浅议人力资源管理中的人事档案管理-

1、浅议人力资源管理中的人事档案管理【摘要】在新时期的人事档案管理发展中,人事档案管理成为目前社会企业和单位人力资源管理的重要组成部分。为了适应社会市场经济的发展,在企业和单位发展战略的影响下,传统的人事档案管理工作已经从简单的档案存放和记录发展成当前人力资源工作的辅助工具。科学合理的人事档案管理,在一定程度上有利于人力资源的利用和开发,有效的带动人力资源的现代化发展形势1。然而,就现阶段我国人力资源和人事档案管理的发展状况来看,人事档案的管理工作在人力资源的发展中不仅仅起到了相应的推动作用,一旦人事档案管理工作的怠慢,不科学化,也会造成阻碍其向前发展的现象,产生负面影响。由此,本文针对人力资源中

2、的人事档案管理工作进行研究探讨,以供参考。【关键词】人力资源人事档案管理作用前言:人事档案是我国人才主要信息的来源,是社会公共信息的重要组成部分。它通过社会载体,对国家人才进行分门别类,是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的管理和现阶段人力资源管理的发展存在十分密切的关系,人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息,成为选拔人才和重用人才的依据,为人力资源管理的发展带来动力;同时人力资源的不断发展也在一定程度上促进了人事档案管理的发展,因此,二者相辅相成,密不可分。目前的发展状况之下,管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。因此,在研究过程中我们要不断提出了一些完善目前

3、人事档案管理的发展应对对策,以期能更好地发挥其应有的职能,进而提高人事档案管理在人力资源管理中的有效性。1.人力资源管理中的人事档案管理出现的问题首先,在人事档案中保证真实性是非常重要的,一旦人事档案失去了真实性,也就失去了可利用的价值,在一定程度上减少了人事档案的严肃性,这也就严重妨碍了人力资源的合理配置,偏离了人力资源管理发展的轨道。失真的人事档案信息丧失了权威性和严肃性,影响了人力资源配置、员工退休解聘程序、补充计划的完整协调性,不能准确的做出制度和政策,从而是企业错失发展机遇,给未来的人力资源调配带来严重的负面意义2。其次,人事档案是一个人一生,从学习到工作实践全面客观地真实记录,认真

4、的做好人事档案管理工作,才能将其运用到人力资源管理的工作中。但是,现阶段很多单位对于人事档案的材料记录和核实,过于简单和敷衍,很多档案出现雷同的套话、空话记录,导致不能真实的了解档案中的人员信息,失去了价值,进而影响到员工的正常晋升和选拔,也影响到员工在今后工作中的积极性,降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。第三,人事档案管理的不当,造成很多档案分散,甚至丢失,严重影响了人事考察的整体性,从而降低了人力资源费效力。人事档案的整理和存档是一个整体的,衔接密切的过程,一旦由于管理或个人原因导致档案不能及时归档和更新,就会给人力资源的管理工作增添麻烦。档案的分散、丢失现象破坏了人事档案的完整性,

5、造成管理缺口,降低了人力资源的使用效力。第四,人事档案管理的手段好坏也关系到人力资源的开发。近几年来,随着市场经济的不断发展,对于人事档案管理的要求越来越科学化、规范化。很多单位现阶段的人事档案管理仍处在传统的管理模式中,无法适应人力资源管理的发展趋势,缺乏很好的创新和竞争意识,无法为人力资源的开发提供有效的服务。2.人事档案在人力资源管理中的作用首先,人事档案可以为人力资源管理提供真实可靠的人才信息,有利于人才的选拔和任用。对于国家和企业而言,只有知人善用才能使得其在工作岗位上发挥最大的作用,而知人善用最有效的方法就是必须要掌握人才的真实全面的信息。人事档案的建立从根本上记录了人才学习实践经

6、历的整体信息,客观的反应人才的基本特征和优势,通过有效的记录能准确的了解人才的状况,为企业的选人、用人提供有价值的参考信息,得到知人善用的目的。其次,人事档案关于人才的记录和归档为国家和企业的一些重大决策提供了必要真实的依据。人力资源管理中对于人员的人事考核、晋级、奖惩等等,都离不开人事档案提供的信息资料。通过真实客观的资料分析,在人力资源管理中才能对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析,做出相应的决策,从而保证国家或企业决策的科学化、合理化。最后,人事档案的存在可以在一定基础上优化人力资源的合理配置,实现人与物的完美结合,提高人力资源的使用效率和实用价值。人事档案可以实现人力资源信息的共享,

7、科学预测人力资源的需求,促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动,使人力资源从容的面对和处理人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况,得到最佳的配置。3.提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略第一,为了适应知识经济的不断发展,适应人力资源管理的发展趋势,要切实提高人事档案管理人员的素质3。传统的人事档案管理模式已经无法适应现代人力资源管理的需求,我们在引进高素质人才的同时,也要注重对人员的后期培训和学习,以不断适应变化的人力资源发展趋势,全面提高人事档案人员的责任心和使命感,积极主动地与各部门沟通协作,及时有效地提供各种信息,更好地为人力资源管理服务。第二,在管理过程中要建立健全合理的人事档案

8、管理制度。对于不适应新形势、新情况的人事档案管理规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化,适应人力资源管理的发展形式。第三,要加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程。随着时代的发展,档案材料不断增多,传统的管理模式对于档案的查找带来一定局限性,带来诸多不便,容易延误时间,而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统,通过微机终端和系统互联,实现个人信息微机检索和联网查询,及时更新档案信息,最大效益地、更好地为国家单位各项事业的发展做出应有的贡献1。结束语:随着市场竞争的日益激烈,企业人事档案管理工作必须转变观念才能在人力资源管理中起到很好的作用,从而把档案工作延伸到经济建设的最前沿。因此,人事档案管理必须适应现代管理化管理的要求,积极拓展服务职能,才能为人力资源开发提供强有力的保障。注释:人事档案与人力资源的关系详见罗玲，吴婷人事档 案在人力资源管理中的应用和研究. 人事档案管理发展问题详见张玉晓浅析人事档案管 理中存在的问题及对策