通过电子数据交换EDI外向处理开票凭证

1、通过电子数据交换 (EDI) 外向处理开票凭证 1目的52前提52.1主数据和组织架构52.2业务条件62.3定义个人对象工作清单 (POWL) 查询72.4角色72.5预备步骤8创建初始库存83流程概览表94流程步骤104.1检查销售订单和交货104.2创建开票凭证114.3检查消息输出134.4检查外向 IDoc144.5检查外向文件（可选）165后续处理186附录186.1流程步骤的冲销186.2SAP ERP 报表196.3所用表格20通过电子数据交换 (EDI) 外向处理开票凭证目的本文档对开票凭证处理作了描述，通过电子数据交换(EDI) 将数据传输到客户。从业务视角指导您如何处理本

2、业务情景。同时提供逐步操作指南，用户可以遵循操作指南完成实际系统中的各个业务情景。创建开票凭证，然后自动生成发票EDI文件。以下是运行此业务情景业务处理步骤的每个步骤的详细说明。成功运行业务情景所必需的前提与业务情景289 通过EDI内向处理销售订单 的前提相同。而且，必须已经执行业务情景289 通过EDI内向处理销售订单中描述的处理，或必须已经为可用的有效销售订单手动输入销售订单。前提主数据和组织架构SAP 最佳业务实践标准值基本主数据和组织数据是于实施阶段在 ERP 系统中创建的，如反映公司组织结构的数据和满足其营运焦点的主数据（如物料主数据、供应商主数据和客户主数据）。此主数据通常包括标

3、准化 SAP 最佳业务实践缺省值，使您可以运行此业务情景的各个处理步骤。 附加主数据（缺省值）您也可以使用具有相同特征的其他 SAP 最佳业务实践缺省值测试该业务情景。检查您的 SAP ECC 系统，查找其中的其他物料主数据。使用您的自有主数据也可以使用用于已创建主数据的任意物料或组织数据的定制值。有关如何创建主数据的更多信息，请参阅主数据流程文档。该业务流程文档包括服装与制鞋行业和通用版的主数据，请在测试时正确选择下表中的主数据进行测试,否则可能产生测试错误。成功运行业务情景所必需的前提与业务情景289 通过EDI内向处理销售订单的前提相同。而且，必须已经执行业务情景289 通过EDI内向处

4、理销售订单中描述的处理，或必须已经为可用的有效销售订单手动输入销售订单。主数据/组织数据值主数据/组织数据详细信息注释公司代码1000公司代码 1000工厂1000工厂 1销售组织1000国内销售分销渠道10直销产品组10产品组 10采购组织1000采购组织 1000存储点:1040装运 (无简易仓库管理）售达方GC-101国内客户公司01运达方GC-101国内客户公司01组织和主数据值物料描述物料GK-400贸易商品,批次-到期日和最后收货日,贸易采购组织100采购组100业务条件本业务流程文档 (BPD) 中描述的业务流程是较大集成业务流程链或业务情景链的一部分。因此，您必须先完成以下流程

5、并满足下列业务条件，才能开始本业务情景中的活动：业务条件业务情景必须完成一些准备步骤。运行业务流程文档 准备步骤 (BB - 154) 中的以下必要步骤。· 调整物料管理期间至当前期间准备步骤 (154)为了运行此业务情景，库存中必须要有物料。如果你用的是贸易货品(HAWA) 你可以· 运行流程无QM的采购(130) 或者· 用交易代码MIGO创建库存 (具体参考预先步骤部分).无QM的采购(130)定义个人对象工作清单 (POWL) 查询在 SAP NetWeaver 业务客户端 (NWBC) 中进行业务情景测试必须要定义以下查询。只在使用 NWBC 界面时才需

6、要这些查询。如果使用标准 SAP GUI 界面，则无需这些查询。访问 SAP NetWeaver 业务客户端 (NWBC) 中的特定角色工作清单时需要这些查询。更多有关创建查询的信息，请参见 SAP Best Practices CP/WSD Package (CN) 快速指南 中的Creation of Queries in Personal Object Worklists (POWLs) 这一部分。业务角色应用对象类型变式名称变式选择选择标准查询名称销售开票员创建开票凭证发票-开票日期：当天选择 ：交货相关的 标记-角色用法必须预先安装以下角色，才能在SAP NetWeaver 业务客户

