会议服务概述(共44页).ppt

1、会议服务第一节 会议服务概述一、会议服务的含义1.会议服务的概念2.当前会议服务的发展情况第一节 会议服务概述 一、会议服务的含义|会议服务的概念|当前会议服务的发展情况会议服务的分类会议服务的分类按提供服务的时间划分按提供服务的时间划分按会议服务的内容划分按会议服务的内容划分三、会议服务的特性协调性灵活性综合性1.制定计划原则2.自知准备原则3.人性化服务原则4.遵守利益礼貌原则5.保证安全的原则会议服务的原则第二节 会议服务工作任务1 会议服务方案的制定工作流程了解会议服务需求确定会议酒店确定旅游承包商签订会议服务合同制定服务方案工作步骤工作步骤与会议服务需求方商谈了解会议需求与会议服务需

2、求方商谈了解会议需求选择会议酒店及旅游承办商选择会议酒店及旅游承办商制定会议主要项目报价表制定会议主要项目报价表与需求房签订正式会议服务合同与需求房签订正式会议服务合同与会议酒店及旅游承办商签订合同与会议酒店及旅游承办商签订合同1.宾馆酒店基本知识2.确定会议地点的方式1）由会议需求方制定会议地点2）由会议服务方根据会议需求方的要求来选择会议地点专业知识工作任务2 会议前期准备工作流程成立会务组服务人员岗前培训发放会议通知汇总代表名册会场布置组织报名工作步骤工作步骤成立会务组成立会务组明确分工、确定各环节责任人，进行岗前培训明确分工、确定各环节责任人，进行岗前培训协助起草下发会议通知（邀请函协

3、助起草下发会议通知（邀请函）组织报名并汇总参会代表名册及其他资料组织报名并汇总参会代表名册及其他资料1.会议通知的种类按照会议通知的性质：预备性通知 正式通知按照会议通知的名称：会议通知 邀请信（函、书） 请柬 海报 公告专业知识2.电话礼仪 模拟3.会场布置形式1）会场布置的内容 会场座位格局设计和安排 座区划分与作为排列 会场装饰 主席台布置 座位标示2）会议座位格局形式 a、上下相对式 （礼堂型、而字型） b、全围式 c、半围式 d、分散式工作任务3 会议文件、证件制作 及会议相关物品的准备工作流程选择证件、文件及物品样式征求会议代表意见制作和印刷编制费用预算工作步骤工作步骤选择会议证件

4、、事务性文件及会议物品选择会议证件、事务性文件及会议物品编制会议证件、文件及会议物品预算编制会议证件、文件及会议物品预算会议证件、文件、物品的印刷和制作会议证件、文件、物品的印刷和制作1.各类会议证件种类和功能 代表证、出席证、列席证、嘉宾证、签到证、工作证、记者证、通行证、车证2.会议用品设计制作及物品的租赁准备工作中应注意的事项专业知识3、印刷品 4.会议文件的类型 主旨文书、议案文书、事务文书、决议文书、信息文书5.会议日程表 练习题 召开一个500人左右的某协会的年会前应做好哪些工作？应准备哪些文件和证件？第三节 会中服务工作任务1 会议报到接待服务工作流程与酒店各部门召开协调会接站服

5、务设立接站台安排接站车辆报到服务签到注册发放资料安排住宿返程票预定工作步骤1.与酒店各部门召开协调会议2.接站3.会议报到注册1.与酒店各部门召开协调会议1）销售部工作 2）客房部工作3）餐饮部工作 4）财务部工作5）保安部工作 6）娱乐部工作2.接站工作1）确定迎接规格2）设立接站台3）掌握会议代表抵达会议地详情4）开设专用通道与休息室5）迎接交通工作安排3.会议报到注册1）会议报到2）签到3）收取会议费用4）安排食宿5）发放会议资料6）票务服务7）其它工作1.住宿服务事项2.登记预定返程票3.设立参观旅游咨询台专业知识工作任务2 会场服务工作流程检查会场会场照明会场布置会场安全调试设备影视

6、设备音响设备服务人员到位为代表合影工作步骤工作步骤会场检查会场检查设备安装与调试设备安装与调试礼仪服务人员的到位与准备礼仪服务人员的到位与准备做好会议记录与会议简报做好会议记录与会议简报会议代表合影会议代表合影1.会议记录1）会议概括2）会议内容3）会场情况4）记录签署 2. 书面会议记录的格式3.图像记录 4.声音记录专业知识2.会议简报1）会议简报的内容 反映会议的主要活动和主要事件 反映与会者反响强烈的问题 反映代表性的较为广泛的意见 反映与会者的新观点、新建议3.会议服务礼仪1）会议服务人员的语言、举止要求2）礼仪着装礼仪要求3）交往礼仪要求 a.握手礼 b.交谈礼节4.会议服务人员应

7、具备的思想素质 1）爱岗敬业 2）服从第一 3）严格遵守规章制度5.会议服务人员心理素质培养1）掌握心理服务2）了解会议服务对象的心理需求3）掌握会议服务心里策略 a.提供“人情味”的服务 b.提供以尊重为本的服务 c.提供超常、超前服务工作任务3 后勤配套服务工作流程后勤配套服务餐饮服务安全性会议期间活动安全保卫医疗保障代表返程安排工作步骤工作步骤餐饮安排餐饮安排活动安排活动安排安全保卫与医疗保障安排安全保卫与医疗保障安排会议代表返程服务安排会议代表返程服务安排1.就餐安排要求2.会议菜单设计原则3.就餐形式专业知识第四节 会议后期服务工作任务1撤离会场资料整理会后总结退房送站结账整理物品文字资料资料汇编影音资料工作步骤工作步骤安排会议代表退房安排会议代表退房送站服务送站服务整理会议资料及物品整理会议资料及物品费用结算费用结算会后总结会后总结 退房时注意事项退房时注意事项结账主要内容结账主要内容会议服务总结会议服务总结专业知识工作任务2建立旅游服务组确定旅游项目登记旅游情况与旅行社接洽进行旅游参观工作步骤工作步骤组建会议旅游服务组组建会议旅游服务组与旅游合作单位接洽与旅游合作单位接洽登记会议旅游情况登记会议旅游情况安全旅游参观安全旅游参观做好安全保障工作