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文档简介
1、档案管理员日常工作精编WORD版档案管理员日常工作一、档案管理人员职责1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、 准确、系统。2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类 存放,便于利用和归档。3、归档案卷做到页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。4、保管好本公司归档的案卷,注意文件材料的安全和保密。5、按要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具,能应要求快速、准确地查询 所需档案。二、收集归档范围本公司在各项工作中形成的具有保存价值的,或者相关政府部门送来的与本公司关系密切 的各类文件材料(包括公文、书信、会
2、议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影 像音资料等)都属收集归档范围。1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。4、各项规章制度。5、向上级请示的文件,以及上级批复的各类文件。(不包括项目审批文件)6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。7、工程建设底图、蓝图及文字材料。8、经批复的工程设计图纸及文字材料。9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。12、各项财产权利证明
3、、凭证,各种证明存根,各项许可证。13、本公司编辑、出版的刊物。14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。16、销售合同及销售客户资料。三、归档要求1、凡公司发出的文件,由管理部的有关人员收集,交由档案专管员归档。2、一项工作已完成时,由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后,主 动送交专管员归档。3、编制交接表,一项资料由经办人交专管员归档时,应登记并双方签名。4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。6、归档的文件材料应是原稿原件,一般不用复制件。应注意
4、:检查应盖公章是否已盖, 文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。7、归档的影像音资料要写上文字说明。8、归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件 的先后形成排列好。9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。四、档案的借阅与复印1、编制借阅表,当借出和还回时都必须填写,并经使用人和保管人双方共同签名。2、查阅各类档案应在公司内进行,查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的,需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。3、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经公司总经理签字批准,方可查阅或 复制。五、档案的保密管理1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度,严梏遵守保密原则,确保档案的安 全。2、凡是调用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接查找。3、借阅档案必须严梏按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,返还档案要认 真检查核对,发现问题及时追查。4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的, 须经总经理同意。5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料,确实需查阅其他资料的须办公室主任同 意。六、档案的销毁1、经过鉴定确需销毁的档案,必须列出档案销毁清册。2、档案销毁,必须严梏执行审批制度,各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审
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