7、端 (NWBC) 中测试该业务情景。本业务流程文档中的角色必须已分配给测试本业务情景的一个或多个用户。只在使用 NWBC 界面时才需要这些角色。如果使用标准 SAP GUI，则无需这些角色。前提业务角色已分配到测试该业务情景的用户。业务角色技术名称流程步骤员工(专业用户)SAP_NBPR_EMPLOYEE-S实现基本功能的前提是分配该角色仓库文员SAP_NBPR_WAREHOUSECLERK-S创建初始库存销售助理SAP_NBPR_SALESPERSON-S检查销售订单和交货销售开票员SAP_NBPR_BILLING-S开票凭证销售开票员SAP_NBPR_BILLING-S 检查消息输出CPW

8、D: ALE 管理 SAP_NBPR_IT_ADMIN_CPWD-S再次处理内向IDocIT 管理员(专业用户)SAP_NBPR_IT_ADMIN-S检查外向 IDocIT 管理员(专业用户)SAP_NBPR_IT_ADMIN-S检查外向文件 (可选)预备步骤创建初始库存为了运行此业务情景，库存中必须有可用物料GK-400，用MIGO移动类型561和工厂1000来创建所需要的数据。步骤1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI)SAP ECC 菜单后勤 ® 后勤执行 ® 内向处理 ® 采购订单，订单，其他事务的收货

9、® 输入采购订单收货事务代码MIGO选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC)业务角色仓库文员(SAP_NBPR_WAREHOUSECLERK-S)业务角色菜单仓库管理 ® 消耗和转移 ® 其他货物移动(MIGO)2. 在MIGO 概述屏幕上输入如下条目：字段名称描述用户操作和值注释无字段名称（第一个字段在主屏幕区域）A01 收货从第一个下拉菜单中选择 A01 -收货无字段名称（第二个字段在主屏幕区域）R10 其他从第二个下拉菜单中选择 R10 -其他移动类型561561 每次初始输入库存余额到非限制使用的收货3. 选择

10、回车。4. 在 收货其它 屏幕上：物料 标签页，进行以下输入并选择回车：字段名称描述用户操作和值注释物料GK-400选择下个项目来维护多个物料。5. 在收货其它屏幕上：数量标签页上，进行以下输入并选择回车。字段名称描述用户操作和值注释以输入单位计的数量10 PC6. 在收货其它屏幕上：何处标签页上，进行以下输入并选择回车：字段名称描述用户操作和值注释工厂1000库存地点1040精益 WM / 无精益 WM7. 在收货其它 屏幕上：批次 标签页上，进行以下输入并选择回车。字段名称描述用户操作和值注释生产日期输入当前日期或过去的日期你必须输入生产日期 8. 选择项目确认。9. 选择过账。10. 选

11、择返回(F3) 回到 SAP 轻松访问 (SAP GUI)或者选择退出 (Shift+F3) 然后使用是 确认 业务客户端 消息以返回到 SAP Home (SAP NetWeaver 业务客户端)。结果物料GK-400已经在工厂1000过帐。通过此业务流程，, 该物料避免了多个内向文档的复杂，此物料类型为 HAWA,，对零售业和制造业公司都适用。流程概览表流程步骤外部流程参考业务条件业务角色事务代码预期结果创建初始库存仓库管理员 MIGO初始库存检查销售订单和交货销售助理VA02销售订单完成，物料被提交并且成功发货开票凭证销售开票员VF01在系统中创建了开票凭证。在状态栏出现消息：凭证 XX

12、XXXX 已保存.检查消息输出销售开票员VF03在对话框中显示输出消息的具体信息，并显示 IDoc编号.检查外向 IDocIT 管理员(专业用户)WE05检查外向文件 (可选)IT 管理员(专业用户)AL11您将在该文件夹下找到按用户名命名的文件收款应收帐款 (157)应收帐款参见业务情景编号 157参见业务情景编号 157结算操作 SD销售：期末结算操作(203)参见业务情景编号 203参见业务情景编号 203流程步骤检查销售订单和交货用途在此步骤中，可以检查销售订单是否已完成。如果已完成，请进行交货并过帐发货。步骤1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：选项一：SAP图形用户界面 (S

13、AP GUI)SAP ECC 菜单后勤 ®销售和分销 ®销售 ®订单 ® 修改事务代码VA02选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 销售助理(SAP_NBPR_SALESPERSON-S)业务角色菜单销售 ® 销售订单® 销售订单处理® 修改销售订单2. 在 修改销售订单：初始屏幕输入以下数据：字段名称描述用户操作和值注释订单<销售订单编号>从 IDoc 状态获取销售订单编号（参考 289）3. 选择回车。4. 如果出现内容为更改发票日期：开票日期已重新确定

