材料送样管理办法

1、精选文档工程材料样品送样确认管理程序1 目的为了确保工程材料使用的标准有效性，符合甲方、业主、设计等的要求，并为投标项目、工程施工等材料使用执行标准留下有效的依据，避免争议，特制定本办法。2 范围适用于本公司所有投标项目及工程施工项目所涉及工程材料样品送样的确认。3 职责3.1送样负责人：合同签订或任务书下达后由工程项目部负责人为送样负责人，其它则由业务或相关经办人为送样负责人，其工作职责包括：3.1.1负责组织及跟进采购部门进行收集或订购材料样品及组织生产部门进行加工制作，并负责将材料样板送达甲方业主、设计、监理等负责人进行签字确认，负责结果的追踪；对所送材料样板对材料样板的准确性、符合性及

2、结果追踪负直接责任； 3.1.2负责送样资料的整理及转移相关人员归档；3.2经营部（预算）：负责材料样板送样前的确认和审批，对所送材料样板的准确性、成本的符合性负直接责任；3.3工程采购部：负责按要求对材料样品进行按时提供，并对材料样品的规格、数量、质量、按时等负直接责任；对材料样品未指定供货单位的应负责根据公司经营要求对供货单位产品价格、付款方式、服务等提供供货单位选择建议和意见；3.4生产车间：负责根据送样负责人所提供的材料样品按要求进行加工、制作，并对材料样板的数量、完整性、质量的符合性负直接责任；3.5工艺人员：必要时负责协助送样负责人对材料样品进行验证，并对材料样品的适用性、功能性负

3、责任；3.6技术研发部：对确认后样板实物的完整性、保管与发放负直接责任。3.7设计部：负责工程设计选用材料技术要求标准交底和提供工程所需的材料种类。4工作流程图工作流程 责任部门/人 相关表单材料送样明细内部审批表填写材料送样申报送样负责人材料送样明细内部审批表经营部N预算审核Y材料送样明细内部审批表内部工作联系函材料样品采购采购组N检验送样负责人Y材料送样明细内部审批表内部工作联系函制板生产组N检验送样负责人NY工程主要材料使用清单确认表对外工作联系单送样负责人送样确认Y工程主要材料使用清单确认表对外工作联系单经营部预算审核确认资料/样板归档文件资料移交登记表部门助理/技术研发部5 送样的申

4、报与审批5.1 送样的申报：5.1.1对于在投标过程中、和签订施工合同前，如应甲方业主或设计等方的需要进行材料送样的，由送样负责人根据甲方、或招标文件等要求填写材料送样明细内部审批表报经营预算进行审批；5.1.2对于公司已签订正式施工合同的所有工程项目的主要材料（即应包括：铝材、玻璃、铝板、石材、钢材、胶、胶条、滑撑、滑轮、执手、合页、锁等），都必须按此规定进行材料的送板确认，并由送样负责人（即工程项目部）根据公司经营部预算下达的工程任务指令、工程所用材料清单、成本控制清单、正式有效的施工图、或甲方指定材料要求、以及合同招标文件等内容要求，填写材料送样明细内部审批表报经营预算进行审批；5.1.

5、3送样负责人所填写的材料送样明细内部审批表中的材料名称、规格型号、颜色、生产厂家及供货单位、质量标准、价格等要符合经营预算的成本预算控制，以及甲方、业主、设计、监理等的要求；5.1.4送样负责人在填写材料送样明细内部审批表前，应同甲方、或业主、或设计、或监理等方进行相应的有效沟通、并有基本的材料样品的共识和确认。5.2送样的审批：5.2.1经营部预审根据前期工程投标洽谈过程中、或合同签订后所下达的工程任务交底要求等所确定的材料品牌、规格和质量要求等，审核本次送样材料是否与投标过程中、或甲方业主的要求、或工程任务交底要求中所选用的材料相一致、并且其成本控制是否符合公司要求；5.2.2经过经营预审

6、部门预算负责人签字、并由预审部经理审批后执行；5.2.3对于送样后，如因甲方或业主、设计、监理等方没有确认、或部分没有确认而需重新送样的，都必须按本管理办法重新申报、重新审批后方可实施执行；6 材料样品的采购6.1送样负责人根据经营预审部门经理及主管领导审批后的材料送样明细内部审批表，并填写内部工作联系函给采购部门进行具体的材料样品的收集或订购；材料样品一般由厂家免费提供，若厂家需收费，由采购组负责申报，经经营部审核，公司领导审批同意后订购；材料样品来料后，可直接交送样负责人，采购组根据请购单办理入、出库手续。6.2送样负责人应在内部工作联系函内明确样品材料名称、规格型号、颜色、生产厂家及供货

7、单位、质量要求、价格、以及完成时间、所需提供的资料要求（注：如材质证明书、检验报告、合格证等）、样品数量（注：在送样之前必须了解好甲方业主等所需样板的数量、以及签字确认负责人的有效性）；6.3材料样品全部到货后，应及时将实物交给送样负责人，并由送样负责人对所有材料样品进行检验、核实、确定准确无误后方可移交给生产部门进行样板的制作。7 材料样板的制作7.1送样负责人根据经营预审部门经理及主管领导审批后的材料送样明细内部审批表，并填写内部工作联系函、并同所有材料的样品一起交给生产部门负责人，提出样板制作的要求，并要明确完成时间、样板数量（注：至少需2套，即必须保证在原需求数量上多做一套以备公司留存

