学校文书档案管理信息的电子化应用

1、学校文书档案管理信息的电子化应用摘 要：文书档案能够通过客观的记录来表达历史及重大事件的实际历程，能够最真实的反映出特定阶段、特定人物对学校发展的重要决策；同时，文书档案还详细地纪录了学校的建设、人才培养及对社会发展的贡献等成果。因此，在学校的档案日常管理和建设中，引入现代的信息管理技术，提高各类文书档案的质量和利用效率显得至关重要。本文根据档案学的基本理论，结合学校文书档案管理电子化应用的实际情况，在分析电子档案操作实践问题的基础上，探索有效的电子档案管理工作思路，切实提高电子档案管理的有效性。关键词：学校；档案管理；信息电子化；应用1 什么是学校文书档案信息的电子化应用学校文书档案信息的电

2、子化应用，是指在学校档案管理中，运用以计算机技术为基础的信息化管理手段，实现档案信息采集、整理、储存、调阅的电子化，实现文书档案管理的安全、高效、快捷，提高文书档案的使用率。2 学校文书档案管理信息的电子化应用原则1）快捷：学校文书档案应用计算机管理的目标是利用现代信息化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为学校提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。2）方便：当前，档案管理已经普遍采用了计算机管理技术，使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。文书档案信息的电子化应用，就是要进一步简化程序、规范管理、方便使用，通过开发和使用完善的档案管理软件，使档案系统与办公自动化软件能够有效

3、对接，提高档案利用效率。3）安全：文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，涉密文件需经加密处理。涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网连接，从而维护涉密信息的安全。3 学校文书档案管理信息的电子化应用的优势1）文书档案电子化管理应用方便、信息检索便捷，电子化的文书档案管理越来越得到认可和普及。实行电子化管理的文书档案信息，克服了传统的手工录入、查询效率低下的缺点，工作效率大幅度的提升，通过计算机系统处理各种档案信息和数据，其效率是人工手段所不能比拟的，这是文书档案管理电子化的最大优点所在，最大限度上解放了人力，使档案信息的查阅非常便捷，

4、档案检索的时间也大幅度的缩短，因此，文书档案的电子化管理，使档案管理工作的效率得到提升，有利于促进学校内部管理，提高管理工作的效率。2）文书档案电子化管理，实现了文书档案信息的电子传输，有利于实现档案信息的共享。在传统形式上的文书档案管理中，由于管理载体的缘由，文书档案并不能够进行有效的共享以及进行交流，因此，传统形式上的文书档案管理大多存在闲置的状况，不利于发挥出文书档案的作用和管理效果。随着文书档案电子化管理的应用，能够借助于网络技术实现档案内容的有效共享以及沟通交流，提升文书档案传输的安全性，符合当今社会越来越快的工作节奏。4 学校文书档案管理信息电子化的问题1）学校档案管理信息电子化的

5、机制不健全：要实现文书档案管理的电子化运用，首先需要建立和完善学校的档案管理信息电子化运行体系，加强各部门之间的配合；其次，档案管理人员需要对各类文书档案进行认真、彻底的整理，形成规范、有层次的文书档案体系，才能及时响应业务部门对档案的利用需求；再次，在我国目前的事业单位、特别是学校系统中，由于人员编制、专业等方面存在的问题，缺乏专业的档案管理人员，大部分基层专职档案管理人员还需要承担除档案工作以外的其他工作，从而导致学校文书档案的管理机构、人员不健全，档案信息的报送、收集不及时，不利于档案组卷的完整性。2）信息化技术在文书档案管理中的应用不足：首先，学校教职工对信息化技术在文书档案管理中的运

6、用意识不高，文书档案管理人员对信息化技术的了解不足，认为信息化技术对文书档案管理的意义不高。其次，信息化技术的使用領域相对较为狭隘，学校的信息化文书档案管理仅仅集中在使用Office办公软件进行相关文书档案的再加工，或者使用QQ等在线工具进行文件的传输，而对办公自动化、EPR等的专业化信息工具使用相对较少。再次，现代化的信息技术并没有得到推广使用，目前阶段信息技术的发展日新月异，许多现代化的信息技术也逐渐开始运用于实际当中，例如大数据、云计算等信息技术，现代化的信息技术可以在很大程度上提高了文书档案管理的效率。但是，目前阶段现代化信息技术在学校的文书档案管理中还相对较少。5 提高学校档案电子应

7、用水平的策略1）完善档案电子化管理机制：加强学校档案电子化管理宣传普及工作，提高对文书档案电子化运用的意识。学校要着力加强对档案管理软硬件的建设，制定完善的学校档案电子化建设工作流程，提高档案管理电子化的灵活性；要着力加强各部门之间的联系，形成各职能部门相互配合的运作机制，促进各部门之间档案资源有效整合，按照分工合作的原则，由部门汇总电子数据，由档案室负责分类存储，做到由专职人员实现数据开发，全面提高档案管理的有效性。2）推动文书档案管理工作的现代化建设：随着计算机和网络技术的飞速发展，电子档案得到广泛普及和使用。但同时，学校也要重视已有的纸质资料文库，要对这些资料合理的分类，保障资料的数据真

8、实可靠和数据的安全性。同时，在进行纸质资料的管理时，要将档案资料实时录入电子资料库，全面提高档案管理的自动化水平。3）积极引入信息化管理技术手段：首先，通过计算机来完成档案信息的统计任务，不仅可以提高档案统计的计算效率，还可以减少失误。其次，利用软件建立电子档案，将声音、图片、视频等多样化的档案信息一同收录在案，确保档案的真实性与完整性。再次，建立网络档案资料库，将单位各个部门的档案统一整合，输入资料库中，有利于档案的归类与搜索，减少了人为查阅档案可能出现的丢失泄漏以及纸张档案容易发生虫蛀的问题，而且让档案的统计管理突破了时空的限制，使得查阅档案更加便捷。最后，建立严密的安全监控系统，通过防火墙、访问权限、网络密钥等手段对档案资料库、计算机等文书档案管理信息化工具进行监管，确保档案的保密性。要及时对电子档案进行备份，并且定时更新检查档案信息，防止档案丢失。4）提高文书档案管理人员的素质：档案管理工作人员的综合素质，是提高学校文书档案管理质量的重要保证。在学校文书档案的电子化管理中，学校应抓好以下几个方面：首先，为文书档案管理人员提供必要的培训，通过继续教育的方式让工作人员学习更多的信息文书档案管理技术。其次，通过招聘、选调等方式，引进具有一定专业水平的信息化档案