14、对话框，请选择 继续(回车)。5. 在更改标准订单XX：概览 屏幕中，选择项目并选择检查项目可用性以进行ATP检查. 在标准订单：可用性控制屏幕，选择 发送建议区域的复制 使用默认的交货数量。6. 在更改标准订单XX：概览 屏幕中，选择菜单(NWBC 更多) 编辑 ®不完整日志(Ctrl + F8)。7. 在状态栏出现消息 凭证是完整的。.8. 在更改标准订单XX：概览 屏幕中，选择菜单(NWBC 更多) 销售凭证® 交货。9. 在 交货创建：概览 屏幕，选项卡 拣配，项 10 中，输入以下数据. 字段名称描述用户操作和值注释拣配数量<与字段交货数量中的值相同>

15、对于外向交货，该字段给出项目数量（显示在打印的提货清单中）。对于带有批次拆分的交货项目，分别确定每个拆分项目的提货或储备数量。如果要维护或检查拆分项目的数量，则需要通过选择 + 转到相应主项目的批次结构概览。10. 选择回车。 11. 如果状态栏出现警告信息，例如 非法批次 XXX 对应于选择的物料批，请忽略。12. 在应用程序栏中，选择过账发货。13. 状态栏出现消息 向外出货XXX 已保存。XXX 是系统自动分配的交货编号。结果指定销售订单已完成，物料已交货并且发货过帐成功。创建开票凭证用法在此活动中，处理开票。操作步骤选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI)1. 请选择以下导航选

16、项访问该事务：SAP ECC 菜单后勤 ® 销售和分销 ® 出具发票 ® 开票凭证 ® 处理出具发票事务代码VF042. 输入相关搜索标准，选择 与交货相关的 标记并取消选择 与订单相关的 标记，然后选择 显示开票清单 (F8)。3. 选择步骤4.1 中交货单对应的项次，并选择个别出具发票凭证。 4. 选择 保存。5. 选择返回(F3) 回到 SAP 轻松访问 (SAP GUI)选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC)1. 请选择以下导航选项访问该事务：业务角色销售开票员 (SAP_NBPR_BILLING-S

17、)业务角色菜单销售 ® 出具发票 2. 在 出具发票到期清单屏幕。3. 输入相关搜索标准，例如：输入当前日期 为开票日期的起始日期，选择 交货相关的 标记并取消选择 订单相关的 标记，然后选择 应用。4. 选择步骤4.12对应的出货单对应的项次，并选择 后台中开票。 5. 系统显示 凭证9XXXXXXX 已保存。6. 选择退出 (Shift+F3) 然后使用是 确认 业务客户端 消息以返回到 SAP Home (SAP NetWeaver 业务客户端)。结果系统生成用于开票的发票。物料借方科目贷方科目成本元素 /CO 对象贸易货物 (HAWA)GC-101国内客户公司01600101

18、01主营业务收入-国内收入22210105应交增值税-销项税金60010101立即自动打印发票（请参见 SAP GUI 事务 VV33 输出类型 RD00 中的设置和您在事务 SU3 中的用户设置的缺省值）。您也可以手动打印：选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI)SAP ECC 菜单后勤 ® 销售和分销 ® 出具发票 ® 开票凭证 ® 显示事务代码VF03 1. 在 显示出具发票 屏幕中，转到事务 VF03。从菜单中选择 出具发票凭证 ® 发货输出到。2. 用消息类型 RD00 标记该行。3. 选择 打印。4. 选择返回(F3) 回到

19、 SAP 轻松访问 (SAP GUI)选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC)业务角色销售开票员(SAP_NBPR_BILLING-S)业务角色菜单销售 ® 出具发票 ® 修改出具发票凭证1. 在 更改出具发票 屏幕上：输入上步中创建的发票凭证编号。2. 从菜单中选择(NWBC: 更多®)出具发票凭证 ® 发货输出到。3. 标记消息类型 RD00行,选择 打印发票。4. 选择退出 (Shift+F3) 然后使用是 确认 业务客户端 消息以返回到 SAP Home (SAP NetWeaver 业务客户端)。检查

20、消息输出用途保存开票凭证时将自动生成输出的消息。可以检查输出消息的状态。步骤1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：选项一：SAP图形用户界面 (SAP GUI)SAP ECC 菜单后勤 ®销售和分销 ®出具发票®开票凭证® 创建事务代码VF03选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 销售开票员(SAP_NBPR_BILLING-S)业务角色菜单销售 ® 出具发票 ® 修改出具发票凭证(VF02)2. 仅对 NWBC, 选择菜单 更多 ® 发票凭证 ® 显示