8、）、具体制作要求（注：比如是否需标明生产厂家等）；7.2制作标准要求：7.2.1样板的底板材料采用68厚的白色PVC硬胶板制作，材料样板规定分为大、小两种不同的规格尺寸，即大号=800长*600宽、小号=600长*500宽,生产制作时根据材料样品的数量、规格大小等进行具体选用；7.2.2根据材料样品的规格、数量等，确定PVC胶板所需开介的规格尺寸大小、以及样板的数量（注：可能样品多而不能在一块样板上全部体现），同时要考虑样板方便提携；7.2.3各种单个的材料样品必须用两道专门的胶扣进行可靠的固定在PVC胶板上，在布置材料样品时，同时在每个样品的下方必须粘贴打印的标签，标签正上方写明工程名称，而

9、下方写明材料样品的名称、规格型号、生产厂家和供货单位（注：根据具体要求而定，如业务投标时可能不需写明）、颜色色号、用途等，同时，该标签的最下方应留有足够的空白位置供甲方签名用；另外，在布置材料样品时，应考虑到整个样板的美观大方；7.2.4在样板正上方中间位需开介一个120*25左右的半圆形长孔，以便提携；然后在样板的周围应按公司要求粘贴20左右宽的蓝色胶带，并保持其接口美观，且保证整个样板板面的整齐、整洁、美观大方；7.2.5在样板正上方的蓝色胶带下粘贴打印的“”的标识；7.2.6在样板右上角粘贴工程材料样板审核标签，送样负责人须在标签上填写清楚工程名称；工程名称下方表格供甲方确认样板后填写审

10、核意见及签名确认。7.2.7样板制作完成后，生产负责人应根据送样负责人的制作要求对整个样板进行全面的检查确认，以及样板的整体质量是否符合公司要求等，合格后，然后移交送样负责人进行具体的送样；7.2.8生产车间对材料样板制作完成、并经检验合格后，送样负责人应对整个样板进行拍照留存，要求照片拍摄全面、清晰、并归类整理存档，然后将所有材料样板全部移交给送样负责人进行实际的样板送样。约120*25半圆形长孔约20宽蓝色胶带7.2.9样板参见如下标准图样： 工程名称：样板审核意见签名确认： 日期： 材料名称规格型号生产厂家颜色色号材料用途确认单位意见固定胶扣14寸不锈钢滑撑（说明：样板规定分为：大号=8

11、00长*600宽、小号=600长*400宽共两种规格选用）8 材料样板的确认8.1材料样板的确认：8.1.1送样负责人收到生产部门制作好的材料样板后，应对其进行整体的检查和确认（注：主要应包括材料名称、品种规格、颜色、生产厂家、供货单位、材料用途、以及样板的数量等）；8.1.2送样负责人填写对外工作联系单（注：当施工合同签订后的规定送样，送样负责人同时还需填写工程主要材料使用清单确认表），然后连同制作好的材料样板、以及需要提供的相关资料（注：比如材质证明、检验报告、合格证等）一起送达甲方、或业主、或设计、或监理等方责任人，并按公司规定办理签收手续；8.1.3对于工程合同签订后的规定送样，甲方、

12、或业主、或设计、或监理方收到样板和资料后，一般于半个月内将作出确认结果（注：应包括书面的工程主要材料使用清单确认表、外部联系函和样板实物上的签字确认），送样负责人应及时跟踪确认结果，并取回书面的回复、和至少一套样板实物；8.1.4对于甲方、或业主、或设计、或监理方全部都签字确认的，送样负责人必须将相关确认后的资料及实物样板等交给经营预算部门责任人审核、签字，然后由经营预算部门进行具体的下发和正式实施；8.1.5如果甲方、或业主、或设计、或监理方，对所送整套样板材料的全部或部分、或某种单个材料样板的部分没有签字确认等的异常情况，送样负责人必须详细了解原因、及甲方新的送样要求后，报经营预算部门责任

13、人审核、签字，然后再按以上程序重新送样。9 材料样板的移交与保存9.1材料样板的移交：9.1.1送样负责人将确认后的书面资料及样板实物、交由经营预算部门责任人审核签字确认；9.1.2对于书面的资料，由送样负责人将其交给部门助理进行归档保存，然后按规定统一上交资料室进行存档；9.1.3对于材料样板的实物，则由送样负责人填写内部工作联系函，并附上经公司内部审批后的材料送样明细内部审批表（复印件）和经甲方、或业主、或设计、或监理方签字确认的工程主要材料使用清单确认表（复印件），并连同样板实物一起移交给技术研发部进行统一管理和保存；9.1.4送样负责人将移交并技术研发部负责人签字后的内部工作联系函交给

14、部门助理进行归档保存。9.2材料样板的保存：9.2.1技术研发部收到送样负责人所移交过来的资料及实物样板后，需认真检查与核对所移交资料和样板实物的完整性、有效性、及稳定性，无误后再签收；9.2.2技术研发部应建立相应的实物样板和接收资料的台帐记录，同时附上相应实物样板的清析照片一并保存；对实物样板进行分类、统一存放到专门的仓库内，并确保其完整、稳定可靠；9.2.3实物样板的保存期限至少为工程峻工验收交户使用后两年。9.3材料样板的发放、与报废：9.3.1对于材料实物样板，如有相关人员需借用整个样板、或样板上部分材料配件时，借用人需填写工程材料样板借用申请表，提交给部门经理审批；9.3.2经技术研发部经理签字同意后发放所需的材料样板实物，对于拆下的部分个别材料样板，技术研发部发放人员需进行标识记录；9.3.3借用人需妥善保管、合理使用，并按期归还；9.3.4对于借用人所归还的材料实物样板，技术研发部应进行检查、核对无误后，在台账记录中签字确认；9.3.5对于被拆下的部分个别材料样板，技术研发部需按原