内容包括个人简历、体检表、相关证书复印件等。H、重要资料：公司营业执照、资质证书、安全生产许可证、技 术资料等。I、上级检查或公司开展各项活动时拍摄的照片、声像材料（注明时间、地点、来宾姓名、活动内容等）。2.文档资料收集及整理：文档管理员负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放 目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找。3、文档资料查阅或复印：保密级文件，未经领导批准，任何人不得翻阅、复印、或带离办 公室。相关政策、法规及重要资料须查阅或复印的，持相关部门负责

3、人批准单，在行政部办理登记手续；并经行政部经理方可查阅或复印。4、文档资料的更改与报废：A、各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件签署人审批 后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明“以此文 件为准”。B、根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需填写文件销 毁申请单报行政部经理批准后销毁。5、各类文件资料的发放：A、向各部门传达的公司通知、文件、制度的发放应办理签收手续。B、有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、人事行政 制度、质量体系文件等属机要文件，必须加封后传递。6、电脑及电子文档管理：文档管理员须在电脑上须按文件类别设立相应的文档目录，分类保存各类文件，重要文件须加密，且以光盘或软盘备份。内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审

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