21、 。3. 在显示出具发票 屏幕中，输入以下数据。字段名称描述用户操作和值注释出具发票凭证<开票凭证编号>请输入在前一步骤中创建的开票凭证。4. 选择 回车。 5. 在 发票 XXXX 显示：出具发票项目总览 屏幕中，选择以下菜单路径：(NWBC 更多)转到 ® 表头 ® 输出(Shift+F8) 。在发票 XXXX 显示：输出 屏幕，显示带有绿色指示灯的消息。6. 选择该消息输出类型YG00，再选择处理日志。 7. 请记下IDoc 编号。如果显示处理日志时遇到困难，可以跳过此步骤，继续步骤检查外向 IDoc。结果在对话框中显示输出消息的具体信息，并显示 IDoc

22、编号。检查外向 IDoc用途在该步骤中，可以检查外向IDoc的状态。步骤1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务 (选项二在下方) ：选项一：SAP图形用户界面 (SAP GUI)SAP ECC 菜单后勤 ® 销售和分销 ® 外贸/关税 ® 通讯/打印 ® 通讯/打印 ® 通讯 ® IDoc 列表事务代码WE052. 在IDoc 清单屏幕，选择缺省标签页，输入以下数据。字段名称描述用户操作和值注释IDoc 编号<IDoc 编号>输入前一步中的 IDoc 编号如果在前一步中显示处理日志遇到困难，无法记录 IDoc 编号，可

23、以在选项卡缺省值屏幕上。进行以下输入：字段名称描述用户操作和值注释创建日期创建 IDoc 的日期<选择相应的日期范围>方向11 代表外向 IDoc合作伙伴编号GC-101伙伴类型KU3. 选择执行。 4. 屏幕左侧的树结构视图中将根据选择标准显示IDoc。如果有多条记录，IDoc按方向（外向，内向）和状态进行汇总。可以选择收件箱®03 数据传输正常。可以在此处获取成功生成的 IDoc。选择该项获取关于外向IDoc的详细信息。5. 选择屏幕左侧树结构视图中的IDoc 显示，打开状态纪录®03。将收到这样的消息 IDoc 写入文件。 6. 双击选择该消息，可以看到消

24、息的长文本：将IDoc写到文件/usr/sap/<system name>/SYS/global/<你的用户名>。选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 管理员 (专业用户) (SAP_NBPR_IT_ADMIN-S)业务角色菜单IT 管理 ®管理 ® Idocs ® IDoc 列表1. 在IDoc 列表屏幕，选择默认标签页，输入以下数据。字段名称描述用户操作和值注释IDoc 编号<IDoc 编号>输入前一步中的 IDoc 编号如果在前一步中显示处理日志遇到困难，无法记录 I

25、Doc 编号，可以在选项卡缺省的 上 IDoc 列表 屏幕中选择 IDoc。进行以下输入：字段名称描述用户操作和值注释创建日期创建 IDoc 的日期<选择相应的日期范围>方向11 代表外向 IDoc合作伙伴编号GC-101伙伴类型KU2. 选择执行。 3. 屏幕左侧的树结构视图中将根据选择标准显示IDoc。IDoc按方向（外向，内向）和状态进行汇总。如果有多条记录，可以外向IDocs ® 发票 ®状态3 以在此处获取成功生成的 如果系统中仅有一个IDoc，,Idoc会直接显示在屏幕左侧的树结构视图中。. 7. 选择屏幕左侧树结构视图中的IDoc 显示，打开状态纪

26、录®03。将收到这样的消息 IDoc 写入文件。 8. 双击选择该消息，可以看到消息的长文本：将IDoc写到文件/usr/sap/<system name>/SYS/global/<你的用户名>。IDoc的状态显示为02而不是预期的状态03，这种情况是可能发生的。原因有以下几种:你可以在SAP Gui里，人为用事物码BD87触发，重新检查内向IDoc。· 如果安装指南中的维护自动定制工作流 这一步执行错误，因此不激活内向 IDoc 的自动处理。在这种情况下，建议重复安装指南中的上述步骤，重新运行本节检查内向 IDoc。否则，还可以通过事务 BD87

27、手动处理 IDoc，然后重新运行本节检查内向 IDoc。· 可能会出现删除服务器上的内向文件的问题，这可能是网络问题或文件系统不直接位于应用程序服务器上所致。如果未删除内向文件，则无法自动处理 Idoc，用户需要手动删除内向文件并手动处理 Idoc。可以使用事务代码 AL11 检查内向文件是否仍然位于目录 DIR_GLOBAL 下。如果是，使用事务代码 BD87 进一步处理 IDOC。此外，可以使用事务代码 WE08 从服务器中手动删除文件选择下列导航选项之一访问事务BD87：选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI)SAP ECC 菜单后勤 ® 后勤执行 ®

28、; 内部仓库处理 ® 和外部系统通讯 ® ALE 管理 ® 监控 ® IDoc 显示 ® 状态监视器事务代码BD87选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC)业务角色 CPWD: ALE 管理 (SAP_NBPR_IT_ADMIN_CPWD-S)业务角色菜单监控 ® ALE 消息的状态监视器1. 在选择 Idoc屏幕，输入以下值：字段名称描述用户操作和值注释IDoc 编号XX这个IDoc 编号是上步中产生的状态为02的IDoc 编号。2. 选择 执行 (F8).3. 在屏幕 ALE消息的状态监

29、视器 屏幕，选择 IDoc 准备传输到应用程序 的项次。选择 处理。4. 您会得到信息提示： 标准订单XX 已保存。5. 然后您可以用上步中的方法使用事物码 WE05再次去检查IDoc编号的状态。对应于过去的IDoc编号，新的状态将是03。6. 选择返回 (F3) 以退回到 SAP 轻松访问 屏幕 (SAP GUI)。或选择 退出 (Shift+F3),选择 是 来确认 业务客户端 消息以回到 SAP 主界面 (SAP NetWeaver 业务客户端)。检查外向文件（可选）用途该步骤是可选的。可以将其用作测试工具，以检查外向 EDI 文件的状态。如果有应用程序服务器上操作系统级别的访问权限，则

30、还可以根据在上一步骤中获取的文件路径直接访问操作系统级别的文件。步骤步骤1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务 ：选项一：SAP图形用户界面 (SAP GUISAP ECC 菜单工具 ® 管理 ® 监视器 ® 性能 ® Exceptions/Users ® Exceptions ® SAP directories事务代码AL11选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 IT 管理员(SAP_NBPR_IT_ADMIN-S)业务角色菜单IT 管理 ® 用户管理 ®

31、; 显示SAP目录(AL11)2. 在 SAP directories 屏幕中，寻找以下：字段名称描述用户操作和值注释DIR_GLOBAL逻辑目录/usr/sap/<system name>/SYS/global3. 双击该目录所在项次对应的目录。4. 在该文件夹下找到按用户名命名的文件。说明系统已经成功生成以你用户名命名的外向IDoc文件。结果您将在该文件夹下找到按用户名命名的文件。要打开 EDI 文件，需要访问应用程序服务器上操作系统级别的文件夹。 有关 EDI 文件格式的详细信息，请参考 R/3 系统中提供的 IDoc 类型的文档。通过以下导航选项，可以访问此事务：选项一：S

32、AP图形用户界面 (SAP GUI)SAP ECC 菜单后勤 ® 销售和分销 ® 外贸/关税 ® 通讯/打印 ® 通讯/打印 ® 环境 ® IDoc / EDI 基础 ®文档 ® IDoc类型事务代码WE60选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 IT 管理员(专业用户)(SAP_NBPR_IT_ADMIN-S)业务角色菜单IT管理® 管理 ® IDocs ® Idocs 记录类型文档(WE60)1. 在文档屏幕，输入以下数据。字段

33、名称描述用户操作和值注释基本类型INVOIC012. 从应用程序栏，选择 HTML 格式 (F8)。3. 浏览相关信息，选择返回。后续处理您已完成本文档中描述的业务流程的所有活动。为了实现本业务流程的后续活动，使用本文档中的主数据执行一个或多个如下业务情景中描述的流程步骤。 应收帐款 (157)用法您可在本活动中过帐收款。操作步骤完成该业务情景的业务流程文档中描述的所有活动：使用本文档中的主数据过帐应收帐款 (157)（章节：使用自动付款程序过帐付款、手动过帐来自客户的收款、自动清算客户帐户上的未清项、手动清算客户帐户上的未清项）。 销售：期末结算操作 (203) （可选）应用此业务情景描述了定期活动的集合，如日末活动或法律要求。操作步骤完成该业务情景的业务流程文档中描述的所有活动：使用本文档中的主数据执行销售：期末结算操作 (203